如何優(yōu)化高校機(jī)關(guān)部門的行政管理效能

潘怡蒙

[摘要]對(duì)如何有效提升高校機(jī)關(guān)部門行政管理效能進(jìn)行系統(tǒng)性闡述，從高校行政管理資源整合、把握管理和服務(wù)關(guān)系、提升管理者綜合素養(yǎng)等路徑，為行政管理工作質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]高校;機(jī)關(guān)部門;行政管理;效能

[中圖分類號(hào)]G647

[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A

[文章編號(hào)]2096-0603（2019）07-0168-02

一、建立高校機(jī)關(guān)部門之間行政管理資源整合的有效機(jī)制高校機(jī)關(guān)部門是對(duì)高校人、事、財(cái)務(wù)、信息進(jìn)行管理的部門，其以實(shí)現(xiàn)輔助教學(xué)目標(biāo)為宗旨。對(duì)行政管理信息資源進(jìn)行取舍、調(diào)配和組合的過程就是行政資源整合的過程，該過程可以實(shí)現(xiàn)對(duì)行政信息資源的高效利用，進(jìn)而在高校機(jī)關(guān)部門之間建立優(yōu)化、和諧、融為一體的工作模式。也就是說，我們的目的是建立一個(gè)高效有序的行政管理系統(tǒng)，打破機(jī)關(guān)部門之間分散割裂的工作狀態(tài)，充分發(fā)揮資源應(yīng)有的效能，在原本具有相關(guān)和連接關(guān)系的機(jī)關(guān)部門之間建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)一加一大于二的工作效果。任何人在做任何事的過程中都希望取得事半功倍的成效，筆者認(rèn)為高校機(jī)關(guān)部門要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)可以從如下途徑進(jìn)行行政資源的整合。

（一）隊(duì)伍資源整合是基礎(chǔ)保證

行政資源整合中最重要的因素是人，在行政資源整合中隊(duì)伍整合是第一位的。高校需在堅(jiān)持統(tǒng)一、精簡(jiǎn)和效能原則的基礎(chǔ)上對(duì)交叉和重疊的機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸并和整合，解決決策層次過多、機(jī)構(gòu)冗余、職責(zé)劃分不清晰、效率低下的管理問題，構(gòu)建高效廉潔、公正透明、規(guī)范和協(xié)調(diào)的行政管理體制。隊(duì)伍資源整合最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是建設(shè)一個(gè)業(yè)務(wù)熟練、具有改革創(chuàng)新精神、善于組織協(xié)調(diào)、能夠抵御歪風(fēng)邪氣的領(lǐng)導(dǎo)班子，領(lǐng)導(dǎo)班子的素質(zhì)提升了，行政管理隊(duì)伍整體的素質(zhì)才能有效提升。與此同時(shí)，還要做好領(lǐng)導(dǎo)班子隊(duì)伍的動(dòng)態(tài)規(guī)劃和優(yōu)化，即時(shí)進(jìn)行人員調(diào)配組合的變化，堅(jiān)持以人為本的思想和理念，對(duì)行政管理隊(duì)伍成員的能力特長(zhǎng)、氣質(zhì)、優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行摸底和梳理，在團(tuán)隊(duì)合作中強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作、取長(zhǎng)補(bǔ)短。行政管理部門內(nèi)部要制訂科學(xué)的用人機(jī)制和人才選拔程序，建立領(lǐng)導(dǎo)干部民主推薦、擇優(yōu)任用的機(jī)制，通過科學(xué)評(píng)價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的方式為能者提供有效的晉升渠道，讓庸者從不適合的崗位上走下來，提升每個(gè)人的工作積極性和主動(dòng)性。

提升行政管理人員的素質(zhì)是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上提升行政管理效能的主要手段。不論行政管理人員是否出身專業(yè)管理專業(yè)，既然他們已經(jīng)坐在了行政管理部門的工作崗位上，就要從根本上促進(jìn)機(jī)關(guān)部門管理團(tuán)隊(duì)的進(jìn)步。建立崗位競(jìng)聘機(jī)制是必須的，雙方通過簽訂管理合同達(dá)到人才選拔的目的。機(jī)關(guān)部門需要對(duì)現(xiàn)有隊(duì)伍的政治素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)進(jìn)行定期考核，在辦公室內(nèi)建立良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，同時(shí)通過績(jī)效考評(píng)機(jī)制讓行政管理人員形成終身學(xué)習(xí)意識(shí)，使其能夠主動(dòng)地充電和拓展自己，開闊視野、豐富知識(shí)、增強(qiáng)活力，為更好地處理各項(xiàng)管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）信息資源整合是關(guān)鍵載體

信息資源整合的目的是構(gòu)建一個(gè)管理規(guī)范、交流順暢、協(xié)作融合，能夠提升資源整體價(jià)值的信息平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)應(yīng)該能夠向高校師生和社會(huì)各界提供高效高質(zhì)的信息服務(wù)和辦事窗口。因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)、構(gòu)筑資源共享機(jī)制、進(jìn)行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的整合是必須的而且是必要的。高校機(jī)關(guān)部門需要將不同時(shí)期、不同技術(shù)條件和不同內(nèi)容的信息系統(tǒng)聯(lián)結(jié)整合成為一個(gè)整體，在整合的過程中盡量避免出現(xiàn)各自為政的局面，盡最大可能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，為行政管理工作效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）經(jīng)驗(yàn)資源整合是創(chuàng)新源泉

一個(gè)機(jī)關(guān)部門可能在工作實(shí)踐中積累了先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)并實(shí)現(xiàn)了理論研究成果的突破，這種現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)對(duì)其他部門來說就是極具價(jià)值的借鑒資源，同時(shí)還可以規(guī)避重復(fù)建設(shè)的問題，部門內(nèi)部的資源可以被廣泛地應(yīng)用在發(fā)展創(chuàng)新和改革深化上。這個(gè)過程需要各個(gè)機(jī)關(guān)部門結(jié)合自身情況進(jìn)行去偽存真、去粗取精，將那些經(jīng)不起考驗(yàn)和浮于表面的經(jīng)驗(yàn)剔除出去，建立具有實(shí)踐價(jià)值和理論突破的資源轉(zhuǎn)化推廣機(jī)制，使資源整合結(jié)果能夠真正為已所用，在各部門的工作中起到積極的推動(dòng)作用。

上述三方面的資源整合方式在高校機(jī)關(guān)部門中具有很強(qiáng)的可行性和針對(duì)性，它們是環(huán)環(huán)相扣、動(dòng)態(tài)聯(lián)結(jié)的關(guān)系，需要在動(dòng)態(tài)中穩(wěn)步前行，逐步形成完善的一體化工程，最終實(shí)現(xiàn)整體效率的提升。

二、正確理解和把握高校機(jī)關(guān)部門管理與服務(wù)之間的關(guān)系

一般來說，管理具有組織生產(chǎn)力、調(diào)控協(xié)調(diào)生產(chǎn)關(guān)系的雙重職能。在行政管理中，這兩方面的職能具體體現(xiàn)為管理和服務(wù)。管理和服務(wù)是既有區(qū)別又有聯(lián)系的兩種控制手段，它們?cè)趯?shí)踐中能夠形成辯證的統(tǒng)一。管理是實(shí)現(xiàn)服務(wù)目的的手段，脫離了服務(wù)的管理將失去管理的意義，離開管理探討服務(wù)將會(huì)導(dǎo)致低劣的服務(wù)和成效。可以說，在管理與服務(wù)中，服務(wù)是主導(dǎo)型的，服務(wù)工作能夠在很大程度上促進(jìn)管理工作的開展，科學(xué)有效的管理反過來又能夠促成高效科學(xué)的服務(wù)。

高效機(jī)關(guān)部門在高等教育開展的過程中可以積極地進(jìn)行人性化建設(shè)和管理，提供人性化服務(wù)，將機(jī)關(guān)管理人員和高校師生作為鮮活的人進(jìn)行管理，這樣才能真正地意識(shí)到人性化服務(wù)和管理之間的關(guān)系，才能從根本上意識(shí)到人性化建設(shè)的內(nèi)涵和本質(zhì)。管理和服務(wù)關(guān)系的協(xié)調(diào)處理中應(yīng)將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和群眾之間的關(guān)系處理同步起來。管理本身就是按照規(guī)章制度和上級(jí)指示辦事的過程，這應(yīng)該是容易做到的事情，高等教育事業(yè)的發(fā)展需要依靠師生群眾按照規(guī)章制度辦事，但是同時(shí)也要看到群眾的訴求，從根源上解決問題，提升教師和學(xué)生的積極性，為教育事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的動(dòng)力。

三、著力提高高校機(jī)關(guān)部門管理人員的綜合素質(zhì)

一方面，高校需要高水平的師資隊(duì)伍，另一方面，高校還需要高素質(zhì)的行政管理隊(duì)伍。但是，部分高校僅僅將行政管理工作視為事務(wù)性工作的一部分，認(rèn)為沒有科研能力和教學(xué)能力的人才會(huì)從事行政工作，學(xué)校行政人員對(duì)本職工作缺少認(rèn)可和尊重，學(xué)校也沒有提供足夠的激勵(lì)機(jī)制和發(fā)展機(jī)會(huì)。高校行政管理人員大多并非管理專業(yè)出身，真正的教育管理專業(yè)的從業(yè)人員如同鳳毛麟角，一些缺乏高等教育理論基礎(chǔ)和行政管理經(jīng)驗(yàn)的人從事行政性工作必然會(huì)出現(xiàn)問題。部分機(jī)關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)雖然具有碩士或者博士的高學(xué)歷，但是他們?cè)谌粘９ぷ髦袑⒋蟛糠值臅r(shí)間和精力放在科研和帶研究生上，本身行政管理能力有待提升。部分行政管理人員難以適應(yīng)現(xiàn)代管理崗位要求，缺乏現(xiàn)代行政管理工作所需的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中主觀臆斷、缺乏創(chuàng)新意識(shí)，嚴(yán)重影響了行政管理水平的提升。筆者認(rèn)為行政管理人員的素質(zhì)提升中要把握以下兩個(gè)定位。

（一）做好思想定位

本質(zhì)上來講，管理就是組織和整合資源的過程，需要在高校運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中解決各種各樣的現(xiàn)實(shí)問題，最大限度地進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。高校機(jī)關(guān)部門管理人員要從思想上意識(shí)到自身的工作就是為教學(xué)和科研工作開展而服務(wù)的，是學(xué)校教學(xué)、科研工作開展的服務(wù)部門。部分高校機(jī)關(guān)部門沒有認(rèn)清自身的崗位職責(zé)，將自身視為工作開展中心，影響教學(xué)進(jìn)度和對(duì)外辦事效率，阻礙高效科學(xué)研究工作的開展。

（二）進(jìn)行科學(xué)定位

行政管理是一門科學(xué)和一門藝術(shù)，是在先進(jìn)的管理理念和管理知識(shí)的基礎(chǔ)上以科學(xué)的原則對(duì)工作進(jìn)行審視的過程，是需要不斷在實(shí)踐中探索服務(wù)方式的一種管理模式。首先，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)合理的崗位設(shè)置和機(jī)構(gòu)設(shè)置，明確各個(gè)部門的職責(zé)和權(quán)限，徹底落實(shí)崗位責(zé)任制和績(jī)效激勵(lì)機(jī)制。其次，對(duì)不同類型的管理模式進(jìn)行區(qū)別，精簡(jiǎn)其中不必要的管理環(huán)節(jié)。最后，處理好計(jì)劃內(nèi)工作和意外工作之間的關(guān)系，真正地做到保質(zhì)保量、責(zé)任明確。

四、“有效管理者”理論對(duì)優(yōu)化高校行政管理效能的借鑒

美國(guó)著名的管理學(xué)者德魯克在八十年代提出了著名的有效管理者理論，他認(rèn)為以前的管理理論過度地研究管理他人的過程，管理理論本質(zhì)上變成一種御人術(shù)。德魯克認(rèn)為這是一種錯(cuò)誤的觀念，一個(gè)能夠管理好別人的管理者并不一定是一個(gè)好的管理者，只有那些能夠管理好自己的管理者才能成為真正的優(yōu)秀的管理者。有效管理者強(qiáng)調(diào)對(duì)管理者自身的約束，認(rèn)為不論職位高低，管理者首先要約束自己。德魯克強(qiáng)調(diào)，想象力、知識(shí)和智力對(duì)人來說確實(shí)是重要的資源，但是依靠這些資源達(dá)到的成就是有限的，只有效率才能讓人經(jīng)驗(yàn)豐富、積累碩果。有效管理者理論的研究可以為高校行政管理改革帶來一定的理論支撐，使高校行政管理中一些效率低下人浮于事的癥結(jié)得到徹底解決。

管理者不完全有效性是由以下幾點(diǎn)造成的：（1）管理者的時(shí)間常常被別人占用;（2）管理者不可避免地會(huì)陷入日常作業(yè);（3）管理者的工作績(jī)效和貢獻(xiàn)只有在得到其他部門管理者或者最主要人物的認(rèn)可時(shí)才是有效的;（4）管理者屬于組織范圍之內(nèi)的人員，對(duì)外部的認(rèn)知存在局限性。

為了有效地應(yīng)對(duì)上述管理者非有效性的現(xiàn)象，德魯克提出針對(duì)性的管理措施和管理對(duì)策。要提升管理者的管理水平，使其對(duì)自身工作行為和工作成果產(chǎn)生滿足感，唯一的途徑就是提升管理有效性。德魯克認(rèn)為有效性是后天習(xí)得的過程，需要在實(shí)踐中不斷摸索和探索。一個(gè)有效的管理者必須在心理上形成五個(gè)習(xí)慣：（1）有效利用自己的時(shí)間;（2）關(guān)注自己對(duì)組織的貢獻(xiàn);（3）發(fā)揮組織中成員的特長(zhǎng);（4）首先將重要的工作做好;（5）科學(xué)的決策。高校機(jī)關(guān)部門中所以會(huì)出現(xiàn)效率低下的問題，根源在于領(lǐng)導(dǎo)者被陷入文山會(huì)海中，他們雖然是辦公室最后的關(guān)燈者，但是事務(wù)性工作使其在決策中顯得手足無措、捉襟見肘，最終導(dǎo)致管理的失效。改變這種情況可以從有效的管理者理論中吸取一些經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)變行政管理工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以師生群眾的滿意作為標(biāo)準(zhǔn)，精簡(jiǎn)會(huì)議，積極地運(yùn)用有潛力的工作者。

總而言之，高校行政管理效能的提升和行政管理質(zhì)量的提升需要和學(xué)校教育改革和發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)當(dāng)作為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展體系之一納入高校戰(zhàn)略發(fā)展框架中。高校應(yīng)意識(shí)到行政管理工作本身就是為教學(xué)科研工作服務(wù)的，只有行政管理工作做好了，教學(xué)科研工作質(zhì)量才會(huì)有堅(jiān)實(shí)的保障。

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