高校圖書館圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”質(zhì)量控制研究

李迪

摘 要：圖書外包加工是目前許多高校圖書館普遍采用的一種圖書加工方式。文章分析了圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”的成因及意義，指出了高校圖書館圖書加工業(yè)務(wù)外包中遇到的問(wèn)題，提出了圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”的質(zhì)量控制方法。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；加工業(yè)務(wù)；“外包內(nèi)做”；質(zhì)量控制

中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2019）05-0037-03

圖書館業(yè)務(wù)外包的理念來(lái)源于企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式，業(yè)務(wù)外包在圖書館中的應(yīng)用首先起源于美國(guó)法律專業(yè)圖書館，后又在公共圖書館、大專院校圖書館得到應(yīng)用。有關(guān)資料顯示，國(guó)外早期的圖書外包服務(wù)是組織大學(xué)生勤工儉學(xué)，從事圖書加工、排架等簡(jiǎn)單的服務(wù)形式。而隨著不同類型圖書館外包業(yè)務(wù)的不斷深入，圖書外包模式逐漸被我國(guó)圖書館界所接受，也由最初的簡(jiǎn)單事務(wù)性外包方式逐漸轉(zhuǎn)向圖書館核心業(yè)務(wù)外包的方式。

1 高校圖書館圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”的成因及意義

近年來(lái)隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校圖書館的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)大幅增加，購(gòu)書量也隨之不斷增多，在一定程度上增加了采編人員的工作量。信息技術(shù)的發(fā)展和圖書館工作重心的轉(zhuǎn)移正改變著傳統(tǒng)圖書館的運(yùn)作模式。在此背景下，圖書業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生。

圖書業(yè)務(wù)外包是指圖書館借用企業(yè)外包服務(wù)的理念，將非核心的業(yè)務(wù)交給社會(huì)組織完成，通常由圖書供貨商來(lái)完成，便于圖書館將更多的時(shí)間和精力投入核心業(yè)務(wù)的一種行為。近年來(lái)，業(yè)務(wù)外包的理念已在我國(guó)圖書館界興起，業(yè)務(wù)外包所彰顯的優(yōu)勢(shì)已吸引了許多中小型高校圖書館，其相繼開(kāi)始了圖書館業(yè)務(wù)外包的諸多實(shí)踐，其中尤以采編業(yè)務(wù)外包更為突出和普遍[1]。圖書業(yè)務(wù)外包的模式有兩種：一是到館加工。即圖書供貨商根據(jù)圖書館的要求，指派專業(yè)編目人員及圖書加工人員到館完成圖書分類、編目、加工的模式。二是館外加工。圖書供貨商將圖書在館外根據(jù)事先簽訂或達(dá)成的合作協(xié)議對(duì)圖書分類、分編、加工。而圖書加工所需的設(shè)備及輔助材料都由圖書供貨商提供，并按圖書館的相關(guān)要求進(jìn)行加工，直至驗(yàn)收并送交流通。目前，高校圖書館多采用第一種外包模式，這種模式在業(yè)內(nèi)被稱為“外包內(nèi)作”（亦稱為“外包內(nèi)干”“外包內(nèi)做”）[2]。圖書加工業(yè)務(wù)外包讓圖書館工作人員從繁重的圖書加工工作中解脫出來(lái)，使之有更多的時(shí)間開(kāi)展用戶服務(wù)研究，提升服務(wù)質(zhì)量。

2 圖書加工業(yè)務(wù)外包中遇到的問(wèn)題

2.1 加工質(zhì)量不合格

圖書加工業(yè)務(wù)外包模式加快了圖書加工速度，緩解了分編著錄工作的壓力，提高了新書的利用率。但是，由于種種原因，圖書館的圖書加工外包也存在加工質(zhì)量不合格的問(wèn)題，究其原因主要有以下三點(diǎn)：一是圖書加工人員素質(zhì)和水平參差不齊。加工人員對(duì)分類法、著錄規(guī)則、機(jī)讀目錄格式等知識(shí)掌握不夠，造成圖書加工質(zhì)量不過(guò)關(guān)。二是由于圖書供貨商的加工人員流動(dòng)性較大，在人員銜接過(guò)程中容易出現(xiàn)問(wèn)題。三是編目規(guī)則混淆。由于圖書加工人員同時(shí)為多家圖書館進(jìn)行加工服務(wù)，掌握有多家圖書館的編目規(guī)則，而每家圖書館都有各自的編目規(guī)則，導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

2.2 發(fā)貨失誤

每家圖書館都有其館藏特色，對(duì)不同種類圖書也存在不同復(fù)本量的要求。隨著電子資源的廣泛應(yīng)用，高校圖書館的館藏結(jié)構(gòu)隨之發(fā)生變化，體現(xiàn)為復(fù)本量不斷降低，圖書種類逐年增加，這種變化也提高了圖書供貨商的供貨難度，如到貨復(fù)本量和圖書發(fā)訂復(fù)本量不符、圖書價(jià)格不符等，導(dǎo)致供貨出錯(cuò)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3 高校圖書館圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”質(zhì)量控制方法

遼寧中醫(yī)藥大學(xué)圖書館（以下簡(jiǎn)稱“本館”）使用的是匯文圖書館管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)自1999年起在全國(guó)圖書館范圍內(nèi)推廣，到目前為止已被我國(guó)近千家知名高校和公共圖書館選用[3]。隨著圖書館管理系統(tǒng)功能的不斷完善，結(jié)合圖書加工業(yè)務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)的積累，本館摸索出一套用于高校圖書館圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”的質(zhì)量控制方法。該方法不僅適用于高校圖書館，還為公共圖書館圖書加工業(yè)務(wù)提供參考。

3.1 圖書加工外包程序文件的建立

圖書加工外包程序文件包括工作職責(zé)、加工流程、記錄存檔等各項(xiàng)內(nèi)容，目的是為了使圖書加工工作更加正規(guī)化、系統(tǒng)化。

3.1.1 工作職責(zé)。工作職責(zé)是指在工作中所負(fù)責(zé)的范圍和所承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。圖書館和圖書供貨商需要對(duì)圖書加工業(yè)務(wù)及相關(guān)事宜進(jìn)行協(xié)商，圖書供貨商要全權(quán)負(fù)責(zé)圖書加工質(zhì)量，如出現(xiàn)問(wèn)題便于落實(shí)責(zé)任及問(wèn)題的解決。

3.1.2 加工流程。通常情況下，圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)做”加工流程如圖1所示。其中，虛線框內(nèi)為“外包內(nèi)做”的加工部分。“外包內(nèi)做”環(huán)節(jié)中的核對(duì)工作是加工環(huán)節(jié)中的重要組成部分。圖書到館后，加工人員需核對(duì)發(fā)貨清單和到貨圖書是否完全相符；在圖書驗(yàn)收登賬環(huán)節(jié)需核對(duì)圖書價(jià)格，并檢查到貨圖書和發(fā)訂圖書復(fù)本是否相同。在驗(yàn)收過(guò)程中，匯文圖書館管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配驗(yàn)收記錄和訂購(gòu)記錄，如系統(tǒng)提示“無(wú)發(fā)訂記錄”則表明到貨圖書和發(fā)訂記錄不匹配。這些問(wèn)題都需要加工人員及時(shí)記錄并上報(bào)，待相關(guān)人員查明原因后再做進(jìn)一步處理。

3.1.3 記錄存檔。在圖書外包加工過(guò)程中，加工人員需在各個(gè)環(huán)節(jié)留存記錄，其中包括每包圖書的包清單、每一批到貨圖書的批次發(fā)貨詳單等。另外，驗(yàn)收過(guò)程中的各個(gè)批次的電子數(shù)據(jù)也應(yīng)留存?zhèn)浞荩ＷC每個(gè)階段的數(shù)據(jù)都能完整地保存、歸檔。

3.2 圖書加工外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制定

圖書加工外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是判斷圖書加工質(zhì)量的重要依據(jù)，其內(nèi)容包括每一冊(cè)圖書中磁條的數(shù)量、放置位置、書標(biāo)規(guī)格、書標(biāo)粘貼位置、條形碼粘貼位置、館藏章加蓋位置等信息。圖書加工外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還包括范例及特殊情況：條形碼要求粘貼的位置如出現(xiàn)遮擋正題名或其他重要內(nèi)容時(shí)的處理方法；一些特殊裝訂形式的圖書，如騎馬釘裝訂、經(jīng)折裝、圈裝等形式的圖書裝訂處理方式，這些都應(yīng)在圖書加工外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中列出相關(guān)示例，以幫助圖書加工人員更好地理解和比對(duì)。

3.3 確立圖書外包工作檢查機(jī)制

圖書外包工作檢查是圖書上架前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。檢查流程如果設(shè)計(jì)不當(dāng)，將會(huì)導(dǎo)致圖書的流通率下降，因此圖書館要從圖書加工環(huán)節(jié)、圖書驗(yàn)收環(huán)節(jié)、典藏地址等環(huán)節(jié)確立圖書外包工作檢查機(jī)制。

3.3.1 圖書加工檢查環(huán)節(jié)。圖書加工環(huán)節(jié)主要是檢查磁條、條碼位置、書標(biāo)、館藏章等。圖書加工環(huán)節(jié)的檢查主要以抽查為檢查手段，用統(tǒng)計(jì)抽查法進(jìn)行檢驗(yàn)。統(tǒng)計(jì)抽查法是運(yùn)用概率論原理，遵循隨機(jī)原則，從被查總體中抽出樣本進(jìn)行檢查，并根據(jù)對(duì)樣本的檢查結(jié)果推斷總體情況的一種抽樣檢查方法。在具體實(shí)施過(guò)程中，加工人員應(yīng)以不低于5%的抽查率對(duì)加工后的圖書進(jìn)行隨機(jī)抽查，確保圖書加工質(zhì)量。

3.3.2 圖書驗(yàn)收檢查環(huán)節(jié)。驗(yàn)收檢查主要是針對(duì)圖書驗(yàn)收過(guò)程中是否存在發(fā)訂數(shù)據(jù)以外的圖書進(jìn)行驗(yàn)收和圖書價(jià)格是否存在驗(yàn)收錯(cuò)誤的問(wèn)題。該環(huán)節(jié)關(guān)系到圖書館的財(cái)產(chǎn)問(wèn)題，所以不能采用抽查的方式，而要對(duì)所有的賬目進(jìn)行梳理。筆者通過(guò)研究匯文圖書館管理系統(tǒng)提出了以下兩種檢驗(yàn)方法：（1）通過(guò)匯文圖書館管理系統(tǒng)的采訪程序進(jìn)入驗(yàn)收模塊，核對(duì)是否存在驗(yàn)收時(shí)無(wú)法匹配發(fā)訂數(shù)據(jù)的情況。在匯文圖書館管理系統(tǒng)的驗(yàn)收模塊中，每一本書都有對(duì)應(yīng)的征訂號(hào)，征訂號(hào)就是發(fā)訂時(shí)留下的記錄。如果征訂號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成，便可以確認(rèn)這條驗(yàn)收記錄沒(méi)有匹配發(fā)訂記錄，屬于有爭(zhēng)議圖書。此時(shí)需要驗(yàn)收人員重新核定，并按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（2）通過(guò)匯文圖書館管理系統(tǒng)導(dǎo)出財(cái)產(chǎn)賬目清單和圖書供貨商的發(fā)貨詳單進(jìn)行比對(duì)。由于圖書館在驗(yàn)收時(shí)已經(jīng)嚴(yán)格要求加工人員核對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的驗(yàn)收價(jià)格和圖書定價(jià)，所以導(dǎo)出的賬目信息和圖書供貨商的發(fā)貨清單如能夠完全匹配，即表明賬目準(zhǔn)確無(wú)誤。數(shù)據(jù)比對(duì)可通過(guò)SQL數(shù)據(jù)庫(kù)完成，也可以通過(guò)Excel函數(shù)中的Vlookup命令完成。經(jīng)過(guò)比對(duì)，如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，其原因有以下三種：一是圖書供貨商提供的發(fā)貨數(shù)據(jù)存在問(wèn)題。在驗(yàn)收過(guò)程中，相關(guān)人員會(huì)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行記錄，并歸檔保存，因此，相關(guān)人員可以很快找出相關(guān)問(wèn)題的原數(shù)據(jù)，判定責(zé)任方，進(jìn)一步協(xié)調(diào)解決。二是到貨圖書和發(fā)貨圖書不符，這種情況主要表現(xiàn)為圖書復(fù)本不符。在圖書驗(yàn)收過(guò)程中，圖書裝訂錯(cuò)誤或印刷質(zhì)量問(wèn)題比較常見(jiàn)，這種存在問(wèn)題的圖書會(huì)在驗(yàn)收過(guò)程中被驗(yàn)收人員挑出，所以存在驗(yàn)收數(shù)量小于到貨數(shù)量的情況。工作人員將這部分圖書統(tǒng)一篩選出來(lái)，并進(jìn)行詳細(xì)記錄，按指定位置存放。三是圖書供貨商提供的發(fā)貨清單上的圖書價(jià)格和系統(tǒng)內(nèi)的驗(yàn)收價(jià)格不匹配。例如，科學(xué)出版社的POD圖書（按需印刷）的按需印刷數(shù)量較少，所以價(jià)格會(huì)有不同程度的浮動(dòng)。POD圖書價(jià)格會(huì)比采訪時(shí)圖書的單價(jià)要高，一旦出現(xiàn)這種情況，相關(guān)人員需通過(guò)CALIS聯(lián)合目錄檢索核查，必要時(shí)還需對(duì)照?qǐng)D書，核對(duì)價(jià)格。

3.3.3 典藏地址的檢查。本館對(duì)典藏地址的檢查仍采用抽檢的形式，檢查方法和圖書加工中的檢查方法相似，目的在于檢查圖書典藏地址是否正確。因?yàn)楸攫^是總分館架構(gòu)，并且有種子書庫(kù)，圖書典藏地址較多，所以該檢查環(huán)節(jié)尤為重要，經(jīng)抽檢后圖書典藏地址正確無(wú)誤，則加工后的圖書可以進(jìn)入流通環(huán)節(jié)。

4 結(jié)語(yǔ)

圖書館業(yè)務(wù)外包是建立在價(jià)值共生和資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)上[4]，采編業(yè)務(wù)外包體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過(guò)程中職能社會(huì)化的必然趨勢(shì)，是現(xiàn)代圖書館管理模式的體現(xiàn)。筆者就當(dāng)前圖書外包加工質(zhì)量控制工作面臨的普遍問(wèn)題，提出了建立圖書外包加工程序文件、制訂圖書加工外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確立圖書外包工作檢查機(jī)制等舉措，提升了圖書加工外包工作的質(zhì)量，對(duì)高校圖書館建設(shè)和發(fā)展起到了推動(dòng)性作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 宇紅，繞思軍.外包制勝：華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)踐與思考[J].圖書館雜志，2006（3）：51-54.

[2] 鐵茜，王嬿，劉衛(wèi)武.圖書館圖書加工業(yè)務(wù)“外包內(nèi)作”的法律風(fēng)險(xiǎn)探析[J].圖書館建設(shè)，2016（10）：22-25.

[3] 陳貞諭.匯文系統(tǒng)在高校圖書館期刊管理中的應(yīng)用探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（12）：56-57.

[4] 白蘇紅.圖書館業(yè)務(wù)外包的影響因素、組織方式及其治理[J].圖書館，2015（1）：104-108.

（編校：馬懷云）