新時期高職院校人事檔案數字化建設的創新思考

柴瑞 斯慶 馬強

[摘 要] 人事信息資源的最終“棲息地”——人事檔案，是人事管理工作的重要組成部分。人事檔案管理數字化建設作為我國人事檔案管理改革的方向，是人事檔案管理工作體現其價值和可持續發展的必然趨勢。高職院校賦予了教職工具有“雙師型”“學術人”的特點，人事檔案信息的變化與更新速度之快，對管檔模式提出了更高要求，其管理呈現出專業性、復雜性、特殊性。由此，基于傳統人事檔案管理模式，如何通過創新方式來提高人事檔案管理的質量、效率和水平，是新時期高職院校人事檔案管理工作需要探索的新問題。

[關 鍵 詞] 高職院校；人事檔案：管理；數字化建設

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2019）01-0032-02

隨著高職院校在國家發展與社會進步中占據的位置日益飆升，教育教學和人事制度改革的不斷深入，人事檔案作為高校人才的重要載體，是非常重要的信息資源，其管理方式也隨之進入現代化管理的先進行列。高職院校是高素質、高學歷、“雙師型”“學術”人才的聚集之地，教職工的人員信息變化與人事檔案更新很快，其檔案管理的方式也呈現出新的特點。同時，由于信息化的發展，人事檔案管理也將面臨許多新問題、新情況。那么，如何加強高職院校人事檔案管理工作的改革與創新，實現高校跨越式發展，是衡量高校管理現代化程度和綜合實力的重要標志。

一、高職院校人事檔案數字化的重要性

高職院校人事檔案是教職工成長軌跡的記錄儀，是認定“三齡、兩歷、一身份”的重要信息來源，是干部選拔任用、職稱評聘、工資、年度考核等待遇落實的主要根據，關系著每一位教師切身的利益；它也是高職院校實現人才資源管理的關鍵性、基礎性工作。作為人事檔案管理部門，有效的管理和利用對高職院校做好人事檔案管理工作有深遠意義。如人事檔案管理工作在具體落實中，它主要以教師團隊為基礎，日常管理、教學、科研方面產生一些影響，為教職工薪酬調整、干部選拔、考核評價提供了多方面的參考依據。

在很長一段時間，人事檔案管理基本采用的是紙質管理方式，人事檔案內容繁多、分類復雜，管理起來存在一定難度，如果管理不當還會出現檔案丟失、檔案內容被人為改動的情況，極大地影響人事檔案的安全性和準確性。然而在最近幾年，人事檔案由傳統紙質版檔案管理向數字化檔案管理方式轉變，作為高職院校也將其作為一項嶄新又重要的課題。人事檔案數字化管理的實現，不僅使高職院校人事檔案步入現代化水平，而且可將新鮮血液注入組織、人事等部門。

高職院校人事檔案管理方式也需要解放思想，更新觀念，緊跟時代的步伐。在充分認識到人事檔案管理對高校人事工作的重要性的同時，嚴格按照《干部檔案工作條例》有關規定，建立現代化管理模式。

二、人事檔案數字化建設的創新策略

“創新是引領發展的第一動力”。創新是作好檔案工作的不竭動力。高職院校是以“職業教育”來定位辦學理念的，所以，人事檔案管理工作必須以“職業”為特色，以信息化、網絡化、標準化統領管理的全局工作，不斷提高人事檔案管理數字化水平，積極有效地開發人力資源，深入研究人才規律，并指導師資建設、人事管理、科研等工作，以創新思路推動人事檔案管理工作再上新臺階。

在新時代環境下，檔案數字化作為國家信息化建設的重要組成部分，已經受到全國各級檔案部門的高度重視。國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確要求，“創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現代化水平”。

（一）運用現代化管理模式建立干部監督檔案

高職院校的干部人事檔案管理工作是一項較為系統的工作，不僅僅是人事部門的具體任務，各有關部門也負有重要責任。在學校內部要建立和完善干部人事檔案的收集工作機制，加強干部檔案管理部門與紀檢、教學、科研、審計等相關部門的協調與配合，在數字化建設工作之前充分保證干部人事檔案材料的形成能規范、齊全、及時。在人事檔案審核、轉遞、利用等環節，隨時發現和糾正檔案內容的失真問題，確保檔案內容的真實性、嚴肅性。

在此基礎上，建立干部監督信息檔案。通過日常紀檢監察、審計、信訪、個人事項報告等方面的信息，運用數字化管理實現人事檔案的現代化建設。

（二）優化數字化管理方式，提升人事檔案管理的時效性

高職類院校，人事變動較為頻繁，每年新引進的教師、退休教師數目多，調入、調出的教師也不少，人事檔案更新頻率快。再加上每年每人產生固定的人事檔案數也最少不下3份，如，薪級工資調整表、教師黨員的民主黨員評議表、年度考核表、崗位調整表，還有一些不固定材料：干部任免文件、任免表、職稱評審表、榮譽證書、培訓材料、部分教師續簽合同、工齡認定表等。再加上高職院校的教師具有“雙師型”“學術人”的特點，除了教師職務的評聘外，部分老師還會有“工程師”“會計師”“技師”等職務的評審材料。總之，產生材料的繁多種類，就要求管理人員必須用數字化檔案來提高檔案管理的時效性，來保證每一冊檔案信息的及時性、完整性，為學院人才資源管理提供第一手信息。

（三）以檔案數字化建設推動網絡化管理

人事檔案數字化對人事檔案管理有著重要的意義，它是促進人事檔案網絡化發展的“催化劑”。網絡技術和信息技術已經在改變著世界和人們的生活，特別是人事檔案社會化、開放化管理的市場需要，給檔案管理工作帶來了新的契機，信息技術的發展，使檔案網絡化建設提上了日程。

利用學院已有的網絡平臺，人事檔案管理人員將檔案中不涉密的人事信息進行“提純”，將不在保密范疇的信息共享在局域網上。通過管檔后臺，管理者可以從多角度了解一個人，對人事、組織工作有深遠的意義。比如，“三齡兩歷一身份”、個人經歷、思想政治、品德作風、才干績能工作表現、職稱評聘等，提供更為優質的人才檔案信息。這對高職院校在領導決策、干部選拔任用、師資隊伍建設、人才培養、科研等方面提供了重要憑據。

如此，人事檔案信息化管理系統集成在高校信息化建設平臺中，以實現數據的集成與共享。人事檔案信息資源與學院的教學管理系統、科研成果管理系統、人事管理系統、工會管理系統等建立數據接口，實現共享。有效提高管理的效率和檔案的利用率，還可促進人事檔案管理模式的革新，從而充分挖掘人事信息利用率，更好地服務于高職院校綜合管理，提升高職院校整體管理水平。

（四）樹立安全意識，為人事檔案管理撐起保護傘

《人事檔案管理辦法》中第一章基本原則里第四條：“在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全”。因此，作為人事檔案管理部門必須為人事檔案的信息安全保駕護航。

首先，通過法律手段實現保護。我國需要加快對電子檔案管理進行立法的步伐。電子檔案的法律效力已成為當下國內外檔案界專家、學者不斷議論的熱門話題，明確電子檔案的法律地位，這不僅是檔案數字化過程中必經的舉措，也能夠為社會全面進入數字化管理模式提供土壤。

其次，有安全的技術保障。隨著信息技術的飛速發展，對信息安全的防護工作也應日益凸顯其重要性，只有安全技術的不斷完善，才能為信息安全提供強有力的保障，需要建立完整的安全保障機制以防止人事信息的泄露，比如，對信息的加密處理、數據網絡防火墻技術、殺毒軟件應用、指紋識別、數字簽名技術、操作系統安全核內技術。

同時，建立健全各項保障體制。紙質檔案與數字檔案相比利大于弊，建立嚴謹的信息錄入考核機制，進行強有力的監督管理，確保紙質檔案在與數字檔案轉換過程中的真實性、完整性、嚴肅性。如，管理體制、運行機制和投入保障機制。

（五）加強隊伍建設，激發工作熱情

在干部檔案條例中明確規定了各級人事部門應加大檔案管理隊伍的建設力度。高職院校的人事檔案工作更應配備有過硬的思想政治素質，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，嚴謹細致的工作作風，熟悉政策法規，不斷提高政治、業務素質的干部，有豐富的檔案管理專業知識，有信息素養促進信息化建設，能努力做好本職工作的黨員從事管理工作。

檔案工作人員要緊跟時代步伐，強化政治意識、大局意識、責任意識和服務意識。首先，強化業務知識學習。俗話說得好“打鐵還需自身硬”，只有不斷提高綜合素質和業務水平，不定期進行業務理論學習，深入掌握現代人事檔案管理模式，提升管理技能，提高管理人員的信息技能，強化信息技術能力，熟練掌握人事檔案管理的信息化應用。才能堅決擁護檔案的真實性、完整性、實用性。其次，做好專職、兼職檔案人員的隊伍建設，更好地統一規范干部人事檔案的外在形式，確保每一本檔案的標準化、規范化建設。

“要關心愛護基層干部，主動為他們排憂解難。”人事檔案管理是一項工作量大、具體業務繁瑣、同一種事情需要不斷反復做的工作。因此，需要檔案相關部門以嚴格管理和關心工作人員相結合，激勵機制和約束管理并舉，完善檔案管理人員各項考評體系。如，為他們提供學習深造的機會，職稱晉升機會、給予檔案工作人員補貼待遇等，以此激發他們的工作熱情。認真履行好黨和人民賦予的重要職責。

我們必須加強高職院校人事檔案管理的信息化建設，積極地將先進的網絡信息技術與數字化人事檔案管理技術結合起來，更好地促進高職院校人事檔案的網絡共享。進一步充分發揮人事檔案管理數字化在當今信息化社會中的重要作用，構建以組織人事為中心，按權限分級賦權提供閱檔服務的網絡化管理格局，有利于提高檔案工作的效率和現代化水平，有利于確保數字化檔案的永久性和安全性，有利于提高檔案服務水平，拓展和實現檔案信息資源共享，有利于提高學院的公共服務能力。為高職院校科學發展、人才強校戰略發揮應有的作用，更好地服務于學院教職工和高等教育事業的發展。

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編輯 張 慧