新時代加強房地產檔案信息化管理路徑研究

吉林省通化市房地產市場管理處 吉林 通化 134001

近年來,房企紛紛減少自己的開盤數量。更有一些中小企業為了保證自己的利潤,而減小自己的成本忽略了建房的安全性。這些都引起了房地產行業的恐慌。市場上確實催在供需不平衡的現象,如何正確引導房地產的健康蓬勃地發展將對普通老百姓的生活產生極為重要的影響。而推行房地產檔案信息化管理則是一項非常重要的制度,有利于房地產行業的健康發展。

一、為什么要推行房地產檔案信息化管理制度

(一)房通的房地產檔案管理知識十分陳舊落后,而信息化制度將有利于實現資源的整合和防止資源重復,可以極大的減少資源性的浪費,可以適當進行引領性的發展。在紙質檔案管理的時代,各地的房地產行業可以說是信息各自為政,雙方之間的供求關系之間并未有明顯的分享。[1]而且查詢起來十分麻煩,不同部門之間也缺乏相互溝通性。而這種信息化管理制度則可以有效的在各部門之間及進行數據的共享及溝通。

(二)該制度的建立也有利于房地產的數字信息化和數據化。隨著社會進入大數據時代,無可辯駁的是,數據已經成為了我們生活中不可缺少的一部分。數據能最大程度上保證房地產信息資源的完整性,有利于我們及時進行政策性調整,也有利于我們在各部門之間進行數據交換和資源整合。

(三)該制度的建立也將有利于實現房地產檔案的安全性。眾所周知,以往的房地產檔案都是以紙質檔案進行存檔和管理的。雖然說信息化管理也存在一定的泄露風險,但是相對于傳統的紙質檔案存檔來說已經非常安全了。傳統的紙質檔案保存非常容易受到火災或其他多種因素的影響而導致數據的消失,一旦數據丟棄之后想要尋回非常麻煩。而建立信息庫之后,即使丟失數據也可以通過互聯網迅速找回。可以極大地減小可能造成的經濟損失。

二、房地產檔案落后的管理狀況

(一)房地產檔案的存檔方法還是十分簡單的,仍舊是紙質文檔為主。而在正經這個時代的現實只是文檔已經不能滿足時代的需要。而且許多文檔都以文字形式保存為主,影片視頻都無法清晰第地保存下來,完全不能滿足需求。這也造成了許多房地產信息都缺乏說服力和完整性。

(二)由于房地產檔案上以紙質為主,這就先天性地存在了信息收納不足完整的情況。尤其是房地產行業,又是一個活躍十分頻繁的行業,每天都存在著房地產產權變更和注銷等諸多情況。[2]而紙質檔案本身的存檔能力就十分地有限,難以大規模地記錄數據,而且還可能人為地存在記錄錯誤而且無法還原的情況,這都大大限制了傳統檔案管理制度的發展。

(三)人為性的管理檔案,由于受到人為因素的影響,本身就很難保證檔案存檔的快速性、準確性和合理性。其實在繼續調用時候很可能無法及時需用,即使調用可能存在查找困難和調用錯誤等諸多情況,而且隨著房地產行業的不斷擴大,這種落后的管理制度很難滿足房地產行業極其龐大的需求,同時檔案的存檔和調用也浪費大量的時間。

(四)檔案管理部分在招聘的時候,就應該有選擇性地挑選一些專業水平高熟悉信息化管理的高素質人才,這項才能保證房地產檔案管理制度快速推行,更像工作順利展開。[3]這樣就可以順利的避免政府推行新政策嗎,而實際操作人卻無法順利實施的尷尬局面。無法熟練掌握最新的數字化技術手段,在操作檔案數據庫時顯得力不從心。

(五)當前即使一些部門已經實行了信息化管理,但是工具都是由人操作的。操作人員,但專業水平直接決定了操作速度和水平。而實際上這些房地產檔案管理員的水平高低起伏,參差不齊,很多人在面對數據庫操作時都有一些不適應的情況。而且相關單位也沒有進行專業化的培訓,也沒有適當的制度進行管理,導致一些制度對相關的。

三、如何快速推行房地產檔案信息化管理制度

(一)伴隨著社會不斷的發展,各項制度都在不斷的完善,專業性的管理繼續迫切發展。房地產行業作為一個關系民生的重要行業,房地產檔案管理部門首先就應該拋棄傳統的人為管理思路,從思想上就要進行大規模,學習信息化時代的管理思路和方法。同時也要保證該項制度的完整性和連續性,從而保證該制動力的執行下去。這樣才能更好地推進實施房地產檔案信息化管理制度。

(二)除了制度思想上的水平需要提高之外,房地產檔案管理行業的從業人員的能力素質管理水平也迫切需要提高。隨著信息化時代的到來,一切的行業都在要求高素質的人才,該行業也不例外。房地產等啊,人員除了要了解房地產的專業知識之外,還要了解一些最新的手段,要盡可能地與時俱進,保持與時代同步發展的步伐。單位最好定期對這些人員進行能力和素質的培養,進行長期的規劃,從而盡可能的提高效率,努力提高整個行業的水平,進而推動房地產檔案行業向信息化水平不斷邁進。

(三)計算機的大規模普及,使檔案資料收集能力大大增強,可以收集到大規模的數據。檔案管理人員不僅僅只是在進行對檔案資料進行歸檔出來,還可以對數據進行多維度分析,可以對房地產檔案進行編碼、分類以及通過電腦錄入電子數據,從而保證紙質數據的電子數據相一致,從而保證了檔案的一致性,同時也可以錄入音頻和視頻,從而保證數據的高度一致性和真是有效性。通過調用資料也十分方便,操作起來十分方便。信息時代的進步,從而徹底改變了傳統的管理方式,使管理效率大大提高。

(四)要做到資料齊全,一個完整的搜索載體是必不可少的,因此就要求我們建立一個系統、完備的房地廠檔案信息化管理系統。建立一套集查詢和檢索等諸多功能與一身的系統,就要不要更新房地產檔案,盡可能多地收集各類信息,例如位置、構造和面積等諸多數據。同時要跟隨時代的步伐,不斷更新數據,及時地搜尋和更新系統。[4]同時也要關注信息的安全,在信息時代互聯網數據泄露是不可避免的過程,一點泄露后果不堪設想,因此要提前設立防火墻來保護數據庫,阻止可能發生泄露風險的可能,確保客戶的信息不會被其他別有用心的人利用。在確保信息覆蓋面廣的基礎上,做好房地產檔案信息的保密工作,實現房地產檔案信息的共建共享,從而有效提升檔案信息化水平。

(五)隨著房產的不斷升級,在家庭財產糾紛中,房子逐漸占據了極大的部分,因此在近幾年的民事案件中,房產成了不可避免的話題。因此要想完整的管理房地產檔案,首先就要有完備的法律法規進行保障。制度也要與時俱進,根據市場的需求不斷改進。不斷地健全完善各種法律法規,從而滿足各類人的需求,同時也保障了行業人的權威性。

結束語

盡管房地產行業是一個著急需轉型的行業,但在國民經濟中仍然存在不可替代的地。所以在無法改變這種現狀的情況下,我們只能盡可能地完善制度來彌補這些不足。而信息化管理則能很好地解決房地產行業的信息共享問題,所以我們要在信息化時代來運用信息化技術來加強我們的管理,同時也要引導該行業健康地發展。