淺談物業企業有效實施內部控制制度的思路

張敏

摘 要：1981年3月，中國內地第一家物業企業——深圳市物業管理公司成立。物業管理作為我國改革開放之后的一個新興行業，隨著市場經濟的迅速發展，競爭也越來越激烈。物業企業要為業主、住戶提供全方位、多層次的管理服務，但是隨著時間的推移，物業管理中發生的人工成本、物料消耗也不斷增加，導致物業企業的成本逐年上漲。但是，由于國民意識的不夠及國家法律法規的限定，物業收取的管理服務費標準卻難以隨之調整，甚至還出現了拖欠物業管理費的情況，這樣已經導致物業企業生存空間不斷壓縮，普遍出現了經營困難。物業企業要想長遠發展下去，一方面要提高自身服務意識、服務水平，以便提高物業企業的費用收繳率；另一方面還要多方位開展業務，此時建立完善的企業內部控制制度就顯得尤為重要。本文從內部控制的概念與意義出發，從六個方面剖析了目前物業企業實施內部控制制度存在的主要問題，并從物業企業目前內部控制管理的實際情況出發，提出優化企業內部控制制度實施的對策建議。

關鍵詞：物業企業；內部控制；企業管理

一、企業內部控制制度概述

（1）企業內部控制制度的內涵

中國有句成語：“禍起蕭墻”，其含義在于禍亂容易從內部發生。很多表面上看似堅不可摧的寵然大物，居然也由于內部控制不嚴，犯了低級錯誤而“全軍覆沒”。因此，加強企業的內部管理顯得格外重要。

我國內部控制發展始于上世紀90年代。財政部于2001年頒布了《內部會計控制規范—基本規范（試行）》和以其為基礎的具體規范。2008年及2010年，又相繼出臺了《企業內部控制基本規范》、《企業內部控制配套指引》，標志著以《企業內部控制基本規范》為主，《企業內部控制配套指引》為輔的內部控制體系初步形成。現行《企業內部控制基本規范》第一條明確指出其制定的目的是：“規范企業內部控制，提高企業經營管理水平和風險防范能力，促進企業可持續發展，維護社會主義市場經濟秩序。”內部控制是保證會計信息真實性和可靠性的重要保障。

（2）物業企業實施內部控制度的重要意義

在新的形勢下，物業企業實施內部控制度的重要意義表現為：

1.有助于提高企業持續發展能力

法律規則讓人不敢做壞事，道德規范讓人不愿做壞事，而內部控制讓人不能做壞事。物業企業就像一個社區的大管家，管理著社區生活的方方面面：從設備的保養維修、社區秩序的維護、衛生的打掃到環境的美化等等，這些都需要物業企業投入人力、物力、財力進行管理。實施良好的企業內部控制，能夠將上述各個方面的工作進行最有效的結合，幫助企業更健康、更長遠的成長發展下去。

2.有助于增強企業風險應對能力

任何企業的運行都有風險，但是物業企業的風險更為復雜多樣，更為重要。物業管理是一個民生行業，物業企業的安全生產永遠排在第一位，遠比物業費的收繳、物業企業的利潤更為重要。諸如地下空間的規范使用、停車場的安全管理、業主住房的防火防盜、設備設施的安全運行等，上述每一項都需要引起物業企業高度重視。只有制定出一套完整的企業內部控制制度，從識別風險、分析風險到應對風險，才能做到降低企業經營風險的目標，這些要求都需要企業進行明確的風險指引。

3.有助于實現企業戰略目標

作為一個現代企業，面對錯綜復雜、競爭日趨激烈的市場生存環境，企業欲在夾縫中尋求立足、壯大、做強，依托自身優勢把握、劣勢理解，戰略目標的準確定位，思考定位高度的高瞻遠矚尤顯關鍵。確定正確的企業發展方向，以提升自身優勢的核心競爭力為重點，方能穩步的可持續發展。

戰略部署的目的是為了實現企業的未來長久存在，這個存在，需要基于持續的、向前推進的永續動能。物業行業的未來，必須與物聯網緊密結合，從智慧社區入手，以每個社區為發展小原點，整合社區與客戶的資產與各類無形資源，以提高社區客戶生活服務品質為已任，開發拓展房屋經紀、家居裝飾、到家服務、電商貨品供應、創新服務等業務增長點，升級客戶服務體驗，創造源源不斷的促進企業的前行的永續動能。

二、目前企業實施內部控制制度存在的主要問題

（1）內部控制制度的建設還缺乏認識

有人認為內部控制就是內部控制制度，制定制度就是內部控制，就是為了應付有關檢查，一些企業認為完成了有關制度的制定工作就是實施了企業內部控制，對內部控制只注重制度建設而不重視制度執行，缺乏對內部控制實際執行效果的考核與評價等現象。目前，物業企業根據自己管理的范圍，制定了各種規章制度，并對這些制度進行了培訓、宣講，并將規章制度下發給各實際執行部門、執行人，但是如果沒有行之有效的執行檢查，沒有與之配套的考核與評價，則會對企業的健康發展起不到良好的效果。

（2）內部控制方法不先進

20世紀40年代以前，內部控制的初始階段主要是內部牽制法；20世紀40到80年代，將內部控制劃分為內部會計控制和內部管理控制。20世紀80年代至90年代，內部控制發展為結構三分法——在結構上由控制環境、會計制度和控制程序組成。進入20世紀90年代后，內部控制發展為整體框架階段——內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控的要素五分法。

物業企業一般下屬的項目部都有一名專職的收款員，該收款員負責收款、開票、記賬、出報表，同時記錄的收費賬目，由收款員進行應收、實收的記錄，并可以隨意注銷、刪除。一個項目部所有員工可能只有一二十人，企業為了節約成本，沒有按照不相容職務相分離的原則進行設崗，如果再沒有配套的監管機制，那么該項目部的財務管理流程將存在嚴重漏洞。

（3）內部控制執行不到位

物業企業就像一個大管家，管理著大家庭的日常生活，但是一個物業企業的精力及能力必定有限，將一些專業的事項、非核心的業務轉移出去，將更利于企業的發展。營改增之后，相比不斷上漲的人工成本，外包業務同時更能節約企業的經營成本，最大限度地發揮企業有限的資源，同時分散企業的經營風險。然而業務外包的優勢與業務外包風險并存，物業企業必須進行有效控制，使業務外包的優勢發揮到最大化。

（4）內部控制監控不及時

企業要對內部控制的建立與實施情況進行監督與檢查，評價內部控制的有效性，發現內部控制缺陷，應當及時加以改進。如果內部控制監控不及時，將可能對企業造成無法挽回的損失。

首先，從企業內部來說對分包商、對項目的日常管理等的監控，如：分包商是否按照行業規定、企業分包合同的要求保質保量的完成了分包任務，項目日常的管理是否符合行業標準，管理是否到位，是否達到了業主的滿意度以至于業主愿意甚至心甘情愿的繳納物業費？

其次，企業與居委會、街道、派出所、網格辦、住建委、房管局、消防局、安監局……等基層政府管理部門是否保持了常態聯系？公司一旦出現了輕微的不合規事宜，是否可以第一時間解決？不至于上升到政府處罰、登報登網，以至于影響公司的整體形象。

（5）內部控制的信息化程度不高

物業企業管理著所屬建筑物的五臟六腑，需要簽字、需要報銷、需要請示匯報的內容非常瑣碎，很多企業還保留著原始的紙制文件簽批，親自跑腿轉批的流程，使公司的管理不但效率低下，甚至造成管理混亂。

大多數的物業企業管理著多個社區、政府辦公樓等不同的項目，這些項目位于不同的地理位置、不同的區縣，項目上所有的費用報銷、請示報告、合同蓋章、公文蓋章都需要從項目點帶著相關的文件或原始憑證親自到公司總部來辦理，但是項目耗費周折的來到公司，卻經常因為某個領導沒在，或者管章的沒在，或者管錢的沒在，還辦不了事，白跑一趟。同時，對于文件、原始憑證的簽字，由于需要不同領導，分批次的簽字，經常在簽字的過程中出現遺漏甚至丟失的現象，為此項目辦事人員苦不堪言，叫苦連天。物業企業迫切需要通過先進的信息化管理手段提高自身的內部控制。

（6）內部控制隊伍素質堪憂

企業內部控制，離不開人的因素左右。無論從制度體系的設計創建、調整改善、操作實施、過程監控，還是后期的完善升級，人——始終都是其中最為重要、最為核心的促成因素，這也是為何人力資源能夠上升為戰略層面而被廣泛重視的原因。故而，涉及內部控制的團隊素質、品行、能力等各個因素都變得至關重要，牽一發而動全身。

但從我國物業企業目前的情況來看，企業人員的素質遠未達到內部控制的要求。由于物業行業屬于低利潤行業，所以造就了物業人的工資普遍偏低，有些崗位的工資甚至每年都維持在最低工資標準。低工資造就了物業行業無法招聘到高素質高能力的財務人員及相關管理人員，有些財務人員執業水平偏低，甚至沒有財務相關知識，職業道德素質堪憂，有些管理人員沒有物業師資格證，甚至沒有物業管理員上崗證，除了知識與技能方面的缺陷外，甚至在品德操守方面也存在著問題。物業企業內部控制隊伍素質堪憂。

三、優化企業內部控制制度實施的對策建議

（1）建立完善的內部控制制度

建議制定完制度后，要有配套的執行制度，對規章制度的執行情況進行定期的檢查，形成檢查報告，同時對檢查結果公示給被檢人、全體員工以及相關領導，該執行不是一次二次的執行，同一情況，要保持定期的檢查，對檢查中的問題，提出整改建議、整改時間，并再次復查，對屢次出現同一問題的，需要出臺相應的懲罰措施，懲罰等級由輕到重，直至換崗、調離、辭退，才能對內部控制制度強有力的執行、推廣下去。

（2）優化內部控制方法與崗位設置

一般的物業企業出于成本效益原則的考慮，各項目部都會只配備一名專職甚至兼職收款員，建議各項收入的應收記賬由物業公司的其他相關人員進行記錄，項目的收款員僅記錄實際收到的款項，同時對于已交賬的、跨月的收入，由記賬人員進行凍結處理，收款員不得隨意的注銷、刪除已收賬目。各樓管家及時與收款員、記賬員進行已收賬目核對，以免發生業主已交款，收款員未記賬或記錯賬的風險。

（3）嚴格遴選合作伙伴

物業企業的行業性質與管理內容，決定了其運行中，無論是基于自身需要，還是服務對象的需要，都必須存在著這樣一個必不可少的組成體群體——合作供應商。眾多合格的、符合企業內外部發展需要的合作供應商的加入，與物業企業一起構成了一個完整體。既然是一體的，那就應以同樣的標準對各合作供應商實施控制，因為任何鏈條的斷裂，都可能產生牽一發動全身的蝴蝶效應。除了在熟知的資質審核、招標程序引入等入門環節控制外，企業更應關注各合作供應商入門后的過程控制階段，通過考核、懲罰、淘汰以及定期替換機制，不斷強化這些補充鏈條的鋼性與持續穩固。

（4）提高內部風險管理水平

物業企業都應具備對風險的識別以及應對控制的能力，在內部管理上，物業企業應在運行實踐中不斷學習、不斷自我更新，進而提高風險早預見、早發現、早控制的管理自控能力。

對于項目的日常管理，企業要派駐專門的品質管理人員，定期及不定期的進行監督與檢查，對于設備設施可能出現的漏洞，企業應制定定期的維修、保養工作，對于偶發性的風險，企業應規定各相關人員定期進行檢查，對發現的問題分輕重緩急進行上報、評估、維修，同時企業應繳納相應的公共責任險，分擔風險發生時企業的損失。

（5）提高信息化管理程度

進入信息化時代，計算機及網絡應用已成為各行業管理領域的主要工具，特別是在會計信息化領域的高度普及，極大的規范了企業經營行為，提升了企業資金良性運轉效能。同時，我國“營改增”政策及電子發票的實行，也進一步加劇了信息化管理程序。

物業企業為了解決內部控制信息化程度不高的問題，應盡快上馬移動辦公軟件。通過移動辦公軟件，項目將費用報銷、請示報告、合同蓋章、公文蓋章的原始文件，通過辦公軟件上傳后，各相關領導會依次審批，之后，項目會收到通知，然后項目持相關文件的原件或原始憑證直接到總部辦理業務。使用軟件后，以前需要一周甚至一個月才能簽批下來的文件，現在最快的半天即可完成簽批，大大的提高了工作效率，而且文件由相關人員親自持有辦理，也有效的避免了文件的丟失，更為重要的，通過軟件，還可避免之前的越級簽字、不合規簽字的現象，有效的提高了企業的內部控制管理。

（6）提高內部控制人員素質

提高內部控制人員的素質，是企業內部控制實施的良好保證。海納百川，以人為本，物業企業應強化人才的培養力度，從思想增加內部控制意識，從知識上豐富內部控制的理論完善，將財務內部控制落實到實處。

通過建設和引進不同類型的人才隊伍，強化后備梯隊、濽質人才培養機制，加強企業文化建設，形成整體團隊的向心力。針對物業企業的人力資源缺乏問題，企業應制定合理的績效考評，及相應的考核激勵、崗位晉升、人才選聘等一系列制度。所有的這些，使企業在源源不斷輸送人才的同時，還能保證在高速度業務擴張的基礎上，有一支結構合理、層次分明的高技能人才隊伍。

一個合格的財務人員應了解國家和地區的法規政策、會計準則，并熟練掌握各財務模塊和基本工作，掌握財務管理的基本技能，同時還需要與業務領導、本地團隊、各職能接口進行有效溝通，并且要具備溝通、誠信和職業操守等基本能力，以及宣傳、時間管理和自我管理的能力。

綜上所述，建立和實施一套統一、高質量的企業內部控制規范體系，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力，內部控制是企業效率的保證，內部控制是財務信息質量的保證，內部控制在企業經營管理中起著越來越重要的作用。

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