淺談如何做好辦公室行政工作

楊俊玲

[摘要]企業的內部管理和可持續發展都離不開辦公室。辦公室擔負著商情傳達、對外聯絡、后勤服務等繁重的工作，處于協調各職能部門、連接管理層和基層員工的樞紐地位，是企業的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。提高辦公室工作水平，應充分發揮參謀助手、綜合協調、督辦督查、服務保障等主要職能，這就要求辦公室工作人員要具有較強的政治敏銳性、較準確的超前預見性和較高的綜合業務素質。

[關鍵詞]綜合協調;服務;工作能效

辦公室具備管理服務、內控外聯、信息傳達等多項綜合職能，在企業的發展中發揮著不可替代的作用。辦公室工作人員既是管理參與者也是服務提供者，要求具備過硬的綜合協調能力和文字能力。隨著時代的發展，企業辦公室也應不斷發展，不斷創新，跟上時代的潮流。因此，如何創造性地開展工作，提高企業辦公室的管理水平一直是辦公室工作的重點。從筆者的工作經驗來看，要著重在以下幾個方面強化意識，轉變作風，提高能力，圍繞企業中心工作，發揮好樞紐和窗口作用。

一、增強大局意識，圍繞中心工作做好服務

辦公室肩負著企業參謀決策、工作督察、形象展示和后勤服務保障等職責，是企業的“樞紐”和“窗口”。作為直接服務基層、服務機關、服務領導的辦事機構，必須具備把握大局的意識和總攬全局的眼光，要具備研判形勢、認清形勢的能力，工作的開展要緊緊圍繞企業發展的中心。

（一）堅定政治立場，注重維護公司黨委、領導班子的權威和形象

辦公室工作人員是領導身邊“曝光率”較高的人群，要有別于一般的“員工”，尤其國有企業，辦公室工作人員首先要做到政治立場堅定，時刻與黨中央保持高度一致，堅決貫徹公司黨委的決策部署。工作中，尊重領導職權、意見和決策部署，主動適應領導的工作風格，要學會適當補償領導在精力、知識、能力上的不足，建立好與領導“對話”的工作語言，做好領導的參謀和幫手。

（二）胸懷大局，全面系統看問題、積極穩妥辦事情

領導和員工滿意是衡量辦公室工作成效的基本標準，這要求辦公室人員必須把服務全局、服務全體職工作為開展各項服務保障工作的出發點和落腳點，把參政謀事、管理服務等職能統籌兼顧、合理安排，做到調研圍繞任務轉、信息圍繞決策轉、協調圍繞領導轉、服務圍繞員工轉，促使工作目標準確，責任清晰，工作落實到位。要善于把本部門的工作放到公司發展和穩定全局中來謀劃，善于從全局上分析問題，處理好各種矛盾，提高綜合管理水平，增強綜合協調能力。要對本單位的整體情況做到清晰掌握、心中有數，創造性地開展工作。要善于“了解上情，吃透下情”，圍繞中心工作目標，把握改革發展思路，積極主動做好決策服務。

（三）當好“參謀”，一心為公，敢于進言

“參謀”的角色定位決定了辦公室要積極為領導出謀劃策，做到善于發現問題，合理提出解決問題的辦法建議，要注意工作方式方法，做到“獻策不決策”。要站在服務企業發展的角度，積極領會領導意圖，提供有價值的信息，為決策提供參考資料，做到有理有據。當遇到領導決策不妥或有誤時，辦公室應出于公心，給予合理的提醒或建議，避免為博得領導的歡心而迎合屈從，因為只有出于公心，所提出的意見建議才能經得起推敲，才會有價值，才會被領導采納采用。只有“重實際、說實話、辦實事、講實效”，服務才能贏得滿意。

二、樹立服務意識，提高工作效率

辦公室是協調、銜接和溝通各職能部門及公司各環節的綜合性管理機構，辦公室工作人員應筑牢全方位服務意識，進一步提高工作效率，確保辦公室各項工作健康有序開展，并在對外聯絡中樹立良好的工作形象。

（一）堅持“馬上就辦”的工作作風

辦公室是公司對外的門面和窗口，工作人員說話辦事、言談舉止、待人接物等各種行為，不僅代表著辦公室，還代表著整個企業的形象。因此日常工作中的待人接物要態度誠懇、充滿熱情。

辦公室的工作質量主要體現在工作作風、工作態度和辦事效率上。要落實“馬上就辦”的工作精神，做到不拖沓懶散，不推諉扯皮。做事要雷厲風行、精益求精，認真履行好職責，出色完成各項任務。

辦公室事務性工作較多，大多煩瑣而緊急，工作過程中既要嚴格履行規則程序，又需要態度誠懇友善，同時說話辦事要講求效率，能辦的事務不推諉不拖沓不積壓，短期不能辦理的事情要動腦筋想辦法，違反原則辦不了的事情要立場堅定、厘清思路耐心解釋。工作中要多聽取群眾的意見建議，并及時準確地反饋給管理層，為決策提供參考。

（二）堅定“辦公室里無小事”的信念

辦公室工作中要秉持“四心”，即細心、耐心、決心和熱心，要堅持一絲不茍、縝密思考的工作態度。要有高度的敬業意識和強烈的責任感，認真做好辦文、辦會、辦事等日常工作，變被動服務為主動服務，把工作想在前，做在前，要講效率，嚴于律己，不斷提高服務質量，樹立良好形象。

（三）規范工作流程，確保工作制度化、標準化

辦公室工作紛繁復雜，缺少連貫性，隨機性大，加上人員少，工作量比較大，工作程序不規范就難以高效率完成任務。為此，要把規范管理、推行工作制度化放在辦公室建設的重要位置。

一是規范流程。對每一項政務工作如文件管理、會議管理、待人接物、工作督辦、后勤保障、調研服務等，要細化業務程序，必走的步驟不丟，該有的細節兼顧，形成標準化的作業程序。

二是建章立制，把“制度化、標準化”作為推進精細管理的重要抓手，堅持思想意識通過制度來強化，文明敬業通過制度來養成，業務管理通過制度來規范，奮斗目標通過制度來保障，廉潔從業通過制度來約束。

（四）堅持公平辦事、公正對人

辦公室工作中要堅持懂規矩、講秩序，平等對人、公平辦事，不重此輕彼、制造矛盾、產生不和諧的音符。特別是嚴格遵守紀律，清楚哪些能辦，哪些不能辦;哪些可以表態，哪些不可以表態;哪些該說，哪些不該說;做到辦事有規定，不能越“雷池”、破規矩。

三、注重自身道德修養，保持良好形象

中華民族自古崇尚道德，無論是以孔子為代表的儒家思想，還是以老子為代表的道家思想，高尚的道德都是為人至高的思想境界。因此，在加強組織紀律性，做到步調一致這方面，辦公室每一個同志都要有強烈的責任感，從自己做起，處處以身作則，嚴格要求自己，以無私奉獻的精神做好領導交辦的每一件事。

（一）堅持實事求是

實事求是是辦公室人員必備的職業素養，處理任何工作，必須做到全面準確，反饋信息必須實事求是，沒有任何虛假成分，經得起實踐檢驗。嚴禁欺上瞞下、添枝加葉、謊報成績、掩蓋問題的行為。

（二）堅持愛崗敬業

愛崗敬業是做好各項工作的前提，工作人員要牢固樹立服務企業發展、服務廣大員工的宗旨，遵紀守法、誠實誠信、廉潔自律、克己奉公。

四、樹立創新意識，優化工作方法、提升工作效能

辦公室工作人員常常被事務性工作牽著鼻子轉，容易墨守成規，容易養成謹小慎微、但求無過、被動從屬的思維方式。新形勢下，傳統思維和做法已不適應辦公室工作的需要，要進一步做好各項工作，就必須打破常規、開放思路，加強工作實踐中的開拓創新，大膽探索新形勢下打開工作新局面的有效途徑。

（一）強化超前服務的意識

要善于分析、總結工作規律，以超前思維和新價值觀去審視和觀察社會生活中的新事物、研究新情況、提出新觀點，同時通過把握規律，增強工作主動性;要善于把領導意圖、群眾意愿與首創精神相結合，突破千篇一律、一成不變的慣性思維模式和做法，開拓研究新情況、發現新問題、揭示新規律的思路，結合實踐，增強工作計劃性、科學性;要未雨綢繆，想領導之所想和領導之未想，及早發現工作中可能出現的困難和問題，并提出相應的對策，

掌握工作主動權。

（二）強化創新服務的意識

辦公室行政人員要時刻以改革的精神去思考研究本職工作，立足實踐創新，在工作中努力探索新形勢下開創局面的有效途徑，力求新突破、新發展。要積極探索建立標準規范、信息快捷、高效優質的工作機制，創造性地利用互聯網、微信等科技手段和信息技術服務中心工作。要緊緊圍繞廣大員工關注的熱點，提出工作新思路、新對策和新舉措。在督辦督查、綜合協調上要有新辦法、新手段，在文字工作上要做到思想觀點新穎獨到，應變求新、嚴謹細致地做好每一項工作，力求“零差錯”，實現由按慣例辦事向開拓新局面轉變，為企業發展提供全程優質服務。

五、樹立學習意識，提高綜合素質

辦公室的工作性質，決定了辦公室工作人員的綜合素質需要符合更高的要求。“境界決定眼界、眼界決定手界”，辦公室各個崗位，不論工作職責異同，都應養成終身學習、系統學習的習慣，只有不斷提高自身素質，才能增強業務水平和服務水平。

（一）加強政治學習

辦公室工作，必須要具備較高的政治理論素質和水平。注重政治理論學習，要在日常努力做到堅持看新聞、讀黨報黨刊，通過了解新動向、新政策，獲取信息指導工作。要注重自身思想修養和黨性鍛煉，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到實事求是、公道正派、清正廉潔。正確理解掌握國家和企業的大政方針和政策，保持清醒的政治頭腦，在實際工作中把握正確的政治方向。

（二）加強業務學習

辦公室的文稿起草、信息傳達、外聯內控、接待服務、督辦落實等各項工作職能，要求辦公室工作人員具備豐富的知識面和知識深度。辦公室工作人員，只有深入掌握企業管理、社會管理、心理學、計算機等知識，才能更好地拓寬視野，才能做到謀劃全局，只有考慮問題更周到，辦事更認真，才能更好地擔負工作職能和崗位職責，工作起來才會更加得心應手。

結語

辦公室工作沒有小事，稍有不慎就有可能“捅婁子”，影響企業形象。在日常服務工作中，辦公室工作人員要筑牢“四個意識”，善于發現問題、謀劃解決之道，注重多渠道、多方位學習，刻苦鉆研多領域專業知識，提升自身綜合素質和業務水平，在實踐中，不斷提高本職崗位勝任能力。

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