試論信息化背景下高職學生檔案管理的過程與方法.

王建剛

[摘要]21世紀是信息時代，信息化技術在不斷發展與完善，其應用領域越來越廣泛，并取得一定成績。信息化技術在高職院校學生檔案管理中的應用增加了檔案管理的方法、提高了工作效率，具有一定的研究價值，主要從信息化建設對高職院校學生檔案管理工作的意義、高職院校學生檔案管理工作存在的問題、改進高職院校檔案管理工作的方式三方面進行闡述信息時代下高職院校學生檔案管理，希望為研究檔案管理工作的學者提供理論參考。

[關鍵詞]信息化背景;高職學生檔案管理;過程與方法

[中圖分類號]G717

[文獻標志碼]A

[文章編號]2096-0603（2019）07-0182-02

高職院校學生檔案管理過程及意義

（一）高職院校學生檔案管理過程

高職院校學生檔案是指學生在校期間接受教育、培養和管理的過程中直接形成的，反映學生德、智、體、美、勞和家庭政治、經濟情況的檔案材料。高職院校學生檔案管理的內容比較龐雜，根據以往的文獻，筆者把學生檔案管理內容分為兩個方面：（1）對學生實體和信息檔案的直接管理。包括學生檔案的收集、整理、鑒定、保存、利用到檔案的留轉全過程的管理。（2）對學生檔案工作的管理，主要是指在學生檔案形成過程中的轉移、審核、監督、歸檔、指導和協調等工作。學生檔案的形成通常涉及學校的多個職能部門，例如學生的黨團關系涉及組織部和團委;實習鑒定材料涉及具體的系和專業;學籍材料和成績單涉及教務處;學生參加各種活動的獲獎記錄涉及學生檔案等。為了完善和規范學生檔案管理，以便將來各用人單位調閱學生檔案或者因為工作調動時供組織部門或人事部門調閱學生檔案，因此必須明確界定各個職能部門有關學生檔案管理的職責和任務，設計各職能部門關于學生檔案的管理流程，保證學生檔案完整、清晰、規范、合理、合法。

（二）高職院校學生檔案管理的意義

首先，學生檔案是畢業生就業的助推力。學生檔案管理，充分反映出學生在高職院校中的主體地位。學生是學校的主體，學生的綜合素質在一定程度能反映出一所高校的教學和管理水平，學生素質的高低、能力的強弱直接影響著學校在社會中的聲譽，學校培養學生的最終目的是為社會輸送更多的優秀人才，而相關部門特別是用人單位對學生綜合能力的了解是通過學生檔案進行的，因此學生檔案是相關部門特別是用人單位甄選人才的第一手材料，學生檔案管理工作的好壞，直接影響畢業生的就業。其次，學生檔案管理，體現了“以人為本”的檔案工作理念。學生是學校賴以生存和發展的源泉，為了穩定生源，提高生源質量，學校學院需要采取多種措施，其中一個重要方面就是學生檔案管理。為了學院和學生的發展以及為家庭和社會負責，學生檔案管理應該本著為學生提供優質服務的宗旨，體現“以人為本”的檔案工作理念，真正使學生受到優質的檔案管理所帶來的好處。在高職院校中，學生的任務不僅是學習文化知識，更重要的是要掌握實踐和操作的能力，為自己的人生樹立遠大的目標。學生在校期間體現文化素養和各種技能的各種材料都必須在學生檔案材料全面反映，這是學院評估、上級檢查以及用人單位甄選人才的有力證據，因此，我們必須本著“以人為本”的原則優質、高效地做好學生檔案管理。

二、信息化背景下對學生檔案管理的影響

（一）信息技術對學生檔案管理帶來的機遇

首先，信息技術提高了檔案部門對學生檔案管理的效率。信息技術的應用方便了檔案管理人員對數據信息進行采集、鑒定、轉換和保存，從而減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率和效能。其次，信息技術使學生檔案資源得以共享，降低工作成本。信息技術的推廣應用，使學生檔案信息資源達成共享，有效降低了學生檔案的管理成本。例如，學生檔案信息管理系統中建立的學生信息數據庫，可將在校生的各項資料納入電子數據庫，為學生信息的再利用提供了方便，節約時間，降低學生檔案管理的成本。最后，信息技術為檔案部門能以更方便快捷的方式管理學生檔案信息資源提供了保障。由于校園網覆蓋了全校各個職能部門，并且各部門都使用計算機進行管理，這就保障了檔案部門與相關職能部門和系部之間的信息鏈接，從而對學生檔案進行更高效的管理。

（二）信息技術對檔案管理帶來的重大挑戰

首先，信息技術改變了建檔方式，從紙質檔案轉變成虛擬的電子信息，促進了數字檔案館的建立，這就要求參與檔案管理的人員熟練掌握計算機以及互聯網相關的專業知識。其次，信息技術使檔案的紙質載體與檔案中所記錄的內容分離。實體檔案館對二者實行雙重管理，即紙質檔案的建立與管理和數字檔案館的豐富與更新，無形之中增加了實體檔案館的壓力。最后，信息技術改變了以往檔案材料收集整理方式的弊端。以羅定職業技術學院為例，檔案管理仍然由學生工作辦公室負責，具體收集工作由學生工作辦公室的檔案員完成，輔導員和相關職能部門協助完成，檔案工作始終得不到重視，信息管理工作一般是草草完成，往往是以畢業前突擊的方式進行。信息技術徹底解決了這一問題，高職院校電子檔案的建立需要根據電子檔案的特征，按步驟統一填寫統一格式的信息，系統時間的限制杜絕了各系部突擊整理的方式，要求各系部必須在規定的時間內匯總學生的相關信息，保證檔案管理工作的順利進行。

三、信息化背景下高職院校學生檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對學生檔案管理工作的高度重視

就目前而言，高職院校工作人員沒有認識到學生檔案管理工作的重要性，致使高職院校學生檔案管理工作出現了很多問題。一部分高職院校的領導認為檔案管理工作與學校的發展沒有必要的聯系，因此對其設備以及資金上的投入較少;還有一部分學校領導認為學生檔案工作比較簡單，只需要對學生的檔案進行保管，并且提供相應的查詢服務即可，沒有專業性與技術性的要求，因此在對學生檔案管理的人力資源配置上也存在一定的忽視。

（二）沒有樹立正確的檔案信息化管理意識

雖然當前是信息化高速發展的時代，但是很多高職院校依然采用傳統的方式對學生的檔案進行管理，導致落后的管理理念在高職院校中根深蒂固。同時，現在大多數高職院校在檔案管理中都配備了電腦、掃描儀以及打印機等設施，但是學校還是會以保護學生的檔案實體為由，導致學生無法查詢到關鍵的信息，使學生信息資源共享的理念成為一句口號。高職院校內部還缺乏對計算機管理系統的維護工作，導致學生在查閱檔案信息時問題頻出。

（三）檔案管理人員專業素質低，整體管理水平不高

前文提到，高職院校對學生的檔案管理工作不重視，導致對檔案管理人員的配置方面存在不到位的問題，很多高職院校參與學生檔案管理的都是一些兼職教師甚至兼職學生，缺乏專業化的技術人才，現有的管理人員不具備豐富的管理知識與管理經驗，對檔案管理工作的重要性認識不足。還有一部分檔案管理人員的福利待遇水平較低，導致他們在工作中缺乏必要的激情，對自身的工作持敷衍了事的態度，更談不上正確的管理方式。高職院校在對檔案信息進行采集、整理、存儲以及利用等多個環節都缺乏系統化的管理，導致學校檔案管理整體水平無法得到有效提升。

四、改進高職院校檔案管理工作的方式

（一）提高校領導對學生檔案管理工作的重視程度

學生檔案管理工作的質量與效率將會對高職院校的整體發展起到直接影響。因為學生檔案所記錄的是學生的重要信息，能夠向全社會展示學校在各個階段所取得的工作成就以及為社會發展所提供的大量專業人才。另外，高職院校的學生檔案不僅記載著學校的發展歷史，同時能夠對學校對當下以及未來的發展提供指導與借鑒作用。檔案管理水平的高低直接受到高職院校領導的重視程度影響。因此，學校檔案管理人員需要定期向學校領導匯報與檔案管理工作有關的事項，包括當前的管理現狀以及對未來發展的具體規劃。學校領導也需要加大對檔案管理工作的支持力度，加大相關政策與資金的扶持力度，要將檔案管理工作放在重要的議事日程上，提升關注度。只有加快學校檔案管理工作的信息化建設，才能實現檔案資源的高效利用，實現檔案管理工作價值的最大化，進而推動高職院校的自身發展。

（二）加快實現信息化管理，創新檔案信息服務觀念

隨著我國對教育教學工作重視程度的日益提升，我國高職院校也在實施大規模的擴招工作，使學校的規模不斷壯大。高職院校在開展日程教學、學校管理以及科研項目工作上對學生檔案管理工作提出了更高的要求，因此傳統的檔案管理方法已經無法適應學校發展的需求。為了提升高職院校整體的發展速度，在開展學生檔案管理工作時，要求學校需要借助信息化技術，實現檔案管理的信息化、數字化、智能化和網絡化管理。要充分利用信息技術的高效、便捷性對檔案資源進行采集、整理、存儲查閱工作。學生可以利用手中的電腦、手機等電子設備遠程查閱檔案信息，實現工作效率與工作水平的提升，進而滿足人們的不同需求，實現高職院校檔案資源真正地共享。

（三）提高檔案管理工作人員專業素質，提高檔案管理水平

隨著我國政治體制改革、經濟發展和科學技術的進步，高職院校檔案管理工作不斷使用計算機、掃描儀、打印機等設備，信息技術水平也不斷提高。因此，要提高企業管理水平，就必須提高員工的專業技能，提高他們在新時期處理問題的能力，提高他們的創新思維和創新意識。定期組織相關檔案管理、計算機技術培訓、專家講座、員工交流工作經驗和方法在檔案管理信息化建設過程中，僅掌握計算機技術是不夠的，工作人員需要熟練使用各種相關軟件，同時還需要加強對自身專業工作能力的培養，進而加快信息管理在高職院校檔案管理中的實施進程。

五、結語

總體而言，在信息化背景下，高職院校的學生檔案管理工作需要進行深化改革，保證能夠適應時代發展與學校發展的需求。信息化技術在高職院校檔案管理中的運用為學生提供了更加寬廣的空間，可以利用信息技術對學生的檔案進行電子儲存，非常輕松地對學生的檔案數據進行分析，進而實現學生檔案管理工作科學與有效地發展。高職院校檔案管理工作人員需要掌握先進的信息技術，不斷提升自身的業務水平，采取行之有效的管理措施，實現檔案管理工作乃至高職院校的整體發展。

參考文獻：

[1]吳玉.信息化對高職院校檔案管理的新思路[J].辦公室業務，2016（8）.

[2]王英.提升高職校檔案管理人員素質的策略[J].中國管理信息化，2016（9）.

[3]許瑋.高職院校檔案管理工作的現狀與對策[J].軟件導刊（教育技術），2016（3）.