辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

孫艷麗

【摘要】進入新時期后，辦公自動化系統得到了廣泛運用，在較大程度上方便了人們的工作。在醫院檔案管理中應用辦公自動化，可以有效提升管理質量。但是，也會有一些問題隨之出現，需要引起人們足夠的重視，應該采取相應的措施，不斷提升醫院檔案管理水平。

【關鍵詞】辦公自動化;醫院;檔案管理

在醫院發展過程中，醫院檔案起到較大的基礎作用;其對醫院發展歷程、發展軌跡等進行了記錄，并將大量醫療科技成果保存下來，指導著后續醫療工作、醫療研究的開展。因此，在新時期，就需要充分重視檔案管理工作，將檔案的作用充分發揮出來。特別是辦公自動化系統廣泛運用的今天，更需要對醫院檔案管理工作有效改進和完善。

一、辦公自動化的優勢分析

將辦公自動化系統運用于醫院檔案管理中，具有較大的優勢。首先，其能夠及時快速地錄入各類檔案信息，規避人工檔案管理中可能出現的各種誤差，提升了檔案管理的時效性和精準性。其次，在辦公自動化系統的支持下，能夠將資源共享中心構建起來，促進醫院各個部門溝通交流順利實施，能夠更加高效地利用醫院檔案資源。最后，在辦公自動化系統支持下，電子存儲取代了傳統的紙質存儲，記錄形式多樣，涵蓋文字、表格、視頻等多樣化形式，可以更加直觀地向人們顯示存儲數據，且具有更久的保存時間。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理面臨的問題

（一）電子存儲文件的保密性無法保證。在網絡技術日趨成熟的今天，盜密技術發展迅速，這樣很容易損害到電子存儲文件的保密性，容易被篡改和盜用電子檔案，這樣電子檔案信息可靠性得不到保證，無法充分發揮電子檔案的作用。相較于紙質檔案來講，雖然其保存起來更加容易，但是修改和盜取難度更低，需要引起人們足夠的重視。

（二）檔案管理標準不夠規范。辦公自動化系統的實施，方便了檔案管理工作的開展，但是因為管理標準不夠系統和規范，也容易有很多問題出現。如部分員工雖然利用電子形式存儲了檔案信息，但是卻沒有保存紙質原稿;或者在材料打印、傳輸、接收過程中，對原底稿沒有重視，直接存儲了復印件等。這些問題的出現，會對檔案管理效率和質量的提升造成不利影響。

（三）檔案管理人員的綜合素質需要進一步提升。相較于傳統的手工檔案管理，辦公自動化環境下的醫院檔案管理創新了技術方法，改變了原則和標準，那么就要求檔案管理員具備更高的素質水平。但是，調查研究發現，部分老員工依然保持傳統的思想觀念，采用傳統的技術手段，不具備較高的信息技術水平，不了解數據信息通信，因此制約了電子檔案管理工作水平的提升。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理的提升策略

（一）強化網絡監管，保證檔案信息安全。電子檔案管理安全性的維護是辦公自動化環境下的重要任務。在未來發展中，需要加強網絡監管，將潛在的網絡安全隱患及時排除掉，促使電子檔案信息的真實性和客觀性得到保證。具體來講，醫院要積極構建網絡安全系統，保證電子檔案網絡系統的完整性、安全性和可靠性。在具體實踐中，可以將一系列安全措施運用過來，包括防火墻的使用、安全權限的設置、網絡信息系統的加密等，努力營造安全的檔案環境。譬如為了避免重要文檔信息遭到人為的惡意修改，可以加密處理一些重要文件，也可以設置登錄權限，禁止不符合查詢和閱覽文檔的用戶訪問，促使安全隱患減少。此外，還需要結合醫院自身實際情況，采取針對性的網絡監管方法，如設置系統網頁，攔截不法分子的訪問等。

（二）統一醫院檔案管理標準。只有制定統一系統的檔案管理標準，方可以促使醫院檔案管理效率得到提升。首先，要對文書管理和電子檔案管理標準進行統一。文檔前期工作和文檔后期工作分別由文書部門和檔案部門負責，通過對規范標準進行統一，可以促使兩個部門的配合更加緊密，促使醫院管理工作水平得到提升。其次，對檔案管理業務流程有機統一，通過各種流程規范的統一制定，可以對工作人員的各項管理行為有機規范，達到實現電子檔案管理效率提升的目的。最后，要對技術操作標準有機統一，相較于傳統的紙質檔案管理，電子檔案管理具有一定的差異，需要制定統一的技術操作標準。

（三）強化培訓，提升工作人員的素質水平。目前，在醫院檔案管理中積極運用了一系列的新技術，要求檔案管理人員具有更高的素質水平。那么醫院就需要結合實際情況，制定完善的培訓制度體系，促使工作人員的綜合素質得到提升。首先，可以通過科學招聘人才，將招聘流程嚴格貫徹落實下去，選擇的人才除了具備較高的理論水平之外，還需要具有豐富的實踐經驗。其次，大力培訓新人和老人。對于新人培訓，主要集中在入職前培訓，促使其能夠盡快上手操作;而對于老員工，則需要幫助其革新傳統觀念，積極學習現代檔案管理知識和技術，提升其技術操作水平。

四、結語

綜上所述，辦公自動化的應用和實施，方便了醫院檔案管理工作的開展。但是，同時也帶來了一些新問題和新情況，如安全性得不到保證、技術標準不夠統一等。針對這些情況，需要采取針對性的措施，如強化網絡監管、制定統一技術標準、加大培訓力度等，促使醫院檔案管理工作效率、工作質量得到不斷提升。

【參考文獻】

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