社會保障檔案管理問題與解決對策

呂艷

摘 要：和諧社會主義的構建離不開社會保障體系，科學完善的社會保障體系能夠在一定程度上推動社會經濟發展，同時確保社會穩定和諧。現階段，我國社會保障體系發展已經逐漸區域科學化、規范化、法治化，在其發展過程中，加強社會保障檔案管理工作至關重要，而由于社會保障檔案涉及面較多，再加上受到其他各方面因素影響，在進行社會保障檔案管理中還存在一些亟待解決的問題，對此應積極探索相應措施，進一步提升社會保障檔案管理水平。

關鍵詞：社會保障；檔案管理；問題；對策

社會保障檔案是整個社保工作的直觀數據體現，在社保工作中起到十分重要的作用，不僅是實現社會保障信息交流及信息共享的主要保障，同時還是民眾維護自身權益的關鍵憑證，另外也是社保部門工作效率確保的重要條件。就當前我國社會保障局檔案管理現狀來看，其在實踐工作中還存在很多問題，并對社保事業發展造成一定影響，因而加強社會保障檔案管理研究具有重要意義。

1 社會保障檔案管理存在問題

1.1 檔案管理意識相對淡薄

要想提高社保局檔案管理工作的水平，就需要社保局領導和檔案管理人員高度重視此項工作，將過去將檔案管理工作當作沒有用處的輔助性工作的認識改變。就當前現狀來看，由于一些社保局領導者缺乏對檔案工作的認識，不重視檔案管理，忽視檔案工作，對于他們而言，社保檔案管理規范化可有可無。加之，缺乏科學且有效地考核評價標準以及相應的工作培訓技術，因此導致社保局檔案管理工作效率和效率差強人意。

1.2 管理資金投入嚴重不足

檔案事業的發展與資金投入之間的聯系十分密切，倘若缺乏資金投入，社保局檔案管理中電子信息技術就難以得到充分應用[1]。由于部分社保局針對檔案管理缺乏重視程度，在檔案現代化管理所需設備、人員方面并未投入足夠的資金，過于簡陋的檔案管理設備條件極易出現檔案資料老化、霉化的問題，如此一來檔案信息也就難以得到妥善保存、有效利用。另外，即便部分社保局添置了現代化檔案管理設備，然而因缺乏能對設備熟練操作的專業人員，以致于設備長期處于閑置狀態，利用率降低。

1.3 社保管理體系有待完善

社保檔案的涉及面相對較廣，目前國內各個類型的社保檔案分別歸屬不同的部門進行管理，可能存在較為突出的多頭管理問題，不同部門之間溝通起來相對困難，個人的保險資料往往保存在不同部門，且各自管理制度規定存在差異[2]。同時并未構建較為系統化的社保檔案借閱和管理體系，讓人們在社保檔案借閱的過程中存在檔案丟失、借閱期限到期未歸或者檔案損失嚴重的問題，同時上述問題產生后，社保檔案管理人員尚未予以重視，沒有及時進行解決，也沒有采取有效的處理對策，在很大程度上影響到社保檔案價值的開發利用。

1.4 信息化落后利用率不高

現階段，社保檔案利用主體通常來說有參保公民、社保系統工作人員以及第三方職能機構等。因此能夠了解到當前數量較少的檔案管理人員、較小的服務對象卻涉及到大量社保檔案信息存儲。我們知道二十一世紀已經進入了信息化時代，大部分社保檔案信息都存儲于計算機中，但真正能夠得以利用的人員相對較少，從而造成出現了檔案利用價值難以發揮的問題，而這也可能影響到相關社保信息的交流頻率，隨后會存在社保檔案管理服務功能缺失、不具有針對性和服務水平不高的問題，上述問題都會影響到社保檔案管理工作的科學開展。

2 社會保障檔案管理問題解決對策

2.1 提高檔案管理重視程度

為更好地做好社保局檔案管理工作，首先要做的便是從根本上轉變態度，提升檔案管理人員對社保局檔案管理工作的重視力度[3]。第一，社保局檔案管理部門領導者必須要高度重視檔案管理工作，深入研究社保局檔案管理工作，親自做好表率，科學且有效地完成社保局檔案管理指標任務，重點加強對社保局檔案管理工作的督促，落實各項規章制度，以便從整體上提升檔案管理工作效。另一方面，社保局還必須要加強管理人員的思想教育，從本質上提升檔案管理人員思想重視程度，全面且有效地做好宣傳和宣講工作，加強同各個部門的聯系，通力合作，齊頭并進。

2.2 加大檔案管理資金投入

對于檔案管理工作而言，良好的檔案管理硬件設施是其順利開展的前提條件及物質保障。社保局要想將檔案管理工作落實，領導的高度重視、大力支持是必不可少的，社保局檔案管理的資金投入也同樣十分重要。首先，需要加大檔案管理硬件投入。針對檔案管理工作配備必需的計算機、硬盤、光盤等硬件與系統管理軟件，以便檔案管理、檔案的開發利用工作得以順利開展；其次，需要加大檔案管理人員投入。信息數據時代下，檔案管理人員不但需要具備傳統檔案管理專業意識，同時也需要對電子信息基礎知識、網絡知識與信息系統知識、計算機軟硬件基礎知識等各類有關于計算機操作技能知識有所了解。鑒于此，社保局可挑選畢業于高校、具備較高綜合能力的人才進行檔案隊伍的建設。另外，定期開展檔案人員培訓工作，將新知識、新技術培訓計劃提供給檔案人員，推動檔案管理人員管理、服務、信息化能力及業務素質與綜合素質的全面提升。

2.3 完善社保檔案管理體系

和西方發達國家比起來，我國正式實施社會保障的時間相對較短，最早應當是上世紀九十年代，同時我國的國情較為特殊，不能盲目借鑒西方國家經驗，因此到目前來說國內依舊沒有建立一個統一的社會保障管理體系。由于不同地區之間的社會經濟發展情況存在差異性，導致不同地區的社保檔案管理工作開展情況也各不相同[4]。

在這一情況下，必須要進一步完善社保檔案管理體系，真正理清社保檔案管理流程，確保社保職能工作能夠集中在同一個職能單位，即保證養老、醫療、工傷以及生育等社保檔案可以進行統一管理，實施一條龍式的管理模式，防止社保各部門之間出現檔案數據信息的重復或交叉。同時還應當建立獨立的檔案管理部門，確保社保檔案集中管理，真正凸顯出社保檔案管理活動的人本化原則，真正實現社保檔案記錄一生、服務一生的目標。

2.4 信息化管理提高利用率

社保檔案管理工作表現出工作量大、數據信息管理復雜等特征，同時它會隨著參保人員數量的增加而日益增多，為保證社保檔案管理工作質量的提升，必須要盡快轉變傳統那種重保存而輕管理的思想認識，選擇更加現代化的管理手段，而借助于現代信息技術，促進社保檔案管理信息化建設，不但能夠在很大程度上促進管理效率和質量的提升，同時從社會保障制度的發展而言，也能夠起到非常好的推動作用[5]。

所以，社保檔案管理工作要重視信息技術的應用，積極將大數據、云計算以及信息網絡技術結合起來，構建社保檔案信息數據庫和社保檔案信息管理系統，賦予社保檔案管理工作的信息化特征。唯有如此，才可以實現社保檔案管理活動實施的科學性與有效性，同時站在長遠的角度而言，在促進社保檔案利用價值的基礎上，有助于控制其他成本開支，為社保檔案管理帶來技術支持。

3 結語

總而言之，我國社會保障工作隨著時代的發展正在進一步完善，而傳統社保局檔案管理模式也已經逐漸被摒棄，取而代之的是更加人性化、高效化、信息化的管理方式。社會保障檔案管理工作應做到與時俱進，不斷改革進取，及時發現檔案管理中存在的問題，并采取針對性整改措施，確保社保檔案管理煥發生機。

參考文獻

[1]馬衛華.基層社保檔案管理工作的實踐與探索[J].辦公室業務，2018（20）：128.

[2]田潤蘭.淺析社保檔案信息化管理中存在的問題與策略[J].科技風，2018（27）：249.

[3]姜慧娜.社會保險檔案管理模式創新難題及方法研究[J].辦公室業務，2018（14）：117.

[4]田鳳玲.淺談社會保險檔案管理服務工作的重要性[J].菏澤學院學報，2018，40（03）：139-142.

[5]黃炳輝.淺談加強社保檔案管理的重要性及對策[J].現代經濟信息，2018（12）：128.