基于PDCA循環(huán)法的實驗室建設(shè)與實踐

張志亮，孫 艷，鄒 翔

(大連東軟信息學(xué)院 實驗實訓(xùn)中心，遼寧 大連 116023)

0 引 言

實驗室是高校不可或缺的重要組成部分，是教學(xué)與科研的重要基地，是培育優(yōu)秀人才的重要平臺，因此實驗室的建設(shè)與實驗教學(xué)水平在一定程度上體現(xiàn)了一個學(xué)校的教學(xué)、科研和管理水平[1-2]。近年來，國內(nèi)普通高校都非常重視實驗室的建設(shè)，在實驗室數(shù)量、面積、經(jīng)費、設(shè)備投資等硬環(huán)境方面，取得了顯著的成就。但不容忽視的是，實驗室建設(shè)工作仍存在著許多不盡如人意的問題，比如實驗室數(shù)量近年來粗放式增長，但內(nèi)涵發(fā)展缺失、實驗室開放共享不到位、管理體制運行不順暢、重視設(shè)備購置輕視后續(xù)使用、實驗室利用率低(特別是大型設(shè)備)、實驗教學(xué)資源建設(shè)嚴重滯后等問題[3-5]。因此，如何采用一套行之有效的管理辦法，既能高效率開展實驗室硬件條件建設(shè)和實驗教學(xué)資源建設(shè)，又能通過監(jiān)督反饋機制增強實驗室運行效果，提高實驗室投資效益，使有限的資金能帶來超值的產(chǎn)出回報，是普通高校必須面對和解決的一個課題。

1 PDCA循環(huán)法

一般認為，PDCA循環(huán)最早由美國質(zhì)量管理專家戴明在PDS(Plan-DmSee)的基礎(chǔ)上提出并完善的。戴明認為，管理中的任何工作可以分為4個階段，即計劃階段(Plan)、實施階段(Do)、檢查階段(Check)、行動(或處理)階段(Action)。整個組織工作按照PDCA順序進行，將具體任務(wù)落實到各環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)也按PDCA順序展開。這樣，就形成了一個大環(huán)套小環(huán)、環(huán)環(huán)相扣、不停地向前運動的循環(huán)機制[6]。

高校實驗室建設(shè)是系統(tǒng)的動態(tài)工程，資金的有限性決定了學(xué)校必須重視實驗室建設(shè)項目的投資效益，應(yīng)當在建設(shè)規(guī)劃、具體實施到投入使用的過程管理中，進行全面的監(jiān)督、總結(jié)、反饋并持續(xù)改善[7]。而PDCA循環(huán)法作為一個閉環(huán)管理的科學(xué)程序，其特點就是周而復(fù)始、循環(huán)不停;大環(huán)套小環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，相互促進;循環(huán)前進、階梯上升[8]；因此，將PDCA循環(huán)法應(yīng)用在實驗室建設(shè)過程的全流程管理工作當中，即從硬件條件、文化環(huán)境、實驗教學(xué)資源建設(shè)，到運行使用、管理的完整過程中，將每個環(huán)節(jié)按照計劃、實施、檢查、改善的程序進行循環(huán)，從而不斷優(yōu)化實驗資源配置，增強實驗實踐教學(xué)和開放效果。

2 理順實驗室管理運行體制

實驗室管理體制機制是否合理，將直接關(guān)系到實驗室能否充分發(fā)揮其功能、充分利用和調(diào)動人力、物力、財力資源，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)。一個高效的實驗室管理運行體制和分工清晰合理的組織機構(gòu)，是做好實驗室建設(shè)與管理工作的關(guān)鍵[9-11]。2016年，學(xué)校將原來的教學(xué)支持與實驗中心拆分為2個獨立部門，分別是實驗實訓(xùn)中心和網(wǎng)絡(luò)與信息中心，并在實驗實訓(xùn)中心下設(shè)了建設(shè)科、管理科。2016年底，學(xué)校施行了校系兩級管理實驗室的運行模式，將由單一教學(xué)單位使用的專業(yè)實驗室劃歸到系部自行管理，跨教學(xué)單位使用的實驗室則由實驗實訓(xùn)中心集中管理。這樣，既增強了專業(yè)實驗室與專業(yè)教師的密切聯(lián)系，也最大程度實現(xiàn)了資源共享。

實驗室建設(shè)工作往往涉及到多個部門，包括教學(xué)單位、實驗實訓(xùn)中心、網(wǎng)絡(luò)與信息中心、后勤管理部、財務(wù)資產(chǎn)部、及主管校領(lǐng)導(dǎo)等。一個建設(shè)項目組一般設(shè)項目主要負責(zé)人和項目執(zhí)行負責(zé)人，項目主要負責(zé)人通常為教學(xué)單位的專業(yè)團隊主任(或課程組責(zé)任人)，負責(zé)提出立項需求、明確實驗室的關(guān)鍵要素(如軟硬件設(shè)備方案、空間需求及布局、開設(shè)實驗課及項目、預(yù)計利用率等)、實驗教學(xué)資源建設(shè)等；項目執(zhí)行負責(zé)人一般為實驗室管理員，主要任務(wù)是根據(jù)實驗室立項結(jié)果和預(yù)算額度開展具體建設(shè)工作；實驗實訓(xùn)中心負責(zé)匯總和初審所有建設(shè)項目，進行統(tǒng)籌規(guī)劃和頂層設(shè)計，整合設(shè)備和用房資源、經(jīng)費管理、過程監(jiān)督，組織學(xué)校層面論證答辯；網(wǎng)絡(luò)與信息中心負責(zé)電子設(shè)備的采購和網(wǎng)絡(luò)工程；后勤管理部負責(zé)非電子設(shè)備的采購和房屋改造工程；財務(wù)資產(chǎn)部負責(zé)預(yù)算管理和采購審核；主管校領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)項目預(yù)算審批。

3 PDCA循環(huán)法在實驗室建設(shè)過程中的應(yīng)用

實驗室建設(shè)目的是為了保障實驗實訓(xùn)教學(xué)任務(wù)的順利完成及師生的開放實驗需求，建設(shè)內(nèi)容必須注重實驗室人才培養(yǎng)目標的結(jié)果導(dǎo)向，所以實驗室建設(shè)不是單純的設(shè)備采購，還應(yīng)當延伸到實驗教學(xué)資源建設(shè)和設(shè)備運行使用過程，這是一個長期、動態(tài)的工程。將PDCA循環(huán)法應(yīng)用于實驗室建設(shè)的過程管理，在項目執(zhí)行的各個階段和每階段的各個環(huán)節(jié)中，有效保障了實驗室建設(shè)立項的投資效益，圖1為實驗室建設(shè)的PDCA循環(huán)模式示意圖。近3年來，學(xué)校投入巨額建設(shè)經(jīng)費，實驗室設(shè)備投資年均增長27.5%，同時通過對校園內(nèi)部空間的騰挪轉(zhuǎn)移，陸續(xù)將三層教學(xué)樓改造為教學(xué)實驗室；實驗室布局合理、設(shè)備先進、管理機制靈活，實驗教學(xué)效果也有了長足的改善。

圖1 實驗室建設(shè)的PDCA循環(huán)模式示意圖

3.1 計劃階段(Plan)

PDCA的計劃階段是對問題進行分析、確定任務(wù)目標、制定行動計劃。即教學(xué)單位提出建設(shè)項目及內(nèi)部論證、實驗中心組織學(xué)校答辯論證、審批項目預(yù)算及方案、教學(xué)單位制定分階段的建設(shè)任務(wù)執(zhí)行計劃。每年年底，各教學(xué)單位根據(jù)專業(yè)及課程建設(shè)要求提出實驗室建設(shè)項目，項目可以是新建、擴建、改建等，同時組織內(nèi)部論證，然后經(jīng)系主任審定后上報實驗實訓(xùn)中心。實驗室建設(shè)項目申請書是對項目進展結(jié)果進行監(jiān)督、檢查的重要依據(jù)，因而必須進行詳細全面的論證，內(nèi)容包括：實驗室培養(yǎng)任務(wù)、同類高校相關(guān)實驗室調(diào)研及比較、面向?qū)I(yè)及學(xué)生數(shù)、計劃開設(shè)實驗課或?qū)嶒烅椖?、軟硬件設(shè)備配置清單、空間及場地要求、未來3年預(yù)計利用率、實驗教學(xué)資源建設(shè)等；然后實驗實訓(xùn)中心匯總?cè)Ｐ枨?，并進行初步資源整合，如房間調(diào)配、設(shè)備歸類、公共設(shè)施布置等；之后經(jīng)學(xué)校層面答辯論證后確立年度投資實驗室建設(shè)項目；最后由項目負責(zé)人按照批復(fù)結(jié)果制定具體的項目推進工作計劃。

在實驗室建設(shè)項目獲批后，制定周密可行的計劃是該項目成功實施的前提。制定計劃時要求：①考慮全面，不僅要明確電子設(shè)備、軟件的技術(shù)指標，而且要明確空間布局設(shè)置、桌椅規(guī)格設(shè)計、電源及網(wǎng)絡(luò)布線，還要考慮投影音響空調(diào)、門禁監(jiān)控、水電工程、安全保護等輔助設(shè)施；②可行性好，與專業(yè)教師、設(shè)備采購部門、后勤物業(yè)部門、及各層級領(lǐng)導(dǎo)保持密切溝通，掌握資源分配情況、工程周期長短的信息。

3.2 實施階段(Do)

PDCA的實施階段指根據(jù)計劃開展行動、完成任務(wù)。實驗室建設(shè)工作需要牽頭部門來組織，其他部門配合，安排適當、有效銜接、長期磨合，確保項目建設(shè)順利開展、得到高質(zhì)量保障。項目實施進度的安排科學(xué)與否，決定了能否以更短的建設(shè)周期獲得更佳的經(jīng)濟效益[12-13]。該階段包含了硬環(huán)境和軟資源的建設(shè)。①實驗室建設(shè)科根據(jù)學(xué)校審批的各個建設(shè)項目的方案和預(yù)算額度，啟動各項目的程序性工作，對房間、門禁、監(jiān)控等公共需求進行統(tǒng)一申請和分配。②項目主要負責(zé)人開始對軟硬件設(shè)備進行充分的調(diào)研選型，確定每個設(shè)備的技術(shù)規(guī)格和數(shù)量，同時設(shè)計房間布局。③項目執(zhí)行負責(zé)人分類申請需采購的設(shè)備或工程，包括電子儀器設(shè)備、軟件、實驗桌椅、房間改造工程、網(wǎng)絡(luò)工程等。④網(wǎng)絡(luò)與信息中心或后勤管理部，根據(jù)采購申請，按照財務(wù)規(guī)定流程開展招標、評標(或議標)、簽署合同、設(shè)備驗收入賬、付款等一系列工作。⑤項目執(zhí)行負責(zé)人組織設(shè)備布置、使用培訓(xùn)、信息宣傳等工作。⑥項目主要負責(zé)人組織專業(yè)教師隊伍開展實驗教學(xué)改革、設(shè)計實驗項目、撰寫實驗指導(dǎo)書、執(zhí)行實驗教學(xué)任務(wù)、開放課題訓(xùn)練等等。

3.3 檢查階段(Check)

PDCA的檢查階段指總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，與立項目標進行對比，肯定成績、找出問題。該階段的核心任務(wù)就是按照一定的標準和原則來監(jiān)督每個步驟的完成結(jié)果。①項目執(zhí)行方案要合理，符合資源可共享、房間可復(fù)用、設(shè)備配置優(yōu)化組合、實驗教學(xué)優(yōu)先保障的原則[14-15]；②設(shè)備購置過程要標準，符合采購規(guī)范化、設(shè)備指標具有先進性、質(zhì)量價格比最優(yōu)、專家?guī)煸u審的原則；③工程進度要科學(xué)，努力杜絕人為因素的干擾，保障資金?？顚Ｓ谩⑹┕び媱澆坏秒S意調(diào)整、工程質(zhì)量要保障；④實驗教學(xué)資源建設(shè)要有成果，包括設(shè)計實驗項目、設(shè)計實驗報告、撰寫實驗指導(dǎo)書等；⑤實驗教學(xué)任務(wù)要認真執(zhí)行，對實驗課時數(shù)、實驗項目開出率、綜合設(shè)計性項目占比、實驗人時數(shù)等進行統(tǒng)計分析；⑥實驗室要積極開放，對承擔(dān)的教研、科研、畢業(yè)設(shè)計、大創(chuàng)項目、學(xué)科競賽、社會服務(wù)等項目數(shù)及人時數(shù)進行統(tǒng)計對比。通過多角度的檢查確定實驗室立項目標的完成與否，是保障實驗室投資效益、設(shè)備使用效益的關(guān)鍵手段。

3.4 行動(或處理)階段(Action)

PDCA的行動(或處理)階段指對檢查結(jié)果和總結(jié)進行反饋、整改、處理。作為有效控制管理過程和質(zhì)量監(jiān)督的工具，對實驗室建設(shè)項目的持續(xù)改善，具有非常重要的作用。實驗實訓(xùn)中心通過對設(shè)備環(huán)境建設(shè)、實驗教學(xué)資源建設(shè)、教學(xué)任務(wù)執(zhí)行、開放運行成果等各個環(huán)節(jié)的全流程監(jiān)管，對建設(shè)達標、運行良好的實驗室，進行先進表彰，并推廣其經(jīng)驗，繼續(xù)鼓勵對應(yīng)教學(xué)單位的后續(xù)設(shè)備投資；對建設(shè)不達標的實驗室，及時將情況反饋給教學(xué)單位、要求其分析原因、研究整改，并在下一個PDCA循環(huán)中解決和提高；對整改措施不得力者，將限制或推遲其提出的實驗室建設(shè)項目立項，同時根據(jù)實際情況重新調(diào)配利用率不高或閑置不用的設(shè)備。

4 PDCA循環(huán)法的應(yīng)用效果

PDCA循環(huán)法應(yīng)用在實驗室建設(shè)過程管理之后，大大提高了教學(xué)單位的積極性和管理部門的服務(wù)意識。實驗實訓(xùn)中心建立了實習(xí)生隊伍參與實驗室管理，實驗室實行7×14開放機制，建立了門禁和監(jiān)控系統(tǒng)，完善了信息化管理平臺；教學(xué)單位結(jié)合專業(yè)實驗室使用情況的反饋意見，積極地推動教師和學(xué)生利用實驗室開展技術(shù)課題活動，近3年新建設(shè)實驗室的利用率明顯更高。通過對比2016～2017學(xué)年與2015～2016學(xué)年的相關(guān)數(shù)據(jù)，實驗室場所數(shù)量增加了38%，但實驗室的各方面運行數(shù)據(jù)均取得了更大的增長，比如實驗教學(xué)人時總量增長了62.25%，實驗項目數(shù)增長了75.62%，其中綜合設(shè)計性項目數(shù)增長了101.21%，此外，實驗室承擔(dān)的教師科研、畢業(yè)設(shè)計、學(xué)科競賽、大創(chuàng)項目等各類開放課題項目，受益學(xué)生面大幅增加，開放人時總量及開放項目總數(shù)均增長了2倍以上。數(shù)據(jù)表明了PDCA循環(huán)法在實驗室建設(shè)過程管理所產(chǎn)生的促進作用。

5 結(jié) 語

PDCA循環(huán)法作為全面質(zhì)量管理的科學(xué)程序，在實驗室建設(shè)過程的持續(xù)改善中，發(fā)揮了獨特的卓有成效的優(yōu)勢。在PDCA閉環(huán)控制模式下，教學(xué)單位、主管部門、職能部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等都清楚各個建設(shè)項目的全流程，確保事前論證和計劃、事中執(zhí)行和監(jiān)督、事后反饋和改進，都能客觀、及時、公正的評價，有效保障了各個環(huán)節(jié)的科學(xué)決策。近2年來，學(xué)校的實驗室教學(xué)工作取得了大幅度提升。實驗人時數(shù)、實驗項目數(shù)、綜合設(shè)計性項目比例、開放人時數(shù)、學(xué)生受益面等的確在迅速擴大，PDCA循環(huán)法確保了實驗室的有效利用和投資效益。由于PDCA循環(huán)法滲透到實驗室建設(shè)工作的各個環(huán)節(jié)中，大環(huán)嵌套小環(huán)，循環(huán)不停，改進不止，促使了實驗室建設(shè)工作的周而復(fù)始地改善，促進了實驗室管理水平螺旋式提升。