用友ERP-U8 應用拓展
——基于與五星級酒店住宿業務的結合

何靈芝，楊瑞，李汶靜

（西南石油大學，四川 南充637000）

1 引言

ERP-U8 系統是ERP 下針對企業財務分析和管理的專業性決策平臺，其優勢主要在于財務處理較為全面，工作效率高，在降低企業人工成本的同時提高了工作的規范化程度[1]。我國對ERP-U8 系統的研究大致從2000 年開始，而在西方國家，可追溯至20 世紀七八十年代。結合對相關文獻的研究，不難發現對用友系統的研究主要著眼于企業管理水平和將它與其他財務工具進行對比等方面，又或者是對它在本科教育中所起的作用進行分析。

本項目充分考慮了財務管理專業和酒店管理專業的學科特點，將用友ERP-U8 軟件與星級酒店住宿業務結合，探索其潛在的對應關系。通過對南充市幾所準五星酒店的調研，發現他們的住宿業務管理系統與財務處理系統大多是分離的，即對同一業務要做兩次處理，極大地增加了人工成本和財務負擔。本文將基于此問題并結合酒店住宿業務對用友ERP-U8系統做出初步結合與設計。

2 用友ERP-U8 與酒店業務的結合

2.1 ERP-U8 功能介紹

用友ERP-U8 是企業資源計劃（ERP）下針對企業財務分析和管理的專業性規范軟件，主要包括財務子系統和供應鏈系統[2]，本文基于酒店住房管理系統的性質和功能需要，主要采用供應鏈系統下的采購管理系統、庫存管理系統和銷售管理系統。

采購管理系統對采購業務進行管理和控制，包含請購、訂單管理、發票管理和結算等功能，除了普通的采購業務外，還可以處理委托代銷、庫存轉儲等特殊采購業務。

庫存管理系統分為入庫（采購、生產和其他）和出庫（材料、銷售和其他）兩個方面。需注意的是，它與存貨核算系統有本質上的區別，庫存系統主要依據采購訂單、銷售訂單和出入庫單對物流信息進行管理和記錄，而存貨核算系統主要是計算存貨成本和控制企業現金流。

銷售管理系統管理企業的各項銷售業務，包括銷售訂貨、發貨、發票管理等[3]。該系統不僅能處理普通銷售業務，還能處理特殊銷售業務，例如委托代銷、折價銷售和銷售退回。

2.2 當前酒店住宿業務系統的分析

酒店住宿業務系統主要是依托現代計算機技術，提高客房質量和經濟效益的管理平臺。其本質任務是要使客房服務在更加流程化的同時又與時俱進，愈加貼近消費者與酒店工作人員的需求。因此，研究酒店住宿業務系統應首先明確酒店的客房管理流程。

2.2.1 酒店客房服務流程分析

酒店的客房服務主要涉及預定、入住登記、退房等。當然，現階段的酒店住宿業務系統大多還包含了個性化信息。以下是酒店發生住宿需求時的基本流程，主要涉及客戶、前臺人員、樓層管理人員和財務人員：客戶需要入住時，前臺在呼叫樓層主管核實房態后填寫客戶信息并辦理登記；客戶有退房需求時，前臺在再次向樓層管理人員確認客戶的消費信息和核實客房物品后為其辦理退房并將相關財務信息傳遞給財務，財務人員依據接收的信息做賬務處理，統計客房經營狀況[4]。

從以上流程中不難看出在涉及的職務人員中，前臺和樓層主管是住宿業務系統的主要參與者。前臺工作人員需要從住宿業務系統中得到信息，并對信息進行更改與添加。而客房主管則需要通過住宿業務系統查看主營業務收入與主體經營情況[5]。

2.2.2 住宿業務與住宿業務系統的聯系

了解了酒店的住宿業務主要流程與涉及部門以后，能更加明確酒店的真實業務與業務系統之間的聯系，如下：前臺在向樓層管理人員確認好房態之后進入住宿業務系統錄入客戶信息，此時系統會自動顯示客戶所屬分類；辦理退房時，再次進入住宿業務系統登記退房信息。同時，財務人員通過系統接收財務信息并進行賬務處理，客房部人員核實客房消費反饋給系統。同時，大多數酒店住宿業務系統都帶有個性化信息，星級酒店也應將自己掌握的客戶信息與特殊需求輸入到系統中。

因此，在研究與開發客房住宿業務系統時，應包括客戶信息、入住時間、入住天數、預定信息、房態盤點、客戶消費等模塊。

3 ERP-U8 系統與酒店住宿業務系統的對應關系

通過對用友系統的探索，我們將供應鏈系統的部分功能與酒店住宿管理系統的基礎功能進行對比并找出對應關系，以此對ERP-U8 系統做出關于酒店住宿業務系統的基礎改進。實驗相關數據如下：

賬套號（酒店名稱）：111

在系統管理模塊中執行“權限/用戶”命令，進行酒店管理人員工作崗位設置：前臺11、大堂經理12、財務人員13、樓層管理人員14。

在企業應用平臺基礎設置中，執行“基礎檔案/存貨檔案”命令，進行客房基礎設置：

?

在庫存管理“期初結存”中做產品設置，進行酒店客房可用量與現存量查詢。

星級酒店的服務對象除了一般散客還有長期的VIP 客戶，所以我們需要在用友系統中對客戶檔案進行設置。在“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案/客商信息/客戶檔案”，進行客戶分類：

?

一項完整的住宿業務包括空房、入住、清理這三個基本環節，所以需要在“基礎檔案/存貨分類”中設置客房狀態和各類房間單價，具體流程如下：產品入庫單（空房）→產品出庫單（已入住）→采購單（維修打掃）。

4 結語

將電子系統應用到星級酒店住宿業務中是提高服務效率的一種常見現象，本開放實驗通過對酒店住宿業務和用友系統的深入了解，得到了ERP-U8 供銷存系統與酒店住宿業務的對應關系。不僅提高了酒店管理與財務管理兩大專業的聯系，也創新了用友ERP-U8 的服務對象和產品市場。雖然現在ERP-U8 與星級酒店住宿業務的結合正處于一個初期設計階段，還需要專業技術人員對其進行調試和改善，但這也的確是ERP-U8 的一個跨行業新研究點，一旦對軟件進行了便捷通道加速，則可大幅節約酒店的運營成本，并為用友系統帶來新的經濟增長點。