利用Excel內置函數提高民航電信人員執照數據統計效率

陳慕一

摘要：本文從民航電信人員執照管理工作的實際出發，采取先區分、再關聯的方法，通過使用Excel表格內置的IF函數和INDIRECT函數，對民航電信人員執照中的相關數據進行了選擇性的關聯處理，有效提高了上報數據的準確性和數據統計的工作效率。

關鍵詞：民航電信人員執照；IF函數；INDIRECT函數；數據統計

中圖分類號：TP391.13 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）01-0230-02

0 引言

近些年來，為順應大數據時代的發展潮流，民航系統相繼印發了多項涉及航空電信執照管理的規章制度，并逐步推進電子化數據統計工作。但在實際工作中，基層員工在填寫電子表格時容易出現執照數據信息混淆的現象，影響了基礎數據的準確性，也增加了機關人員校對工作的難度。為了有效提高數據統計的準確性和工作效率，可以利用Excel表格內置函數進行前期數據處理，把上級部門下方的“填空題”改造為“選擇題”，這樣不僅便于基層員工的日常操作，而且能減少機關人員的檢查核對環節。

1 民航電信人員執照簡介

民航電信人員執照的全稱為“中國民用航空電信人員執照”，它是執照持有人具有符合要求的知識、技能和經歷，有資格從事民航電信保障工作的證明文件。國家民航局于2010年8月公布的《民用航空電信人員執照管理規則》（民航局令第200號）規定，持有有效民航電信執照的工作人員，方可獨立從事其執照載明的通信、導航、監視共三個專業的服務保障工作。

該《規則》同時對執照頒發負責機構和執照注冊負責機構進行了區分：國家民航局負責頒發執照，民航各地區管理局負責注冊執照。因此，對于基層員工而言，其“取得執照證明文件號”和“注冊證明文件號”，以及“取得執照時間”和“注冊時間”需要依據兩個不同的上級文件。

2 電子化統計表格簡介

通常情況下，民航上級部門下發的是一張只有列表名目的模板表格（圖1），要求基層分局填寫上報，這就好比做“填空題”。

如上文中第一部分所述，在這份《航空電信人員執照注冊匯總表》中，“取得執照證明文件號”和“注冊證明文件號”，以及“取得執照時間”和“注冊時間”容易混淆。以民航福建空管分局參加2012年航空電信執照考試的員工為例，具體信息如表1。

如果把這樣的模板直接轉發給基層部門，當Excel表中存在容易混淆的列項時，基層員工就容易出現填寫錯誤的現象，這樣統計出來的結果很難保證數據的準確性。如果以這樣的數據進行分析、提煉，得出的結論則偏離實際情況。

3 “填空題”改造為“選擇題”

3.1 改造的作用

為了不出現填亂或填錯數據，需要把“填空題”改造成“選擇題”。改造的作用有以下三點：

（1）基層填表人員不會把注冊證明文件號和取得執照證明文件號弄亂；（2）由于已經提供選項，所以基層人員只要大致上記得年份，就不會選錯；（3）由于注冊時間、取得執照時間數據都是自動生成或者有且只有一個關聯答案，所以機關校對人員只要檢查文件號是否有錯，不需要再檢查兩個時間的數據，減少了2個工作環節，可節省不少的時間和精力。

3.2 前期準備工作

第一步，建立一個歷年來正確的“取得執照、注冊證明文件號”數據列表。

第二步，使用Excel表格的“數據—>有效性—>序列”功能，改造為N個答案的單選題：左鍵選中“注冊證明文件號”列中需要填寫的空白單元格，依次點擊Excel功能欄的“數據—>有效性—>設置”，在“允許”項選擇“序列”，并把備選的序列拉進選擇區，點擊“確定”后，空白單元格就變成了下拉列表，可以選擇某個答案。

3.3 使用IF函數

把IF函數進行多層嵌套使用，該函數就能實現“注冊證明文件號”與“注冊時間”之間的自動關聯。

具體的函數邏輯是：第一次判斷注冊證明文件號是不是文件號1？如果是，就自動生成對應的時間1；如果不是，開始第二次判斷注冊證明文件號是不是文件號2？如果是，就自動生成對應的時間2……以此類推，進行多層套用。

Excel表中的函數寫法是：=IF（R13=AB3，AC3，IF（R13=AB4，AC4，IF（R13=AB5，AC5，IF（R13=AB6，AC6，IF（R13=AB7，AC7，IF（R13=AB8，AC8，IF（R13=AB9，AC9，IF（R13=AB10，AC10））））））））

函數的結果是：例如“注冊證明文件號”選擇“民航華東局發[2012]57號”，“注冊時間”就會自動生成“2012.05.25”。

3.4 使用INDIRECT函數

使用INDIRECT函數，把“取得執照文件號”與“取得執照時間”進行唯一性關聯。

首先，把圖1中的“取得執照時間”列里面每一個數據格的“名稱框”內容改為對應的“取得執照證明文件號”，這個名稱框位于左上角，如圖2所示。

其次，選中圖1中的Excel表中“取得執照時間”列的空白單元格，依次點擊Excel功能欄的“數據—>有效性—>設置”，在“允許”項選擇“序列”，在“來源”項使用INDIRECT函數，函數寫法為=INDIRECT（$取得執照證明文件號的單元格位置），如圖3所示。

在圖2的實例中，使用INDIRECT函數設置N3單元格，這時“取得執照證明文件號”的單元格位置就是O3（大寫英文字母O，而不是數字0）。

Excel表中的函數寫法是：=INDIRECT（$O3）。

函數的結果是：例如取得執照證明文件號選擇“民航空函【1996】1044號”， 取得執照時間列的空白單元格就有且只有一個選項“1996.12.02”，如圖4所示。

4 結語

為了有效提高數據統計的準確性和工作效率，本文提出使用Excel表格內置的IF函數和INDIRECT函數，對民航電信人員執照中的相關數據進行前期處理的方法，把審核、糾錯工作做在前面，并通過實例說明了該方法合理可行。

參考文獻

[1] 《民用航空電信人員執照管理規則》（CCAR-65TM-I-R3）[Z].

[2] 《民用航空電信人員執照管理辦法》（AP-65I-TM-2010-01）[Z].

[3] 張發凌，郭本兵，吳祖珍.活學巧用excel2003實例入門[M].人民郵電出版社，2005.

Abstract：Based on distinguish and connect method， this paper uses the IF function and INDIRECT function built into the Microsoft Excel. The relevant data in CAAC telecom personnel license are processed， and the accuracy and working efficiency of data statistics are effectively improved.

Key words：CAAC telecom personnel license；IF function；INDIRECT function；data statistic