信息時代醫學高校電子檔案管理探討

宋靜

摘 要 在現代化信息時代的不斷發展，也讓傳統的檔案管理形式從傳統的封閉模式逐步的邁向更加開放的模式，這樣也促進了信息時代醫學高校電子檔案的管理工作的改革。文章首先分析了信息時代醫學高校電子檔案管理的現狀、以及相關的信息時代醫學高校電子檔案管理存在的問題、提出了信息時代醫學高校電子檔案管理的新路徑。挖掘電子檔案潛在的資源價值，給信息時代醫學高校的電子檔案管理發展提供一定的理論依據。

關鍵詞 信息時代 醫學高校 電子檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

在醫學高校的不斷向前發展的過程中，在學校教育教學的過程中會積累越來越多的信息檔案，這給高校的檔案管理工作帶來一定的困境。電子檔案和傳統的紙張檔案管理模式是不同的，這就要求從事檔案管理的工作人員不僅要有豐富扎實的檔案管理的工作經驗和知識，而且還要有計算機多媒體的技術操作能力，才能更好適應信息化對醫學高校電子檔案工作的管理。

1信息時代醫學高校電子檔案管理的現狀

對傳統紙質檔案進行管理的時候，一般不需要管理人掌握更多的信息技術以及新媒體知識，主要是要具備檔案工作管理細心、認真的能力。然而，現階段，隨著科學技術的不斷推進，文章前面也提到檔案管理人員要具備檔案管理知識和現代化的計算機網絡技術。但是，在當下檔案管理的工作中，大多都缺少信息化技術，沒有符合檔案管理要求的復合型知識人才。在檔案由封閉式向開放式過度的過程，在構建網絡數據平臺的過程中，并沒有實現檔案信息共享的社會服務目標。

2信息技術對醫學高校電子檔案管理的影響

在現階段的檔案管理工作中，不再是只需管理好單一的紙質檔案內容信息。隨著科學技術的日益繁盛，檔案的數據類型多種多樣。一方面，根據檔案數據的不同分為結構和非結構的電子數據。另一方面來看，由于載體的不同出現以磁性載體儲存和光盤載體儲存的電子檔案。其存儲方式受到自身特點的影響。由于網絡容易遭到計算機病毒的入侵或者是來自于電腦黑客的攻擊，這就要更加注重電子檔案存儲的安全問題。再加上大數據的沖擊，對電子檔案的管理工作就要在全局的視野上，加強對數據的整理和管理。

3信息時代醫學高校電子檔案管理存在的問題

3.1對電子檔案管理的意識模糊

在醫學高校電子檔案管理工作中，主要出現的原因就是檔案管理工作意識淡薄。像是高校的檔案基本都是學生和教師比較隱秘的資料信息，一些工作人員過度的依賴電腦，將所有的文件信息進行計算機存儲，對于及其重要的學校建設性的文件并沒有備份，風險防范工作沒有做到位，一旦發生計算機病毒的入侵，會對檔案信息造成不可修復的危害。

3.2電子檔案管理缺乏規范化

有些文件可能只能指導現階段教學工作，但是做教學工作總結的時候需要用到，這就需要對該文件做好電子檔案的歸檔工作，方便后期檔案管理人員的使用。但是往往高校的在對電子檔案歸檔時，過度地依賴檔案辦公系統，雖然，檔案辦公系統自動化的能力較高，但是檔案管理人員在使用的時候只是將檔案進行大致的歸檔處理，沒有明細。這樣檔案管理人員在后期工作中對用到的文件信息很難從海量的文件中找到。

3.3電子檔案的存儲不安全

高校電子檔案管理工作較為繁雜，工作內容覆蓋面廣、工作量大。不僅要存儲教師學生的各種信息資料、還要保存一些多媒體課件等。工作人員對于課件一類容量較大的內容，為了查閱方面可能直接到就存放在計算機硬盤上，也沒有進行登錄密碼的設置，當計算機病毒侵入系統的時候，導致這些安全級別低的文件被篡改、或者數據丟失，不安全的電子檔案的存儲，給高校帶來資源損失。

4信息時代醫學高校電子檔案管理的新路徑

4.1管理標準的規范化

要想提高檔案管理工作的效率，高校就要制定科學管理電子檔案的方案。首先要明確電子檔案管理條例，在制度的保障下，才能對電子檔案的收集、整理、保存、應用過程進行全局的把控。其次，責任到人，不管是查閱、借用、歸還都要做好登記，借閱的原因、借閱內容、借閱的期限、借閱人等都要進行全面的信息登記，預防檔案信息文件的丟失。

4.2做好電子檔案歸檔的管理工作

醫學院校做好電子檔案歸檔的管理工作，一方面要做好檔案歸檔前的信息管理工作，檔案管理人員在電子文件收集整理的時候，要核查文件信息的完整程度，不能隨意的更改數據或者是信息。另一方面，在對電子檔案進行歸檔的過程中，對符合要求的電子檔案進行計算機的輸送，歸檔完成以后，要設置允許查閱文檔的權限。將歸檔好的電子文件一式三份，進行保存，確保歸檔工作的規范進行。

4.3加強電子檔案的軟硬件的管理

檔案管理部門在對電子檔案的硬件管理的過程中，要保障電子檔案在儲存、輸送過程中的穩定性能，優化計算機的保管的服務器。計算機登錄的時候必須要有身份核驗，電腦系統還要有防火墻、殺毒軟件等，電子檔案或者是計算機的管理要注意溫度、濕度外在因素造成潛在的危險。對于軟件層面來說，用通用的格式對電子文件進行保存，專職人員負責信息的收集。

5結語

在信息化方式層出不窮的科技創新環境下，對高校的電子檔案進行優化管理成為繁重檔案管理的主要工作重心。這也要求檔案的管理人員要掌握現代化的管理方式、不斷學習，更好的推進高校檔案管理實現現代化的工作目標。

參考文獻

[1] 王蓓.信息時代醫學高校電子檔案管理初探[J].時代教育，2014（06）：18.

[2] 申昌安.高校數字檔案資源建設內容與管理的研究[J].青年時代，2016（06）：293-294.