大數(shù)據(jù)對檔案管理方法的變革

臨滄市農(nóng)業(yè)學校 云南 臨滄 677099

在大數(shù)據(jù)技術驅(qū)動下,檔案管理的傳統(tǒng)業(yè)務正朝著數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向前行,檔案海量資源的分析與處理必將成為當下乃至未來一段時期內(nèi)的主流業(yè)務。檔案管理依托于大數(shù)據(jù)技術的語義分析、人工智能、機器學習、知識圖譜等功能,開啟了關聯(lián)服務、精準服務、跟蹤服務嶄新管理格局,檔案管理方法也由“需求型服務”向“供給型服務”轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)在檔案管理中體現(xiàn)的正向價值

(一)縮小存儲空間,規(guī)避存儲風險。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)化管理為主,因此,對存儲環(huán)境的要求較高,檔案的防潮、防火、防盜、防蛀等硬件設施必須一應俱全,否則,紙質(zhì)檔案的存儲期限必將受到影響。尤其對于密級較高的檔案資料,一旦存儲環(huán)境突變,紙質(zhì)檔案極易發(fā)生質(zhì)變,導致字跡不清、紙張受損嚴重等情況,檔案的利用價值也嚴重縮水。而利用大數(shù)據(jù)技術,以往的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲模式,檔案信息被存儲在容量巨大的數(shù)據(jù)庫當中,不但節(jié)省了存儲空間,同時,也降低了存儲風險[1]。

(二)提升管理效率,節(jié)省管理費用。過去,檔案查詢、信息錄入、資料收集整理等工作需要大量的人力資源,而且人為錯誤率較高。同時,檔案借閱、歸還、存儲等工作環(huán)節(jié)較為繁瑣,不但浪費了檔案借閱人的時間,而且嚴重影響了檔案管理人員的工作效率。在大數(shù)據(jù)技術背景下,檔案管理由人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑倏?海量信息資源的獲取以及歸檔、借閱等事宜完全可以通過大數(shù)據(jù)技術的分析與篩選功能實現(xiàn),節(jié)省了大量人力資源成本,而檔案信息數(shù)據(jù)庫可以存儲海量信息資源,一些紙質(zhì)化檔案完全轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,節(jié)約了大量紙張,這也減少了檔案管理機構的費用支出。

(三)檔案資源共享,推進工作進程。大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的實際應用,使檔案資源實現(xiàn)了內(nèi)部局域網(wǎng)絡共享,檔案管理人員可以根據(jù)檔案密級以及需求部門領導級別,設置檔案資源查看權限,只有符合登錄權限等級的用戶才有權登錄后臺系統(tǒng),查詢相關的檔案信息。在這種管理格局之下,檔案資源為其它職能部門提供了便捷服務。

二、大數(shù)據(jù)對檔案管理方法的變革與創(chuàng)新

(一)變革存儲方法,創(chuàng)新備份機制。檔案是最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源,參考價值極高。當大數(shù)據(jù)技術出現(xiàn)后,檔案的存儲方法發(fā)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變,由實體空間轉(zhuǎn)向虛擬現(xiàn)實空間,檔案的海量數(shù)據(jù)資源全部納入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中,紙質(zhì)化檔案通過掃描儀等電子設備,轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片格式的電子信息資源,并且每一項檔案資源都建立了電子查詢目錄,為檔案管理人員帶來了諸多便利。此外,當計算機系統(tǒng)遭受病毒攻擊時,為有效避免檔案信息丟失或者被盜,大數(shù)據(jù)技術中的云備份功能能夠第一時間對數(shù)據(jù)庫中的所有檔案資源進行備份,無形當中,提升了檔案管理的安全性。

以中職學校的檔案管理為例,由于中職學校檔案不僅涉及到學生的個人信息,也包括一些學術研討、科研成果、教育教學成果等高密級檔案資料,如果利用大數(shù)據(jù)技術的云備份功能,這些高價值的檔案資源發(fā)生被竊取和丟失的可能性幾乎為零。

(二)變革服務方法,創(chuàng)新服務理念。基于大數(shù)據(jù)背景,檔案管理由過去的“需求型服務”模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“供給型服務”模式,即由被動式服務向主動式服務過渡。檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)技術中的云計算服務、智能推送服務,滿足了檔案資源需求者的個性化需求。在中職學校的檔案管理中,借助于大數(shù)據(jù)技術,能夠精準定位用戶群體的主觀需求。比如各專業(yè)任課教師需要調(diào)取歷年來的專業(yè)教學檔案,大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能可以針對任課教師的所教授的科目,將價值利用率最高的檔案資源篩選出來,任課教師只需要通過權限審批就可以遠程調(diào)取所需的檔案資源[2]。如果需要打印出紙質(zhì)參考資料,任課教師可以在審批權限范圍內(nèi)對資源信息進行打印,而無需通過檔案室的實體服務流程,既節(jié)省了大量寶貴時間,同時,也保證了檔案內(nèi)容的精準性。

此外,大數(shù)據(jù)技術的智能推送功能可以將最近更新的檔案資源信息公布在管理系統(tǒng)的操作界面,檔案資源需求人員只需要登錄檔案數(shù)據(jù)庫,就能夠在訪問權限范圍內(nèi)瀏覽到最新的檔案動態(tài)信息,檔案需求者足不出戶就能享受到個性化推送服務,為各項工作的順利展開提供了重要的信息支持。

(三)變革收集方法,創(chuàng)新結(jié)構模式。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計表明,文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻、圖像以及視頻等半結(jié)構與非結(jié)構化數(shù)據(jù)已占據(jù)全球網(wǎng)絡數(shù)據(jù)量的80%以上,類型多樣的大數(shù)據(jù)資源給檔案信息的收集整理工作提供了諸多便捷服務,因此,檔案管理也迎來了黃金發(fā)展期。在這一利好形勢下,檔案資源的收集渠道逐步拓寬,由過去單一的人工資源獲取模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式下的多元化獲取模式。尤其對于中職學校來說,檔案資源不僅僅包括校內(nèi)的教學與科研資源,同樣包括一些社會教育資源,這就需要檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術,網(wǎng)絡更多的利用價值高的檔案資源,以充實學校的檔案數(shù)據(jù)庫。在收集檔案信息時,檔案管理人員應注意甄別資源的可用性、時效性以及資源發(fā)布機構的權威性,防止一些虛假資源、惡意資源混淆視聽,誤導檔案資源需求者,而影響各項工作的正常開展。

結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)技術的日漸純熟,檔案管理方法也一步步得到優(yōu)化和變革,自大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中推廣應用以來,檔案數(shù)據(jù)信息成倍增長,檔案信息類型呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢,檔案過程服務與終端服務模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變,檔案需求者的滿意度也日漸提升,在全新的時代背景下,檔案管理與大數(shù)據(jù)技術的高度契合將推進各項工作的發(fā)展進程,檔案本身的參考價值、人文價值、社會價值也必將突顯出來。