高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗材料信息化管理之探索

高劍萍， 陳建新， 楊再?gòu)?/p>

(華僑大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，福建廈門361021)

0 引言

高校是國(guó)家實(shí)施“科教興國(guó)”的龐大生力軍，是開(kāi)展科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的重要基地。科技部發(fā)布的《中國(guó)普通高校創(chuàng)新能力監(jiān)測(cè)報(bào)告2016》顯示，2015年，中國(guó)高校經(jīng)費(fèi)內(nèi)部支出達(dá)998.6億元，是2006年的3.6倍。隨著科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，承擔(dān)的科研項(xiàng)目和籌措的科研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)大幅度增長(zhǎng)，高校用于購(gòu)置各類實(shí)驗(yàn)材料的費(fèi)用也在逐年遞增。據(jù)測(cè)算，實(shí)驗(yàn)耗材在高校科研經(jīng)費(fèi)中占比將近20%，這就是說(shuō)目前許多高校的年實(shí)驗(yàn)材料消耗達(dá)到上億元［1］。除常規(guī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)使用外，更多地滿足于科研需求。近年來(lái)，隨著國(guó)家不斷加大對(duì)高校科研經(jīng)費(fèi)和資產(chǎn)的監(jiān)管力度，傳統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)室材料管理模式已很難適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)科研發(fā)展的要求，管理中存在的問(wèn)題日益凸顯，將信息技術(shù)應(yīng)用在實(shí)驗(yàn)室材料管理勢(shì)在必行［2］。在信息化高速發(fā)展的今天，探討如何借助軟件工程和項(xiàng)目管理理論，以實(shí)現(xiàn)低值易耗材料信息化管理為目標(biāo)，結(jié)合學(xué)校資產(chǎn)管理的特點(diǎn)和需求，設(shè)計(jì)一套基于校園網(wǎng)的低值易耗材料信息管理系統(tǒng)，從請(qǐng)購(gòu)、領(lǐng)用及使用的全過(guò)程記錄和控制，從而整體提升低值易耗材料精細(xì)化管理水平，有效規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的使用，建立廉政安全的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。

1 低值易耗材料的管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗材料包括實(shí)驗(yàn)材料、低值品與易耗品。實(shí)驗(yàn)材料是指在高校教學(xué)、科研等活動(dòng)中所涉及的化學(xué)、生物試劑、放射性同位素、實(shí)驗(yàn)小動(dòng)物及氣瓶、燒杯、試管等實(shí)驗(yàn)用試劑、器具［3-4］;低值品是指單價(jià)達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)但使用通常超過(guò)一年的耐用品;易耗品指使用年限通常不到一年的消耗材料［5］。相對(duì)于固定資產(chǎn)，具有數(shù)量大、種類雜、批次多、來(lái)源廣、流動(dòng)性強(qiáng)、使用周期短、價(jià)格差異顯著、不入資產(chǎn)賬等特點(diǎn)，管理相對(duì)復(fù)雜。在管理意識(shí)、理念、模式、人員素質(zhì)等方面都存在一定的問(wèn)題［6］。

1.1 管理意識(shí)不強(qiáng)，缺乏健全的管理機(jī)制

高校中普遍存在“重固定資產(chǎn)，輕低值易耗”的管理思維模式［7］。相對(duì)于比較完善的固定資產(chǎn)管理體系，低值易耗材料因其單位價(jià)值低、使用年限短、種類多、來(lái)源廣、消耗快、周轉(zhuǎn)快等特點(diǎn)，加之采購(gòu)頻率高且分散，高校中普遍采用“自行購(gòu)置，自主管理”的模式，即采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)完全由各個(gè)單位、實(shí)驗(yàn)室或課題組自主決定，很多高校缺乏統(tǒng)一購(gòu)置和管理的平臺(tái)，缺乏相應(yīng)的管理制度和監(jiān)督措施［8］。在財(cái)務(wù)報(bào)銷中，低值易耗材料也大都采用的是“以報(bào)列支”的管理辦法，只需要提供發(fā)票，發(fā)票上列出所購(gòu)買物品的詳細(xì)清單即可，處理方式較為簡(jiǎn)單。

1.2 經(jīng)費(fèi)使用不規(guī)范，缺少有效的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制

材料費(fèi)是各類科研經(jīng)費(fèi)中重要的直接成本費(fèi)，是開(kāi)展科研業(yè)務(wù)的基本保證。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新技術(shù)、新材料層出不窮，很多新型材料單價(jià)幾千元甚至上萬(wàn)元。隨著高校各類科研經(jīng)費(fèi)的逐年遞增，材料費(fèi)在經(jīng)費(fèi)總量中所占的比例越來(lái)越高。由于財(cái)務(wù)部門對(duì)低值易耗材料不要求辦理相關(guān)入庫(kù)及領(lǐng)用出庫(kù)手續(xù)，并且直接采用一次攤銷法進(jìn)行核算，因此僅由材料費(fèi)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)是無(wú)法完整準(zhǔn)確地反映科研經(jīng)費(fèi)材料費(fèi)的實(shí)際使用情況。在高校科研經(jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)檢查和審計(jì)過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物和辦公物資絕大部分實(shí)行自主采購(gòu)，處于失控狀態(tài)，沒(méi)有實(shí)施出入庫(kù)管理，導(dǎo)致虛假采購(gòu)時(shí)有發(fā)生，很容易造成資產(chǎn)的流失和浪費(fèi)，同時(shí)帶來(lái)安全隱患和廉政風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 涉危品監(jiān)管不力，很容易造成實(shí)驗(yàn)室安全隱患

高校中基于專業(yè)設(shè)置的需要，許多院系都建有大量的化學(xué)類教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)室。雖然專業(yè)特點(diǎn)有所不同，但都使用品種繁多、性質(zhì)各異的化學(xué)試劑進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)，而這些試劑大多具有易燃、易爆、毒性和腐蝕性特征，有些甚至有易制毒性，屬于國(guó)家管控的危化品。然而目前高校大部分藥品試劑都是由學(xué)院或課題組自行采購(gòu)和管理，各種性質(zhì)的化學(xué)品隨意擺放在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)、存放地點(diǎn)分散、使用人員較多，使用情況無(wú)人記錄等問(wèn)題嚴(yán)重存在，稍有不慎就會(huì)發(fā)生安全事故，這也是實(shí)驗(yàn)室安全管理中的最大隱患。

囿于此，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處作為學(xué)校試劑耗材管理部門，通過(guò)借鑒其他高校在實(shí)驗(yàn)室耗材信息化管理改革實(shí)踐方面的成功經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)發(fā)一套行之有效的管理系統(tǒng)具有重要的意義。本文擬基于華僑大學(xué)具體情況，結(jié)合國(guó)內(nèi)高校的成功管理經(jīng)驗(yàn)，提出一套實(shí)驗(yàn)室低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)的方案，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)與核心功能的選定，實(shí)現(xiàn)材料分散采購(gòu)、集中驗(yàn)收入庫(kù)，從而解決低值易耗材料管理中存在的不足。以下就該系統(tǒng)的建設(shè)思路和解決方案進(jìn)行闡述［9-10］。

2 低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)的作用

為了提升競(jìng)爭(zhēng)力，許多高校都加快了信息化的步伐，信息技術(shù)給高校帶來(lái)了新的變革、新的思路、新的變化。傳統(tǒng)的辦學(xué)模式正經(jīng)歷著轉(zhuǎn)型升級(jí)的陣痛。隨著高校業(yè)務(wù)流程化、組織扁平化、作業(yè)信息化，不僅改變了傳統(tǒng)的手工數(shù)據(jù)處理的方式，也觸發(fā)了高校管理模式的變革。在理順管理機(jī)制和流程的基礎(chǔ)上，構(gòu)建基于信息技術(shù)環(huán)境下的高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗材料內(nèi)部控制系統(tǒng)。

(1)管理制度化。通過(guò)信息化管理系統(tǒng)寓國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度和管理辦法于日常管理工作之中，使之得到有效地執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)低值易耗材料的分級(jí)監(jiān)控管理，形成科學(xué)、規(guī)范、完善的管理體系。

(2)流程集約化。通過(guò)優(yōu)化流程減少中間環(huán)節(jié)，提高管理效率和水平。該系統(tǒng)克服以往紙質(zhì)管理的缺點(diǎn)，通過(guò)網(wǎng)上申報(bào)、審核、蓋章的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)分散采購(gòu)、集中驗(yàn)收入庫(kù)申請(qǐng)。只要有網(wǎng)絡(luò)都可以隨時(shí)隨地填報(bào)，讓教師從繁瑣的手續(xù)里解放出來(lái)，既減少了管理人員的工作量，又大大縮短了老師辦事的時(shí)間，提高了工作效率。

(3)管理精細(xì)化。實(shí)現(xiàn)“有賬可查，有賬可依”。通過(guò)建立電子賬目，伴隨著每一步流程的操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)低值易耗材料重要信息的記錄和保存，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的查詢和統(tǒng)計(jì)。對(duì)管理部門而言，分類登記，分類管理，管理更精細(xì)化，條目更清晰，確保管理更加規(guī)范化，集約化和精益化，減少重復(fù)購(gòu)置和浪費(fèi)。

(4)使用規(guī)范化。材料費(fèi)在科研經(jīng)費(fèi)中占的比重較大，是否存在以購(gòu)買實(shí)驗(yàn)材料為名和掛賬等形式向校內(nèi)、外轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費(fèi)現(xiàn)象一直是高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)內(nèi)容。而通過(guò)信息化管理系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)每一筆賬目的記錄和查詢，也可以實(shí)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，完整準(zhǔn)確地記錄課題經(jīng)費(fèi)中材料費(fèi)的開(kāi)支與使用情況，為科研經(jīng)費(fèi)的檢查與結(jié)算審計(jì)提供有效的佐證支持，并為管理部門提供決策依據(jù)。

3 低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建

學(xué)校低值易耗材料管理系統(tǒng)分為兩部分:實(shí)驗(yàn)材料和低值品與易耗品管理系統(tǒng)。以低值易耗材料的日常管理、數(shù)據(jù)采集及上報(bào)需求為核心，結(jié)合學(xué)校實(shí)驗(yàn)室材料管理的整個(gè)工作流程，搭建信息化管理平臺(tái)，將線下搬到線上，采購(gòu)計(jì)劃單與訂單全程在線審批，實(shí)現(xiàn)全流程規(guī)范管理。其主要業(yè)務(wù)流程如圖1所示［11-16］。

圖1 實(shí)驗(yàn)材料、低值品與易耗品管理流程圖

系統(tǒng)主要由5個(gè)模塊組成:安全管理模塊、采購(gòu)驗(yàn)收模塊、倉(cāng)庫(kù)管理模塊、網(wǎng)上商城模塊和信息發(fā)布管理模塊。

3.1 安全管理模塊

系統(tǒng)以數(shù)字化校園統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)作為用戶身份認(rèn)證模塊，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)單點(diǎn)登錄，且具備身份認(rèn)證的深度集成，以保證用戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)一認(rèn)證、權(quán)限設(shè)定和協(xié)同處理。

用戶權(quán)限分級(jí)設(shè)置，確保數(shù)據(jù)安全。多級(jí)管理權(quán)限，各個(gè)級(jí)別管理權(quán)限分明，同時(shí)具有分權(quán)和無(wú)縫連接的管理模式;權(quán)限設(shè)置靈活，根據(jù)實(shí)際使用情況，系統(tǒng)將用戶分為校內(nèi)用戶、決策者、管理著、管理員5種角色權(quán)限。每種角色擁有的權(quán)限不盡相同。不同權(quán)限的用戶進(jìn)行不同的工作操作，具有不同的工作流程。除“超級(jí)管理員”擁有最高權(quán)限外，其他角色只能處理自己管轄范圍內(nèi)的信息，既防止越權(quán)操作，又保證了信息的相對(duì)隱密性。所有操作都有備份，即保證了數(shù)據(jù)可恢復(fù)，又提高了系統(tǒng)的安全性。

3.2 采購(gòu)驗(yàn)收模塊

采購(gòu)驗(yàn)收模塊用于實(shí)現(xiàn)在線驗(yàn)收申請(qǐng)和網(wǎng)上審核入庫(kù)功能，采購(gòu)(到貨)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人通過(guò)信息平臺(tái)提出購(gòu)置物品的驗(yàn)收申請(qǐng)，由審核人進(jìn)行分權(quán)審核，采購(gòu)人可通過(guò)本系統(tǒng)填報(bào)實(shí)驗(yàn)材料驗(yàn)收單，憑打印后的驗(yàn)收單可到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。每一張驗(yàn)收單須有采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單，無(wú)采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單系統(tǒng)拒絕開(kāi)驗(yàn)收單。支持從采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，大大減少手工數(shù)據(jù)錄入量。驗(yàn)收單須至少記錄以下字段:單據(jù)號(hào)、驗(yàn)收單位編號(hào)與名稱、實(shí)驗(yàn)室編號(hào)與名稱、課題組經(jīng)費(fèi)編號(hào)與名稱、經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、驗(yàn)收日期、單據(jù)電子防偽碼、材料名稱、品牌、數(shù)量、單價(jià)、金額等。

分類管理是有效的科學(xué)管理手段，將實(shí)驗(yàn)材料、低值品、易耗品作為3個(gè)入口，用戶進(jìn)行分類登記入庫(kù)。網(wǎng)上審核簡(jiǎn)化流程，所有信息均通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。引入多角色審核機(jī)制，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)分配審核人，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上電子簽名。審核結(jié)果也同時(shí)通過(guò)消息推送方式告知用戶。即方便了用戶和管理者順利完成材料、低值易耗品的審核入庫(kù)，也保證了受管制類物品均能嚴(yán)格按照公安部門、學(xué)校關(guān)于危化品管理的相關(guān)規(guī)定來(lái)入庫(kù)。審核過(guò)的入庫(kù)單會(huì)自動(dòng)形成防偽碼印章進(jìn)入下一步流程。

3.3 倉(cāng)庫(kù)管理模塊

校內(nèi)可設(shè)置多個(gè)庫(kù)房，庫(kù)區(qū)分為校級(jí)倉(cāng)庫(kù)和學(xué)院級(jí)倉(cāng)庫(kù)，支持計(jì)劃、入庫(kù)、出庫(kù)、退庫(kù)、移庫(kù)等功能;支持與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，出庫(kù)時(shí)應(yīng)記錄對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)與名稱;支持倉(cāng)庫(kù)報(bào)表功能;支持常備目錄、最大庫(kù)存數(shù)、最小庫(kù)存數(shù)等常規(guī)倉(cāng)庫(kù)管理功能;支持倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)功能。靈活多樣的檢索功能。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼、領(lǐng)用單位、負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目名稱、經(jīng)辦人等幾乎涵蓋所有字段的綜合檢索功能。并支持多種格式的數(shù)據(jù)查詢，通過(guò)一個(gè)或多個(gè)字段的檢索，按分類、單一條件、組合條件等查詢，或按使用單位、負(fù)責(zé)人、存放地點(diǎn)，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目類型等查詢。

該模塊充分利用了Excel的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)查詢結(jié)果通過(guò)報(bào)表、圖表等形式輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，直觀的統(tǒng)計(jì)方式大大提高了賬目管理和分析水平，使項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人可隨時(shí)了解自己名下的所有實(shí)驗(yàn)材料的購(gòu)置記錄、使用出庫(kù)情況及記錄，管理部門可全面了解全校材料、低值易耗品的使用管理情況，為決策者提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)也有利于各方監(jiān)督。

3.4 網(wǎng)上商城模塊

系統(tǒng)開(kāi)設(shè)華僑大學(xué)網(wǎng)上商城，供應(yīng)商可以在商城上開(kāi)設(shè)經(jīng)營(yíng)賬戶，校內(nèi)師生用戶可在商城上采購(gòu)低值易耗材料。廠商通過(guò)系統(tǒng)上傳低值易耗材料的產(chǎn)品信息，設(shè)備處管理員可對(duì)供應(yīng)商實(shí)驗(yàn)材料產(chǎn)品信息進(jìn)行審核，如果供應(yīng)商具備相關(guān)資質(zhì)并符合學(xué)校要求，則供應(yīng)商可以通過(guò)管理系統(tǒng)發(fā)布相關(guān)產(chǎn)品，包括產(chǎn)品的型號(hào)、名稱、規(guī)格、價(jià)格、圖片等信息。低值易耗材料使用師生通過(guò)學(xué)校信息門戶登錄本系統(tǒng)，可以選擇供應(yīng)商并購(gòu)買相關(guān)實(shí)驗(yàn)材料。設(shè)備處管理員審核通過(guò)后，師生用戶需要確認(rèn)收貨，默認(rèn)低值易耗材料進(jìn)入教師個(gè)人使用臺(tái)賬，并自動(dòng)記錄當(dāng)前批次所有低值易耗材料的入賬信息。

3.5 信息發(fā)布管理模塊

管理部門能在平臺(tái)內(nèi)發(fā)布通知公告;發(fā)布上級(jí)管理部門及學(xué)校的管理規(guī)定文件;發(fā)布平臺(tái)的技術(shù)文檔、培訓(xùn)資料等;發(fā)布年度內(nèi)各個(gè)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目下購(gòu)置試劑、耗材的品種、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息。實(shí)時(shí)推送在系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)聯(lián)的信息。

4 結(jié)語(yǔ)

每所高校的資產(chǎn)管理都有自己的特點(diǎn)和需求，很難找到一套普遍適用的管理系統(tǒng)。但信息化是提高管理水平的重要途徑，是推動(dòng)高校發(fā)展的重要因素。以信息化管理為依托的高校材料、低值易耗品管理系統(tǒng)，旨在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)低值易耗材料的宏觀調(diào)控管理，以形成更加合理有效、統(tǒng)一調(diào)配的管理機(jī)制，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造資源保障環(huán)境。以高性能校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息化增值服務(wù)，是信息經(jīng)濟(jì)條件下高校發(fā)展的大趨勢(shì)，也是向一流學(xué)校邁進(jìn)的必由之路。