優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的措施

黃瑩

【摘要】本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并提出了優(yōu)化措施，為推進(jìn)和深化事業(yè)單位檔案管理水平提升和深化改革提供了理論指導(dǎo)，幫助事業(yè)單位創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;措施

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它要求管理人員能夠?qū)r間相差很久的事件進(jìn)行分類歸檔。做好檔案管理工作，不僅有助于提高事業(yè)單位的管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，而且檔案管理的最根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案再利用，這是最能直接體現(xiàn)檔案價值的手段。隨著社會和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位對檔案管理提出了更高的要求，于是便有很多問題產(chǎn)生和暴露了出來。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理制度不夠完善。目前，許多單位沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理制度混亂。從事業(yè)單位檔案管理的總體情況來看，大多數(shù)單位建立了檔案管理制度，但是真正能做到管理規(guī)范化的沒幾個。很多單位管理者認(rèn)為檔案管理浪費(fèi)時間，這就反映出了管理者在思想上缺乏管理意識，管理行為也不規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致單位自上而下各部門之間溝通不暢，合作不佳，執(zhí)行力也差，即使是后來建立了檔案管理制度，那也無法很好地落實(shí)下去。由于檔案管理工作的質(zhì)量并不會直接影響事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，因此目前一些事業(yè)單位的管理人員和工作人員對檔案工作重視不夠，認(rèn)為只需要配備一個管理員，保證資料不丟失就好，無需增加投資去提高檔案管理工作效率。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。事業(yè)單位的檔案里有很多重要文件，而完善檔案管理工作，必須依靠工作人員，所以檔案管理工作對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高。但目前，一些事業(yè)單位管理者認(rèn)為只要配備一個檔案管理員，保證資料不丟失就行了，甚至安排的檔案管理人員可能從未接受過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn);在檔案管理工作中還存在人員變動頻繁的問題，優(yōu)秀人才極為稀缺，還有許多檔案管理員身兼多職，或者以監(jiān)管的形式從事管理。

（三）現(xiàn)代化管理手段匱乏。在經(jīng)濟(jì)全球化、社會信息化的背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了我們生活的各個方面。信息化建設(shè)在一定程度上可以簡化檔案管理工作中的繁瑣程序。但是，很多事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法來管理單位內(nèi)部檔案。即使有些單位運(yùn)用了信息化平臺，也存在信息化建設(shè)平臺不能及時更新，使用信息化建設(shè)平臺效率不高等問題。如果事業(yè)單位在檔案工作開展的過程中能夠提升信息化程度，不僅可以幫助檔案管理人員提高工作效率，還可以幫助事業(yè)單位更加全面地應(yīng)用檔案中的各種信息，為事業(yè)單位更好地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理措施

在實(shí)施檔案管理的過程中，事業(yè)單位要立足于工作的實(shí)際，按照一定的操作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，具體可以從以下三個角度來提高檔案管理水平：建立健全檔案管理制度、提升檔案管理人員水平、加強(qiáng)現(xiàn)代化信息化建設(shè)。

（一）建立或完善檔案管理制度。管理制度是加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、有序化的重要保障。優(yōu)化檔案管理體制，可以提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和有序性。各機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。要根據(jù)單位的實(shí)際情況明確工作人員的管理職責(zé)，使每個人都明白自己的責(zé)任。一方面，要制定嚴(yán)格的制度，確保檔案管理制度能夠與事業(yè)單位的實(shí)際情況保持必要的聯(lián)系。另一方面，要強(qiáng)化管理力度，保證檔案管理制度的全面性，防止一些別有用心的人利用制度漏洞，破壞事業(yè)單位檔案。事業(yè)單位的管理部門和其他部門還應(yīng)當(dāng)對檔案管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督，從上到下認(rèn)真對待檔案管理工作，保證檔案管理人員在制度規(guī)范下開展工作，同時提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）提升檔案管理人員的水平。人才是檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的重要保障。只有完善的管理制度，而沒有專業(yè)的管理人員來支持管理工作，是不可行的，所以提高管理人員水平是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。一方面要積極引進(jìn)復(fù)合型高素質(zhì)人才，確保滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需求。另一方面要組織現(xiàn)有的檔案管理人員參加培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息素養(yǎng)和服務(wù)意識。優(yōu)秀的檔案管理員不僅需要較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，而且要會使用計(jì)算機(jī)，熟悉和掌握影印、印刷、縮印等現(xiàn)代技能，當(dāng)然，其書寫能力也很重要，所以事業(yè)單位還可以從招聘管理人員這一步就加強(qiáng)管理，做到把控。此外，事業(yè)單位還應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、有計(jì)劃的培訓(xùn)。可以邀請專家到單位指導(dǎo)檔案管理工作，提高檔案管理的科學(xué)性，確保檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，確保事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化信息建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)有利于檔案資料的永久保存，有利于事業(yè)單位對檔案信息的科學(xué)管理。在事業(yè)單位檔案管理工作中，如果遇到困難，可以通過信息化平臺交換意見，共同解決問題，使信息管理工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化。另外，在一定程度上可以簡化傳統(tǒng)檔案管理中繁瑣的程序。在搜索信息時，我們只需要輸入一定的關(guān)鍵字便可以快速、準(zhǔn)確地找到所需的信息，對其他檔案沒有任何影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)提高當(dāng)前的信息化水平，將資金投入購買信息硬件、檔案管理軟件上，只有肯于投入才可能得到回報。要清楚地認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)中存在許多不安全因素，它們每分每秒都可能侵入檔案管理系統(tǒng)，對檔案文件構(gòu)成威脅，這些重要文件一旦泄露，所帶來的嚴(yán)重后果是不可預(yù)估的。因此，還要加強(qiáng)做好電子檔案的保密工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]胡林波.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2018（09）：32.