釘釘平臺在武漢市某醫院科研經費報銷中的應用

袁姣 馬鳴 雷樞 葉霖

華中科技大學同濟醫學院附屬協和醫院科研處，武漢，430022

大型公立醫院往往是集醫療、科研和教學于一體的研究型醫院[1]。這一類醫院的科研管理工作的一個重要環節就是各種票據的報銷。傳統的報銷模式涉及科研和財務兩個部門，報銷流程繁瑣，不同部門對票據的要求不同，往往需要往返數次才能完成，占用了醫務人員大量的時間[2]，間接影響了醫護人員的診療工作；各管理部門員工頻繁重復解答報銷相關問題，工作效率低下；同時需要打印大量材料，既浪費了醫院資源，又不利于環境保護。鑒于此，武漢市某醫院改革科研經費報銷流程，為進一步完善大型公立醫院科研經費報銷工作提供參考。

1 科研項目報銷的權責和信息分析

該院科研處主要負責國際、國家級、省部級科研項目立項，項目資金進入與支出審核工作，論文登記、報銷、獎勵工作，以及專利、科研成果轉化等工作。財務處科研經費管理科執行國家各級政府及相關部門的科研經費管理制度，按照醫院的實際情況，制定該院科研經費管理條例和具體實施方案；指導項目負責人編制科研經費預算；對科研經費的來款認領、票據、到款入賬和經費卡進行管理；對項目經費支出進行檢查等。財務處會計科主要負責科研支出憑證、發票的核查、銀行對接等業務。而科研項目報銷的業務則由兩個部門共同負責，因此傳統的報銷流程往往面臨雙重負責、雙重領導的困境[3]，兩個部門分別需要不同的材料和憑證，但是信息卻相對分散，極大延誤了項目報銷的進度。以委托-代理模型分析，報銷人是委托人，代理人是科研部門和財務部門，由于信息不對稱往往導致逆向選擇和道德風險問題[4]。在醫院科研項目報銷問題上是一個雙重代理模型，代理方相互獨立造成信息壁壘，部門壁壘往往疊加委托-代理模型中基于委托方和代理方的信息不對稱問題，導致信息不對稱的問題更加嚴重，這也是在報銷過程中步驟復雜的問題根源。

2 傳統報銷流程及存在的問題

2.1 傳統報銷流程

傳統報銷流程主要分四步：①醫務人員將相關票據交至科研管理部門；②等待科研管理部門各級人員審核簽字，簽字完畢后醫務人員將票據取走；③醫務人員將報銷材料拿到財務管理部門審核；④醫務人員到財務管理部門填寫單據、排隊報銷。見圖1。

圖1 傳統報銷流程

2.2 存在的問題

科研部門和財務部門因工作性質不同，對同樣的報銷材料有不同的審批程序和要求。負責報銷工作的人員往往不固定，對報銷政策及流程不熟悉。

由于各部門規章制度繁雜多變，醫務人員不能詳細掌握各種報銷流程。由于流程沒有信息化，報銷過程無法追蹤，既浪費時間又不易操作，醫務人員只能打電話咨詢或者到科研部門查看，浪費了大量的時間和精力。

由于信息不對稱，科研和財務部門的工作人員需要花大量的精力和時間向報銷人員解答相關疑問，增加了工作量。同時，簽字報銷材料存在各種錯漏，既增加了工作人員的審查難度，也大大降低了工作效率。

3 基于釘釘平臺的報銷流程

該院以釘釘平臺為依托，以簡道云為媒介，自行開發了報銷流程管理系統。所有報銷材料在線提交審核，可在手機端查詢狀態，全程透明可追蹤。同時各部門的信息在信息系統里得以打通，消除了信息壁壘。醫務人員將相關票據交至科研部門即可，不再需要往返于科研和管理部門，其他的簽字報銷流程由科研管理部門的負責人完成。由科研管理部門代替財務部門完成相關材料的審核；審核完畢后，科研部門簽字，然后由科研部門相關人員統一交給財務部門進行審核、報銷。報銷后費用將打入報銷人賬戶，實現簽字報銷一體化。見圖2。

圖2 基于釘釘平臺的報銷流程

4 討論

4.1 基于釘釘平臺的報銷流程為醫務人員節約了時間

基于釘釘平臺的報銷流程實行后，醫務人員只需要在系統中提交相關信息，上傳相關附件材料即可，不需要去科研部門提交紙質材料，節約了時間。互聯網管理系統使報銷流程透明化，各級領導的審核、簽字時間及結果均可在系統中查詢。同時，科研部門指派專人對接財務人員，專門負責簽字報銷工作，提高了科研和財務部門的工作效率。該院利用信息系統實現了報銷流程重塑，較大提升了效率。實施精細化管理的簽字報銷流程后，醫務人員足不出戶即可完成報銷，大大節約了醫務人員的時間。這在一定程度上提高了臨床醫務人員對科研工作的積極性，為醫務人員提高醫療技術水平和科研能力提供時間保障，也間接緩解了群眾看病難的問題[5-6]。

4.2 基于釘釘平臺的報銷流程提高了醫院運行效率

精細化管理就是要打破管理死角。通過精細化管理，部門之間的障礙被破除，這對于提高醫院的運行效率有重要作用[7]。數字化的報銷流程必然帶來監管方式的改變，相較于傳統的報銷模式，監管更加數字化和智能化，實現系統和數據多跑路、職工少跑路的目標。同時通過信息化系統可以更好地保存相關數據，便于各個臨床科室和職能部門對科研項目經費使用情況進行核查與統計。數字化流程促進了醫院運行效率的提升，同時提升了核心競爭力。

4.3 基于釘釘平臺的報銷流程節約了醫院運行成本

醫院的信息化建設是醫院管理的重要內容，信息化是醫院進行無紙化辦公的基礎和前提。舊的報銷流程需要大量紙質材料，既增加了醫院的成本，又間接造成環境污染。改革后的報銷模式利用信息化管理軟件打通科研與財務部門，不需要重復打印材料，節約了醫院運行成本。同時，為打造無紙化綠色醫院奠定了堅實基礎[8]。

行政多科室協作是涉及多個部門的復雜的問題，需要進一步優化行政多科室協作模式，提高辦事效率[9]。下一步應該發揮數字技術的協同效應，整合各個系統相關數據，提升醫院內部管理的數字化水平，促進醫院核心競爭力的提高。同時，信息系統安全問題也值得關注，應制定科學合理的信息系統管理規范，完善制度建設。