淺談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案伴生管理

/北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所

檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，檔案工作是重要的基礎(chǔ)性工作。而軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是指軍工單位為了完成國防科研生產(chǎn)任務(wù)而進(jìn)行的設(shè)備設(shè)施新增購置、改建、改造行為。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理是對項(xiàng)目在建設(shè)管理過程中產(chǎn)生的各種形式的文件管理，也是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目檔案主要包括前期的申報(bào)批復(fù)文件，中期實(shí)施階段的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)記錄，以及項(xiàng)目環(huán)保、安全、衛(wèi)生、消防、審計(jì)等驗(yàn)收文件，它們都是項(xiàng)目檔案作為驗(yàn)收的依據(jù)。

“十三五”以來，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，國家檔案局下發(fā)了《全國檔案工作“十三五”發(fā)展規(guī)劃》，對檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理提出了更高要求，為未來檔案工作機(jī)制體系建設(shè)指明了方向，對文件歸檔、檔案整理及驗(yàn)收等提出具體要求。如何加強(qiáng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理，做好項(xiàng)目全生命周期的檔案伴生管理，將是未來項(xiàng)目檔案管理的途徑及趨勢。

一、項(xiàng)目檔案管理的范圍及重要性

1.軍工投資項(xiàng)目檔案的范圍

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案為項(xiàng)目管理所產(chǎn)生的檔案，根據(jù)檔案性質(zhì)可以分為項(xiàng)目前后期的綜合檔案，具體工藝設(shè)備、工程軟件的實(shí)施檔案，以及建安工程檔案，除了這些實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的檔案之外，與之相應(yīng)發(fā)生的合同、協(xié)議，甚至財(cái)務(wù)往來借款、報(bào)銷等憑證，都是重要的檔案文件。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的周期劃分，檔案可以分為前期的申請、備案和批復(fù)文件，項(xiàng)目建設(shè)過程中的記錄檔案，以及項(xiàng)目后期的驗(yàn)收及評價(jià)檔案。

其中，項(xiàng)目綜合前期檔案包括項(xiàng)目各個(gè)階段的申請文件、報(bào)告，以及國家行政機(jī)關(guān)或上級主管部門的批復(fù)文件。主要有項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)報(bào)告和上行請示文件，同時(shí)也包括所有對應(yīng)的國防科技工業(yè)局或中國航天科技集團(tuán)有限公司批復(fù)文件。在具體項(xiàng)目建設(shè)過程中可能還涉及到項(xiàng)目各個(gè)階段的調(diào)整，因此而產(chǎn)生的調(diào)整報(bào)告、申請、批復(fù)等也需要同步歸檔。此外，如果項(xiàng)目有國有資金撥款，每年度下發(fā)的投資計(jì)劃也為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，需要及時(shí)整理并歸檔。項(xiàng)目實(shí)施階段各次評估、檢查、評審會(huì)議的專家意見、評審結(jié)論等都是后期驗(yàn)收的依據(jù)，需要悉數(shù)整理歸檔。項(xiàng)目后期檔案并非僅指項(xiàng)目建設(shè)后期的驗(yàn)收文件記錄，同樣包括項(xiàng)目前期的環(huán)保、安全、職業(yè)衛(wèi)生等滿足“同時(shí)設(shè)計(jì)、同時(shí)施工、同時(shí)投產(chǎn)使用”的手續(xù)文件。

項(xiàng)目具體工藝設(shè)備、工程軟件的檔案文件包括工藝設(shè)備、工程軟件的調(diào)研報(bào)告、選型報(bào)告、任務(wù)書等。在完成設(shè)備調(diào)研后，非標(biāo)設(shè)備需要確認(rèn)或評審設(shè)備的技術(shù)方案；在設(shè)備完工后，同樣需要留存設(shè)備的預(yù)驗(yàn)收文件、設(shè)備終驗(yàn)收報(bào)告，根據(jù)實(shí)際情況還需要留存可能有設(shè)備承制單位的研制總結(jié)報(bào)告、設(shè)備檢測大綱、調(diào)試記錄、培訓(xùn)記錄、設(shè)備履歷等信息文件，非標(biāo)集成的設(shè)備還需要?dú)w檔易損件清單、外購件合格證等。涉及軟件的可以留存檔案包括軟件需求分析、軟件設(shè)計(jì)、軟件實(shí)現(xiàn)、軟件測試、軟件驗(yàn)收等過程文件，以及源代碼光盤文件。涉及進(jìn)口業(yè)務(wù)的需要包括外貿(mào)合同、銀行購匯水單、設(shè)備裝箱單、運(yùn)輸單、原產(chǎn)地證明、質(zhì)量證明、形式發(fā)票，現(xiàn)場安裝后的精度檢測等文件。如有辦理免稅，還需要海關(guān)出具的征免稅證明，如果工藝設(shè)備為高精尖設(shè)備，現(xiàn)場開箱還需要做檢驗(yàn)檢疫商檢報(bào)告。涉及招投標(biāo)業(yè)務(wù)的，招投標(biāo)手續(xù)產(chǎn)生的一切文件，包括建設(shè)單位的招標(biāo)文件、招標(biāo)公司資質(zhì)、招標(biāo)委托協(xié)議、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、（非）中標(biāo)通知書，以及招標(biāo)公司在各個(gè)階段的公示公告文件都需要?dú)w檔留存，如未能一次完成招標(biāo)工作或進(jìn)行直接采購的，還需要留存在招標(biāo)主管部門辦理的備案文件。

項(xiàng)目涉及建安工程的同樣有許多檔案文件，前期有備案及立項(xiàng)文件，項(xiàng)目選址意見書及相關(guān)材料，項(xiàng)目設(shè)計(jì)和水文地質(zhì)勘察文件。在設(shè)計(jì)階段，則有各個(gè)專業(yè)的總圖、水、電、氣、暖、結(jié)構(gòu)、工藝等施工圖，施工圖進(jìn)行的強(qiáng)制審查記錄。涉及政府部門報(bào)批的手續(xù)主要有環(huán)保、消防、人防、安全設(shè)施、職業(yè)衛(wèi)生等，以及規(guī)劃意見書、規(guī)劃許可證、施工許可證、施工計(jì)劃、質(zhì)量監(jiān)督備案。在項(xiàng)目正式開工建設(shè)之后，則有施工方、監(jiān)理方以及建設(shè)單位對于項(xiàng)目各個(gè)階段的驗(yàn)收和記錄，這些工程記錄文件對工程最后的竣工審計(jì)具有重要作用。在完成基坑、正負(fù)零、結(jié)構(gòu)封頂、室內(nèi)裝修、室外工程各個(gè)階段節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收后，最后完成設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位的四方驗(yàn)收。建安工程的工作比工藝設(shè)備的實(shí)施更為復(fù)雜細(xì)致，報(bào)批手續(xù)具有很強(qiáng)的先后連續(xù)性，往往某一項(xiàng)工作的滯后將導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)拖期，驗(yàn)收階段也是如此，要力求做到完整、準(zhǔn)確。在工程財(cái)務(wù)結(jié)算審計(jì)之后，還涉及項(xiàng)目的財(cái)務(wù)分?jǐn)偣ぷ鳎羞@些都是建安工程必不可少的檔案文件。

2.檔案管理的重要性

管理檔案文件是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收的前提，更是項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的保證。項(xiàng)目建設(shè)的前期批復(fù)文件所包含的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)周期等需要貫徹整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)情況，可以在可行性研究、初步設(shè)計(jì)各個(gè)階段中進(jìn)行適度調(diào)整，軍工技術(shù)改進(jìn)投資項(xiàng)目各個(gè)階段的調(diào)整范圍、各主管部門的調(diào)整權(quán)限都有完善的管理辦法進(jìn)行限定。這些項(xiàng)目的批復(fù)文件是項(xiàng)目建設(shè)的指導(dǎo)性文件，項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)、工藝設(shè)備具體技術(shù)指標(biāo)以及工程設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)都需要在建設(shè)過程中得以實(shí)現(xiàn)，同樣完備的政府部門備案和批復(fù)也是項(xiàng)目合法合規(guī)建設(shè)的前提。

建設(shè)過程中的檔案記錄文件也十分重要，這些文件是后期檢查驗(yàn)收的依據(jù)，也是發(fā)生財(cái)務(wù)付款往來的憑據(jù)。如項(xiàng)目中工藝設(shè)備的歸檔文件是項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容的基礎(chǔ)，通過在工藝設(shè)備實(shí)施的不同階段嚴(yán)格掌控和執(zhí)行研制進(jìn)度、技術(shù)指標(biāo)，以此來保證設(shè)備完成的進(jìn)度和質(zhì)量，設(shè)備完成后隨機(jī)歸檔的文件也對設(shè)備未來使用起到規(guī)范和指導(dǎo)作用。涉及招投標(biāo)、進(jìn)出口等環(huán)節(jié)的工藝設(shè)備相關(guān)的檔案文件是設(shè)備合規(guī)購置的前提，進(jìn)出口設(shè)備也有相關(guān)的憑據(jù)，在海關(guān)監(jiān)管期內(nèi)的設(shè)備可能還需要定期接受當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)的稽查，如有設(shè)備的搬遷和調(diào)整也要報(bào)備海關(guān)部門。建安工程的過程檔案則更加重要，前期報(bào)審文件是最不可或缺的。而施工方根據(jù)施工圖紙進(jìn)行的施工工作不一而足，許多前期預(yù)算和設(shè)計(jì)事無巨細(xì)，無法做到萬分精確，這時(shí)原來的現(xiàn)場記錄確認(rèn)文件成為關(guān)鍵。

項(xiàng)目的單項(xiàng)驗(yàn)收包括“三同時(shí)”驗(yàn)收、財(cái)務(wù)決算審計(jì)、檔案驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等，每項(xiàng)驗(yàn)收都需要編制相應(yīng)的報(bào)告并召開相關(guān)部門的驗(yàn)收會(huì)議，部分驗(yàn)收工作還需要政府部門的審批手續(xù)，只有所有的檔案文件齊全，才是項(xiàng)目順利驗(yàn)收的前提。

航天檔案館對基建技術(shù)改進(jìn)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收提出了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的要求，檔案的完整性要求其不能有缺項(xiàng)，準(zhǔn)確性要求其達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)性主要體現(xiàn)在檔案之間的時(shí)序關(guān)系是否合理，有效性則是從文件的規(guī)范性和對項(xiàng)目的指導(dǎo)性進(jìn)行考慮。

二、項(xiàng)目全生命周期檔案管理體系構(gòu)建

項(xiàng)目檔案管理需要建立項(xiàng)目全生命周期的檔案伴生管理觀念和體系，在項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段，要實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度和進(jìn)行檔案歸檔。通過檔案與項(xiàng)目建設(shè)全生命周期的伴生管理、檔案與設(shè)備全生命周期的伴生管理，實(shí)時(shí)獲取項(xiàng)目信息，為項(xiàng)目建設(shè)階段和建成后的維護(hù)管理提供信息基礎(chǔ)。

1.項(xiàng)目綜合檔案管理

項(xiàng)目綜合檔案管理的范圍主要有建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)各個(gè)階段的文件檔案，其主要的綜合檔案歸檔及控制節(jié)點(diǎn)總結(jié)如圖1所示。

圖1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理控制圖

項(xiàng)目綜合檔案的管理要求完整并具系統(tǒng)性，前期項(xiàng)目管理的疏漏將會(huì)導(dǎo)致檔案的缺項(xiàng)，一些地方國防科技工業(yè)辦公室的項(xiàng)目招標(biāo)備案、2家開標(biāo)或直接采購備案錯(cuò)過了規(guī)定的期限便無法彌補(bǔ)，最終會(huì)在項(xiàng)目審計(jì)階段暴露問題。重要檔案在圖1中所示的一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)可以控制，還有可能發(fā)生的綜合檔案文件有項(xiàng)目提前啟動(dòng)實(shí)施上報(bào)科工局的備案文件，為了辦理免稅交付海關(guān)的項(xiàng)目確認(rèn)書、項(xiàng)目的各種中期檢查資料。

2.工藝設(shè)備檔案管理

工藝設(shè)備或工程軟件的投資購置是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)最核心的內(nèi)容。一些工程項(xiàng)目型號的研制、技術(shù)開發(fā)都需要通過基礎(chǔ)能力和設(shè)備設(shè)施的革新來實(shí)現(xiàn)，設(shè)備投資的檔案要力求準(zhǔn)確有效。雖然相關(guān)部門或辦法對此有一些通用的規(guī)定，建設(shè)單位也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。一般工藝設(shè)備的檔案文件的控制節(jié)點(diǎn)整理如圖2所示。

根據(jù)設(shè)備的不同性質(zhì)，如軟件和硬件、非標(biāo)研制和標(biāo)準(zhǔn)貨架產(chǎn)品，其歸檔文件會(huì)有較大差別。各節(jié)點(diǎn)檔案文件的控制是項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度的保障，復(fù)雜的非標(biāo)工藝設(shè)備，項(xiàng)目管理人員需要在進(jìn)度上關(guān)注之外，還需要把控各個(gè)階段的質(zhì)量，力求做到各環(huán)節(jié)無出入，實(shí)施工作要做到任務(wù)書與選型調(diào)研一致，技術(shù)方案與任務(wù)書一致，合同協(xié)議與技術(shù)方案一致，最終驗(yàn)收與合同協(xié)議一致。通過檔案文件一致性的確認(rèn)，做到環(huán)環(huán)相扣。

3.建筑安裝工程檔案管理

建筑安裝工程或設(shè)施是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的重要內(nèi)容，申報(bào)手續(xù)更加注重完整性和連貫性。筆者梳理主要的報(bào)批手續(xù)及檔案控制點(diǎn)，如圖3所示。

圖2 工藝設(shè)備及工程軟件投資檔案管理控制圖

圖3 建筑安裝工程項(xiàng)目檔案管理控制圖

建筑安裝工程的報(bào)批手續(xù)文件多與政府部門相關(guān)，如果是民用產(chǎn)業(yè)的投資項(xiàng)目，立項(xiàng)階段還需要通過發(fā)展改革部門的審批，其余的部門為地方規(guī)劃委、建設(shè)廳、人防辦、綠化局、消防局、質(zhì)監(jiān)局等。各個(gè)報(bào)建流程和資料準(zhǔn)備存在相互的制約和交錯(cuò)關(guān)系，特殊環(huán)節(jié)還包括中央和軍隊(duì)在京項(xiàng)目施工計(jì)劃申報(bào)，涉密工程需辦理城市建設(shè)檔案備案。在施工開始后，建設(shè)單位需要對建設(shè)施工負(fù)責(zé)，準(zhǔn)備建設(shè)期間全部勘察、設(shè)計(jì)、施工以及其他綜合性的圖紙資料，組織項(xiàng)目驗(yàn)收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備及驗(yàn)收申請工作。

4.電子文件及檔案的管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展和信息化建設(shè)投入，越來越多的檔案文件變成了數(shù)字化資料，已有的檔案文件一定程度上也將逐步被數(shù)字化檔案替代，目前航天系統(tǒng)內(nèi)OA系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了請示和批復(fù)紅頭文件的電子化流轉(zhuǎn)及歸檔。“十三五”期間，國家各部門都將加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的數(shù)字化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。

電子檔案帶來的利益是顯而易見的，存儲(chǔ)將不再依賴于檔案室的規(guī)模，后期查閱也將變得更為簡便，如目前的工業(yè)網(wǎng)在實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案的同步伴生管理將能夠真正貫徹到項(xiàng)目的全生命周期和設(shè)備的全生命周期。通過工業(yè)網(wǎng)的互聯(lián)，企業(yè)可以獲取新增資產(chǎn)、存量資產(chǎn)的信息，以及具體單獨(dú)設(shè)備的狀況信息，為后期生產(chǎn)維護(hù)，生產(chǎn)派工提供手段，有效提高項(xiàng)目的投資效益。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目全生命周期的檔案伴生管理將是未來軍工企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的趨勢，這是項(xiàng)目合理規(guī)范建設(shè)的必要，也是企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)工業(yè)4.0、智能制造的技術(shù)途徑。未來的軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目將更多地追求效益和實(shí)現(xiàn)體系化，而電子化的檔案是建立信息數(shù)據(jù)庫的前提。企業(yè)和社會(huì)要不斷挖掘檔案的價(jià)值，真正把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國家安全和社會(huì)穩(wěn)定提供保障。