事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考

尹鑫

摘 要：檔案是通過收集工作中的文件資料所獲得的，它是實現(xiàn)檔案管理工作的物質基礎。檔案收集質量的好壞直接影響以后各項工作的開展。事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理，更是影響著單位今后工作的開展。本文就事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法進行了分析，希望可以進一步提高事業(yè)單位檔案整理工作的順利進行，提升檔案管理水平。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案歸檔；文件整理；方法

事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作中，在收到文件資料后，以日期或類型等對現(xiàn)有的文件進行整理、歸納，形成一系列的文件資料。文件資料在收集到檔案室后，就要運用科學的方法對文件資料進行整理、立卷歸案、編號上架形成檔案。要想做好檔案的歸檔工作，就要先整理好文件，文件是檔案的物質載體。檔案歸檔文件整理方法是否科學合理直接影響著檔案文件管理工作的開展。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則

第一，檔案保管和利用的基本原則。在檔案有序化管理過程中，應首先滿足檔案的安全性，其次要體現(xiàn)出檔案的作用。目前，計算機技術已經(jīng)應用到檔案管理中，實現(xiàn)了將不同分類中同一事件的檔案信息快速檢索出來，成為迄今為止保持歸檔文件在檔案信息中的聯(lián)系的最有效方式，實現(xiàn)檔案的成套應用。

第二，遵循文件形成規(guī)律原則。事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項學習活動中產生的，真實地記錄和反映情況了事業(yè)單位活動的歷史面貌。文件材料整理工作應維護事業(yè)單位工作內在有機聯(lián)系的整體性，順應文件材料自身的形成特點和規(guī)律。其中，包含以下三層意思，在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整，要注意文件本身要完整、像文件的正文與附件、請示與批復不可分割，即注重文件材料之間的內在聯(lián)系點；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。

第三，檔案保存工作的基礎原則。在檔案管理中，不論是本單位產生的，還是上級單位下發(fā)的相關材料和指示，都與文件材料來源產生了不可分割的聯(lián)系。因此，保持文件的來源清晰，成為了檔案保存工作的重要基礎原則，包括文件的時間、內容等方面的聯(lián)系，這樣，才能體現(xiàn)出檔案記錄歷史的特點。事業(yè)單位檔案在形成過程中包含著很多他人的勞動成果，也能直接體現(xiàn)出檔案之前的整理情況。因此，在事業(yè)單位檔案保存工作中，應該做到不拆卷整理。部門整理歸檔的檔案，應對原卷進行仔細研究和檢索，對之前整理中的錯誤之處進行糾正，確保檔案文件整理工作的有效進行。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

事業(yè)單位文件材料整理工作內容主要包括：全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等，具體的整理方法如下：

（一）文件資料整理的方法

首先，要實現(xiàn)文件保存價值的有效區(qū)分，對文件進行分卷整理。根據(jù)相關法律條文規(guī)定，處于不同保管期限的文件材料，要根據(jù)保管時間的長短來對其價值進行區(qū)分。其次，本單位內的黨委文件要和行政文件材料相區(qū)分，并分別立卷存檔。例如某市人社局，在收到或者擬定相關黨委文件時，有指定工作人員對相關業(yè)務進行接手并處理，有效避免與行政事務文件混淆。再次，不同年份的檔案文件不能一起立卷。另外，很多事業(yè)單位中存在加密檔案，對于這種文件，工作人員應該與普通文件區(qū)分開，秘密文件中的規(guī)范和要求與普通檔案要求不同，如果不進行分開立卷，可能會造成文件內容的泄露，為事業(yè)單位帶來巨大損失。最后，對特殊載體的文件要和文字文件一樣，進行統(tǒng)一的歸檔整理，這樣可以保證特殊文件不受破壞。

（二）檔案的分類方法

檔案的分類主要是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。換言之是對整理好的文件進行保管、排架、存放等，即是對檔案進行管理分層。這里所說的檔案分類主要是指實體分類。在檔案實體分類中，第一層是國家全部檔案宏觀分類，它為規(guī)劃國家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級各類檔案館提供理論依據(jù)。第二層的分類是檔案室內區(qū)分全宗。第三層的分類是全宗內檔案分類，它根據(jù)全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位—案卷。歸檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。

（三）檔案的編目方法

以案卷級進行整理時，卷內文件整理結束后，要對案卷封面項目進行標注，狹義的編目是指結歸檔文件編制引導目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注七項。廣義的編目還應該包括對檔號的編制，檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁張?zhí)柕龋渲腥谔柺菣n案室指定給每個全宗的代碼，案卷號是檔案室內案卷排列的順序號，件號是卷內文件的順序號。頁（張）號是卷內每頁文件的順序號。

（四）信息化檔案歸檔文件的整理方法

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實現(xiàn)了對檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計算機，事業(yè)單位可以對相關檔案管理軟件進行下載和使用，之后對檔案實施信息化電子管理。利用計算機，工作人員可以根據(jù)不同的時間、來源和部門等信息，將事業(yè)單位中的電子檔案信息進行有效分類，并傳送到相關文件夾中進行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時間，也實現(xiàn)了檔案實際儲存空間的節(jié)約。例如某事業(yè)單位通過使用信息化檔案管理，節(jié)省出一間工作室，相關工作人員將工作室改裝成了活動室，有效改善了事業(yè)單位的工作氣氛，增加了職工之間的互相交流。

三、結語

總之，各個事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應，不斷完善檔案歸檔文件整理工作的流程，促進整理工作順利的進行，進而促進事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升。

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