從零開始打造“神秘組織”Party

徐樅

公司名稱：PingCAP

活動(dòng)事件：TiDB DevCon 2019

團(tuán)隊(duì)規(guī)模：750人

活動(dòng)日期：2019年1月19日

活動(dòng)地點(diǎn)：北京

活動(dòng)承辦：大新華會展控股有限公司

概況 ：2019年1月19日， 由大新華會展控股有限公司（以下簡稱：大新華會展）承辦的TiDB DevCon 2019（TiDB Developer Convention 2019）在北京圓滿落幕，超過750位熱情的社區(qū)伙伴（包括程序員、用戶和貢獻(xiàn)者等）參加了此次大會。TiDB DevCon 是大新華會展控股有限公司客戶PingCAP面向 TiDB 社區(qū)推出的技術(shù)會議。（TiDB名詞解釋：Ti-DB分開來看就比較直觀了，Ti是名稱，DB就是Database。顧名思義TiDB是一個(gè)開源社區(qū)，為企業(yè)/程序員用戶提供開源的代碼服務(wù)。） 本屆 TiDB DevCon 2019以 “Powered by Contributors” 為主題，聚焦 TiDB 項(xiàng)目核心技術(shù)的最新進(jìn)展和未來規(guī)劃，以及來自社區(qū)一線用戶的最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，展示 TiDB 在海內(nèi)外的最新動(dòng)態(tài)。旨在幫助社區(qū)更好的理解 TiDB 的技術(shù)理念，匯總用戶從技術(shù)選型到應(yīng)用落地各階段的實(shí)操中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)和困難，挖掘TiDB 場景適配的更多可能性。會上首次全面展示了全新存儲引擎Titan、新生態(tài)工具TiFlash以及TiDB在云上的進(jìn)展，同時(shí)宣布TiDB-Lightning Toolset & TiDB-DM兩大生態(tài)工具開源，并分享了TiDB 3.0的特性與未來規(guī)劃，客戶描述了他們眼中未來代碼/程序數(shù)據(jù)庫的模樣。

方案 ：作為此次活動(dòng)的承辦方，從一開始對“開源”“數(shù)據(jù)庫”等專有概念的模糊到后來不懈地深入了解、接觸，大新華會展在整體活動(dòng)中負(fù)責(zé)了包括活動(dòng)策劃、線上傳播、現(xiàn)場實(shí)施、以及會務(wù)接待內(nèi)容如用餐管理、網(wǎng)絡(luò)架設(shè)等工作，最終為開源社區(qū)貢獻(xiàn)者們呈現(xiàn)出了一場屬于他們自己的party。

首先服務(wù)團(tuán)隊(duì)第一件要做的事情就是從零開始搞懂客戶是做什么的，理解開源社區(qū)與開源思想，才能做好活動(dòng)的策劃和設(shè)計(jì)工作。服務(wù)團(tuán)隊(duì)用了兩周左右的時(shí)間去消化和學(xué)習(xí)客戶的產(chǎn)品和大會本身，花費(fèi)了大量的時(shí)間去研討溝通，整體用了將近一個(gè)月時(shí)間才完整地制作出了這場令客戶滿意的活動(dòng)的策劃方案。

在策劃方案獲得客戶認(rèn)可的同時(shí)，服務(wù)團(tuán)隊(duì)也同步開展了場地推薦的工作。由于客戶需要工業(yè)風(fēng)格的場地，同時(shí)必須要交通方便有地鐵，因此類似798藝術(shù)區(qū)（ArtDist）這樣的沒有地鐵可以直達(dá)的場地就不在客戶考慮之列。而且活動(dòng)正是春節(jié)前年會集中的季節(jié)，因此尋找到符合客戶全部要求的場地確實(shí)是一件比較困難的事情。大新華會展的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，通過公司的場地?cái)?shù)據(jù)庫篩選之后，給出了三個(gè)備選，并高效地組織了客戶的實(shí)地考察，最終很快落實(shí)了場地——中關(guān)村時(shí)尚產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新園。因?yàn)樵搱龅剌^為特殊，而并非酒店，因此服務(wù)人員以及餐食等都需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行準(zhǔn)備，最終才能呈現(xiàn)給客戶一站式的解決方案。嘉賓參會的交通路徑規(guī)劃也隨著場地的確定而明確下來。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定了完整的接待方案，也包括嘉賓前期注冊與后期現(xiàn)場報(bào)到的方案。由于是科技公司的活動(dòng)，因此處處都要體現(xiàn)新技術(shù)，并且要簡單直接、高效。這些也是本次會議的亮點(diǎn)所在。

挑戰(zhàn) ：在本次活動(dòng)執(zhí)行中唯一的比較棘手的難題就是場地網(wǎng)絡(luò)。由于本次活動(dòng)的場地處在大學(xué)校園之中，場地的網(wǎng)絡(luò)是校園網(wǎng)的一部分，不是獨(dú)立專線，因此，對于活動(dòng)而言帶寬嚴(yán)重不足，不能保證現(xiàn)場的網(wǎng)絡(luò)需求。而且由于校園網(wǎng)提供商不是電信公司而是其代理商，現(xiàn)場對方處于失聯(lián)狀態(tài)，無法對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)整，也就無法在現(xiàn)場臨時(shí)拉取網(wǎng)絡(luò)專線。為此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)重新聯(lián)系了電信運(yùn)營商，但也沒有可行的解決方案。可是大會現(xiàn)場簽到、直播等都需要用到網(wǎng)絡(luò)，因此這是一個(gè)不得不解決的問題。經(jīng)過商討，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)最后采用了無線基站的方式解決了現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)的難題，為本次大會項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)調(diào)用了6個(gè)臨時(shí)移動(dòng)基站，完美地解決了現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)問題，保障了現(xiàn)場簽到、直播以及現(xiàn)場參會人員用網(wǎng)，此舉得到了客戶的一致好評。

亮點(diǎn) ：本次活動(dòng)的整體設(shè)計(jì)風(fēng)格獨(dú)特，符合客戶調(diào)性和定位，細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)精準(zhǔn)到位。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)針對程序員的世界和開源社區(qū)這個(gè)神秘而不為大眾熟知的群體，定制了匠心獨(dú)具的活動(dòng)整體方案。本次活動(dòng)具有科技感與互聯(lián)網(wǎng)工業(yè)風(fēng)的設(shè)計(jì)搭建讓嘉賓和觀眾耳目一新，無論是簽到區(qū)、“代碼樓梯”、“場地入口”還是具有本次活動(dòng)風(fēng)格的定制飲品都體現(xiàn)了本次活動(dòng)的主基調(diào)，讓所有參會人員都有沉浸式體驗(yàn)。相信這也是大新華會展在所有競標(biāo)公司里最晚提交投標(biāo)方案，卻能唯一直擊客戶內(nèi)心需求，并且成功中標(biāo)的主要原因。

反饋 ：客戶對于本次活動(dòng)非常滿意，甚至超出預(yù)期，無論是方案策劃與現(xiàn)場執(zhí)行都達(dá)到了前所未有的體驗(yàn)。客戶在會后給與了大新華會展控股有限公司高度贊揚(yáng)，并承諾后續(xù)將與大新華會展進(jìn)行更多更深層面的合作。