淺談檔案數字化的必要性及解決主要問題的對策

龐新林

[摘 要] 隨著電子化社會的快速發展，檔案管理的電子化趨勢越來越明顯。高效、快捷的電子辦公，在給人們帶來方便的同時，也有許多問題需要改進、完善。文章就此進行了論述并提出相關見解。

[關鍵詞] 檔案；管理；數字化；檔案資源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 060

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）07- 0147- 02

0 前 言

檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是各種實踐活動、研究成果的第一手資料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。近年，隨著檔案管理水平的不斷提高，尤其是電子信息化社會的不斷發展，在檔案管理的日常工作中，以前的檔案管理模式已不能適應當今社會便捷快速的發展節奏，這就使得檔案管理向著檔案數字化發展。檔案數字化即把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。數字化檔案管理相較于傳統的檔案管理擁有三大優勢：占用空間小，儲藏信息量大；實現了管理模式自動化，通過設計出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統，無需人工鑒別再分類運輸上架；查詢資料更加快。這就對電子檔案的存檔提出了新要求。

1 對檔案電子化的必要性

1.1 便于檔案借閱的管理

在實際工作中，經常需要借閱檔案資料作為參考，借紙質檔案容易損毀，容易丟失，有時更是年輕人跑腿，借給前輩使用，時間長，容易忘記歸還。再者，如果借閱者出差在外，本人無法完成實物檔案的借閱，且實物檔案占地又占重，也不方便出差途中的攜帶。筆者2017年做了一次單位檔案借閱及歸還情況的統計，情況如表1所示。

由表1可看出，借閱紙質檔案的數量逐年遞減，但歸還率并不見增加，雖然單位也發布了檔案借閱的規章制度，但是檔案利用期的長短不一，使得檔案難免不能百分百的按時歸還，而且即使歸還，也需要借閱者往返于辦公室和檔案室之間，造成人力資源的浪費。數字化檔案管理就可有效規避這些弊端，使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。要提倡讓數據多跑路，讓職工少跑路。通過對檔案的數字化處理及管理，使各種檔案資料能及時歸檔，并提供高效利用。當今的社會是信息化的社會，凡事追求效率、效益，檔案數字化管理使檔案的保存、查閱、利用變得快捷、準確。以前想要查找某個工程項目上的檔案，由多人在紙質檔案卡片堆中尋找，找到卡片只能說明有這份檔案，再由檔案人員拿著卡片，到檔案庫房中查找到想要的檔案實物，費時費力。事實上，隨著信息的超時空流動，檔案數字化已成為“無墻界檔案”，各種檔案庫也由實體保管基地變成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查詢權限，可以通過輸入關鍵字、詞，快速查詢到想要的信息，大大提高了辦公效率。

1.2 檔案數字化能有效保護原件

檔案以自身的原始性和記錄性特點區別于其他歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原本、原稿、孤本。因此，對檔案原件的保護顯得尤為重要。某單位于1962年建院，加上建院前就有檔案產生，時間跨度大，檔案產生的量多。由于當時的條件限制，檔案保管人員知識的欠缺，檔案保管缺少標準的存放空間，有些紙張變脆，更容易遭到破壞。該單位屬于綜合性的設計研究單位， 在實際工作中，經常會有各種情況如：報消防需要、工程改造等業主需要加曬圖紙的情況，不管是硫酸紙還是白圖的底圖，都不耐折損，在多次曬圖的過程中，極易造成原件污染、破損、斷裂等損傷。檔案利用量增多的同時，不可避免地會加大對原件的磨損。而把檔案數字化后，不僅可代替原件使用，保護了檔案原件，還有很重要的一條，就是對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。數字檔案前期的主要任務就是要加大檔案數字化處理工作，“存量檔案數字化，增量檔案數字化”，逐步實現由提供檔案實體轉為提供電子圖像[1]。

1.3 開發檔案資源，擴大檔案利用的影響及價值

為了更好地發揮檔案的利用價值，使用電腦的文件檢索功能，完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻——信息編輯成果。如把單位每年的發文做成匯編，可以協助辦公室輕松整理出當年的大事記；把某一項目的所有資料，包括文書、科技、設備、實物等統一整合出匯本目錄，最快捷的服務于項目管理者及設計者。把很多數據的信息總結成規律就是知識，知識投入到實踐中去，就轉換成了智慧。這項功能只有通過檔案電子化后才能輕松完成。并且，檔案管理電子化后，可以方便多份拷貝，使檔案利用的“孤本”狀態得到突破，同樣的一份文件可為其他所需要的人共享。還可把已開放的檔案傳到網上，以方便利用者無時間限制地進行檔案信息資源的上網查詢利用，以此擴大利用檔案的空間[2]，還可以同時送給領導及各個部門學習，擴大影響，拓寬服務范圍，另外有利于資源共享，對提高歸檔率也將起到積極的作用，使檔案部門的重要性彰顯，地位自然也就得到了提升。

1.4 提高了經濟效益

過去檔案管理主要依靠實物及紙質文本作為載體，使用人工服務這種原始的方式進行保管。隨著館藏量的不斷增多，能解決這一難題的唯一辦法，似乎就是不斷增加辦公人員及管理經費，致使檔案管理成效不盡人意，且管理成本長期居高不下。加上借閱人數多，檔案需多份歸檔，造成檔案庫房緊張，脹庫情況嚴重。在需要提供檔案服務時，參與的人員多，致使管理成本大幅上漲。例如在“5.12”汶川大地震后所搶救出來的眾多紙質檔案，后來被運送至四川省檔案學校進行搶救，相關資料表明，經過震后雨淋，很多檔案已發霉生蟲，甚至長出了蘑菇，如果不能及時搶救，會使紙張機械強度下降，滋生更多的霉菌，而如果這樣，在霉菌代謝物作用下，紙張酸度增加，甚至粘連成“檔案磚”。在這種嚴峻情況下，檔案學校組織了大量的人力，消耗了大量的物力財力進行搬運、搶救、修復，最終避免了檔案的二次受損。從這件實實在在的事件中，不難看出，檔案經過數字化后，使傳統的以紙質為載體的檔案轉化為機讀檔案，不僅節約了保管費用，還可做多重備份，并可異地保存，還可有效避免在遭受不可抗拒的損壞后，檔案信息能重新快速建立，還因為電子化后就不再需要多份重復歸檔，能釋放出檔案密集架，減輕庫房緊張的壓力。

2 雖然檔案數字化管理有諸多益處，但在實際工作中還是有許多問題需要解決

針對這些問題，結合筆者的工作經驗，有一些對策措施與大家分享。

2.1 由于各種文件存儲格式和軟硬件平臺的不同而造成的檔案

目錄數據庫與全文數據不能有效掛接，出現了找不著或不好找、不好用的問題，檔案數字化的利用效益沒能體現，如此就帶來了財力、物力、人力等各方面的資源浪費，不但不能有效幫助檔案管理，反而會成為阻礙檔案信息化、網絡化建設的進程。再者一個單位的所有電腦，配置不可能一樣，兼容性差，導致系統軟件移植性差。這就需要檔案部門經與信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，應認可幾種通用性較強的軟、硬件基礎設施，以保障其在存儲與運行中的穩定、安全，以更好地方便大家的工作。

2.2 除了電子設備的硬件之外，軟件工程也有待改善

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案管理電子化，首先要有現代化的人。從目前看，在檔案管理人員配置上，缺少專門的檔案管理人員，大部分都是由單位從其他部門的工作崗位上轉崗過來的，屬于“半路出家”型，既不具備專業的檔案管理知識，又不能夠熟練掌握計算機應用基礎知識，對檔案數字化的相關知識更是不得而知，他們普遍存在現代技術水平偏低，信息素質不高，信息處理能力不強，信息獲取能力差等不足，這樣就不能勝任檔案的電子化管理工作。這就要求檔案管理人員與檔案信息技術的發展步伐相適應，積極學習新知識，完善自己的知識結構，通過對新的信息技術的消化學習，以現代科技提高自我職業素質，在對傳統檔案管理方法熟練掌握的基礎上，也要熟練地掌握電腦知識及使用相關存儲設備的技能，從而成為檔案管理的全面人才，從工作重心和服務手段方面全面改革傳統檔案管理模式[2]。所以，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫，必須加強檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”的局面。

3 結 語

檔案數字化已經成為檔案工作的一項重要內容，新型數字化檔案管理將使傳統檔案管理實現高智能的技術型管理，而相關的工作人員主要任務也將以信息的收集，優質化的數字化管理，推動檔案事業不斷地向前發展。

主要參考文獻

[1]萬云青.以件為單位進行檔案開放鑒定的探討[J]. 檔案與建設 2015（5）：81.

[2]徐蔚.論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].檔案與建設.2015（10）：30.