探討加強城建檔案管理信息化建設的有效策略

彭利

[摘 要] 作為國家和城市發展的重要戰略資源，城建檔案是再現歷史和描繪未來的重要依據。社會的迅猛發展導致城建檔案信息量迅速增加，所以借助計算機技術、通信傳播技術和網絡技術等推動城建檔案管理信息化建設順利開展是必然趨勢。對此，文章主要闡述了城建檔案信息化建設的必要性，并對加強城建檔案管理信息化建設的有效策略進行了探討，以期推動城建檔案現代化的順利實現。

[關鍵詞] 城建檔案；信息化建設；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 057

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）07- 0141- 02

0 前 言

現階段，城市建設步伐的加快促進了城建檔案管理工作量的加大。相應的，調用、處理和分析這些城市建設基本信息難度日益加大，這就需要更準確、全面的城市建設檔案進行維護、管理、建設和規劃。在信息化技術不斷發展下，信息化技術快捷、準確、方便的特點逐漸被城建檔案管理部門認可，促進了城建檔案信息化管理的良好發展。

1 城建檔案信息化建設的必要性

1.1 提高工作效率

構建一種信息化的檔案管理模式，方便工作人員建立和查詢檔案。當前紙質檔案的管理加重了管理人員的工作任務，造成他們承受了較大的工作壓力，很容易發生錯誤[1]。在檔案管理中應用計算機技術可以給予工作人員幫助，提高其工作效率，降低工作難度，同時也使檔案儲存的占地空間得到了節省。

1.2 使城建檔案管理的服務更加全面

當前，在城建檔案管理中，計算機技術的應用不斷優化了檔案管理的服務質量，同時也影響了檔案機構中的人員設置，這在整體上對檔案管理工作的操作效果和服務性能進行了完善。借助計算機技術的檔案管理可以利用軟件單獨展開操作，有效整合資源。條理化儲存檔案信息可以為用戶展開信息查詢和操作提供方便。

1.3 操作效率較高

傳統的城建檔案管理需要在設備維護上投入諸多的經費和人力，是一項十分關鍵的支出成本；檔案管理人員素質參差不齊，也在一定程度上影響了檔案管理，同時一些城市的檔案管理制度缺乏完善性，也會危害城建檔案管理。計算機技術，可以使檔案管理工作人力工作量得到顯著減少，可以直觀有效地促進檔案管理和服務水平的提高，同時也使資源的高效配置得到優化，增強檔案管理的系統性。

1.4 持續性更好

傳統的城建檔案儲存和管理方式是在固定的地點存放紙質檔案，只要發生水災、火災等意外事件，就會對檔案帶來不可預計的損失，檔案的安全性、完整性難以得到保證。計算機信息化的檔案管理方式是通過網絡云技術的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類保存在計算機的服務器中，還可復制保存在異地，避免了因為災害事件造成檔案資料損失，使得檔案的保存持續性更加穩定。

2 城建檔案管理信息化建設的幾大核心要素

2.1 基礎設施建設

在城建檔案信息化建設中基礎設施是重要的物質保障，其充分體現了城建檔案信息化程度，是城建檔案信息化建設中不可缺少的重要組成部分，是對城建檔案信息資源進行開發利用和應用信息技術的重要前提。在基礎設施中檔案信息網絡發揮著極為重要的作用，其是檔案資源共享、信息傳輸的重要手段，是計算機、通信、檔案信息數據密切聯系在一起后衍生的產物[2]。

2.2 檔案信息資源建設

在國民經濟和社會發展中城建檔案信息占據著極為重要的位置，對其進行開發和利用是城建檔案信息化以及城建檔案信息化建設取得成效的重中之重[1]。對城建檔案信息資源進行開發利用的程度直接體現了檔案信息化水平的高低。首先，要運用相關技術充實和完善檔案信息數據庫，并和相關網絡系統實現互聯；其次，是數字化處理現有館（室）藏檔案，借助現代信息技術壓縮處理并轉化城建檔案信息資源，使其變成數字信息。

2.3 標準規范建設

現階段，計算機技術的應用越來越廣泛，辦公自動化的發展日益迅猛，網絡的不斷擴展和延伸，需要保證城建檔案信息的安全、可靠和真實，就要把遵循和城建檔案信息化建設相關的標準和規范建立起來。標準規范是城建檔案信息化建設的關鍵，主要包括電子檔案管理和電子文件歸檔，檔案信息的資源標識、管理、交換、查詢、存儲、描述和使用等，要逐步建設成具有中國特色的信息化標準規范體系。

2.4 應用系統建設

應用系統是采集、加工、管理、處理、存貯、傳遞城建檔案信息的各種應用軟件，其從技術上保障了城建檔案信息資源的開發利用和檔案信息網絡建設，和城建檔案信息化建設的質量和速度息息相關，是城建檔案信息化建設效益的集中體現。應用系統建設要和各單位辦公自動化、局域網建設保持同步。

3 加強城建檔案管理信息化建設策略

3.1 加強意識，確保檔案數字信息化建設的順利開展

城建檔案人員要具備城建檔案信息意識，檔案管理工作的信息化，應是以人為中心的信息化，其最終要借助“人”來推動，同時其主要目的也是為了使“人”得到更好的發展，從而將檔案事業的可持續發展實現，這就要求檔案管理人員把正確的思想意識樹立起來。城建檔案人員的積極主動性直接影響著信息化建設能否得到順利開展。城建檔案人員具備了城建檔案信息的意識，認識到城建檔案信息化建設的重要性，才能更好樹立較強的使命感和責任心，才可以積極主動地投入到城建檔案信息化建設中，將信息化過程中的每一項工作做好，主動將城建檔案信息融合和滲透展開思考，并同其社會信息一起發展。不斷增強城建檔案信息化意識，在城建檔案信息化建設中可以發揮積極影響，為城建檔案信息化建設提供有利條件，促進城建檔案信息化技術水平的不斷提升。

3.2 強化電子文件的采集工作，豐富城建檔案管理信息化內容

在新形勢下城建檔案信息化建設中，其電子文件主要包括電子文件顯示工具、電子文件承載工具、修改的電子計算機應用平臺、電子文件詳細內容[3]。其中，在構建城建檔案電子信息化系統的時候，應不斷加大采集和總結各類電子文件的力度，以確保城建檔案從以往的紙質檔案向數據化資料轉變。同時，借助對城建檔案電子應用系統進行全面維護，這對現代城建檔案數據資料安全性的提高極為有利，以保證城建檔案資料管理系統運行的健康性和穩定性，從而將城建檔案的利用效率提高。除此之外，立足于現階段城建檔案信息化數據儲存和查閱取材過程中存在的各種問題，需要確保城建檔案電子文件的可理解性、可實用性和可存取性。對城建檔案電子保存的標準化格式進行制定，保證城建檔案信息的采集和總結可以和所制定的內容與標準相符，以便于城建檔案資料和數據信息的資源共享全面實現，從根本上把現代城建檔案電子資料的利用空間拓寬。就城建電子文件收集的內容，應該嚴格遵循國家制定的相關要求，對城建檔案文件做好備份，有效避免城建檔案信息化管理中發生誤差，從而對城建檔案的利用造成影響。

3.3 注重開放平臺的搭建，保障檔案信息的可靠性、安全性

資源建設是檔案信息化的一大核心要素。怎樣確保信息的安全性、可靠性和正確性十分重要，同時也和檔案信息化利用率以及檔案信息化建設的成敗息息相關[3]。同時，需要在檔案信息化最初階段便把入選的范圍以及成果基本要求確定好，制定并分步驟落實計劃，把檔案信息的鑒定工作做好，將應急措施制定出來，運用全方位的安全措施，保障檔案信息化安全可靠。在借助局域網等提供信息服務過程中，檔案信息化成功不僅可以使多樣性的需求得到滿足、功能齊全，把檔案信息化數據庫的開放性維護好，又需要運用防止病毒入侵和黑客攻擊等安全措施保證檔案信息免受損害，確保檔案信息的長時間可持續利用。

3.4 加大投入力度，鞏固基礎

要想提升檔案管理的信息化水平，必須在資金和人力方面加大投入力度，使信息化基礎設施建設得到不斷加強。第一，要針對檔案信息化建設基礎設施加大投入力度。將檔案信息化資金列入各級財政預算之中，采用逐年投入的方法有效解決基礎設施運維和建設問題。要采用自主解決、外包服務、合作開放等形式，確保檔案信息化的創新性，通過各種渠道對信息化科研經費進行籌措。第二，要把檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施配備齊全。以管理信息化的技術要求和實踐要求為基礎，立足于既和工作需要相符又節約成本的原則，為檔案管理部門把專門的計算機和輔助設施配備好，如微縮設備、數碼相機、移動硬盤、UPS電源、服務器、復印機、掃描儀、打印機、刻錄機等，構建高效安全的檔案局域網絡，為確保檔案信息化工作順利開展和相關設施平穩安全運行創設有利條件。要第一時間對檔案信息化管理軟件進行開發和升級，確保其更加高效、順暢和便捷。

3.5 以人才建設為支撐，強化城建檔案管理的保障力度

檔案管理工作水平的高低和檔案價值的發揮息息相關，而管理人員的技術水平和業務素質是直接決定檔案信息管理水平的高低[4]。現階段，網絡技術和計算機技術的發展速度越來越快，在此形勢下，檔案信息化需要培養一批對檔案管理業務熟練，又懂計算機技術，具有數據庫管理系統知識、網絡知識的人才。城建檔案部門打造一支高素質的檔案隊伍，是城建檔案信息化的需要。從當前來說，應加大培養現有檔案工作者信息化意識的力度，促進檔案人員處理信息能力的提高，對信息資源管理理論和信息技術手段進行熟練運用，科學管理、有效開發利用檔案信息資源。要將行之有效的培養計劃制定出來，給予專、兼職檔案人員鼓勵，讓其借助在職培訓，對和檔案信息化有關的計算機應用基礎知識、現代水利管理技術知識、網絡技術知識和外語知識等進行學習，促進檔案工作者掌握和運用信息技術能力的提升，以和檔案信息化的發展相適應。

4 結 語

總而言之，在當前的信息化形勢下，城建檔案大勢所趨，也是新經濟常態下必須履行好的重要職責。城建檔案管理部門必須將管理理念轉變、加強信息化建設，推動城建檔案事業更好的發展。

主要參考文獻

[1]戴彥.檔案管理信息化建設的現狀及對策[J].城建檔案，2017（1）：25-26.

[2]葉李芳.數字化時代檔案管理信息化建設途徑探討[J].城建檔案，2017（3）：28-29.

[3]封云梅.新時期城建檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2017（2）：82-82.

[4]李靜波.城市建設檔案管理的困境與信息化改進策略[J].城建檔案，2017（9）：65-66.