新時代加強機關檔案工作的思考

方振慶

【摘要】檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，檔案工作者使命光榮，責任重大。作為從事國家管理和行使國家權力的各級機關，加強檔案工作更是恰逢其時。

【關鍵詞】檔案工作;新時代;機關;加強

檔案工作是很重要的專業事業，是實現強國夢想，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。在新時代背景下，我國機關的檔案工作仍處于落后狀態，我們意識到，管理模式落后，對檔案利用重視不夠，沒有適時、積極地宣傳檔案的重要性，得不到各級領導的重視。因此要盡快改進當前機關檔案工作中存在的落后狀況，充分發揮檔案在全面建成小康社會進程中的作用。

一、新時代加強機關檔案工作的必要性

在新時代背景下，社會發展迅速，環境不斷變化，經濟不斷發展，使得各級機關必須發展新局面，采取新思路。現階段國家機關的職能性不斷加強，目的性也不斷明確，所以機關事務工作必須與時俱進。1983年4月28日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《機關檔案工作條例》，明確了機關應建立、健全文件材料的歸檔制度，要求一個機關在工作活動中形成的全部檔案，應在文書或業務部門立卷的基礎上，按照一定的要求進行分類、加工整理和保管。2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對完善檔案工作體制機制、建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立健全方便人民群眾的檔案利用體系、建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系、加大對檔案工作的支持保障力度提出了具體的建議和要求，標志著我國對機關檔案工作的重視。

各級國家機關在行使國家權力、管理國家事務的活動中承載著不同的工作任務，在所屬行業及專業范疇內都起著引領作用。機關內設的檔案部門或大或小，但是都承載著本單位、本行業文獻資料的保管和研究工作。以《人民日報》為例，70年的風雨歷程，在宣傳黨的理論和路線方針政策，宣傳中央重大決策部署，及時傳播國內外各領域信息方面，都留下了深深的足跡。

二、新時代機關檔案工作存在的問題

（一）管理模式相對落后，信息化水平較低。在目前的機關檔案工作中，大部分采用傳統的管理模式，機關檔案資料的提供、利用和開發都以紙質載體為主，檔案管理的信息化、數字化水平較低。在新時代背景下，信息化已經進入了我們的生活，在工作各方面都有所體現。信息化管理大大提升了工作效率。在機關檔案工作中，部分單位沒有將信息化、數字化全部引入檔案工作中。傳統的紙質檔案操作管理模式依然根深蒂固，傳統管理存在著效率低，查詢不方便，重復利用效果差，歸檔工作量大等等問題。有些單位逐步開始了數字化工作，但是掃描工作不專業帶來存儲空間浪費，計算機軟硬件大大落后于實際應用的需求等等，這些弊端影響了檔案工作的進步。

（二）檔案工作人員水平有待提高。《中華人民共和國檔案法》第23條規定各級各類檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內發行。在我國大學教育工作中，對檔案管理專業設置較晚，且設置檔案管理專業的高校也比較少。除專業檔案館外，各級檔案部門缺少相關的專業人才來源。機關檔案工作中，主管領導對檔案工作重視不夠，資金投入不足，對檔案人員疏于管理，大多數機關內部檔案工作人員技術水平偏低，缺乏相關的專業知識，主管部門也沒有開展相關的培訓工作，跟不上時代發展的步伐，影響機關檔案工作的有效性，阻礙了工作人員的自身發展。據了解，機關單位中，檔案工作缺編現象嚴重，專業教育程度偏低，辦公室文秘兼職現象普遍，更有甚者，以年老閑置人員填充檔案崗位。

（三）檔案建設意識薄弱。檔案作為人類社會實踐的真實記錄，既是文化傳承與發展的重要載體，又是寶貴的歷史文化資源，檔案工作擔負著記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的神圣職責，檔案部門在推動文化建設方面具有得天獨厚的優勢和不可替代的作用。目前機關檔案工作只是完成簡單的記錄、存儲以及使用的功能，不符合現代化的檔案工作要求。各級領導觀念陳舊，忽視了檔案工作的日常管理，檔案建設意識薄弱，缺乏創新手段，檔案工作比較封閉，宣傳工作不到位，導致大多數人對檔案工作缺少一定的認識，認為檔案工作只是一個簡單的輔助工作，不存在任何技術層面的知識，制約了機關檔案文化的建設和傳播。

三、新時代加強機關檔案工作的幾點建議

（一）創新管理模式，提高機關檔案工作信息化水平。根據機關組織機構未來發展需要，把思維創新、科技創新、組織創新等各類活動有效統一起來，以體現前瞻性的制度體系引導檔案工作的科學發展。檔案管理工作在很多人看來枯燥無味，想要做好檔案工作，必須從大局出發，增強服務意識和創新意識，在整體管理模式上也應該采取創新的手段。伴隨著大數據的普遍應用，通過對檔案信息化管理相關標準的制定，加快電子檔案的管理工作，同時對這些檔案信息進行規范的整理加工，實現公開檔案信息的有效聯網，從而實現館藏檔案的數字化、傳輸的網絡化及資源的共享化。信息化管理條件下，檔案作為機關各項工作的全記錄、全信息、覆蓋到機關的每一個人、每個工作崗位和每個工作細節，上一項工作形成的檔案能夠很快成為下一項同類型工作的借鑒和參考。

新時代背景下，工作任務越來越艱巨，檔案的使用頻率越來越高，采用信息化檔案記錄，既能夠提高工作效率，也能夠形成龐大的數據庫，同時增強了檔案工作的意義。

（二）提高檔案工作人員水平。配備技術強的檔案管理工作人員，適時參加專門業務知識培訓，提高檔案管理人員技術水平。國家應加大各高校對檔案管理專業學科的設置，并且配備具體的實踐課程，為國家機關提供更多的優秀技術人才。增加機關內部檔案工作的資金投入，完善軟硬件設施建設，以便于工作人員操作及后續數據利用。專人專崗，杜絕身兼數職。對于新人必須經過專業培訓，熟悉機關檔案工作相關規定，綜合能力符合上崗需求。檔案工作是需要弘揚“工匠精神”的工作，也是能夠培養專家、造就大師的工作。要想發揮機關員工工作的主動積極性、內在潛力和創新精神，需要站在檔案事業長遠發展的高度，把人才培養作為干部隊伍建設的一項重要內容，健全培養機制，加大培養力度，搞好梯隊建設。對老同志要幫助解決后顧之憂，對年輕同志要加強培訓，提供更多學習鍛煉機會。使員工與單位具有共同的責任感、使命感、成就感。

（三）深化檔案建設意識，推進檔案文化建設。加強單位主管領導配備，充分展示檔案文化建設的重要意義，以科學發展為引領，以改革創新為動力，在機關領導的組織協調和督促檢查下，完善檔案工作。檔案部門必須以當前需求為導向，主動為機關開展檔案服務利用工作，切實提高檔案服務的有效性和真實性。加強檔案建設的宣傳工作，提升檔案部門認知度，樹立檔案部門權威、豐富、親民的文化形象。通過進一步強化檔案意識，強化機關檔案文化建設工作的理念，不斷提高檔案工作者的檔案文化意識和自身的文化修養，以此推動檔案文化的建設，為機關構建一個良好的檔案工作環境，努力成為擁有高素質檔案工作隊伍，具有豐富館藏資源和良好檔案文化形象的機關單位。

四、結語

新時代政治、經濟、文化等都發生了具有進步意義的重大變化，各層機關都面臨著社會轉型的難題。機關作為國家權利的行使機構，具有較高的執行力，檔案作為機關各項工作的全記錄、全信息，是各項工作之間的必然鏈接，也為其他機關的工作提供了寶貴經驗數據。新時代加強機關檔案工作，要著力增強檔案建設意識，提升專業人員技術水平，創新管理模式，引入信息化工作模式，提高加強機關檔案工作的效率，以便于日后的檔案檢索與利用，為機關行使行政權力，服務社會提供堅實的保障。

【參考文獻】

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