基于SSA&D和BPR的A公司 倉庫管理信息系統建設

曹鵬飛

（成都飛機設計研究所，四川 成都 610000）

一、 引言

A公司現今以專業化、規模化的第三方物流公司形象躋身物流服務領域，和大多數的中國物流企業一樣，面臨著自身的發展瓶頸。公司目前業務形式較為單一與傳統，一方面，公司倉庫管理信息系統不夠完善，另一方面公司的業務流程也沒有充分發揮現有系統的優勢。在實際運營過程中還存在一些問題，其對公司內部業務（業務過程主要發生在公司）的影響主要表現在倉庫信息錄入不及時，倉庫作業量及時間安排不均； 同時對于公司外部業務（業務過程主要發生在公司外部，如整個供應鏈）還存在著送貨回單不及時，在信息系統應用不全面的情況下必要業務流程沒有實現完全電子化，從而直接導致了作業效率不高，應急訂單處理量增加以及與生產商或銷售商的銷售終端信息系統連接程度不夠緊密，造成整條供應鏈響應速度緩慢，出現信息不連續、缺貨，從而不能滿足客戶高標準的要求等問題。因此，對A公司進行新倉庫管理信息系統的開發建設刻不容緩。

二、 研究工具及理論介紹

（一）SSA&D簡介

1、基本思想

它是用系統工程的思想和工程化的方法，按照用戶至上的原則自頂向下地對系統進行分析和設計。

2、SSA&D的特點及原則

（1）自上而下設計，自底向上逐步實施

（2）用戶至上

（3）深入調查

（4）嚴格區分工作階段

（5）工作文件標準化和文獻化

（二）BPR信息系統構建簡介

對企業各部門的初始流程進行業務流程診斷，對企業職能部門和業務部門的現有流程進行全面細致的研究，充分了解業務流程，分析并發現問題，然后糾正問題。對低效率的業務流程加強研究，分析信息系統應用程序的可行性，然后重新組織業務流程。企業BPR是一個復雜的過程，雖然這個過程是根本性的，但也包括組織和概念上的變化，它必須改變企業文化，組織的概念和方法，以及重新整合過程。

歸結為以下幾個主要階段：

1、企業戰略分析階段；2、流程分析階段；3、IS/IT戰略形成階段；4、實施規劃階段

三、在BPR基礎上運用SSA&D等理論對A公司進行新倉庫管理信息系統的開發

（一）系統規劃

1、初步調查

通過對A公司的實地考察和資料收集，我們已對其現有業務流程及倉庫管理信息系統存在的問題有了較為清楚的了解，具體分析如上引言選題背景。

2、可行性研究

國家不斷有相關的促進物流發展的系列措施出臺；越來越多的先進技術將會在物流領域推廣應用。另外對于A公司來說，有足夠的財力進行信息系統的設計。所以，無論從政策上、技術上還是資金上，進行倉庫管理信息系統的建設都是可行的。

3、審批

主要是公司領導層對該項目的支持，從A公司的發展目標策略及實際采訪來看，公司一把手的批準是毋庸置疑的。

（二） 系統分析

1、詳細調查

（1）貨物進出庫業務流程分析

公司原入庫檢驗回單作業過程為倉管員對新來貨物進行檢驗，并記錄貨損數，手工填寫相關信息，最后上報結算部門，由核算部門錄入信息并盤點貨物。這樣在實際工作中存在倉管員上報不及時，易出現信息錄入不及時、信息失真等情況，且結算人員可能由于信任因素并不復核，導致倉管員和核算部門人員權責不清等問題的發生。A公司公司現行出庫配送業務流程如圖1所示：

通過對A公司的考查，發現：

①在發貨環節，沒有實現提前作業，使信息的時間價值白白浪費。由于現有的見單作業原則，使得提前作業難以實現。工人作業隨車輛的到來而開始工作，按提貨單當即提貨，如此作業相當被動。以至于空閑時間浪費嚴重，導致作業高峰集中，車輛交替等待時間增加。

②貨物出庫原運作模式為當需要貨物時由銷售商打單，并經過財務、物流等相關部門負責人的簽字，然后此單據在規定結單時間（此時間后不接單，特殊應急單據除外）拿到核算部門打制出庫單，再憑出庫單找倉管員進行出庫作業，作業完成后，倉管員再簽字確認，由司機拿此單到核算部門換取出庫證，開始運送。由于銷售商與車輛調運部門、A公司倉管、核算等部門的位置相對分散，而其紙質化的作業方式雖較為安全可靠，但如此大大延長了業務從接單到出庫的作業時間，同時也導致了在結單時間后訂單無法實現或者出現應急訂單數量上升。隨著公司業務量的日益增長，為了達到以最低的投入換取最大的收益的目的，只有對現有的進出庫業務流程進行優化并配以相應信息系統支持才能適應日益激烈的市場競爭。

（2）倉庫設計調查分析

一般配送貨物多為不同型號共同配送，而公司的規定為一庫一貨。這種制度管理起來似乎很方便，但實際操作中存在一車貨物要到幾個不同的倉庫搬運，這使搬運距離及搬運時間顯著延長。而且不同倉庫由不同倉管員管理，這樣，使得倉管員之間的協調工作變得復雜而效率低下，甚至出現擁堵、相撞現象，導致裝貨時易出現裝貨混亂，貨損率高等情況，間接的提高成本，影響作業效率。

2、倉庫運作管理模式優化分析與邏輯設計

當前A公司的倉儲管理系統均為不定性選取，在作業組織上只選擇了出入庫基本操作，若想對其整體作業水平進行完善，須從上一級的物流管理部門開始。A公司的物流部門是倉儲部門直接管理的單位，全部貨品的出入庫及配送均要物流部門直接領導簽字。而且要達到倉儲、配送一體化，則物流部門一定要有計劃的實行出入庫管理。

在出庫管理時，要和廠家協調，目標要達到一致，事先4-5天進行溝通，確保出庫事宜穩妥（緊急情況除外）。此類做法1.可讓倉庫現場管理人員提前做好出庫準備，有充足的時間進行分揀貨品，配合運送車輛;2.由于出入庫貨品單位多樣化，提前做好配送規劃，可有效地節省人力、財力。同時在現有信息系統里增加出庫單據辦理模塊，實現網上對接，采用電子合同，達到出庫信息電子化，不再以紙質單據作業指令文件，將其作為留檔備查文件。

其具體實施步驟可見圖2。

圖2 出入庫作業流程

（1）入庫作業組織流程與分析

在本系統中，商品入庫作業的整個過程包括貨物運輸通知、貨物入庫前驗收及貨物入庫手續辦理三個步驟。

①貨物運輸通知

當商品將要被發出時，發貨人會將貨物的抵達時間、抵達的貨物種類，數量的多少、具體型號和包裝的規格提前四到五天通知給負責運輸該貨物的物流部門，該部門在收到發出貨物通知時，安排相關人員進行貨物接收簽的準備，并將貨物信息通知抵達倉庫的負責人。

②貨物入庫前驗收

除雙方長期保持良好合作關系以外，當運輸的貨物抵達倉庫卸貨后，要對貨物的數量和質量進行逐一檢驗。先要對入貨計劃與運輸憑證進行校驗，當檢驗的數量和種類沒有錯誤后，再對數量進行查驗。依據貨物入庫單據進行實地盤點，對數量的實地盤查包括檢驗商品包裝完整與否，數量與單據上記載是否一致等。對數量檢驗完畢后，還要對貨物質量是否合格進行檢驗。對貨物的質量、規格和品類登機與原有合格同等商品的規定標準進行檢驗。

③貨物入庫手續辦理

若對上一步驟的貨物質量和數量檢驗核準無誤后，負責倉庫管理人員按照程序簽發五聯入庫憑證單據。若上一步驟的檢驗存在問題，負責人員要對貨物再次進行更加細致的檢驗核實，并對存在問題的原因進行分析、裁定，雙方對存在的問題意見一致后，在交庫憑證上進行簽章，并將該問題存在的原因反映到貨物運輸的物流部門。當抵達的貨物檢驗合格允許進入倉庫時，應借助電腦查看存儲該貨物的位置，將存儲的相應信息數據輸入電腦。如圖3。

圖3 貨物入庫過程圖

（2）出庫作業組織流程與分析

出庫作業與入庫作業要求基本一致，也要求對出庫商品的數量、品種、規格進行核對，經復核與發貨憑證所列項目無誤后，辦妥交接手續。整體作業流程見圖4。

圖4 出庫作業流程

出庫貨物的數目、種類、規格的檢驗核對與入庫貨物的標準一致，相關負責人員要對這些數目、種類、規格經過多個程序的核實，核實沒有任何問題后，辦理交接手續。當接收到貨物出庫的要求時，要進行集中備貨，也就是提前做好出貨準備。首先，核實物流部門送達的出貨計劃，然后依據貨物存放的順序，按順序進行貨物的提取，將提取的貨物集中安排在揀貨的專用區域內，以便對其進行集中的檢驗和包裝。最后揀貨集中區域的貨物被運送以及辦妥承辦手續后，要對作業現場進行整理，理順單據憑證并進行日常的基本信息登記。同時，將出庫單據辦理模塊在現有信息系統中進行對接，出庫信息的傳輸電子化依據電子合同，實現，而留存下來的單據憑證等放入備查文件中，不再作為作業指令的唯一查驗文件。

（3）保管作業部門分析

貨物倉庫作業的最主要工作部門是倉庫的保管作業部門，對貨物所有權和實用價值的關注通過這一組織的設置體現。貨物儲位調整管理和保管檢查這兩項任務能夠體現貨物保管功能，也是本文重要設計的內容。主要體現在。

①存儲位置變化

貨物的存放位置發生變化的主要原因為倉庫中一些貨物已被市場淘汰、新型產品的抵達以及相關部門在庫存量上進行調整等。在這些情況成為現實時，倉庫內貨物的原有存儲位置便要做出及時地調整。調整步驟如圖5所展示。

圖5 存儲位置變化流程圖

在原來的存儲位置基礎上，對倉庫位置進行重新劃分，也就是通常所說的制定存儲位置變化計劃。假如新入庫的貨物品種與倉庫中原來就有的貨物是同一品種，例如電視的新款型，那么該倉庫的存儲區和存儲位置不需要做過大的調整；假如新入庫的貨物是與原來貨物不是同一種類的貨物，是完全新型的種類，這樣就需要在根據該種貨物的特質，大小以及相應的數量對存儲位置進行完全新的選擇，進而進行分派這些新貨物的位置。

②制定倉庫保管作業表

對倉庫的保管任務、工作情況，檢查情況等可設置一個倉庫保管作業表，如表1所示，表1對倉庫保管工作的作業情況進行記錄，避免工作大意或突發緊急情況致使工作出現紕漏等問題出現。

③單據編制

單據憑證的編寫要保證各種表格單據數據等信息登記唯一性以及保證信息的完整性。在倉庫使用電腦進行輔助倉庫作業的管理后，倉庫的所有信息均可輸入到計算并進行保存。

3、審查

該過程是對以上系統分析各部分內容進行檢查核對，以確保已做工作的正確，避免堆棧現象的發生。

（三） 倉庫管理信息系統的設計

1、總體設計

設計管理系統功能模塊如圖6所示。具體功能如下:

圖6 A公司倉庫管理信息系統功能模塊

（1）客戶訂貨服務系統

實現遠程客戶端訂貨服務系統。通過Internet和Intranet讓客戶自如進行遠程查詢、訂貨以及獲得信息反饋。已達到供應鏈企業庫存信息共享。

（2）A公司運營管理系統

負責營運管理內部所有參數的管理、設備的庫存管理、為營運條件提供各種查詢統計服務，并為決策管理提供數據依據。具體包括：

①統計分析模塊

形成上級主管部門和內部管理所需的統計、查詢、報表、打印。并從各種角度對庫存物料信息做分析。

②庫存報警

經過統計分析后，主管部門可以按要求制定相應計劃，設置各種貨品預警庫存量。

③倉庫管理控制中心

主要實現倉庫現場管理，通過對庫存物品的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制和管理。具體內容包括以下幾個模塊：

·數據管理模塊

基礎數據管理模型構建的意義在于對日常倉庫貨物入庫與出庫進行工作流程管理。主要對出入庫貨物數量上進行登記。要對每一種貨物按照周期進行貨物的實地盤點，依據實地盤點貨物的數量進行登記以及實時調整。

·貨物倉儲模塊

通過貨物倉儲圖的功能，對倉庫中任一貨物進行精準查找，這一功能的實現縮短了倉庫工作人員在找尋貨物位置上的時間，減少工作人員的工作量，能夠準確快速地對要出庫的商品進行定位，從而快速進行揀貨。

·設置月報表模塊

倉庫要對每個月的貨物出庫貨物以及入庫貨物進行統計，并制定成詳細的文件，以便于相關主要部門部門對周轉率進行計算。

·倉庫貨物查詢模塊

倉庫對出庫貨物以及入庫貨物在時間、數量等參數方面進行詳細的記錄，這樣可以讓倉庫工作人員以及相關人員及時詳細的了解倉庫貨物運行情況。

2、倉庫數據管理設計

（1）庫存管理業務數據流程圖的設計

根據上述功能模塊，倉庫管理控制是第一層系統，基本數據管理和庫存操作處理是其中第二層的兩個子系統。設計其數據流程圖如圖7、圖8.圖9所示。

圖7 庫存管理第一層數據流程圖

圖8 庫存基礎數據管理數據流程圖(第二層數據流)

圖9 庫存處理數據流程圖〔第二層數據流)

（2）數據庫表的設計

上面涉及到的統計、查詢、報表、打印等均是基于關系數據庫中的關系表，根據數據管理系統所實現的功能，可建立數據庫表。根據建立的關系數據表可以建立滿足倉庫管理系統功能的數據庫，可以很方便地建立查詢、報表、表單，便于查詢管理。

3、審查

該過程是對以上系統分析各部分內容進行檢查核對，以確保已做工作的正確，避免堆棧現象的發生。

（四） 系統的實施

通過原有存在的設計方法，將該方法轉變成可操作的軟件系統，該操作系統的實施是將系統設計的結果通過計算機進行展現。

1、軟件程序設計

根據功能模塊圖、數據庫結構和設計的代碼進行的程序設計，這是信息系統設計的主要內容。概要設計和詳細設計是程序設計的重要組成部分。概要設計過程為其中組成的每個部分都是意義明確的，每個模塊都與這種要求相互對應，相關工作人員將已被認定的各個數據要求變換成為各個相對應的結構體系。詳細設計是對各個部分要進行的工作進行詳細的描述，目的是為了進一步程序的編寫奠定基石。

傳統的程序設計方法大多都是依據結構化、原型以及面向的對象方法進行的操作。本文系統程序采用Visual Basic語言對程序進行編程，Microsoft Access2000是本文選擇的后臺數據庫，這是通過采用結構化設計的思路進行的程序設計。

程序的調試就是要再計算機上以各種可能的數據和操作條件對程序進行試驗，找出存在的問題加以修改，使之符合要求。其目的就是要用計算機程序語言來實現系統設計中的每一個細節。主要步驟為:

模塊調試:按要求對模塊進行全面的調試（主要是調試其內部功能）。

（1）分調:對子系統有關的各模塊實行聯調，以考察各模塊外部功能、接口以及模塊之間調用關系的正確性。

（2）聯調:各模塊、各子系統都經過調試準確無誤后，就可進行系統聯調。

2、系統轉換與接口實現

倉庫管理系統與其他各子系統間的數據交換主要是通過對數據庫中的數據開放、共享來實現的，因此本方案中決定通過數據庫接口技術進行系統間對接。

數據庫接口技術分為直接數據庫訪問和間接數據庫訪問。直接數據庫訪問中間環節較少，開發實現比較簡單，數據的準確性和及時性都能得到保證，但這種方式由于是直接訪問，對原系統的安全性和穩定性會造成一定影響。間接數據庫訪問是應用較多的一種接口方式，通常是在企業內部建立一個公共開放的數據庫，各個部門可將信息投放在上，共瀏覽或其他部門使用。此數據庫還可不斷擴展，不僅提供數據支持，還可提供圖形支持。因此，選用間接數據庫訪問對于A公司來說是最為合適的。

3、系統的運行與維護

（1）系統維護

設計開發的軟件投入運行和使用后，軟件系統還必須接受實際運行的考驗，還要進行修改維護程序的工作。這是一個跟蹤的過程。

（2）系統評價

該倉庫管理信息系統有如下特點：

①功能齊全，系統提供了訂單、倉庫、調度、文檔查詢等功能，報表功能齊全；

②使用簡便，信息錄入采用多種方式可進行智能錄入，重復信息導入功能，快捷方便且不易出錯；

③通過該系統與供應鏈上各分銷商保持貨架商品信息實時動態聯系，消費者訂單處理、商品出貨與銷貨的信息管理，應收款及退貨處理等。這樣完全可以符合A公司公司對于系統的要求，滿足需求。

四、研究結論

隨著科學管理技術的不斷發展，現代社會管理已經步入信息化管理。信息化使國民經濟不斷發展，信息化帶動工業化發展已然成為現代社會的戰略。倉儲信息化是倉儲管理上的重要戰略目標，該戰略目標必然推動倉儲技術的發展水平，以及倉儲物流經濟的發展。

A公司從傳統的手工作業方式到運用現代物流理論和計算機技術是一次突破，但此系統的實施是與上級部門密不可分的。只有從上到下整體改革，形成一體的管理體系，才可能真正實現倉儲、配送及其他物流功能的整合效應。