外文圖書招標采購的優化策略研究

喬金 平安

摘 要：外文圖書招標采購是圖書館文獻資源建設中的一項重要任務，受到業界的廣泛重視。鑒于外文圖書招標頭緒繁雜、制約因素多，文章從外文圖書招標的分包設計以及對投標方的監管兩方面著手，提出了圖書館外文文獻資源招標采購優化策略，以期為圖書館外文圖書招標采購工作的規范化與科學化提供參考，促進圖書館外文圖書招標采購工作更加有效地開展。關鍵詞：圖書館；外文圖書；招標采購

中圖分類號：G253.1 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2019）05-0072-03

自《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》頒布實施至今，經過10多年的發展，通過招標方式購置外文圖書已逐漸成為圖書館采購的主要渠道。外文圖書是圖書館藏書的重要組成部分，在圖書館文獻資源建設中占有重要地位。從招標內容和質量方面看，外文圖書招標采購相對于中文圖書招標采購具有遴選的出版社多，圖書遴選要求高、難度大，圖書到貨周期長及圖書采購流程更為復雜等特點。近年來，我國圖書館界圍繞圖書招標采購的研究雖然有很多，但多數偏向論證中文圖書招標采購工作中的問題及解決思路，對于外文圖書招標采購優化策略的研究相對較少。據此，筆者將招標采購的研究對象進一步細化，從國家圖書館外文圖書招標采購的具體工作實踐出發，總結近年來外文圖書招標采購中遇到的難點問題，并提出關于外文圖書招標采購的優化策略。

1 圖書招標采購的主要流程

1.1 招標

隨著市場經濟的發展，圖書市場空前活躍與繁榮，圖書館的外文圖書招標工作要根據有關規定、原則和館內實際情況及要求，在充分調研的基礎上編制出科學合理的招標文件。招標人按招標文件規定的時間召開發標會議，向投標人發放招標文件及有關資料。

1.2 投標和開標

投標是投標人根據招標書響應招標、參加投標競爭的行為。投標人根據招標文件編制投標書，招標人根據投標書對其進行評價，投標人應該如實填寫相關內容。開標由招標人主持，所有的投標人代表和相關人員在監督機構的監督下公開進行投標程序。招標人依據招標文件規定的時間和地點，開啟所有投標人按規定提交的投標文件，公開宣布投標人的名稱、投標價格及招標文件中要求的主要內容。

1.3 評標、中標及簽訂合同

開標后，圖書館應立即組織評標以保證招標活動的公正與效率。評標由依法組建的評標委員會負責，按照規定需回避的人員不得擔任評委。評標委員會根據招標文件規定的評標方法，對投標人的投標文件按程序要求進行全面、認真、系統的評審和比較后，確定中標候選人，并標明排列順序。招標人根據招標文件要求和評標委員會推薦的合格中標候選人確定中標人，并對中標結果按有關要求進行公示。中標人應依法簽訂書面合同，簽訂的合同是甲乙雙方共同遵守的法律文件，圖書館對書商的要求應盡可能詳細地寫入合同，以保證整個合同期的供書質量及服務質量。

2 外文圖書招標采購存在的問題

2.1 外文圖書招標采購情況復雜，制約因素多

外文圖書招標采購不同于設備、貨物等標準化物品的招標，也有別于中文圖書的招標。中文圖書招標較容易確定出版社、采購數量和出版物名稱等信息，也可以較為清晰地劃分分包范圍。而圖書館在采購外文圖書時面對的國外出版社有上萬家，需要從每年上百萬冊新書中遴選出適合館藏的圖書，因而外文圖書采購具有訂購批次多、到貨周期長、書目不確定、圖書價格不透明等特點[1]，并且是在一個時間段內持續的采購行為，而非短期或一次性的采購活動。

外文書刊價格構成較為復雜，不僅有目錄報價、關稅變動，還有加乘系數等，參考值較多，不像中文書刊價格易于把握[2]。外文圖書采購流程復雜，其報關、入關、審查、運輸環節都增加了到貨時間的不確定性以及運輸成本。此外，外文圖書的采購數量受人民幣匯率影響較大，如人民幣對其他主要外幣價格發生貶值，則對應購買的外文圖書實洋增加，這意味著圖書館每年相對固定的購書經費可以采購的圖書數量會相應減少，不利于圖書館的文獻資源建設。

2.2 外文圖書招標分包設計難度大

由于外文圖書在招標時能確定的只有上級單位審批后下撥的購書經費預算的實際采購總金額，而沒有對采購數量和單價等做具體規定，因此大多數圖書館招的是“資格標”，這就需要進行招標分包設計。外文圖書出版行業比較復雜，主要體現在外文出版地域范圍廣，除北美、歐洲、日本等傳統外文圖書出版強國外，其他地區和國家也出版相當數量的各語種的外文圖書。此外，國外出版社之間的隸屬關系復雜，如出版社兼并重組，整體轉讓或部分轉讓事件頻繁，這些因素都為外文圖書招標分包的制定帶來了困難。由于各類型國外出版社的出版特色、出版數量、學術質量、定價策略不同，因此如何科學合理地制定分包設計，是圖書館招標工作的基本要件，也是難點問題之一。

2.3 對外文圖書招標供應商的要求高

外文圖書招標比中文圖書困難和復雜，書商除要具備中文書商資質外，還需具備進出口營業證，同時要求商家有一定的人力資源為終端用戶提供良好的外文文獻信息及難度更大的附加服務[3]。由于外文圖書單價昂貴，且對于外文圖書入藏的專業性和學術性要求較高，因此多數圖書館對外文文獻資源建設的要求以少而精為主。隨著圖書館的發展，圖書館對供應商專業化的服務能力要求越來越高，由原來單一的采購需求擴展到多方面的服務需求，如要求投標方熟悉圖書館的館藏要求、采購流程、編目數據格式、自動化系統、加工要求等[4]。以國家圖書館為例，該館的外文采訪方針是“外文求精”，同時采選又分為全面采選、重點采選、適當采選和不予采選四個等級，具有學科完整、覆蓋地區廣泛、多種類、多語種、多版次、不采購復本、有精裝則不采購平裝版本等特點。在招標需求中，國家圖書館很注重投標方在書目報道方面的編目專業水平，要求其能夠編制符合國家圖書館需要的學科范圍，有的放矢地報道高質量的外文書目。

2.4 外文圖書招標對投標方履約能力監管困難

從圖書館招標采購的實踐看，對投標方缺乏行之有效的評估考核標準是目前我國圖書館外文書刊招標采購中存在的另一個難點問題。雖然采購合同規定了服務的基本內容，如到貨率、到貨時間、圖書品相、原始碼洋、增值服務等，也規定了相應的違約責任，但在實際執行過程中缺乏靈活且行之有效的考核評估手段。圖書館易于考核的內容包括投標方發票清單是否完整、準確，價格有無出入，駐館服務加工是否符合業務規范等，而對于體現投標方履約能力的指標，如書目信息收集能力、到貨率、退書等內容，仍缺乏科學合理且易于操作的標準。

3 外文圖書招標采購的優化策略

圖書館在文獻資源建設中引入招標采購，可以依法保護自身的權益，有效提高采購經費的使用效益，不僅節約了購書成本，還有利于獲得更多的配套增值服務，能夠促進文獻采訪業務的發展，規范采購行為，以及減少腐敗現象的發生。因此，建立合理規范的外文圖書招標流程以及行之有效的監管機制，逐漸成為目前圖書館文獻資源建設的重要內容之一。筆者根據多年工作實踐，主要從外文圖書招標的分包設計及對投標方的監管兩個方面，介紹外文圖書采購的經驗和方法。

3.1 注重招標分包設計的合理性，建立分包激勵機制

3.1.1 分包的合理性策略。通過分析國內外書商提供的外文書目信息，合理安排出版社分包內容是圖書館外文圖書招標工作的一個核心環節。按照圖書館文獻資源建設要求，分包可以兼顧出版社供書能力、各分包金額、出版社的涵蓋率、重點出版社的保障率等四個方面，確保各出版社書目報道的連續性和完整性，保證圖書館可以每年順利入藏優質的新書出版物。

3.1.2 分包的公平性策略。通常來講，重點出版社的圖書學術價值普遍較高，供書渠道也較為通暢，且圖書定價較為合理，外文圖書投標方給的折扣率普遍較低。而自助出版社和中小型出版社的圖書學術價值有限，且供書渠道不太通暢，定價策略不穩定，有時還會出現價格虛高現象，圖書館遴選圖書的選中率低，但外文圖書投標方給的折扣率通常較高。因此，圖書館在分包的時候，應充分考慮投標方的綜合服務能力，抵制低價中標，對于綜合能力較強的投標方應給予較多的分包，盡量發揮其強大的海外圖書搜尋能力；對于綜合能力有限的投標方，也應該給予其一定的分包機會，如可以給其一些重點出版社的分包，這既不會影響圖書館的文獻資源建設，又能較公平地促進各投標方之間的良性競爭。

3.1.3 分包的激勵策略。圖書館在對出版社分包設計過程中，一定要在出版社的遴選方面下足功夫，重點采選規模大、口碑好的出版社，并對采選數量和采選比例做好規劃；對于不符合館藏要求且口碑較差的出版社，應當建立慎選出版社名單，提醒投標方盡量不要耗費精力對其進行過度的書目報道；對于一些供貨渠道受限的大學出版社、中小出版社、學會（協會）出版組織等，圖書館可以放開分包，讓更多的投標方參與良性競爭，促使投標方努力發掘更多的供書渠道，增加圖書的報道數量。這樣做一方面可以充分挖掘投標方在經營特點、進貨渠道、合作出版社方面的優勢，調動中標方的積極性，增加其銷售收入；另一方面則可以擴大采訪范圍，提高圖書館文獻采訪的質量，可謂一舉兩得。

3.2 合理規劃招標采購需求，建立外文圖書供應商監管機制

外文圖書供應商在中標后，有可能會存在不按照應標承諾履約的現象。圖書館若不重視合同制定和履約過程的監管，就會弱化采購招標工作的效果。因此，隨著招投標體系引入圖書館采購工作，圖書館越來越重視中標后對供應商履約能力的監管問題。圖書館開展優質、高效的外文圖書招標采購工作，必須建立外文圖書供應商監管機制，以便及時發現問題和漏洞，并總結招標采購活動規律，在完善外文圖書招標采購工作的同時，使管理水平也得到進一步提高。

3.2.1 精細化制定圖書招標采購合同。實踐證明，標書及中標后簽訂的合同是圖書館圖書招標工作的核心內容，也是圖書館向書商要求滿足己方需求的重要依據。因此，標書不能僅簡單地列出招標金額、時間等，而應明確提出具體的采購需求，包括學科專業要求、訂到率、到貨率、送貨時間、咨詢響應時長、到貨期、數據和圖書加工質量要求、正版要求、驗收與退貨規范、違反合同的具體處罰條例，收取履約保證金及質量保證金等內容，進而形成招標合同書[5]。采購需求既要滿足圖書館文獻采購入藏的業務流程，又要切合實際，考慮投標方的服務能力，盡量做到將每一個細節具體化。以國家圖書館外文圖書的招標情況為例，其招標需求提到了投標方應具有良好的圖書信息渠道和信息搜集能力，書目學科范圍廣，出版社覆蓋率高，對書目進行編目加工處理能力強等。具體內容要細化到投標方應了解國家圖書館外文圖書的采訪方針和重點建設學科，能及時提供月度最新、全學科、多文種的新書目錄；現報圖書在訂單發出后4個月內應到貨，平均到貨率應不低于90%；對圖書館發出1年以上未到書的訂單，應主動對外做好催詢工作；中標書商應提供良好完善的配送服務，為到書提供發票和簡潔、完整、清晰的總清單等。

3.2.2 制定清晰嚴格的責罰措施。為了獲得供貨資格，投標書商在應標時對圖書館提出的商業及技術需求普遍表示完全響應，但在實際履約過程中發生偏差的情況屢見不鮮。中標商在開展實際采訪業務的時候，會發生書目報道不及時、報道內容有誤、到書不及時、復本圖書到貨、退書困難、發票清單錯誤等問題。究其原因，雖然存在出版社問題、貨物運輸等客觀原因，但同時也反映出圖書館對外文圖書供應商履約監管環節薄弱的問題。圖書館在訂立合同文本時，必須明確外文圖書供應商的違約責任，制定未達到采購標準的懲罰措施，按嚴重違約及一般違約分級制定具體的責罰措施，最大限度地減少風險和損失，以維護圖書館的利益。

3.2.3 建立外文圖書供應商績效評估反饋機制[6]。招標后，圖書館的采訪人員應根據外文圖書供應商的履約情況，定期對其進行客觀準確的評價，并建立外文圖書供應商績效評估反饋機制。建立這樣的機制后，圖書館能夠及時發現外文圖書供應商工作中存在的問題，并敦促其采取改進措施。圖書館應根據招標商業及技術需求書中對外文圖書供應商的要求制定評價指標，對供應商的具體運作情況進行評估，做到招標前后考核重點一致，并將評估結果通過電話、郵件等方式及時向其進行反饋和溝通，使供應商的服務更加貼近圖書館的需求。圖書館在設計評估指標時，可以考慮在不同供應商之間進行橫向比較，發現它們各自的優缺點，敦促其彌補不足，相互借鑒和學習，共同提高服務質量。外文圖書采購人員以合同為依據，對外文圖書供應商進行定期評估和及時反饋，以形成良性循環，進而形成行之有效的監督管理機制。合同執行完畢后，圖書館要組織審校人員、專家及有關部門對合同的履行結果進行驗收，確定供應商提供的圖書和服務是否符合要求，同時將供應商的考核情況上報館內相關部門，如業務管理處、國有資產處等，以決定是否續約。只有這樣，圖書館才能在招標工作的后續運作中真正掌握圖書采購的自主權，做好質量控制工作，鞏固招標的成果。

4 結語

圖書館外文圖書的招標采購有其自身特點，如流程長、批次多等，因此，圖書館對在招標過程中出現的各種問題不能一概而論，應保持清醒的頭腦，采用靈活多樣的辦法予以解決。圖書館作為招標方，需在招標采購的制度研究和合同執行策略上進行不斷思考和總結，構建質量優先、公平科學的圖書招標采購體系和招標管理制度；在制定針對投標方的激勵和懲罰策略時，應主動了解投標方的運營成本，在保障自身利益的同時，也應考慮館配商的合理利潤，激勵館配商更好地為圖書館服務，真正實現雙贏。

參考文獻：

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[5] 郭振宇，劉寶杰.西文圖書招標采購評價指標探討[J].中華醫學圖書情報雜志，2012（2）：21-23.

[6] 周新，潘睿.高校圖書招標采購工作的實踐與反思：以中國人民大學為例[J].辦公室業務，2016（7）：157-158.

（編校：徐黎娟）