基于信息化環境的文書檔案管理創新研究

洮南市社區管理服務中心 吉林 洮南 137100

文書檔案管理是單位管理工作基本任務之一,文書檔案管理工作對于提高單位運行效率具有重要的意義。在信息化環境下,一些單位文書檔案管理工作還存在相對的滯后性,沒有針對信息化環境,做出積極的應對,從而制約了文書檔案管理效率和單位的可持續發展,需要針對問題不斷創新。

一、信息化環境下文書檔案管理存在的問題

現代信息技術的快速發展,引發多個領域的深刻變革,然而文書檔案管理還存在管理理念淡薄、信息化程度低、系統不暢通、管理隊伍素質滯后等問題。

(一)信息化管理理念淡薄。部分單位的文書檔案管理人員,對文書檔案信息化管理還存在認識不到位現象,思想上不注重導致行動不力,在文書檔案管理中存在較為嚴重的經驗主義思想,不能充分利用信息化技術優勢,導致文書檔案沒有發揮應有的價值。

(二)信息化管理層次不高。文書檔案管理是一項系統工程,因此文書檔案信息化建設不是某一個環節的變革。然而,部分單位文書檔案管理信息化建設工程中,還存在信息化管理層次不高的問題,主要表現為數字化保持,管理和應用方面還處于較低層次。

(三)管理系統關聯性不暢。文書檔案管理涉及到單位的方方面面,形成的文書檔案較多。然而,一些單位信息化管理系統不夠完善,各個平臺之間缺乏暢通機制,各個系統之間關聯性不強,從而制約了文書檔案管理平臺效應的實現,也制約了文書檔案管理有效性。

(四)管理人員素質滯后化。文書檔案信息化管理最終還要依靠人得以實現,在信息化時代環境下,單位文書檔案管理的環境和技術發生了變化,但是一些文書檔案管理人員的素質沒有及時更新,文書檔案管理中信息化意識不強,技術水平有限,導致文書檔案信息化管理處于較低水平徘徊。

二、基于信息化環境的文書檔案管理創新

針對當前文書檔案管理存在的突出問題,需要推動文書檔案管理創新,從而使文書檔案管理適應信息化環境,并充分利用信息技術優勢,將文書檔案管理推向一個新的高度。

(一)思維創新,強化信息化管理意識。文書檔案管理必須要擺脫當前傳統的管理思維,能夠保持思想上的與時俱進。這就需要文書檔案管理確立信息化思維。首先,提高信息化管理認識。信息化時代,信息技術的影響是深遠的,只有順應信息化時代,才能使文書檔案管理做到與時俱進,保持文書檔案管理的鮮活性；其次,注重信息化管理環境建設。文書檔案信息化管理以信息技術為支持,需要對管理環境進行優化,確保信息化管理設施、技術得以運用,使文化檔案管理真正做到信息化。

(二)模式創新,提高信息化管理覆蓋率。目前,文書檔案管理信息化建設層次較低,這就需要各單位能夠根據文書檔案信息化管理的需要,積極推動模式創新,建立起全覆蓋的文書檔案管理模式。除了當前在文書檔案內容、信息采集、傳統文書檔案數字化轉變過程中,運用信息技術優勢,還要推動信息技術在文書檔案管理、文書檔案應用等方面的運用,提高文書檔案管理的有效性,并利用信息技術手段,加強對文書檔案服務需求分析,從而根據用戶的實際需求,為用戶提供量身定制的文書檔案服務,不斷提高文書檔案的資源價值。

(三)平臺創新,構建暢通的管理平臺。新時期,文書檔案管理的目的是為了發揮文書檔案的資源價值,而文書檔案資源價值的實現又建立在文書檔案信息全面采集、分類管理等基礎上。目前,各個平臺之間存在的壁壘制約了文書檔案資源整合,這就需要推動文書檔案信息化管理平臺創新,利用云平臺和大數據技術等,打通各個平臺之間的通道,構建立體化的文書檔案管理立體,有機涵蓋在線閱讀、信息整合、信息庫建設、檔案存檔和銷毀、庫房管理等,加速各個平臺之間信息標準的統一,確保文書檔案共享,并加強文書檔案安全管理系統建設。

(四)隊伍創新,建設高素質管理隊伍。管理人員是文書檔案管理的主體,這就需要我們基于文書檔案管理人員管理主體地位,推動管理隊伍創新。首先,要轉變管理人員的思想。信息化時代環境下,要進一步強化管理人員學習意識,主動對接時代優化自身素質結構；其次,通過內培外引等方式,提高管理人員的素質。對于現有的管理人員,要加大培訓力度,通過專項培訓和常規學習,不斷提高管理人員的信息化素養；此外,可以根據文書檔案管理信息化建設的需要,引進高素質的人才,并以他們為骨干,發揮優質人才的輻射效應,帶動文書檔案管理人員整體素質的升級。

三、結論

總之,文書檔案管理工作對于企事業單位的發展具有重要意義。信息化時代,文書檔案管理工作必須要不斷反思,能夠基于信息化環境推動自身創新,解放思想,增強信息化管理思想認識,促進信息技術在文書檔案管理中全面運用,并構建暢通的管理平臺,提高管理人員的綜合素質,促進文書檔案管理工作的可持續發展。