新時期高校檔案規范化管理淺析

廖昌蘭

摘要：高校檔案規范化管理，是提高高校檔案管理工作的重要手段，也是衡量高校檔案整體管理水平的重要指標。建立健全檔案管理制度，對檔案的質量全程跟蹤控制管理，提高檔案人員素質，是做好高校檔案規范化管理工作的保證。

關鍵詞：高校檔案管理? ?規范化? ?淺析

檔案的規范化管理，是提高高校檔案管理工作的重要手段，也是衡量高校檔案整體管理水平的重要指標，對于提高教學管理水平和人才培養質量具有重要意義。近年來，隨著高校檔案規范化管理的廣泛深入，高校檔案的規范化管理活動經歷了一個從認識到實踐，從實踐到提高的過程，管理水平普遍提高，管理力度不斷加大，管理經驗也不斷得到豐富。為了更好地滿足社會對檔案利用服務日益增長的需求，高校檔案管理部門應以習近平總書記新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習貫徹黨的十九大精神，牢牢抓住發展的歷史機遇，主動適應學校發展的需要，切實推進檔案工作規范化管理，促進高校檔案工作再上一個新臺階。

一、高校檔案規范化管理的根本保證：建立健全檔案管理體制

隨著檔案法規標準體系的不斷完善，標志著我國檔案工作法制化、規范化工作又有了新的進展，對規范高校檔案管理，提高高校檔案工作水平，服務高等教育與社會發展具有非常重要的意義。

（一）檔案法律法規為高校檔案規范化管理提供了強有力的制度保障

《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》是我國檔案工作的根本大法，隨著一系列檔案工作的行業規范標準的相繼出臺，如《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》、《會計檔案管理辦法》、《建設項目檔案管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等等，為高校檔案規范化管理提供了強有力的制度保障，標志著我國檔案工作法制化、規范化工作又有了新的進展。

2008年8月20日，教育部發布了《高等學校檔案管理辦法》（第27號令），這是國家檔案局與教育部聯合在原《普通高等學校檔案管理辦法》基礎上修訂的，充分體現了教育部、國家檔案局對高校檔案工作的高度重視。《高等學校檔案管理辦法》是指導新時期、新階段高校檔案工作科學發展的法規性和導向性的重要文件，為高校檔案工作在新的歷史時期實現快速、健康的發展提供了強有力的制度保障，對規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案具有積極的作用。

（二）建立和完善檔案管理制度是高校檔案規范化管理的可靠保證

首先，高校應當增強檔案意識，將檔案工作納入學校整體發展規劃。學校領導要重視檔案工作，切實解決檔案工作中存在的實際問題，將檔案工作列入議事日程，提供必要的工作經費保障。建立適應學校檔案工作需要的管理網絡，對全校各種門類和載體的檔案實行集中統一管理，做到“三個統一”： 統一領導、統一機構、統一制度。建立健全檔案工作的檢查、考核制度，將各部門歸檔案卷的完整率、齊全率以及歸檔時間等納入學校年終考核指標，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作。建立健全檔案人員崗位責任制，強化責任意識，明確檔案工作的分管領導，將檔案工作納入管理人員的崗位職責，切實增強全員抓好檔案工作的責任心和緊迫感。

其次，學校應當建立和完善檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、利用、保密以及學校重大活動檔案登記、檔案人員崗位責任等制度，為高校檔案規范化管理提供根本的制度保證。我校結合實際情況先后制定了檔案管理辦法、重大活動管理辦法、聲像檔案管理辦法等數十個規范化管理的規章制度，建立了檔案查閱、借閱、利用效果登記簿，制定了切實可行的歸檔范圍和保管期限表等，規范了各種門類、各種載體檔案材料的具體整理方法，統一了檔案的收集、整理、保管和移交等各個環節，初步建立健全了一整套與國家檔案法律法規相配套的，基本適合我校實際的規范性管理文件，為規范我校的檔案管理活動發揮了非常重要的作用。

二、高校檔案規范化管理的關鍵：檔案質量的全程跟蹤管理

高校檔案工作規范化管理的根本目標是促進案卷完整化、檢索利用便捷化，從而實現檔案保管利用價值的最大化。從文件的形成抓起，實施“以我為主”的部門立卷歸檔原則，明確立卷歸檔的范圍和重點，進行科學合理分類，對文件的形成積累、移交歸檔等關鍵環節進行全程質量跟蹤控制管理，不斷提高歸檔案卷質量，對推進高校檔案的規范化管理有極大的促進作用。

（一）文件材料形成的前端控制是推進檔案規范化管理的前提

檔案由文件轉化而來，文件是檔案的前身，沒有前期的文件形成，檔案管理工作也就成了無米之炊，沒有了物質基礎。因此，高校檔案的規范化管理需從源頭抓起，從文件材料形成伊始就維護其價值和意義。

首先，樹立文書處理工作規范化與檔案管理規范化同步進行的指導思想。做好文書處理工作是實現檔案管理規范化的重要基礎，高校文件材料形成部門應把住規范化入口關，做好實現檔案規范化管理的前期基礎工作。其次，加強文件制作規范化管理。文件制作的好壞，是影響檔案規范化管理的主要因素之一，直接影響檔案的案卷質量，在文件形成時應實行前端控制，做到三個基本要求：文件用紙質量要符合標準，文件字跡要牢固清晰，紙質和電子檔案材料應同步歸檔。通過解決好文件制作規范化、標準化問題，不斷提高文件實體質量，為高校檔案工作規范化管理打下牢固的工作基礎。

（二）立卷歸檔的過程跟蹤是推進高校檔案規范化管理的關鍵

立卷歸檔是高校檔案規范化管理的關鍵環節，立卷組合的無序和重復直接影響著高校檔案規范化管理。對立卷歸檔實施過程跟蹤全程管理應做到以下幾點：

第一，準確把握文件的價值，實行部門立卷歸檔制。學校各部門工作中形成的文件材料，需經檔案管理部門審核鑒定后方可進行預立卷工作，對已經結束現行使命的文件，不能“有文必檔”，經鑒定有保存價值的才能進入立卷歸檔程序，反之，則不能立卷歸檔，從源頭上杜絕文件歸檔不嚴謹的現象，避免日后出現檔案管理利用雜亂無章的無序狀態。

第二，明確歸檔范圍，進行合理分類。立卷方法的科學與否是決定和影響高校檔案規范化管理質量的操作性因素，高校檔案部門應監督、指導各部門科學地選擇整理環節，編制分類方案，明確歸檔的范圍、要求，遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，堅持“以我為主”的原則對本單位形成的文件進行立卷，從而提高檔案的保管利用價值。

第三，強化收集措施，有效地維護全宗的完整。文件材料收集完整與否是決定和影響檔案價值的重要因素，在歸檔工作中既要把握重點，分清主次，把住全宗的入口關，杜絕不該歸檔文件的混入，減少檔案管理中的重復率和信息冗余度;又要加強制度約束，采取多種措施規范檔案材料收集，特別是“帳外文件”收集，文件材料辦理完畢及時收集，人員變動及時收集，重大事件或活動結束后及時收集等等，從而有效地防止應歸檔文件的散失，維護全宗的完整性，為高校檔案規范化管理奠定堅實的工作基礎。

第四，規范歸檔程序，切實提高歸檔案卷質量。為了有效地保證和控制學校檔案的質量，高校檔案管理部門應定期對已經整理好的檔案進行質量檢查，針對存在的問題，提出整改意見，切實保證歸檔案卷質量達到國家的標準要求。在推進檔案規范化管理的工作進程中，高校檔案部門要高標準、嚴要求，從有利于檔案的分類和檢索出發，嚴格規范部門立卷歸檔的工作程序，不斷提高歸檔案卷質量，實現高校檔案規范化管理的質量控制。

三、高校檔案規范化管理的有效途徑：提高檔案人員素質

高校檔案管理最根本的問題是人員的素質問題。目前，檔案人員專業結構不合理，檔案隊伍素質偏低的現象制約了高校檔案的規范化管理，而提高檔案人員素質是實現高校檔案規范化管理的有效途徑。本著對歷史負責、對社會負責、對人民群眾負責的態度，高校檔案部門首先應優化人員隊伍結構，主動配備一些有敬業精神、業務能力強、相對穩定的檔案人員，努力提高檔案管理人員的素質，提高檔案管理水平，滿足社會對檔案利用服務日益增長的需求。

其次，積極開展檔案業務學習培訓和檔案業務指導工作，定期對部門兼職檔案員進行業務技能培訓。高校檔案管理部門不僅要強化檔案基礎知識，還要著眼于檔案的規范化、數字化管理，加強各種現代化知識和操作技術的學習，更好地適應檔案信息化建設和高校檔案事業發展的需要。加強對部門立卷歸檔的方法和流程等內容進行詳細指導，使檔案人員熟悉操作規程，提高實際操作能力，不斷提升檔案隊伍的整體業務能力，推動高校檔案的規范化管理健康發展，為社會經濟發展提供更優質的服務。

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（作者單位：西華大學檔案館）