高校新建園區(qū)項目信息化管理系統(tǒng)建設的應用與體會
——以清華大學昌平科研基地為例

文/劉俊 卓東

前言

傳統(tǒng)的建設項目管理更多依靠已有的制度、經驗和個人能力來進行，在信息的溝通交流、數據的精準分析與追溯、預測、決策等方面要求不高。對高校新建園區(qū)來說，往往存在缺乏過往經驗借鑒、項目管理人員臨時抽調，項目需要快速推進等特點。基于這種情況，在項目建設中，適時引入信息化管理手段，從一開始就以信息化系統(tǒng)為基礎，構建符合項目管理需求的管理機制及應用就顯得尤為重要。本文以清華大學昌平科研基地一期項目建設為例，探討在項目管理過程中系統(tǒng)引入信息化管理的經驗與體會。通過對項目管理系統(tǒng)的二次開發(fā)，使系統(tǒng)更具有針對性、實用性、適應性及穩(wěn)定性。實踐證明，通過使用項目管理系統(tǒng)，明顯提高了項目的管理水平和工作效率，實現了管理系統(tǒng)與建設進度同步推進，相互促進。

一、項目背景介紹

（一）項目概況

清華大學昌平科研基地位于北京市昌平區(qū)南口鎮(zhèn)，是清華大學本校區(qū)之外最大的一個科研實驗基地，總占地面積約2000畝，長遠規(guī)劃建筑近100萬平方米。基地一期工程A地塊“尖端（國防）科學技術平臺”項目（以下稱本項目）總投資約6.5億元，建筑面積5萬平方米，其中：地上3.5萬平方米，地下1.5萬平方米，項目效果圖詳見圖1。

圖1 清華大學昌平科研基地項目效果圖

（二）項目管理組織架構

本項目由清華大學昌平校區(qū)建設辦公室（以下簡稱建設辦）領導，下設清華大學昌平校區(qū)建設辦公室前方項目部（以下簡稱項目部）負責項目現場具體實施工作，項目部負責人（項目經理）作為現場負責人，是各專業(yè)工種間的總協調人。此外，建設辦通過公開招標聘請了某公司作為本項目的管理顧問單位，顧問單位派駐本項目的顧問團隊在建設辦的統(tǒng)一領導下，與建設辦現有管理機構聯合辦公，組織實施本項目的設計、采購、合同、進度、投資、現場、外部協調等管理工作。項目管理組織架構圖詳見圖2。

（三）項目管理重點、難點分析及對策

本項目管理工作的重點、難點貫穿于項目建設的始末，經過調研、分析，結合類似項目的管理經驗，進而研究出了切實可行的解決措施，將這些管理措施、方法、手段通過項目管理信息系統(tǒng)“固化”下來，融入日常項目管理工作中，形成標準化的管理流程，提升管理水平，克服管理難點，實現項目建設的各項控制目標。

1.多個單體、類型工程、分段施工，管理難度大

對策：合理劃分標段，制定合同規(guī)劃管理方式；制定總控計劃，明確重要節(jié)點；做好招標和清標工作；嚴格審核場地規(guī)劃及施組設計；制定針對性的管理規(guī)劃和細則。

圖2 項目管理組織架構圖

2.科研基地建筑功能性強、技術和質量標準較高

對策：在設計、維護等方面應用BIM技術；明確招標文件中技術標準及要求；施工中對質量目標進行分解落實，嚴控檢查驗收。

3.工期對尖端科研開展影響大，不容拖延

對策：建立三級進度計劃控制體系，落實好進度計劃的預警、跟蹤、對比、分析、調整；明確政府主管驗收部門的新要求、標準、流程，提高一次性驗收通過率。

4.政府投資項目必須確保合法合規(guī)且投資不超概算

對策：本項目從設計入手控制投資，落實限額設計指標；組織編制項目投資總控計劃，組織建立以項目投資總控計劃為核心的動態(tài)投資管理體系，主動預防管控因素的變化，審核索賠事實與費用的準確性，將設計變更、洽商、索賠增加的費用控制在5%的范圍內。除此以外，發(fā)揮投資監(jiān)理的作用，對結算審核情況嚴格把關。

5.參建單位多，組織協調難度大

對策：在現階段的項目管理過程中，運用計算機技術，通過信息化手段，建立統(tǒng)一的協同平臺，加強對參建單位的組織協調管理。

二、項目需求

（一）需求調研

基于對本項目的管理重點、難點的理解，為了提高項目管理信息化水平，規(guī)范項目管理流程，沉淀項目管理的知識經驗，更好地輔助項目管理工作，建設辦希望通過項目管理信息系統(tǒng)的功能輔助項目管理者，實現工期進度的協同總控、工程費用的有效管控、質量安全環(huán)境的動態(tài)檢查、文檔圖紙的規(guī)范管理、協同辦公的高效溝通。

在項目開工建設前期，顧問團隊針對本項目的特點，結合建設辦的實際需求，建議建設辦采購項目管理信息系統(tǒng)用于本項目的管理。

基于B/S架構的“平臺+模塊”化的項目管理信息系統(tǒng)，是國內第一套項目全流程化管理系統(tǒng)， 以工程業(yè)務流程為核心，深度融合精細化管理理念，涵蓋建設項目從規(guī)劃設計、建造實施到竣工驗收整個項目生命周期，在管理范疇上，包含范圍管理、合同費用管理、進度計劃管理、質量管理、辦公管理和報表績效管理等，滿足本項目建設管理的使用需求。

（二）流程梳理

圖3 昌平項目管理流程一覽表

經建設辦各部門與咨詢單位的詳細溝通后，本項目管理過程中涉及的項目管理流程有51個，其中辦公及設計管理流程17個，現場管理流程14個，商務管理流程18個，進度管理流程2個。（詳見圖3）

上述流程均基于本項目的實際業(yè)務，經過顧問分析后，結合系統(tǒng)的業(yè)務功能，形成泳道圖形式的信息化實施方案。泳道圖中明確了流程各個步驟的角色，對應的智訊卡、狀態(tài)，以及該角色的主要工作。

舉例：如下圖的“合同審批”流程，由合約部發(fā)起合同審核流程，經建設辦主任審核后，返回合約部，合約部根據意見執(zhí)行“批準”的操作，并轉發(fā)至其他人員。在系統(tǒng)中，通過合同智訊卡的“草擬”“未決”“已批準”三個狀態(tài)，實現本流程；在“未決”狀態(tài)時，使用會簽功能實現建設辦主任的審核。合同審批流程如圖4。

圖4 合同審核流程

圖5 提交單智訊卡視圖頁

三、系統(tǒng)應用成果

2017年7月底，清華大學昌平科研基地一期項目管理信息系統(tǒng)進入實施階段，經過兩個多月的努力，顧問團隊完成了項目管理系統(tǒng)安裝、部署、現場調研、系統(tǒng)配置等工作，并于當年10月中旬上線試運行。該管理系統(tǒng)的應用涉及了建設辦、項目部、承包商、設計院、施工監(jiān)理等項目各參建方，項目前期階段配置賬號36個。

（一）系統(tǒng)優(yōu)勢

1.信息共享，方便查找

用戶只要登錄系統(tǒng)，通過各類智訊卡的視圖頁，即可快速查看所有的文件，并從中篩選相關信息。例如（圖5）“提交單智訊卡視圖頁”。

2.過程可追溯

通過智訊卡的活動日志，可以洞悉智訊卡的所有信息，確保工程建設過程的可追溯性，例如何人何時創(chuàng)建，何時批準，是否查看了告示，轉發(fā)給哪些人員等等，上述信息的獲取來自（圖6）“智訊卡活動日志頁面”。另外，如智訊卡的任意狀態(tài)發(fā)生了會簽，可通過“內部會簽”頁面查看會簽的情況，詳見圖7“智訊卡內部會簽頁面”。

圖6 提交單智訊卡活動日志頁面

圖7 智訊卡內部會簽頁面

3.自動生成動態(tài)匯總報表

傳統(tǒng)項目管理過程中使用的報表，格式雖具有標準化，但數據是靜態(tài)的，不能實時動態(tài)反映項目當前的實際狀況。通過人工填報、匯總得出的靜態(tài)數據報表，基于人工能力范圍及工作時間的局限性，不能及時完成對龐大的項目信息數據進行的匯總、分析、提煉這一重要環(huán)節(jié)，其靜態(tài)數據報表缺乏實際參考、指導價值，不能為項目管理者提供充分、準確、有價值的數據支持，從而無法讓管理者在第一時間做出項目的決策判斷（調整工序、合理安排資源等），常常會影響項目進度，造成投資的浪費，最終導致項目各項管控目標無法按期實現。

系統(tǒng)中的報表模塊面向中高級項目管理者，結合企業(yè)項目管理的關鍵績效指標體系，提供靈活的指標監(jiān)控、動態(tài)報表查詢，整合數據分析等功能，并通過多維度的圖形展示和多種預警方式等信息工具，幫助項目管理者及時、直觀地了解項目各環(huán)節(jié)的運行狀況，實時發(fā)現項目推進中的異常，并從多方面去看問題，快速做出明智決策。強大的報表模塊，把項目管理提升到更高層次上的應用。

昌平項目通過系統(tǒng)自帶的30多類在線報表，擁有能與用戶溝通的“智能導航”，通過簡單操作就能對報表數據進行重組、篩選、排列等，完成即時查詢和分析，實現了報表之間的互動鏈接。如圖8、圖9所示。通過（圖8）“合同財務信息匯總表”，可以隨時掌握系統(tǒng)中不同類型的合同金額占比、每一個合同的變更、支付的情況；當合同變更轉到批準后，報表會自動更新“待審批的變更金額”以及“變更后合同金額”。

4.系統(tǒng)統(tǒng)計應用情況，助力推進應用

系統(tǒng)數據量統(tǒng)計表可以隨時掌握系統(tǒng)中不同類型的文檔、資料的數量，這在系統(tǒng)應用初期，是一個很有用的績效報表，管理人員可根據數據量的情況，初步掌握各個模塊的應用情況，從而根據情況開展系統(tǒng)的應用培訓、推進會議等。只有系統(tǒng)中各類數據的數量與實際業(yè)務相符，系統(tǒng)中的報表才具有及時性、準確性，從而給管理層提供可靠的信息。系統(tǒng)中還有很多其他的報表，在此不再一一闡述。

（二）應用效果

本項目借助項目管理信息系統(tǒng)，對項目全過程進行管理，包括文檔管理、設計管理、往來通訊、會議管理、合同管理、進度管理等。通過該系統(tǒng)平臺進行標準化集中管理，實時實地跟蹤查看，了解項目現狀，及時做出決策，提高項目管理效率。先進的項目管理系統(tǒng)，能夠有效整合和利用各方資源，加速跨部門、多人員的高效協作，加速項目進程。

圖8 合同財務信息匯總表

圖9 系統(tǒng)數據量統(tǒng)計表

借助項目管理信息系統(tǒng)，本項目管理實現了以下成效：

1.基于建設辦及項目部的流程，結合系統(tǒng)的功能進行了梳理，進一步細化了各角色的工作職責；

2.項目的相關信息，均通過系統(tǒng)記錄，實現了信息快捷共享，方便查找和使用；

3.使用該系統(tǒng)的會簽、工作流功能，開展并行審核工作，提高流轉的效率，同時各審核人員的意見均被系統(tǒng)記錄，過程可追溯；

4.基于系統(tǒng)中存儲的大量基礎數據，系統(tǒng)自動生成各類文件的臺賬、項目成本變化、合同執(zhí)行情況、進展完成情況等動態(tài)報表，節(jié)省人員手工統(tǒng)計的時間，即時掌握項目動態(tài)；

5.通過該系統(tǒng)的應用，逐漸優(yōu)化、提煉出最佳的項目管理流程，并可迅速復制到其它項目，易于固化項目管理成果，沉淀成為本項目管理的知識庫。

（三）對系統(tǒng)未來的展望

項目管理信息系統(tǒng)的應用深度和寬度還有很大的拓展空間，通過系統(tǒng)進行的項目管理精細化程度，可以在使用中不斷的優(yōu)化、提升，這都需要使用者在使用系統(tǒng)過程中，不斷加深對項目、對系統(tǒng)的進一步的思考和理解，并能靈活應用系統(tǒng)，為項目管理服務。例如“商務管理”模塊中，制定預算代碼，并與項目預算、合同審批、變更審核、支付進行關聯，從而通過預算代碼掌握項目的動態(tài)變化。又比如“會議管理”模塊，系統(tǒng)推薦在每次會議中將待跟蹤的會議事項，通過系統(tǒng)的“會議事項”功能逐一記錄，并明確事項的計劃開始、完成時間、負責人，且系統(tǒng)會在召開下次會議時持續(xù)跟蹤上次會議達成的會后待辦事項，直到事項完成后，系統(tǒng)才會予以關閉該事項的跟蹤提醒。這一精細化應用比傳統(tǒng)的僅僅傳閱Word模式的會議紀要更加能確保會議的價值，高效有序地一一解決實際問題。這些精細化的管理方式，應該在項目中廣泛的應用、推廣。

此外，在本項目管理信息系統(tǒng)實施和應用的過程中，很多用戶提出了系統(tǒng)的優(yōu)化需求，如系統(tǒng)全網智能搜索、材料管理以及系統(tǒng)剩余少量頁面的漢化需求、現場照片的查看便利性等，這些新需求將會經過一定的分析、研究、評定，通過升級及版本更新來實現。

本項目建設辦還將負責其他項目的建設管理，希望通過本項目的應用，將項目管理知識、經驗及管理辦法“復制”應用到其他項目管理中，形成屬于清華大學建設辦自己的項目管理秘籍；同時，借助管理信息系統(tǒng)的精細化、規(guī)范化管理要求，推進項目管理的信息化進程，進一步提升建設項目的管理水平。