助推廣東一流高職院校戰略發展的高校人事檔案管理工作探究

孫晶

為了提高推進職業教育發展的成長步伐，廣東在全國率先啟動一流高職院校建設，目的是為了推動我省高職院校全面提升辦學水平、人才培養質量和服務發展能力。其中一流高職院校建設的一個重要指標就是師資建設，具備一流高職院校平均水平的師資隊伍建設是重中之重，而高校人事檔案作為推動高校發展和學科建設的核心力量和主要推動力——教師的個人經歷及社會實踐的記錄和體現，在其中發揮著重要的作用。為此，在當前建設我校一流高校的背景下，并結合近年來的高校人事檔案管理工作經歷，就高校人事檔案管理工作今后的發展方向提出自己的一些思考和建議。

一、高校人事檔案管理在一流高職院校建設中的應用

高校人事檔案是體現高校教師個體個性的檔案材料，能為各個高校在職教師的管理及招聘人才等方面提供重要的科學依據;對提高高校人事檔案管理的利用效率，并為高職院校的教育教學提供穩定、有序的工作支持，為實現一流高職院校建設目標奠定基礎。

（一）高校人事檔案的性質。高校人事檔案是以高校教師為主體的，記載高校教師個人經歷及社會實踐的記錄，是教師個人身份、學歷、資歷等方面的證據。另外，高校人事檔案的價值主要發揮在對高校人力資源的評價、分析上。首先，高校人事檔案具有全面性。其收集了教師的履歷、自傳、考核、鑒定、學歷、職稱、科研、培訓、政審、黨團、獎勵、處分、任免、工資等多方面的材料，涉及教師教學能力、學術能力、工作能力、職稱、科研項目等內容，是教師個人信息的匯總，能夠比較全面地反映教師的個人全部信息。其次，高校人事檔案具有動態性。一個教師的人事檔案立卷后，其內容并不是一成不變的。隨著教師個人履歷的不斷增加，會不斷形成新的文件材料，例如考核、科研、任免等信息，因此人事檔案一個動態變化的信息集合。第三，高校人事檔案具有流動性。人事檔案與人事關系相統一，教師人事關系所在單位保管其人事檔案。高校人事檔案工作堅持“檔隨人走”，教師調往新的工作單位，應將其人事檔案轉遞至新的單位保管。目前，高校的人才流動速度不斷加快，高職院校師資人才也不斷地增加，決定了人事檔案的轉遞也越來越頻繁。

（二）人事檔案工作對一流高職院校建設的作用。高職人事檔案能夠為高職院校人力資源管理積累豐富的檔案素材，具有開發人才資源的作用。通過對人事檔案信息的整合分析，學校可以及時調整人力資源計劃，引進學校所需的人才，并根據現有人才情況制定培養計劃。首先，人事檔案是教師成長歷程的真實寫照，與教學、科研、管理等各項工作相關，創建一流高職院校的重要“支點”之一就是建設一批高水平高質量的教師隊伍，做好人事檔案各項工作，就是服務于一流高職建設中師資隊伍的建設。其次，高校人事檔案是一所高校的人才資源庫，通過對檔案信息的統計，可以反映出師資隊伍的各種結構比例，及各個學科之間的教師分配比例等。一流高職院校方案建設中以學科為基礎，通過對人事檔案的價值挖掘，分析高職院校學科的建設中的問題和不足，找出優勢學科，針對性地實現“一流學科”的建設目標，形成濃厚的教師發展的氛圍，為中青年教師提供良好的成長環境。

二、做好一流高職院校建設下人事檔案管理水平的提升

（一）高職院校普遍對人事檔案管理工作的建設意識淡薄。

人事檔案重要性宣傳力度不夠，大多數人不了解人事檔案信息的重要性，對人事檔案的管理、利用方式基本處于零了解。多數高校管理者對人事檔案管理工作存在誤區，認為人事檔案管理就是收收材料、進行保管、提供查借閱服務，檔案不遺失而已。人事檔案管理人員技術相對落后，缺少既懂檔案專業管理又懂計算機技術的復合型人才，相應的培訓再教育投入少。

（二）人事檔案管理模式有待改變。

人事檔案材料的收集包括25個方面，材料形成所涉及的部門多而分散。人事檔案管理不僅僅涉及具體檔案管理一個部門，是一項需要多個部門集體科學化管理的工作。然而由于各部門給對檔案管理工作建設重視程度不高，并且檔案管理模式相對滯后，因而淡化了人事檔案工作的效率。在人事檔案材料收集過程中容易造成材料收集不及時、收集上來的材料所蘊含的信息重復冗余，以及無法進行信息共享等問題，因此在一定程度上阻礙了一流高職院校建設進程。在人事檔案管理部門和檔案材料形成部門之間，如何建立合理的數據結構，達到部分數據共享和交流、及時反饋更新信息是目前檔案管理中需重點解決的問題。筆者認為應根據一流高職院校建設需求，轉變傳統的工作方法和模式，提出創新對策。

（三）檔案工作效率低下，亟需加快檔案的信息化建設

目前我校人事檔案主要以紙質檔案作為查詢和利用的方式，但是紙質檔案的使用存在很多弊端，比如利用效率低下，不易收藏等特點，因此使得檔案管理工作繁瑣，而且工作量巨大。目前，各高職院校普遍采用一些簡易的人事檔案管理軟件，存在信息存儲量小、功能少、可利用低等特點，很難適應檔案管理信息化的相關要求。強大的信息化時代已經來臨，檔案信息數據化成為趨勢，新時代迫切地要求我們檔案管理工作者逐步實現檔案管理工作的信息化，進一步創建現代化人事檔案管理的新模式。

針對以上高職院校人事檔案管理中存在的問題，提出以下思考和建議：

1.強化高職院校對人事檔案管理建設的意識。長期以來，人事檔案一直都蒙著一層神秘的面紗，人們普遍認為檔案管理就是保管，很少有人了解檔案的構成和利用，更不了解檔案在選拔人才、培養人才等方面的重要作用。首先要在高校教職工當中加大宣傳力度，增強對檔案利用效益的宣傳，做到人人知檔、懂檔、會用檔。其次改革宣傳模式多渠道、多形式、多媒體的普及利用方式和利用流程，讓大家都認識到人事檔案的重要性及其價值，同時樹立教職工對發展人事檔案建設的意識。

2.建立檔案管理人員科學化管理觀。干部檔案工作條例提出干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質。隨著時代的發展，檔案管理人員的綜合素質決定了人事檔案的管理水平和利用效益。高校應該順應時代需求，積極引進人才，健全檔案管理隊伍，定期對檔案管理人員進行檔案業務培訓，開辟檔案管理人員第二專業計算機技術培訓，培養檔案業務知識過硬、保密意識強，并且熟悉檔案信息化建設的復合型人才。

3.逐漸加強大數據背景下的人事檔案信息化建設。我們作為新時代的檔案管理者，在當前一流高職院校的建設背景下，要從不斷地增強自己數據信息管理相關方面的知識入手，逐步掌握運用數據信息化平臺，并將教職工數據信息與其現實工作中的教學、科研、訪學、培訓、職稱評審等各個方面的工作進行有效整合，最終實現數據資源的合理而有效地分配，為一流高職院校的建設提供更為精準而科學的依據，打下堅實的基礎。此外，我們必須要不斷地緊跟信息化時代的步伐，將繁重的工作變地更加靈活機動，;也要求我們必須不斷地合理運用現代信息化技術，提高信息的收集處理能力;必須不斷地讓人事檔案管理的效率得到切實地提高。再次，可以從進一步加強人事檔案管理信息化與網絡化的相關輔助軟件的建設入手，依托高職院校的網絡服務器作為數據平臺，以擴大人事檔案信息化所涉及范疇，提供給我們性能高且可信賴的信息服務網絡。最后，高職院校根據各個職能部門的不同職責，規劃出不同權限的管理模塊，并整合各個模塊信息數據，創造檔案工作網絡化的管理新模式，統一整個人事檔案管理網絡系統，為一流高職院校建設中的人事決策、人才招聘及計劃制定等工作提供具有絕對參考意義的信息數據，不斷地推動高職院校人事檔案信息化建設的進程。

人事檔案是全面、客觀、公正、歷史地了解高校教師的重要依據，為教育管理積累檔案史料，促進學校教育管理的改革，是評價師資隊伍整體素質的重要依據。在當前一流高職的建設背景下，我們必須切實地做好高校人事檔案的管理工作，為履行高職院校的教育、科研和服務職能提供重要的保障。（作者單位：廣東工貿職業技術學院）