“互聯網+檔案”環境下高校干部人事檔案數字化探索

【摘 要】隨著“互聯網+”趨勢的發展，干部人事檔案必然由傳統的手工管理向數字化、信息化管理方向轉變。實踐證明，數字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質檔案的保存，更有利于提高高校信息現代化管理水平。筆者面對干部人事檔案管理現狀與存在的軟件滯后現實需求、管理人員與檔案量不匹配、實體檔案磨損嚴重等問題，提出全面實施干部人事檔案數字化。建立干部人事檔案電子庫，必須轉變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識，建立干部人事檔案信息化管理系統及安全保障體系。

【關鍵詞】“互聯網+”；干部人事檔案；數字化；信息化管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1671-1270（2019）12-0001-02

“互聯網+檔案”是以檔案數字化為基礎，依托現代信息技術所形成的智慧化、知識化、個性化、人性化的檔案服務互聯網平臺。“互聯網+”的主要特征是跨界融合、創新驅動、重塑結構、尊重人性、開放生態、連接一切，它深刻地影響和促進著社會的發展與變革。干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分，如何在“互聯網+檔案”的戰略目標和發展方向上積極創新驅動，尊重人性，又不失干部人事檔案歷來恪守的“高冷”，在確保其安全性和保密性的前提下，更好地發揮服務功能，是我們每一位干部人事檔案工作者必須認真思考的問題。

一、干部人事檔案的特性、管理現狀與存在問題

（一）干部人事檔案及特性

干部人事檔案是在組織人事管理活動中形成的，經組織審查或認可的，記錄、反映干部個人經歷和德能勤績亷的，以干部個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。目前，干部人事檔案以紙質文字檔案為主。真實性、完整性、動態性、機密性是干部人事檔案的基本特征。真實性體現在凡是屬于歸檔的材料必須經過組織部門審查和認可，凡是屬于歸檔材料必須符合有關政策規定，凡是屬于歸檔材料必須經過認真審核。完整性表現在干部人事檔案的內容應當全面反映干部個人的全面情況與全部歷史。動態性則是從干部個人在不斷地成長，歷史在不斷地變化，檔案在不斷地產生三個方面來展現。機密性歷來被奉為干部人事檔案的上賓，《干部檔案工作條例》明確規定，“在干部檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保干部檔案的完整與安全”，干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據，限于組織掌握與使用，關系到組織對干部個人的提拔與任用，涉及干部民生方面的信息，也要經過組織部門許可，方能查閱。

（二）干部人事檔案管理現狀與存在問題

1.軟件滯后現實需求。我校干部人事檔案管理軟件使用的是“南大之星”，而“南大之星”是專門為高校綜合檔案設計開發的軟件，干部人事檔案是順便“揩油”，因而在使用過程中，存在不少的缺陷。

南大之星檢索干部人事檔案的流程是：

錄入姓名，查出柜號，然后再按圖索驥，從標示好的檔案柜中調出實體檔案，按需要項目查找后復印、蓋章，辦理完畢再將實體檔案放回檔案柜。

2.管理人員與檔案量不匹配。我校干部人事檔案專職管理員1人，負責全校3000余卷干部人事檔案管理。干部人事檔案與其它檔案一樣，利用服務是其重要的功能。高校干部人事檔案的服務主體分為公私兩部分。對公而言，主要是學校各職能管理部門，包括組織部、人事處、校辦、離退處、工會等等，內容涉及職工的信息審核、任用提拔、退休辦理、去世仆告，是組織行為。以2015年10月我校按中共中央組織部精神開展的干部專項審核工作為例，學校對在職副處級以上161名領導干部逐一進行了“三齡兩歷一身份”核查。2016年開展的黨員信息普查，全校教工黨員包括離退休黨員共2078人進行了全面查核，范圍涉及黨員的入黨申請書、轉正申請書、政審材料、出生年月，積極分子考察等，信息核查后反饋各教工支部，教工黨員核實后，若有疑問的還要翻查，來回多次反復，查詢量之大前所未有。更名（成都學院更名為成都大學）工作是近年來學校的中心工作，為迎接2018年3月份教育部專家來校核查更名，僅學校1205名在崗專任教師“高校教師資格證”核查一項，人事處就翻閱了165卷有疑問的在崗專任教師的干部人事檔案。對私而言，干部人事檔案主要涉及教工的個人需求，如職稱評審、學歷晉升及各類資信證明等，特別是青年教師的父母異地戶口落戶、臨時居住證辦理，小孩入托入學等各類公證證明，都需要檔案館出具原始信息，隨著時代的發展，民生這方面的需求量將在干部人事檔案的查閱中占據越來越重的份額。

3.查閱量大，磨損嚴重。干部人事檔案保存期限是永久性的。傳統的干部人事檔案儲存媒介絕大多數是紙質檔案，紙質檔案的保管有嚴格的環境要求，在利用服務過程中如果翻閱量過大，翻閱頻率過高，勢必造成對紙張的嚴重磨損，不利于永久性保存。

二、互聯網+時代，干部人事檔案數字化實踐

2006年中共中央組織部發布了《全國組織系統信息化工作規劃》，對干部人事檔案數字化工作進行了安排。作為高校，由于這塊工作沒有主管部門硬性要求，學校對干部人事檔案數字化工作也一直按兵不動，固守著傳統的管理方式。然而，在我們的實際工作中，傳統的工作方式已不能滿足日益增加的查詢量，數字化工作不可回避地提上了工作日程。學校檔案館將干部人事檔案數化納入2017年年度工作目標。

（一）納入目標，增加投入

領導重視，增加投入。2017年學校在數字化方面增加了對檔案館的投入，干部人事檔案數字化專項經費投入預算2萬元，對全校中層干部及部分專家教授干部人事檔案200卷進行數字化。

（二）嚴格合同，確保質量

按照人事檔案保密規則，通過公開競標，嶙選具有保密資質及經驗豐富的數據公司，將干部人事檔案數字化整體外包，并將《干部數字檔案標準（試行）》納入合同條款，確保數字化質量。

（三）完善手續，全程監管

為了確保安全，我們對200卷數字化檔案實施全程監管。管理人員提前制作數字化檔案名冊清單，按清單提前提取實體檔案，作好出入庫記錄，辦理實體檔案交接手續。數據公司對每一卷人事檔案通過目錄建庫，整理編碼，圖像掃描，圖像處理，打印目錄，數據壓縮等技術手段將紙質檔案材料轉換為電子檔案，由檔案館驗收合格后備份，建立電子檔案庫。數字化后的電子檔案與實體紙質檔案完全一樣，可以通過電腦查閱每卷干部人事檔案的各項內容，可以掃描，也可以打印，高效便捷。

三、互聯網+時代，干部人事檔案數字化的意義與啟示

（一）轉變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識

干部人事檔案之所以未能數字化，一方面是過分強調其保密性，將干部人事檔案束之高閣，另一方面是思想過分保守，保密有余，開放不足。2017年，我校對干部人事檔案數字化探索性地進行了實踐，雖然還處于起步階段，但是收效明顯。成都大學作為成都市管轄的城市綜合性大學，干部人事檔案管理按照成組通【2017】75號《中共成都市委組織部關于印發（市級各部門管理的干部人事檔案數字化工作實施方案）的通知》精神，今后將在市委組織部的統一領導下，以提供更加準確、方便、快捷、優質的電子化干部閱檔服務為方向，擬從2018年起逐步將干部人事檔案全部數字化，建立電子檔案，高效地發揮服務功能。

（二）建立科學的干部人事檔案信息化管理系統

保證資金，加大投入。學校加大了干部人事檔案信息化管理力度，首先投入專項資金更換干部人事檔案專業軟件，其次，加大建立干部人事檔案電子檔案庫工作力度，今年預算投入數字化專項經費7萬元。

建立管理系統。干部人事檔案管理是一個系統工程，依托學校校園網，構建以檔案館為資源中心的干部人事檔案網絡化管理體系，將干部人事檔案信息化管理系統植入學校OA辦公自動化系統，設置管理權限，按級別、分部門、分崗位授權，通過網絡安全驗證系統，實現校內遠程查檔閱檔功能，提高服務功效與管理

水平。

（三）建立安全保障體系，確保保密性和安全性

加強網絡建設。干部人事檔案管理必須把安全性放在首位，信息化管理給我們帶來便利的同時，也給保密性及安全性帶來隱患，防止黑客攻擊，修復安全漏洞這些專業性要求極高的網絡安全問題，檔案管理人員是沒有能力應對的，網絡管理中心負責全校網站管理，經學校統籌，將安全職責劃歸網絡管理中心，安全測試和安全漏洞修復由專業性極強的網管人員全權負責，網絡安全得到保障，安全隱患得以消除，人事檔案實現了“安全第一”的目的。權限設置。網絡安全的前提下，為達到資源共享，嚴格設置訪問權限，采用身份鑒別、權限設置等系列措施，防止人事檔案信息泄露，保障信息安全。建立信息資源備份制度。避免因外力等不確定因素導致故障，造成數據丟失，建立信息資源備份制度。

四、結論

干部人事檔案由傳統的手工管理向數字化、信息化管理方向轉變，表面看是一次工作方式的改變，實際上是觀念的變革與創新，實踐證明，數字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質檔案的保存，更有利于提高高校信息現代化管理水平。

【參考文獻】

[1]田偉，韓海濤.實現我國“互聯網+檔案”關鍵問題芻議.中國檔案，2015（12）.

[2]閆麗俠，董漢良.互聯網+環境下檔案工作服務模式探索.現代情報，2016（06）.

【作者簡介】

舒濤（1964～）女，副研究館員，研究方向：干部人事檔案管理。