信息化時代人事檔案管理模式創新路徑研究

賈坤濤

[摘 要] 在系統分析人事檔案管理內涵與特點的基礎上，結合信息化時代的發展訴求和客觀需求，強調信息化時代的人事檔案管理方式應當更加便捷、內容需要更加全面、安全必須更加可靠。通過總結傳統人事檔案管理模式在理念、人員和手段等方面的弊端和問題，進一步提出要樹立人事檔案信息化管理理念、培養人事檔案信息化管理人才和搭建人事檔案信息化管理平臺的信息化時代人事檔案管理模式創新路徑。

[關鍵詞] 信息化時代；人事檔案管理；模式創新；路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 058

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）07- 0143- 02

1 人事檔案管理的內涵與特點

人事檔案是人事信息存放的現實載體，詳細記錄著檔案所有者的個人信息，在現代人力資源管理中發揮著關鍵性作用。人事檔案管理是專門從事人事檔案收集存放、分類整理與調配使用等諸多環節的一項具有服務屬性的工作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內容，對個人和單位發展具有重要作用。

人事檔案管理的管理對象、管理內容、工作性質等決定了其具有以下幾個特點：一是真實有效性。人事檔案作為記錄個人履歷的載體和人力資源管理的主要依據，這就要求人事檔案管理必須保證內容真實、有效。二是內容全面性。人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實際需求了解其個人基本信息、學習成長經歷、思想政治狀況等方面的重要依據，因此人事檔案管理從內容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發生崗位變動、職務變動或單位變動時，人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機密性。人事檔案記錄著許多重要的個人信息，其中相當一部分信息屬于個人隱私機密，不適合對外公開，更要防止發生信息泄露，因而人事檔案管理工作要求確保人事檔案信息的絕對安全與保密，在何情況下都不可私自保存與泄露人事檔案的內容。五是功能服務性。人事檔案管理本質上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關工作提供服務的渠道，具有極強的服務屬性，人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個人發展和組織需要等相關工作的推進效率，較大程度節約人力資源管理相關工作的人力成本和時間成本。

2 信息化時代加強人事檔案管理的必要性

當前，人類社會已經發展至信息化時代。信息化時代的人事檔案管理需要融入信息化手段、符合信息化趨勢、彰顯信息化特點。尤其在高效、全面和安全三個方面，亟需構建滿足信息化時代要求的管理模式。

2.1 信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷

信息化時代，知識更新間隔極大縮短，對工作效率提出了更高要求。傳統模式的人事檔案管理已經不能適應信息化時代的效率需要，亟需實現更準確、更高效的信息化管理。

2.2 信息化時代的數據海量性要求人事檔案管理內容更加全面

數據是信息化時代的第一資源。對于人事檔案管理而言，既需要進一步豐富和完善傳統模式下的內容，更需要通過信息化手段強化內容管理。信息化時代，無紙化、信息化趨勢將滲透各行各業各個領域，人事檔案管理工作也不例外。這不僅有利于節約從事人事檔案管理的人力物力成本，也將帶來人事檔案管理的平臺換代和載體革新。因此，在信息化時代，必須盡快建立能夠支撐和承載內容更全面、調取更快速的人事檔案管理平臺。

2.3 信息化時代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠

信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發，小到用戶個人信息大到國家國防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發展、技術如何進步，隱私機密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對人事檔案管理而言，必須加強信息化平臺的安全系數，確保人事檔案所有者個人信息的安全性、隱私性和保密性。

3 信息化時代人事檔案管理存在的問題

傳統的人事檔案管理模式與信息化時代要求明顯脫節，需要進一步加強和改進。“在人事檔案管理工作中，大多數單位依然采用傳統的管理制度與模式，其制度與模式已經難以發揮應有的作用，也無法滿足單位用人對人事檔案使用的要求。創新人事檔案管理制度與模式，不僅有利于提高單位的核心競爭力，還有利于規范我國人才市場競爭。”[1]

3.1 管理理念與時代需求相脫節

在人事檔案管理理念層面，與時代需求相脫節，主要表現為不重視信息化對加強和改進人事檔案管理工作的重要意義，紙質化、人工化問題突出。一方面，很多單位依然停留在傳統的紙質材料收集、歸檔和保存上，信息化理念未能有效融入人事檔案管理工作的方方面面，紙質人事檔案未能體現信息化、數字化和電子化的趨勢和要求。另一方面，很多單位開展人事檔案管理工作時依然主要依賴人工操作甚至仍然采取純人工操作的手段，這不僅造成人力資源浪費，還不利于管理效率的提高，甚至會出現各種各樣的人為失誤，滿足不了信息化時代對人事檔案管理的各種需求，延緩了人事檔案管理的信息化進程，導致人事檔案的各項功能和價值不能實現最大化發揮。

3.2 管理人員與實際需求不匹配

在當前的人事檔案管理中，很多單位的工作人員往往不是專業出身，主要憑借自身的膚淺理解和其他工作經驗開展檔案收集、分類、保存、調取等工作。在實際情況中，這部分工作人員往往是單位內的“邊緣人”，不僅對人事檔案管理工作缺乏自己的思考和理解，甚至不懂得基本的電腦操作，無法滿足信息化時代對人事檔案管理工作的實際需求。應然狀態下的人事檔案管理不僅要求收集、整理和保存，還要具備科學的分類能力和專業的修復能力。以企業為例，“在信息化管理過程中，要求操作人員有足夠的專業素養和扎實的專業知識，以全面提升企業的信息化管理。”[2]

3.3 管理手段與創新需求不適應

創新是社會發展的不竭動力。由于對創新重視程度不足，傳統的人事檔案管理手段與創新需求不適應，主要表現在機制、內容和平臺三個方面。首先，人事檔案管理尚未建立信息化機制。傳統的人事檔案管理機制創新動力不足，依然過于強調人力資源和人工操作，體現創新的體制機制尚未建立，更缺乏科學合理的人事檔案管理信息化發展規劃，不能為信息化時代的人事檔案管理提供制度保障。其次，人事檔案管理內容缺乏可用性。受制于傳統人力資源限制，當前人事檔案管理的內容和形式大同小異，且不能隨人員流動實現實時更新、及時補充，檔案所有者的真實情況難以得到客觀、全面的反映。最后，人事檔案管理信息化平臺亟待建立完善。傳統的人事檔案管理更多依賴物理空間，特別是對人員數量較多、檔案材料較多的單位而言，對場地等硬件條件有現實需求。信息化平臺的缺乏，既造成了空間資源的極大浪費，也無法實現人事檔案相關信息資源的傳輸和利用。

4 信息化時代人事檔案管理模式創新路徑

4.1 樹立人事檔案信息化管理理念

一方面，要強化管理意識。要充分意識到人事檔案對個人發展的重要意義，充分認識到人事檔案需要強化管理。同時，人事檔案管理是一項專業化程度高、內容復雜、意義重大的服務性工作，真正實現在思想上高度重視，尤其是相關領導干部，要堅決避免將人事檔案管理工作作為安排“邊緣人”的“冷衙門”，切忌成為作風懶散、不求上進工作人員的“安樂窩”。

另一方面，要樹立信息化意識。身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。對人事檔案管理而言，要樹立信息化意識，用信息化手段推動傳統模式的人事檔案管理工作創新發展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務性等特點的充分發揮，實現人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

4.2 培養人事檔案信息化管理人才

“一支專業能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關鍵。”[3]一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術等相關專業人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術的專業人才隊伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強自身學習。現有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動適應信息化時代的挑戰，加強理論學習和技術實踐，不斷提升自身業務水平和專業能力。總之，要建立一支具備人事檔案管理知識體系、掌握信息化理念和技術以及終身學習意識能力的專業化人事檔案管理人才團隊，既能推動人事檔案管理不斷適應信息化要求、提高信息化水平，也能通過信息化技術的不斷發展和有效運用提高人事檔案管理的質量和效率。

4.3 搭建人事檔案信息化管理平臺

要加速人事檔案信息化管理平臺建設，充分利用網站、數據庫和新媒體搭建動態的、科學的、全面的、安全的人事檔案管理平臺，實現人事檔案管理的信息化、網絡化、數字化、自動化和遠程化，這是信息化時代人事檔案管理模式創新的根本路徑。綜合利用互聯網技術和大數據技術，搭建集信息收集、分類、存儲與調取等傳統功能于一體，并集成雙向互動、實時更新、比對分析、趨勢研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺，能夠有效降低人力物力財力的使用和浪費，節約物理空間和時間成本。更重要的是，信息化的人事檔案管理，將極大提升工作的精準度和效率性，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務質量，真正實現人事檔案管理工作的價值最大化。

主要參考文獻

[1]閔敏.創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江科學，2018（12）.

[2]安榮革.企業人事檔案信息化管理的實踐及思考[J].中國管理信息化，2017（14）.

[3]張曉波.關于人事檔案管理創新的幾點思考[J].中國管理信息化，2018（8）.