高校學生資助管理系統的設計與實現

張朝暉,王 罡,高淑娟,陳恩桃

(上海交通大學 a.網絡信息中心;b.學生工作指導委員會,上海 200240)

0 引 言

學生資助工作是實現教育公平、促進社會和諧發展的重要舉措。目前我國高校中，受資助學生人數不斷擴大，資助水平也在逐漸提高[1]，全國各高校已形成“獎、助、貸、減、免、補”的六位一體的多元化學生資助體系，學生資助管理所涉及的工作量大面廣[2]。然而,各高校受資助學生數量眾多、資助種類多樣、資助總額龐大，現有基于手工和半自動化的學生資助管理工作越來越難以適應新發展狀況。大部分高校尚未健全學生資助工作的信息化管理系統，學生資助管理工作還依賴于人工操作和文字傳達，不僅任務繁重，而且出錯率較高；部分高校初步建立的信息化系統也存在著資助信息零碎、紙質化流程過多、系統功能模塊缺失、未能實現多部門協調等問題[3-4]。因此，高校學生資助管理工作的信息化建設成為一種必然趨勢。

1 系統設計

1.1 系統設計理念

系統整體架構如圖1所示。該系統包括基礎、流程、業務平臺三大部分，以現有的統一身份認證、統一授權為基礎，以可視化流程平臺為依托，以數據共享為技術支撐，面向精細化業務管理，將高校學生資助管理工作涉及的各個方面集合為一個整體的信息庫。系統設計充分利用基于流程平臺的柔性開發技術，在實現靈活、高效、可視化的流程設計與建設的同時，與業務平臺的數據管理形成清晰、合理的邊界，為高校學生資助管理工作提供決策、運行、互動的信息化系統。

圖1 高校學生資助系統整體邏輯架構圖

1.2 基礎平臺

基礎平臺基于高校現有的統一身份認證體系(例上海交通大學jaccount體系)登錄流程平臺和業務平臺,利用統一身份可以在Web應用中實現單點登錄，即用戶在一個瀏覽器會話期內只需要登錄一次[8]。統一授權系統是在統一身份認證體系的基礎上建立起來的統一管理流程平臺和業務平臺的權限和角色的通用平臺，管理員可以在統一授權系統中通過一門式服務的入口直接管理用戶在流程平臺和業務平臺的訪問/操作權限[9]。通過統一授權，根據具體需求，管理員可動態設置用戶組或單個用戶各自的訪問權限，進而實現對用戶對于各功能模塊的操作權限。這樣可以有效解決系統范圍廣、權限分配復雜的問題。基于學生資助管理工作的復雜性，根據系統使用主體的不同定位將用戶角色劃分為：學生、院系輔導員、院系領導、學生資助管理工作主管、系統管理員及其他人員。

1.3 流程平臺

(1)工作流。工作流的概念起源于生產組織和辦公自動化領域，是一種重要的人機協同工作形式，它將工作和參與者分解成定義清晰的任務和角色，使工作任務流轉于不同權限的角色用戶之間，按照一定的規則和過程來傳遞與執行這些任務并對它們進行實時監控，從而實現協同辦公，使得具有固定流程的業務可以進行全自動化或半自動化的執行[10-11]。合理運用工作流技術，有助于提升工作效率，實現數據整合與共享，從而實現業務工作的流程化、規范化和科學化。例如，建立的工作流平臺基于先進的自定義工作流引擎,使用統一的頁面顯示風格,并具有對數據的正確性和完整性進行驗證，對系統的保密數據進行加密，防止SQL注入攻擊等功能；采用全功能的表單開發工具與處理引擎,可以實現任意類型表單的可視化、零代碼開發，并實現高效率、高交互處理。

應用工作流技術，可為學生資助管理工作信息化建設提供強大的技術支撐。學生資助管理系統流程平臺功能模塊圖如圖2所示。系統采用可視化流程開發工具與處理引擎,包含在線提交申請表單、逐級審批和發放等業務流程，并對申請處理情況提供了簡單易用的實時監控機制，采集數據準確，形成一個科學化、精細化、規劃化的工作平臺,簡化各類資助認定程序,縮短評定周期,增加透明度。平臺將“獎、助、貸、減、免、補”等業務申請審批流程作為數據產生、確認、修正的有效途徑,并以此保障數據質量。通過采用基于工作流技術的流程平臺，實現了跨層級、跨系統、跨部門、跨業務的信息共享和協同工作,減少了資助申請審批過程中的重復和協調,實現了流程審批功能的規范化、標準化和高效化。

圖2 高校學生資助管理系統流程平臺功能模塊

(2)流程審批實例。流程平臺主要包括學生信息采集、家庭經濟困難學生申請審批、困難補助申請審批、學費減免申請審批、勤工助學申請審批、研究生助教申請審批、研究生獎助發放申請審批、助學金申請審批、獎學金申請審批等功能。限于篇幅下面以困難補助的申請審批為例，闡述基于工作流機制的學生資助管理系統中的流程設計。困難補助流程如圖3所示。

圖3 高校學生資助管理系統流程平臺-困難補助申請流程

學生通過統一身份認證登錄基礎平臺,驗證成功后進入系統,在一門式服務大廳，填寫困難補助申請表單提交院系輔導員審核；院系輔導員收到提示郵件后，登錄一門式服務大廳的待辦事項，對學生進行綜合評估，如果情況屬實,表格信息填寫無誤，則審核通過；如果不通過，退回學生重新填寫；對于不符合要求的申請，院系輔導員可通過系統反饋未申請成功的原因，對申請表填寫有誤的學生提出修改申請意見。學生通過流程平臺看到院系輔導員的反饋信息及申請審批的結果。院系輔導員審核通過后提交院系領導審批。如果該學生是留學生，則提交留學生主管老師審核，非留學生提交學生工作負責人審核。學生資助管理工作主管部門對申請表進行最終審核。

1.4 業務平臺

如圖4所示，根據用戶需求分析,業務平臺主要包括困難學生、獎助學金、勤工助學、福利領取、商業保險、學費減免和系統管理等功能模塊。

圖4 高校學生資助管理系統-業務平臺功能模塊圖

平臺通過數據集成、共享和調用等方式,實現學生資助信息的動態管理，實現如下功能:

(1)困難學生管理。學生通過流程平臺申請審批后的數據信息存入數據庫，院系輔導員和學生資助管理工作主管在業務平臺根據條件可進行查詢、分層列表相關信息，可搜索、查看所有學生的相關信息，其結果可以通過Excel表格導出，并可對困難學生進行刪除修改等維護操作。學生可隨時查看自己遞交申請的審核或反饋結果，同時也可通過公告欄查看了解學校關于學生資助工作的相關信息。

(2)獎助學金管理。學生資助管理工作主管登錄業務平臺，設置獎助學金申請、評審條件，發布獎助學金通知公告，讓所有學生能夠第一時間了解到相關信息，使資助申請做到公開透明。根據設定的檢索條件的不同，對獲取獎助學金的學生信息進行查詢統計，通過快速操作，用Excel表格導出學生的相關信息。平臺具備對獎助學金學生名單進行刪除修改等維護功能。學生可通過業務平臺查詢具體相應學期的個人申請和獲得的獎助學金情況。

(3)勤工助學管理。學生資助管理工作主管登錄業務平臺，進行上崗證、聘用單位、上崗信息和工資單管理等操作，并可對學生名單進行刪除修改等維護操作；根據學校提供的各種工作機會，進行崗位發布，可以新增、修改和刪除崗位。對申請成功的學生信息進行查詢，可通過快速操作，用Excel表格導出學生的相關信息。學生可通過業務平臺查詢具體相應學期的個人申請和獲得勤工助學崗位的情況。

(4)福利管理。學生資助管理工作主管部門登錄業務平臺，維護發放的福利名稱以及福利發放起止時間，現場對福利領取進行動態管理；對福利領取情況查詢，包括班級領取情況和延期學生領取情況；可通過快速操作，用Excel表格導出福利領取的相關信息。平臺具備郵件通知功能：在福利領取查詢中，管理員通過福利名稱、院系和領取情況查詢出福利未領班級情況，進行郵件通知。

(5)商業保險管理。學生資助管理工作主管登錄業務平臺，導入商業保險投保初審名單(學生處可單個添加和刪除學生名單),可按批次維護學生申請頁面的投保告知書，投保告知書每年更新一次，學生處可自行修改內容；發布商業保險貸款等信息，對申請成功的名單進行查詢統計導出，亦可實現對名單進行修改刪除等管理功能。院系輔導員可查看本人數據權限范圍內的學生商業保險投保信息。

(6)學費減免管理。學生資助管理工作主管登錄業務管理平臺，設定學費減免批次并發布，對申請成功的學費減免名單進行查詢統計，亦可對名單進行修改刪除等管理操作；可通過快速操作，用Excel表格導出學生的相關信息。學生可以通過業務平臺查詢具體相應學期的個人申請和獲得的學費減免情況。

(7)權限管理。系統管理員登錄業務平臺，根據用戶類型的不同，對各功能模塊的權限進行設置。

1.5 數據共享

系統內部流程平臺和業務平臺以及數據庫之間的實現數據交互共享之外，系統通過校級共享數據庫ODS[14],可調用學校財務系統相關數據，并可調用本科教務系統和研究生系統的相關數據，例如學生的學籍狀態、成績基點等數據，使管理人員能全面、準確地了解學生的動態信息，為學生資助管理真實有效提供支撐，更好地將審核認定過程中的多種因素融入同一個指標體系中,而且使各類資助申請審核程序化、規范化、精細化，大大提高工作效率。

2 系統實現

2.1 系統框架設計

為使系統具有良好用戶體驗并方便系統維護，系統采用 B/S 結構，各類用戶不需安裝任何客戶端，只需使用瀏覽器即可實現資助項目的網上申請與審核等操作。系統采用Java EE的三層架構體系[15],為提高用戶使用的易用性以及系統運行維護的可靠性和高效性，系統采用Java編程語言和服務器端Java技術開發，以Jsp + Spring MVC + Hibernate技術實現，表現層、業務層、持久層等幾個部分。詳見圖5。

圖5 高校學生資助系統技術架構圖

2.2 流程平臺和業務平臺的交互

基于流程平臺的一門式服務中心，是在業務平臺系統和終端用戶界面之間增加了一層面向服務的機制，可以屏蔽后端業務管理系統的復雜性和邏輯，以統一的方式面向終端用戶。流程平臺和業務平臺之間，通過標準化的Messenger標準的事件驅動模型,實現流程平臺和業務平臺以及數據庫之間的交互。圖6為流程平臺的Messenger界面，事件驅動通過調用業務平臺的Java邏輯代碼，實現了流程平臺系統模型與實際的業務工作模型的一一對應，簡單而且容易理解。

圖6 高校學生資助系統流程平臺的Messenger界面

2.3 應用效果

該系統自2018年10月投入使用，在線流程審批減少了紙質文件周轉的環節，在線一條龍即可完成以往跑幾幢樓的事務，真正做到信息多跑路，學生少跑路。對其中的勤工助學模塊的952個流程申請案件進行了數據分析。從后臺數據庫獲取的包括流水號、流程名稱、申請人、申請時間、批準時間、審核時間等的原始數據。從申請發起后4 h以內完成審批197件，占比21%；24 h以內完成審批481件，占比51%。以上數據顯示，該系統的導入大大縮短了勤工助學申請審批周期，提高了工作效率。

3 結 語

在Java EE體系下基于可視化工作流和Web數據管理的學生資助管理系統，通過高效、便捷、精準、安全的數據采集和共享，在線提交申請和審批，解決了之前審批周期長、線下流程多、項目查詢繁、過程監控難等問題，有效實現學生資助工作的公開化、規范化、高效化和簡單化，有助于使高校學生資助政策最大限度地發揮激勵和助困作用。實踐數據表明,該系統的導入對于縮短審批時間，提高管理效率起到了預期的效果,對于高校學生信息化建設具有一定的借鑒作用。