辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性分析

仲聳

【摘要】文章對辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性進行分析，結合當下醫院檔案辦公自動化管理的價值、辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性分析和提升辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效對策，從提升整體檔案管理工作的安全性、提升醫院檔案管理整體效率、明確檔案管理標準、提升檔案管理人員的綜合能力、完善檔案管理電子系統、引進檔案管理技術等幾方面進行探討，旨在提高辦公自動化環境下醫院檔案管理的運作效率。

【關鍵詞】辦公自動化;醫院檔案管理;安全性;綜合能力

中圖分類號：R197

以現在醫院辦公室檔案信息自動化管理情況來看，需要更加先進的技術形式，可以在醫院中定期為其組織培訓活動，實進而不斷提升檔案管理整體質量和效率，使得檔管理朝著更加規范角度進展，進而可以最大限度提升醫院檔案管理人員的工作質量和專業能力。不過在參與檔案股那里工作中，需要一些掌握先進知識和經驗以及技術額人實施，并且還要具備一定的醫學常識和基本知識等。醫院要為檔案管理制定一些能夠實施的具體性的機制，使得醫院檔案管理更好地發展。

1.醫院檔案辦公自動化管理的價值

1.1提升整體檔案管理工作的安全性

傳統檔案管理主要以紙質為主，在自然環境下紙質檔案非常容易受到破壞，總是出現丟失和遺留等現象。溫度、空氣濕度以及自然災害等都能夠成為影響檔案壽命的主要因素，長期保存檔案信息，這些自然因素等就會嚴重影響整個檔案的壽命和完整程度。新時期的檔案信息和傳統紙質檔案信息相對比存在很多優勢和價值，電子版形式的檔案信息保存周期更長，質量更高，并且還能夠實現對其就被分工作，在自動化環境下都對醫院檔案的管理多可以實現，可以迅速實現對檔案內容的復制、粘貼和修改等。辦公自動化系統保存空間很大，具有一定可讀性，可以依據檔案管理人員的不同需求對其檔案內容進行合理搜索，以不同形式和類型實現檔案信息的保存[1]。在辦公自動管理形式下，可以實現對檔案信息的及時輸送、借閱、查詢和保存等不同工作，可以最大限度實現檔案信息丟失和遺漏問題等。

1.2提升醫院檔案管理整體效率

醫院檔案管理要和信息技術結合起來進行，規范的使用信息技術對檔案信息進行管理，協調各種檔案信和管理，將其結合起來配合工作，管理人員需要的負責主要工作就每天定期的收集和整理檔案信息以及文件等，將每天更新和出現的檔案信息錄入到電子數據庫中，可以最大限度避免電子信息的丟失和遺漏等，并且可以將完整的能夠及時檢索的檔案信息有效保存都數據庫內，實現檔案信息的整體性、安全性管理。尤其是一些醫每天出現的病例檔案，一定要得到真實具體的記錄后，及時錄入到數據庫中，醫生通過查找檔案信息及時掌握病人的實際情況和病情變化等，并對病人的情況做出具體的判斷和分析，提升醫院檔案辦公自動化管理力度和程度，使得醫護人員能夠及時準確的掌握到檔案信息的內容，便于整個醫院的檔案信息管理[2]。

2.辦公自動化環境下醫院檔案管理的可行性分析

現在科學技術在不斷發展，出現越來越多全新技術，使得檔案管理更加具體和自動化，整個檔案信息的利用率更高[3]。新技術的出現和研究必定會提升整個檔案系統分，涉及的功能更多，管理效果更好。系統隨著時代的變化不斷完善和提升，因此需要更加新穎的技術配合醫院辦公自動化檔案信息管理工作。醫院要不斷引進先進專業人才，使得內部的檔案管理更加自動化和信息化，為醫院營造良好管理氛圍，提升對醫院檔案管理人才的培訓工作，注重對檔案管理人員的技術培養和專業知識訓練，提升其業務能力和計算機技術等，從而不斷為檔案管理工作提供更有效的途徑，使得檔案管理更加豐富，實現整個醫院檔案管理的可行性和自動化管理，為檔案管理提供更多有用的人才。醫院要提升對檔案信息自動化管理的資金投入，建立檔案信息管理機制和規章制度等，使得整個檔案管理更具有操作性和規范悉尼港，依據實際情況進行，為醫院辦公自動化管理提供更多支持和幫助[4]。

3.提升辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效對策

3.1明確檔案管理標準

現在，醫院檔案管理工作中涉及的內容主要是整合信息、收集信息、保存、編輯、錄入統計和修改等等，所有檔案管理工作的進行都需要一定的標準作為支持和輔助，要依據國家標準和檔案管理標準制定標準、一旦文件管理和檔案管理之間存在差異性，就會間接性的導致兩者之間出現越權問題，特別是在文件歸檔前期工作中經常會出現這樣的問題。所以，管理人員一定要嚴格包好檔案管理關卡，結合實際情況和制定的標準展開工作，從而不斷提升整個檔案管理工作的質量和效率[5]。在五業務和技術工作中，對于文件、歸檔中也要設計一些具體的標準和格式等，并且保證不同接口處能夠實現檔案和文件的交接和融合，確保整個檔案管理工作正常進行。在整個檔案管理工作中要收集、整合、分析、編輯、保存等認真分析和研究，只有作好這些工作才能夠不斷提升醫院檔案管理質量和效率，使得醫院檔案管理和國家檔案管理標準相結合。在實際工作中會發現，文件管理額檔案之間要有效分析和制定，嚴格把握內容。

3.2提升檔案管理人員的綜合能力

我國醫院中現在經常會出現一些醫療事故和問題等，近年來在持續增加和提升，醫院檔案樹立也隨著患者的增加而增加，也就是說現在檔案管理人員的工作量較大，再加上現在各種技術不斷涌進和推出，使得檔案管理更加科學化和現代化。檔案管理人員只有能夠充分掌握這些技術才能夠確保提升整個檔案管理的基本質量，所以，醫院要高度重視管理人員自身能力和團隊精神等，定期組織培訓活動，為醫院檔案管理人員提供更多學習機會，不但優化檔案管理人員專業知識和基本技能，使得自身的能力能夠滿足時代的進步和和發展，提升整個醫院檔案管理質量和效率[6]。

3.3完善檔案管理電子系統

醫院要提升辦公自動化系統管能力和研究力度，針對數字化和自動化管理不斷投入資金和成本，在辦公自動化系統中建立子系統，使得電子文件和檔案信息的利用率不斷提升，通過自動化形式實現對檔案信息的直接管理和分析，對內部檔案信息進行及時分類和快速使用等，電子文內容輸送和調取會為人們正常工作提供更多便利條件，使得管理更有效果，為醫生資源調取和分析提供最佳方式，從而不斷提升醫院檔案信息的能力。

3.4引進檔案管理技術

現在社會在不斷進步和發展，檔案信息管理對于醫院來說是最重要的工作內容，因此醫院領導要對其高度重視，注重時代的變化，順應時代變化，為人們提供更加新穎的檔案管理技術，借助互諒網、大數據、云計算等對檔案信息進行有效管理和分析，將其中存在的有價值的內容充分挖掘出來。在信息技術的幫助下檔案信息的利用、保存和收集等會更加便利，從而不斷提升醫院辦公自動化檔案管理效率和質量[7]。

3.結論

總之，提升辦公自動化環境下醫院檔案管理是醫院需要解決的主要問題，管理人員一定要意識到自動化管理理念，以及時代變化趨勢等，提升內部檔案管理信息的安全性，提升檔案使用率和效率，使得檔案管理更加完善。并且將醫院檔案辦公自動化管理存在的問題尋找出來，依據問題制定有效解決方案，從根本上提升整個醫院檔案管理質量和效率。

參考文獻

【1】吳冬冬， 宋洪偉. 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性研究[J]. 中國衛生產業， 2017（7）.

【2】李暉華. 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性及可行性分析[J]. 辦公室業務， 2018.

【3】楊曉梅. 辦公自動化環境下檔案管理的必要性與可行性分析[J]. 辦公室業務， 2017（18）：187-187.

【4】葛欣. 辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]. 中國管理信息化， 2018.

【5】王亞東. 探討辦公自動化環境下如何進行醫院檔案管理工作[J]. 才智， 2017（23）：251.

【6】何媛媛， 鄭韜. 淺談辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作[J]. 辦公室業務， 2018， No.290（09）：185.

【7】李峰. 辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究[J]. 中國市場， 2018（3）：145-146.