提高辦公室文秘工作質量和水平的途徑

許小寧

文秘工作是辦公室工作的重要組成部分。工作的水平不僅影響辦公室的工作部署，而且還代表著部門的形象。改善文秘的工作是能力、知識相互作用的結果。辦公室工作人員要自覺增強責任感和緊迫感，自覺地加強學習，以中心為中心，為全局服務，把所學的知識應用到實際工作中，努力提高自身的素質和素質，在實踐中提高工作的效率和水平。

在許多企業和單位中，辦公室是企業和單位發展的中心部分，它不僅承擔了各種任務，而且還提供了大量運行動力。辦公室工作不僅要嚴格遵守上級的命令和要求，而且要充分了解下級員工的情況。負責處理政府內部和公司內部事項的人員也必須具備良好的溝通和調整技能。對于文秘人員，必須保證工作的質量和水平，促進公司的穩定運行和發展。

一、辦公室文秘工作的要求

（一）技術操作能力

主要掌握現代技術產品的使用，打印機，傳真機，通用電腦辦公軟件的應用。結合當前新形式的電話會議，記者們必須做好電話會議的準備和協調工作，跟上時代的步伐。

（二）遵守紀律，嚴守秘密

文秘工作人員必須有嚴格的專業紀律和嚴格的保密，這與工作的特殊性是分不開的。文秘是領導周圍的員工，他們接觸到的東西和他們知道的信息，其中有些是保密的。因此，文秘要始終嚴格要求自己，用鐵律來規范自己，嚴格保密。在工作中，我們從不打著領導的旗號，不為個人和他人做個人事情，不以個人思想取代領導意圖，不發號施令。作為文秘，他們不能散布謠言，不能說該說什么，不能問不該問什么，看不出不該說什么。文秘要以身作則，堅決不講不利于團結的話，堅決不做不利于工作的事。我們應該在幕后快樂，愿意獨處，忠誠誠實，實事求是，不隱瞞事實，不給領導“壞”的想法，不打著領導的旗號追求名利。

（三）組織協調能力

在經濟快速發展的今天，辦公室文秘也必須注重加強組織協調，優化自身的能力結構。一方面要重視加強內部組織協調能力建設，確保領導和部門做好信息傳遞和工作協調工作;另一方面要注重加強外部組織協調能力，確保及時有效地處理工作中和政府之間的工作關系。該部門建立了良好的溝通關系。此外，在實際的組織協調中，我們也要堅持整體的工作理念，確保我們能夠靈活處理工作中的各種問題。

二、提高辦公室文秘工作質量與水平的途徑

（一）明確辦公室規章制度

制定完善的辦公室文秘工作的規章制度、工作職責、工作流程和工作標準，并為辦公室文秘的入職登記、面試、實習、評估和在職培訓提供機構支持。在此基礎上，嚴格執行這一制度，要求領導干部和職能辦公室工作人員嚴格遵守規章制度，在招聘、管理和崗位考核的基礎上進行系統的培訓，大力支持書記的職務，協助和配合文秘的工作。在辦公室里做一些具體的工作。辦公室文秘也應嚴格遵守辦公室的規章制度。一方面，我們必須服從和服從上級的監督管理，努力做好辦公室工作。一方面，要與內部同事溝通，團結協作，合理認真地安排工作，營造良好的辦公氛圍，提高辦公效率。

（二）加強對文秘進行定期培訓

在實際工作中，文秘的素質直接影響到整個工作的效率和質量。如果辦公室文秘接受定期培訓，將大大提高他們的工作方法和效率。企業和單位要加大對員工培訓的投入，營造專業知識和學習的氛圍，提高員工的自我修養和能力。文秘的定期計算機培訓使文秘能夠更有效地操作計算機和制作辦公文件。一旦形成熟練的計算機應用能力，將大大提高工作效率，改變傳統的辦公模式。對整個辦公室來說，它更方便、更快。其次，文秘的在職培訓主要針對辦公室文秘的基本知識。培養文秘的專業素質和技能，提高文秘的專業能力，讓員工了解行業的基本要求，加深對理論知識的理解，拓寬文秘的業務范圍。

（三）開設文秘工作獎罰制度

目前，在我國政府組織的發展中，實踐證明，員工的獎懲有利于提高員工的效率。雖然文秘工作的內容相對于其他職位相當乏味，但為了提高文秘工作的水平，必須執行獎罰獎勵制度。為了提高政府組織的整體效率，確保政府部門之間的良好關系，作為中央部的辦公室在其工作質量方面發揮著至關重要的作用。辦公室領導可以采用現金、旅游、促銷等激勵措施。提高文秘工作人員的工作態度，有詳細的文秘工作計劃和理解，經常鼓勵員工的工作量。

（四）合理規劃文秘工作人員的數量

這位文秘有各種各樣的工作和大量的工作。如果文秘人數減少，可能很難完成所需的任務。如果有更多的員工，可能會擠占，使辦公室效率低下，不能充分發揮人才的作用，造成人力資源的極大浪費。因此，有必要合理評價辦公室工作，合理規劃文秘人數，使文秘人數保持在合理水平。

三、結語

在行政工作中，辦公室是主要的辦公空間，其重點是提高文秘工作人員的素質和效率。本文提出了完善文秘工作獎懲制度、充分激發文秘創新意識、加強技能培訓等提高文秘工作水平的對策，以期提高辦公室工作質量。（作者單位：國家稅務總局內黃縣稅務局）