工會檔案信息化管理的有效途徑分析

王娜

摘 要：信息技術在社會中的作用越來越重要，在工會檔案管理過程中，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社會發展的需要，引進檔案管理信息化系統是工會檔案管理的必然趨勢。通過檔案管理信息化系統的應用，可以有效提升檔案管理的快捷性和高效性，實現工會檔案信息資源的有效開發利用，大幅度提高工會的服務效率。

關鍵詞：檔案信息；工會檔案管理；檔案信息化

工會檔案是工會組織工作的原始記錄，工會檔案管理是工會管理的重要組成部分，在工會相關社會活動中發揮著重要的作用。信息技術逐漸滲透到社會的各行各業中，工會要改變傳統的檔案管理模式，面對信息技術的挑戰，就要積極引進信息化管理技術，組建檔案管理信息化系統，從而滿足檔案管理的需要，為人民群眾提供更加高效的服務。

一、工會檔案管理中的問題

（一）沒有充分認識到工會檔案管理的重要性

部分工會干部對工會組建、維權活動等各項工作非常重視，但是對工會檔案管理缺乏重視，沒有意識到檔案管理對工會的重要作用[1]。工會檔案管理工作要求偏低，檔案管理工作相對滯后，影響了工會工作和職工為群眾服務的水平。

（二）檔案管理建設相對落后

由于對工會檔案管理缺乏重視，部分工會組織甚至沒有正式的檔案庫房，部分工會的檔案庫房簡陋潮濕，導致紙質檔案資料長期受潮發霉，甚至受到蟲蛀、鼠咬等等問題，紙張發黃，字跡模糊，檔案資料殘缺不全，無法發揮應有的作用。

（三）工會檔案專職人員配備不齊

工會組織缺乏專職檔案管理人員，檔案管理工作往往由辦公室人員兼職辦理，部分工會配備了專職人員，也往往配備不齊。檔案管理工作人員力量薄弱，檔案收集、整理、歸檔等等工作都不專業，檔案分類不清，歸檔文件漏收，給后續的檔案管理和收集工作帶來了許多問題[2]。工會檔案向信息化管理模式的升級，離不開專業的信息化管理人才的支持，工會檔案信息化管理人才缺失，檔案管理人員信息化水平不足，無法將信息化管理融入到日常檔案管理中去，部分工會在安排檔案管理工作時過于隨意，相關人員沒有得到充分的信息化管理培訓，業務不熟練，非常容易出現差錯。

（四）工會組織檔案信息化管理意識薄弱

工會組織的檔案管理長期以來存在著重保管輕利用的思想，在檔案的開發利用工作上，仍然沿用傳統的管理方法，缺乏信息化管理的基礎。

（五）工作程序不規范

檔案管理工作人員在工作過程中對信息化操作流程不熟悉，也沒有充分貫徹信息化管理的相關規章制度，導致工作流程不規范，影響了檔案管理的質量，檔案收集管理滯后，用戶資料缺損，文件錄入不規范，導致用戶無法準確查詢相關信息，檔案收集工作不夠主動，會對檔案信息化管理的發展產生負面影響，也不利于工會檔案管理信息化的落實執行。

二、工會檔案信息化管理的重要性

（一）工會自身發展的需要

實現檔案管理信息化是工會自身發展的需要，隨著市場經濟的發展，公會的服務對象和重點以及工作方式方法都隨著社會組織的變化發生了很大的改變，工會組織在檔案信息的管理和開發利用上面臨著新的挑戰，檔案管理的信息化可以幫助工會對檔案進行有效的歸檔管理和利用，從而使工會組織更好地為社會服務[3]。

（二）工會組織社會化的需要

工會組織服務的對象一直是廣大的人民群眾，本身具有廣泛的群眾性，在工會的運行過程中，必然會產生大量的檔案資料，要實現對大量信息的高效處理，就要積極引進信息化管理系統，在收集到資料后，進行下一步的開發利用，實現工會檔案信息資源共享，使工會的工作方式更加開放透明，促進工會朝著社會化方向發展。

（三）社會信息技術發展的必然趨勢

信息技術已經滲透到社會的各行各業，要實現人們的信息獲取需求，工會檔案管理就要及時實現檔案信息的開發利用，引進信息化管理技術和系統，推動工會工作在社會中的深入發展，提升檔案管理效率，也擴大了工會在社會上的影響力。

三、工會檔案信息化管理的途徑

（一）提高工會檔案管理人員的專業技能

要實現工會檔案管理的信息化，就要首先培養一批具備信息化管理理念和技術的檔案管理人員，加強信息化管理技能培訓，使得管理人員可以在大量的信息中進行有效的收集、整理、管理和利用，保證檔案管理信息化系統的有效運用[4]。工會檔案管理具有服務功能，工會檔案管理人員必須具有較高的職業素質和綜合素養，管理人員要樹立服務意識，積極主動進行文件檔案信息管理，豐富檔案信息資源，擴充服務內容，創新工作形式，提高檔案信息管理質量，從而充分發揮檔案管理的服務功能，為廣大人民群眾服務。檔案管理人員的綜合素養和專業技術能力是實現檔案管理信息化的關鍵，管理人員不僅要具有信息化管理的思維素養，也要具有電子文件和電子歸檔操作流程的專業技術素養，還需要掌握計算機系統和網絡安全防護措施，全面保證檔案信息管理數據庫的完整和安全，同時不斷加強自我培訓，積極參與到信息化技術的相關培訓中去，不斷更新理念和知識體系，適應檔案管理信息化的發展，檔案部門也要加強專業業務培訓，為管理人員創造培訓的機會。

（二）注重信息化管理相關基礎設施建設

信息化管理軟硬件設施是實現檔案信息化管理的物質基礎。在工會檔案信息化管理過程中，計算機以及速度快、精確度高、存儲量大等優勢，可以實現快速的資料整理、歸檔和檢索。在工會檔案管理的日常工作中，實現網絡化規劃，建立局域網，避免紙質文檔的劣勢，逐步實現無紙化辦公。引進先進的檔案管理軟件，優化檔案管理過程，提高檔案信息管理質量，節省人力資源，加快工會檔案的信息化建設，推動工會檔案管理的信息化進程。

（三）建立完善的工會檔案信息化管理制度

在工會檔案信息化管理建設過程中，必須要加強制度化建設，保證工會檔案管理信息化建設向著規范化、透明化、標準化發展。建立完善的檔案信息化管理制度，保證檔案管理人員都可以按照規章制度落實執行。深化工會檔案信息化管理意識，加強信息化管理制度建設，只有實現信息化管理的制度化，才能深化工會檔案管理工作，完善檔案資料歸檔、保存和利用制度，促使檔案資料管理工作規范化，落實責任制度，明確崗位人員的相關職責，通過獎懲來督促相關管理人員投入到檔案管理中，建立信息收集和核對制度，保證信息的完整性和精確性，制定標準化的信息化管理操作流程，實現檔案管理的統一化和標準化，并嚴格執行相關的操作流程，實現檔案管理工作規范操作，減少管理漏洞。對于相關的信息化軟硬件管理設施也要做好管理和整合，實現檔案管理信息化的高效和準確，以信息化檔案管理制度為指引，促使工會相關工作的精細化，減少不同部門之間的責任糾紛，實現工會整體的質量和效率的提升[5]。

（四）樹立檔案管理信息化意識

要適應工會檔案管理信息化建設，相關部門領導人員和檔案管理人員就要首先樹立起檔案管理信息化意識，有效推動檔案管理信息化建設。樹立正確的檔案管理信息化意識，充分認識到檔案管理信息化的必要性和重要性，推動檔案管理信息化建設進程加快。

（五）規范工會檔案信息化管理機制

工會檔案信息在錄入數字化管理系統后，就會組成計算機檔案管理數據庫，要保證整個檔案管理信息數據庫的完整和安全，就要建立規范的管理機制和統一的管理標準，保證檔案信息網絡暢通和資源共享[6]。以現代信息技術理論為指導，根據工會檔案管理工作的客觀性和檔案的特點，進行合理的組織計劃，實現檔案信息化管理的科學化和全方位的綜合管理，提高檔案管理信息化的效果，在檔案機構組織內做到人盡其才，物盡其用。

（六）加大信息化管理資金投入

信息化管理軟硬件設施是檔案管理信息化的基礎，要加強軟硬件設施和基礎設施建設，工會組織就必然要加大資金投入。相關領導人員要充分重視檔案管理信息化建設，加大資金投入，更新基礎設施，利用數據庫和服務器等，實現統一的工會檔案信息化管理平臺的建設，實現資源共享，保證檔案資源管理的便捷性[7]。對于信息化技術實現動態更新，將信息化技術管理與檔案管理的需求相融合，保證檔案管理信息化平臺與工會其他辦公系統的兼容性，實現信息的快速無損傳遞。建立工會組織內部局域網，加強各部門之間協作，實現整體的檔案信息管理體系。

（七）加強檔案管理信息安全防范工作

在工會檔案信息化管理進程中，要重視檔案信息安全防范工作，保證網絡信息的安全性，做到定期備份檔案數據，以免突發事件對檔案信息數據庫造成的破壞，保證檔案信息數據的安全性和完整性。加強檔案信息資源監控，發現信息數據異常要及時進行有效的跟蹤處理，避免外部非法攻擊。建立完善的電子身份證制度，對于無法完成認證的非法來訪者要進行嚴格的登錄控制，堅決不授予其信息訪問權限。

四、結語

工會檔案信息化管理的最終目的是提高工會檔案管理的效率，保證工會檔案信息資源的安全和開發利用。傳統的檔案管理模式已經無法應對社會的改變，信息化技術與工會檔案管理之間的結合，可以有效提升檔案管理效率，推動檔案信息資源的開發利用，實現資源共享，從為廣大人民群眾提供更好的社會化服務。要實現工會檔案信息化管理，就要在信息化技術軟硬件和基礎設施等物質基礎上，完善檔案管理信息化制度，保證管理人員的信息化技術水平，提高工會檔案管理效率。

參考文獻：

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[4]路晶晶.檔案管理信息化建設的必要性和途徑探討[J].辦公室業務，2017（6）：80.

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[6]陸若希.工會檔案管理工作中常見問題及解決對策[J].中國社區醫師，2018，v.34（22）：178-179.

[7]朱睿曄.試論工會檔案管理的功能與發展趨勢[J].現代企業文化，2017（15）.