基于ERP的采購業務管理與控制

中國船舶重工集團公司第七一二研究所 賀潔

企業為了獲得更高的利潤，必須要對企業展開全面的管理，首先需要進行的就是成本的管理，只有控制好了成本，才能讓企業獲取更高的利益。在企業經營成本中，物料成本占據著大部分比重，企業中也存在著繁雜的采購業務，有著較大的工作量，很容易出現管理漏洞。因此，必須要加強對采購業務的管理，做好成本管理工作。

1 采購業務流程

在企業中，采購管理是為了讓生產計劃和銷售計劃得到實現，在合適的質量和價格條件下，選擇合適的供應商，采購適量物料，在這個流程中展開的管理和控制活動。面對信息和競爭一體化發展形勢，企業在采購理念和采購職能上都得到了更新，已經從原來的職能管理轉變為現在的流程管理，從原本的采購管理轉變為供應管理。企業通過應用ERP系統能夠對采購業務的全過程展開管理，在每一個管理環節都需要將采購單據進行管理，如采購訂單、到貨單、入庫單以及付款單等單據。在采購管理的全過程中，涉及到財務部門、采購部門、倉庫以及質監部門等多個部門，采購業務是一項復雜的工作，只有對采購業務展開全面的管理，才能讓采購業務的效率和質量得到全面的提升。

在ERP系統中，針對采購業務展開的管理需要由管理系統進行承擔。采購管理系統不僅能夠針對采購業務進行，還能同時對庫存、銷售、合同以及質量等多個方面展開綜合管理。從采購業務流程就能了解到，針對采購業務展開的管理涉及到多個管理環節，需要進行分散控制。使用ERP系統能夠讓采購管理和其他功能模塊實現集成，讓采購業務獲得集成化的管理平臺，采購業務也獲得了高效的管理和控制。

2 基于ERP的采購業務管理與控制

2.1 制定采購計劃

在企業采購會議上，采購主管面對著諸多原料和產品，但是對于原料的存量和在途量并不了解，會議上提出的采購計劃并不足夠科學。由于采購計劃的不合理，在生產環節中就容易出現原材料的不足或者過剩的問題。在ERP系統中，實現了采購、銷售以及需求分析的統一，系統能夠根據銷售的訂單對銷售進行預測，需要綜合考慮產品在結構以及庫存量的情況。由需求規劃對材料產品的計劃量進行計算，采購供應主管需要根據計算情況制定出采購計劃，選擇出采購原料形成采購的訂單，對采購的任務進行下達，從而能夠更加快速的編制出準確的采購計劃，避免出現盲目采購的情況。

2.2 管理供應商

在采購業務中，對供應商進行選擇的時候，由于不能及時了解供應商實際情況，造成不能選擇最合適的供應商，容易造成產品延期交貨、影響企業名譽的情況。在ERP系統中，通過對供應商存貨情況進行完善，通過設定貨品質量、貨品價格以及交貨效率等指標的衡量，對供貨商進行評估。

首先需要對供貨商的供貨資格進行審批，在發展新供應商的時候，需要根據供應商審批表上的內容進行全面的考察，經過合格認證的供貨商將會被記錄在供貨商檔案中，得到企業的集中管理[1]。這樣能夠避免出現不合格供貨商出現的采購行為，讓采購業務的風險得到降低。在ERP系統中，整理了全部的供貨商檔案，不僅包含著供貨商的基礎信息，也包含著供貨商信用情況以及聯系方式。ERP系統有著集成信息的優勢，能夠對存貨檔案進行管理，根據檔案記錄找到供貨單位。在系統中，清晰的記錄了貨品與之對應的供貨商，根據供貨商也能夠在系統中找到該供貨商提供的貨品。

其次需要對采購進行比價。在系統中記錄著供貨商提供的價格表，在系統中能夠了解供貨商對同一種產品不同時期提出的價格，還能了解同一時期同一產品不同供應商的價格。使用系統對價格進行分析，能夠選找出性價比最高的供應商，產生采購訂單。在系統的應用下，能夠幫助采購業務提升了工作效率，讓采購成本得到降低。針對一種產品存在諸多供應商，企業要想大量采購一種產品，必須要和多個供應商保持采購業務，需要在供應商之間分配采購比例。

最后需要對供應商進行交貨管理。在采購之后需要根據倉庫中產品展開質量檢測，對產品進行質量上的分析，根據質量檢測部門提供的質量檢測單據，能夠形成產品質量的分析報告。再根據訂貨和到貨的情況，能夠對供應商供貨情況進行分析，針對逾期還未交貨以及臨近交貨期限的供應商需要分發催貨函，督促供應商進行交貨[2]。通過對比供應商提出的價格以及質量等多方面情況，能夠對供應商在交期、服務、質量以及合同等多個方面形成供應商的評價結果，對供應商進行把控。

2.3 管理采購合同

企業在進行大型的采購業務中，需要在采購之前簽訂合同，包含訂單、交貨、入庫以及付款等多個環節。假設無法對合同的執行情況進行跟蹤，就無法了解合同在執行過程中產生偏差，就容易造成增加采購成本，同時對于企業和供貨商合作關系帶來不利影響。在ERP系統中，針對各個環節的文件展開的跟蹤，包括簽訂合同、下訂單、交貨、入庫以及付款等環節，展開了全程的管理。能夠全面了解各個環節合同履行的情況，讓采購的風險得到降低。若采購環節中出現和合同不相吻合的出入情況，系統可以自動發出預警。在工作臺上還需要將合同變更的情況進行詳細的記錄，讓合同不會由于變更而出現混亂的情況。

2.4 監控采購過程

在采購環節中，部分采購人員為了能夠拿回扣，選擇進價比較高的產品，造成采購環節中出現漏洞。使用人工方式進行詢價和比價，不僅需要繁瑣的環節，可能會造成采購成本過于高。由于采購主管經常需要出差工作，無法實現及時進行單據的審批，整個審批流程也不夠嚴密，難以避免影響到采購環節中，讓生產受到影響[3]。使用ERP系統進行采購業務的管理，最主要是從價格、數量以及質量三個方面進行考慮。

(1)采購價格的控制。

在系統中使用多種控制手段，第一種是最高進價的控制，在采購業務中對采購工作實施最高進價的控制，所采購的貨物若超過最高進價系統必須要作出警示，自動進入到審批的流程中，在采購主管完成審批之后，才能進入到采購環節中。如果在輸入密碼的時候出現錯誤，使得采購單據無法被保存，那么就采購流程也就無法得到正常的履行。第二種是自動比價生單，根據采購物料，將供應商中存貨價格表上保存的價格找出來，自動進行比較生成采購的清單，這樣能夠從本質上控制好進貨源頭，能夠完成貨比多家，讓采購成本得到降低。第三種是價格政策，需要選擇獲取訂單、發票以及貨單的方式，系統中提供了人工錄入方式、供應商存貨表方式以及地區歷史記錄等。這樣能夠避免采購人員在采購環節中定價的隨意性，能夠避免高價采購的問題，讓資金浪費的情況得到避免。

(2)采購數量的控制。

在系統中設置了是否允許超訂單到貨這一選項，如果允許，需要在入庫數額上按照存貨檔案的比例設置上限。如果不允許需要根據到貨單以及入庫單，不能超過訂單上的數量。例如：如果入庫超過了訂單10%的數額上限，需要在超額上限的位置輸入0.1。如果根據采購訂單將到貨單和入庫單采購上去，輸入的數量需要超過超額的上限，在保存的時候系統能夠自動發出提醒。

(3)采購質量的控制。

在人工管理中，若發現到貨之后的驗收并不合格，在使用的時候發現包裝存在不足，或者是有些材料存在以次充好的情況，有些材料被浪費，這些情況都造成了成本的增加。在ERP系統中，通過對不同存貨實施檢驗，系統能夠提示采購單、到貨單以及檢驗情況，沒有經過檢驗的產品決不能允許入庫。另外，供應商能夠根據交貨的質量對其進行分析，將產品質量最好的供貨商選取出來，從源頭上對質量進行把關，對采購的風險進行控制。

2.5 管理采購資金

在人工管理的方式中，企業有著眾多供應商，在無法科學評價供應商重要性以及送貨情況之下，可能會產生不當的支付順序，采購資金不能得到高效的利用，容易造成企業信譽出現下降。在ERP系統中，經過分析供應商的綜合情況，確定最合理的付款順序。在合同中規定的到貨進展以及付款情況的基礎上，嚴格依照合同對貨品進行付款，讓付款的規范性得到保障。

2.6 控制金額額度

為了企業更好的展開采購管理，需要審批人員能夠對采購訂單賦予審批權限，針對不同權限的級別設置不同采購金額，才能讓分級管理和控制得到實現[4]。針對采購訂單對金額的審核控制可以從兩個方面展開：首先是通過控制金額數據控制權限；其次通過審批流程進行材料控制。通過金額權限進行控制需要經過：首先設置審批級別，通過崗位的設置能夠給操作人員進行不同的級別。其次，為了讓金額控制能夠發揮出實際作用，需要在采購管理中使用金額審查方式實施。在審核采購訂單的時候，若訂單的金額不超過設定的金額級別，系統能夠加工單據保存下來，同時將操作人員的信息記錄下來，將訂單的狀態記錄變更成為已審核的狀態。若訂單金額超過了設置的金額級別，系統則會自動彈出信息，提示未通過審核。

2.7 設置采購報警

在系統中設置的采購和報警功能，能夠針對即將到期以及逾期未交貨的訂單全部篩選出來，管理人員可以設置預警和報警的天數，到達天數的時候系統主動對管理人員進行提示，以便于員工采取相應的措施進行處理。在人工管理的時候，并不能完全掌握每一單采購業務，在執行采購計劃以及控制資金總量上，都存在一定的困難。在ERP系統中，在采購管理系統中對入庫表、綜合統計表以及余額表進行查詢，這樣采購部門和生產部門能夠更加及時的掌握采購業務執行情況，讓員工能夠對采購訂單執行的綜合情況進行了解。通過分析貨品采購成本、貨品資金比例以及貨品費用等信息，能夠讓企業更加清楚的了解資金在運行上的效率，讓成本費用能夠得到更合理的消耗。

3 結語

綜上所述，本文先是簡單的分析了采購業務流程，然后研究在應用ERP系統的基礎上，針對采購業務實施的管理，需要制定采購計劃，管理供應商以及采購合同；也需要針對采購過程進行監控，對采購價格、采購數量以及采購質量展開控制；還需要管理采購資金，控制金額額度，設置采購報警。