大數據時代背景下的檔案管創新思考

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引言

在大數據日新月異發展的時代背景下,優化檔案管理工作,提高信息共享能力,創建信息化檔案管理成為社會發展的必然需求。信息化檔案管理,是利用先進信息技術,高效開展信息的采集、分類、編碼排序、整合與利用等相關工作,實現檔案信息管理走向流程簡明化、信息高效化。

一、檔案管理存在的問題

第一,管理人員專業技能不達標。大數據信息化技術迅速發展的背景下,信息化逐步發展到社會各個領域中。其中檔案管理工作引進信息化技術、大數據處理技術,但是負責檔案管理的相關單位,缺少對工作人員開展相關技術培訓,導致管理人員不具備信息化應用能力,欠缺大數據處理技能,造成檔案管理工作效率低下的問題。

第二,管理制度不完善。由于檔案管理工作缺少明確的管理制度,導致在檔案管理工作中出現權責不明確、工作內容分配混亂的問題。檔案管理制度的內容系統性、管理科學性、制度合理性,是影響檔案工作質量的關鍵。如果檔案管理制度不明確、管理不到位,容易引起相關不利因素,甚至威脅保密文檔的保存。

第三,計算機技術不成熟。部分檔案管理單位引進計算機技術,但是沒有定期對技術進行維護與更新,導致檔案管理技術落后,無法與時俱進,造成檔案信息的時效性不能充分發揮的問題。對于不法行為缺少有效的信息保護措施,造成檔案資源遭受病毒入侵,導致檔案信息丟失,甚至造成經濟損失。

二、大數據時代下優化檔案管理的創新措施

(一)提升檔案管理人員的專業技能。檔案管理相關單位認為：檔案管理工作是整理文件類簡單工作,導致忽視對檔案管理人員的知識培訓,是檔案管理工作弱化的主要原因。加強對檔案管理人員的專業知識培訓、計算機技能知識學習,來提高檔案管理人員的專業技能。通過增強檔案管理人員的專業技能與計算機使用能力,來提高檔案管理工作的效率與質量,為人們搭建一個高效、準確的檔案信息平臺,促進社會穩定發展[1]。

(二)完善檔案管理制度。制定完善的檔案管理制度,來提高檔案管理工作效率；落實檔案管理工作權責分配,促進檔案管理工作有效完成。比如,對于檔案信息工作,建立相關部門：檔案信息采集部、信息資源分類部、檔案編碼排序部、信息整合技術部、信息化共享部。將檔案工作細分到具體部門,實現有效的檔案管理權責制度,落實檔案管理責任制。依據不同部門工作需求制定管理內容,規范檔案管理工作操作流程,認真對待檔案信息的細節工作,來促進檔案信息化管理發展。如果出現權責混亂問題,管理部門人員召開會議,重新制定內容明確、職責清晰的管理細則,充分落實檔案管理工作的有序運行。

(三)引進先進信息化技術。充分重視檔案管理設備的更新與維護,有效防止不法分子對檔案信息的入侵行為,保障檔案信息安全,推動信息化檔案管理發展。將信息管理技術檢測、檔案信息技術維護與更新工作分配到信息化共享部。招收專業的編程人員與技術維護人員,保障檔案信息的有效交互與共享功能；與業內成績較好、發展較為穩定的軟件公司保持長久的合作關系,促進檔案管理工作的穩定運行；利用軟件公司提供的先進技術,充分發揮信息資源的共享功能；通過軟件公司提供的安全技術,有效防止黑客入侵檔案資源系統,減少病毒入侵,保障信息資源安全；讓內部技術人員日常檢測與維護檔案信息相關系統,來維護檔案信息系統的穩定運行[2]。

(四)構建信息共享平臺。在大數據時代背景下,檔案信息資源具有種類多、數量大的特點。為了促進人們有效利用信息資源,實現高效的信息資源共享目標,構建大數據信息資源共享平臺。優化檢索功能,提高人們搜索檔案資源的效率；對敏感詞匯的優化處理,實現檢索功能價值。比如,搜索“籃球”詞匯,呈現相關的檔案資源。檔案信息資源按關注度、點擊量、以此由高到低進行排序；對于相關資源進行有效分類,“籃球賽事類(32篇)”,“籃球教育類(50篇)”等,便于人們迅速獲取想要的信息資源；對于檔案信息資源的具體分類,依據關注度、點擊量、發表時間,依次由高到低排序。從信息檢索功能為切入點,構建具有高效實時性的檔案資源檢索系統。加強信息資源共享平臺的建設與維護,推動檔案管理工作高效發展。

(五)智能化檔案服務。檔案信息資源共享平臺中利用的檢索功能,讓檔案管理工作面向人群、社會,提供信息化的智能服務。此外,除了檢索功能,還有相關信息化智能服務體現,例如,圖書館自助借還書系統,自助查書系統,互聯網信息資源推送,銀行、社保局等自助打印詳單系統等。依據人們對檔案信息的不同需求,逐步將信息化智能服務推廣,實現高效的檔案管理服務工作,提升檔案信息資源的利用率,滿足人們對檔案信息的不同需求,有效推動社會發展。

結論

綜上所述,在大數據時代背景下,努力創新發展檔案信息管理,實現高效信息交互與共享功能,為各行業提供具有信息準確性、傳輸高效性的檔案資源,來提高各行業的工作效率與質量。努力發展檔案信息管理技術,調整檔案管理相關制度,來充分發揮檔案信息的資源價值,使之更高效地服務于社會。