推動知識資源的共享與復用

/北京航天發射技術研究所

北京航天發射技術研究所從全面推進知識管理工作以來，在規劃綱要、基礎建設、信息系統、管理標準及流程體系等階段性工作有條不紊的進行，并取得了可喜的成績。在此筆者從知識管理系統使用者的角度，對知識推送、知識推理等知識共享工作的開展進行初步的探索。

一、現狀

中國運載火箭技術研究院知識管理推進工作分3個階段，包括知識管理推進階段（2011年__2013年）、知識管理深化階段（2014年__2015年）和知識管理發展階段（2016年__2020年），研究所現階段是知識管理發展階段。

1.所級知識管理系統框架

所級知識地圖設3個一級目錄，分別是經營管理、專業知識和系統管理。一級目錄下設二級目錄，二級目錄下設三級目錄。

部門知識地圖面向研究室、項目組及車間等，設有20個部門。各部門的知識地圖設有一級目錄，一級目錄下設二級目錄，二級目錄下設三級目錄，如圖1所示。部門上傳的文件，可以自動同步到所級知識地圖對應的目錄下。

2.共享的意義

知識管理是由概念到行動的過程，在知識管理領域有著若干評估方法。不同評估方法關注的重點不同，從注重共享的角度，選取Authur Anderson公司提出的公式：K=(P+I)S。其中K意為知識能力（見表1），P為用戶人數，I為資訊或信息技術，S意為分享。S位于指數位，故S對K有決定性的影響，S的取值的提升，能夠快速提升與累積企業的知識能力。

3.研究所知識共享淺析

圖1 部門知識地圖

表1 知識能力K（天）

將研究所知識管理系統運行42個月的累加數據進行分析：在取樣人數P=34、月均上傳（上傳文檔數除以上傳人數）I=1.40時，算出共享系數S=1.156，系統月知識能力為K=61.97，運行42個月累加的知識能力為K=42×61.97=2602.74， 并 得 出以下結論：上傳總數與下載總數比值約為1.66，表明貢獻知識的能動性小于汲取知識的意愿，知識貢獻需要大力鼓勵和提倡、乃至強制要求；上傳、下載文件的人均標準差系數大，表明個體知識貢獻和知識汲取意愿差異大；有少部分員工非常愿意進行知識分享，主動貢獻組織知識；除下載行為外，用戶評分、評論、推薦、轉發等行為極少，表明用戶粘性和活躍度不夠；下載數量從多到少依次為標準、情況資料、論文集、“舉一反三”報告。其中“舉一反三”報告的上傳是所強制要求，報告格式規范、內容豐富，知識價值較佳；標準下載數量從多到少依次為所標、院標、部標、國標及國軍標，所標收集完整、查找方便，其他標準平臺存儲數量有限；用戶建議提升系統的實用性，如優化搜索引擎等。

4.研究院知識共享淺析

筆者在對研究所知識管理系統進行淺要分析的基礎上，將此方法推廣到研究院知識管理系統。暫取P=58557（系統注冊用戶總數），I為23166（已有知識總量），按日均訪問量181人、人均下載及訪問共計10篇文檔計算，S估算為｛181×10/58557｝×1/3=0.0103（取小數點后四位），則每天的知識能力K=1.124。

在知識管理系統長期運行時，按與所知識管理系統運行時間相同的42個月（每月25個工作日）計算，∑K=1.124×25×42=1180.2。

二、當前的知識管理共享情況

企業知識可分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是可以用規范化或系統化的語言來表達的知識；隱性知識則是主觀的、基于長期經驗積累的知識。企業的知識管理系統，不僅要對企業內所存在的隱性知識、顯性知識進行挖掘和整理，更重要的是共享和復用，以實現企業知識的價值。

1.特殊的知識管理系統

研究所在知識管理系統之外，還有一些系統平臺也有知識管理、知識共享的職能，最典型的是綜合檔案Web查詢系統，科研生產過程的圖紙、文件、三單、編研成果等，企業經營管理過程中產生的文書資料，各種活動的聲像資料、產品的多媒體記錄，上級的文件通知制度等目錄都錄入了系統中，內容豐富、數量可觀，可以在其中查找自己要借閱的文件資料的名稱，網上辦理借閱申請、然后進行實物借閱。2014年2月至今，已經有1955條數據，日均1條以上借閱信息。由于每條借閱信息可以包含多個文件資料的借閱，這一系統使用的活躍度非常高。大量圖紙文件的借閱，有力地促進了知識的傳承和共享。

企業級協同產品研制管理系統AVIDM，以信息技術為核心、以項目管理為主線、以技術流程和計劃流程為依據，構建了一個基于Web的、從設計、生產到管理綜合集成的分布式集成系統平臺和協同工作環境，其中的項目管理功能，在涉及有提交物的計劃節點時，需要提交文件等提交物，管理、存儲了大量的企業知識。

另外，研究所OA辦公自動化系統，設有規章制度、科技情報、上級要求、學習資料、產品化建設、可靠性工程等欄目，也管理、存儲著一定的企業知識。

在考慮知識為企業創造的價值時，具有知識儲存、共享功能的特殊的知識管理系統，也應計入并充分利用。

2.各知識管理平臺面臨的問題

各系統經過幾年的運行，運行平穩并積累了知識資源和用戶資源，具有開展知識資源的分享和復用的基本硬件基礎，研究院知識管理系統，板塊設置規范、專業門類齊全、起點高、功能多，系統底蘊極佳。加快構建具有競爭力的知識管理體系，將提升企業的主動權和競爭力。在建設航天強國、科技強軍的征途上，在鳳凰涅槃、跨越發展的過程中，充分利用企業60余年的知識積累，充分利用已有的專業技術成果，具有深刻的現實意義和戰略意義。

“知識管理絕不是一個平臺、一個系統所能解決的問題，而是要根據不同類型的知識對象，不同專業的特點和具體需要，制定合理的管理措施和工具，最終形成適應彈箭設計的知識管理技術體系”。院所知識管理系統、所內與知識管理相關的平臺、各廠所之間的知識管理系統之間，基本不聯通。尤其是研究院知識管理系統中的不同單位間資源壁壘，導致知識庫中雖然有大量的知識，但每個用戶能夠利用的資源僅僅是其中極小的一部分，大部分知識處于“休眠”過程中，嚴重影響了用戶的利用知識管理系統的積極性，也制約著現有知識管理系統在企業發展中發揮更大的作用。

一是缺乏對知識價值的評價，尤其是用戶對知識評價的數據。目前各系統的積分基本是直接累加的數據，缺乏對知識的評價價值，如用戶對知識的評分，知識的流行性因素，用戶對知識的閱讀、下載、評論、添加標簽、推薦、收藏、轉發，以及用戶個人專業技能等級要素，如用戶技術職稱、專業崗位等代表用戶知識評價能力的參數，與用戶共享知識的平均評分或評分排行計算。

二是知識間有效整合程度的評價。由于權限制約，無法對上傳知識進行深度和廣度方面的分析，如果能夠得到某一產品或型號相對完整的研制流程數據，將倍乘地提高知識的價值，尤其在我院分工精細、專業門類齊全的情況下，更有借鑒意義。而且，從研究所情況看，與知識管理有關的各個系統，知識種類不盡相同，綜合檔案系統以傳統意義上的檔案為主，AVIDM系統以技術文件為主，所知識管理系統目前以論文、舉一反三、吃透技術等技術文章為主。研究院知識管理系統提出了基本內容、經驗禁忌、故障案例、共用模型、最新發展、最佳實踐、學術論文、發明專利、科技成果、標準規范共10類知識資源類型。統籌考慮不同系統特點，制定統一的知識規范，為后期的應用打好基礎。

3.知識管理系統提升的途徑

靈活的門戶系統。在知識管理系統使用情況的溝通過程中發現搜索功能的便捷程度，直接影響了員工對系統的使用頻率。強大的知識庫和靈活的門戶系統可以相輔相成，通過構建搜索引擎、設計便于查找和利用的菜單、流程知識獲取等手段，可以提高用戶使用知識管理系統的積極性。在廠所間資源壁壘造成知識孤島短時間內無法有效解決的情況下，靈活好用的門戶系統在一定程度上可以提高用戶的粘性。

充分利用計算機技術。充分利用現有計算機技術，妥善解決各種知識壁壘，尤其是單位內部具有知識管理功能的各系統之間的壁壘，通過一個搜索引擎可以得到各系統的知識信息，增加了知識庫的容量。

建立自主學習的推送機制。當用戶點擊所需知識資源后，與該知識資源相關的專業背景知識進行自主推送，實現從“人找知識”到“知識找人”的跨越，需要圍繞組織知識及業務流程對知識庫中的知識進行梳理、分析，需要建立推送系統的自主學習機制，乃至用到大數據技術。

制度上的支持和推動將是知識管理系統走向分享與重用的主要保證。現階段知識庫的積累，離不開制度的硬性要求。可以預見，在未來的一段時間內，制度在知識管理系統的建設、知識的分享和重用過程中，仍將扮演重要角色。在大力倡導知識的共享的同時，還要對注重對知識的保護，使知識的提供者有更高的積極性投入到知識的貢獻中。