論電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應用

彭富玲

【摘 要】本文分析了電子檔案的特點和內涵，闡述了高職院校電子檔案管理的優勢和必要性，在此基礎上研究了電子檔案在高職院校檔案管理工作中的運用。

【關鍵詞】電子檔案；高職院校；檔案管理

一、電子檔案的特點和內涵

從內涵和概念上來看，電子文件為組織和企業通過計算機等電子設備進行辦公過程中產生的音頻、圖像、圖標、視頻等存儲信息儲存媒介。電子文件有一個與之對應的儲存媒介和方式：紙質媒介。在信息技術快速發展的時代背景下，電子文檔產生于社會生產和社會實踐的每一個環節，是具有參考價值和保存價值的文件的總稱。總的來說，電子檔案與傳統紙質檔案相比有如下典型特征：第一，作為一種依賴信息技術的數據產生和歸檔管理方式，電子檔案需要較為先進的辦公設備和軟件技術作為支撐；第二，電子檔案便于實現快速傳遞和快速分享，能夠突破傳統檔案管理模式下信息傳遞的時空限制；第三，電子檔案對保存環境、保存空間、保存場地的要求不高，但是對保存硬件設施、軟件設施、磁場、溫度和濕度卻有較為嚴苛的要求。

二、電子檔案管理的優勢分析

第一，電子檔案有利提升檔案管理效率。計算機在信息處理能力上較于人腦來說具有得天獨厚的優勢，能夠在很大程度上提升檔案信息收集、整理和利用的效率。比如，在檔案錄入的過程中，傳統檔案工作模式下，工作人員需要用筆抄寫相關內容，這需要耗費大量的時間和精力，同時還需要檔案管理人員通過文字對檔案信息進行儲存和歸檔，檔案管理工作的準確性也無從保證。電子檔案可以精準地、高效地對信息和數據進行存儲和保存，檔案錄入和管理工作從一項繁雜的事務性工作變為輕松的錄入和管理工作，這對高職院校龐大的檔案資料和檔案管理任務來說顯得至關重要。

第二，提升檔案共享效果。高職院校檔案管理工作是為了日常教學和日常科研工作服務的，傳統的紙質檔案管理模式下，檔案的搜索和利用是十分麻煩和十分耗費時間的工作，需要繁雜的手續，還需要從海量的檔案信息之中找到所需資料。與此同時，長距離的檔案調用工作也極其不便，很容易造成檔案資料的丟失和損毀，這導致檔案資料的利用和共享成為難題。而在電子檔案管理之中，高職院校檔案管理工作可以在現代辦公軟件的支撐下實現便捷化管理，信息可以在很短的時間內實現共享，資源可以得到最大限度的利用。高職院校檔案管理人員可以根據情況對檔案進行分類，進而提升檔案利用程度。

第三，降低檔案管理成本。高職院校采取電子文檔的方式進行檔案管理，對檔案保存環境和檔案保存方式的要求就不再那么高了。紙質檔案需要耗費大量的紙張，這和當前環境保護、綠色建設的要求也背道而馳。電子文檔的方式進行檔案管理能夠實現資源節約和效率提升，能夠避免檔案管理工作受到自然環境的影響，檔案資料能夠在相對安全的環境下保存和利用。

第四，提升檔案傳遞的速度。一個簡單直接的例子可以說明這種情況電子檔案和紙質檔案的區別：如果我們需要存儲3億字的存儲資料的話，紙質檔案資料需要用小車來拉，電子檔案資料則僅僅需要一個小小的存儲卡、U盤或硬盤等，能夠快速地實現檔案資料的閱讀和調用，效率上的差距不言而喻。因此，現代信息技術可以快速地、安全地進行檔案傳遞，以一秒鐘幾兆的速度進行檔案傳輸。高職院校檔案傳輸工作是經常性的，在學生畢業期間，紙質資料文件傳遞更是頻繁，紙質檔案工作模式的話就需要通過郵寄的方式，在文件傳輸的過程中，文件丟失的情況更是頻頻出現、此起彼伏，給檔案擁有者帶來極大的不便；電子檔案則在檔案傳輸的過程中有很大的安全性和穩定性。

三、高職院校電子檔案的建立和應用

（一）電子檔案的建立。

電子檔案的建立是電子檔案建設的開始和起點，同時也是最為關鍵的一環。高職院校需要在電子檔案和紙質檔案的過渡之中找到一個平衡點和契合點，為紙質檔案管理向電子檔案管理過渡奠定良好的基礎。因此，檔案目錄數據庫中要包含文件鏈接、紙質文檔存放地等多項信息，以便于檔案使用者能夠高效地查詢和使用檔案信息。高職院校可以通過購買軟件或者自主創建的方式進行檔案目錄數據庫的建設，購買軟件可以通過向專業的開發商購買并接受培訓即可；自主創建則需要遵循如下流程：指定一臺配備完善的計算機進行檔案管理，與此同時將C盤之外的其他分區按照檔案種類進行二次分區和整理。其次，在各個重新劃分的分區內進行檔案目錄數據庫的建設，并根據檔案性質進行子目錄電子文件設置。再次，在日常檔案管理中，要動態即時地將接收到的電子文件和紙質文件按照檔案目錄數據庫進行分類和歸納，完成文件掃描、照相、文件處理、文件目錄編寫、檔案分類和檔案存儲等工作。最后，要對紙質文件和電子文件進行進一步審核和鑒定，保證二者在內容和目錄編號上的一致性，與此同時要根據不同的檔案級別設置相應的權限和密碼，避免檔案被篡改和丟失的情況。在學校內部局域網內將檔案資料設置成為共享模式是提升檔案利用程度的主要途徑，但是與此同時也要將檔案查閱權限設置成為不允許用戶私自更改文件的模式。

（二）電子檔案的利用。

高職院校可以根據電子檔案管理的實際需求以及檔案服務對象、學校基礎設施建設情況等等來利用學校誒包局域網、政府服務網絡、公眾網來進行相應電子檔案平臺的建設，進而將電子檔案的效用發揮到最優。

第一，要充分利用學校局域網。高職院校電子檔案的最終任務還是為了教職工和師生服務，這是其一切工作的出發點和根本點，因此利用學校局域網來為教職工建設一個穩定的電子檔案平臺是首要任務，使得教職工和學生能夠隨時隨地查閱那些共享的檔案資料，通過點擊檔案目錄來獲得學習和工作中必須的電子資料。比如，通過電子檔案服務平臺，學生和教師可以查閱自身考試科目成績、資格證書等級考試情況、往屆畢業生就業情況、學歷信息和畢業論文情況等等。當然，電子檔案服務平臺的開發和利用程度有所差別，學校可以通過設置模糊查找條件和升級軟件的方式來提高查閱效率，使得檔案的利用和使用更加高效和便捷。

第二，要充分地運用當地政府網絡。為社會輸送更多的應用型人才、高技能人才是高職院校辦學宗旨之一，政府服務網的引入可以幫助高職院校學生更好地了解企業用人方向和人才招聘情況，進而提升學校的就業率，幫助學生找到更加適合自身的工作崗位，讓每一位畢業生都獲得各展所長的機會。通過政府服務網進行在線檔案查詢、在線檔案利用和檔案業務指導工作，能夠讓政府為畢業生提供針對性的就業服務和指導，提升企業用人效率和招聘效率，如此一來，學校、社會和企業可以實現三方共贏。

第三，可以有效地運用公眾網。高職院校要實現檔案信息資源的共享、提供良好的公共檔案服務，首先需要建立面向社會公眾的公共檔案信息服務平臺。公眾網的建立一方面可以為社會公眾提供檔案查詢的機會，滿足其檔案查閱和使用需求；另一方面則便于高職院校采集具有保存和利用價值的數據新消息，進而整合社會上所有的有效資源進行檔案信息建設，及時地了解到社會上最前沿的信息技術和檔案理論發展情況，這樣才能在辦學方針和辦學方案及時更新、隨時調整，使得專業建設和科學研究方向能夠符合國家產業發展需要和企業用人需求。相較于傳統檔案管理來說，電子檔案管理方式確實具有很強的優勢，但是我們同時也必須正視檔案管理存在的局限和弊端，紙質檔案可以作為一種超強的法律憑證和證據檔案，因此對于高風險領域和范疇，要采取紙質檔案與電子檔案并存的保管方式，紙質檔案側重于證據保留，電子檔案側重于檔案運用，共同構筑完善的、嚴密的檔案管理模式。

教學和管理的各個環節，包括教學規章制度的變化、學生畢業論文開題計劃和終稿的上傳，教師教學大綱和方案的備案、學生期末成績的查詢、教師科研項目的立項和申請都需要借助信息技術來實現。電子檔案的重要性不言而喻，但是電子檔案體系的構建并不是一蹴而就的，需要各個部門共同的協調和配合，將電子文件形成和電子文檔歸檔與整理割裂的弊端予以徹底解決，引導電子檔案建設、辦公自動化和一體化建設，形成完善、完整、及時、高效的電子檔案信息管理系統，讓檔案管理成為為學生和教師服務的基礎和前提。

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