信息時代檔案管理工作面臨的挑戰及策略研究

楊麗

【摘 要】信息技術日益成為人們工作和生活的重要組成部分，電子檔案作為信息時代的一個產物，具有明顯的智能化和數字化特點，和傳統檔案管理工作相比，其工作方法和手段也有了巨大的改變，比較快捷和方便。但是，我們要清楚地認識到，信息時代檔案管理工作面臨著更大的挑戰，需要積極采取有效措施推動信息時代的檔案管理工作朝著更加高效的方向發展。

【Abstract】Information technology has increasingly become an important part of people's work and life. Electronic archives， as a product of the information age， are obviously characterized by intelligence and digitalization， compared with the traditional archives management， its work methods and means have also been greatly changed， which are faster and more convenient. However， we should clearly recognize that archives management is faced with greater challenges in the information age， and we need to take effective measures to promote the development of archives management in the information age towards a more efficient direction.

【關鍵詞】信息時代;電子檔案;檔案管理;網絡安全

【Keywords】 information age; electronic archives; archives management; network security

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）04-0024-02

1 引言

2019年初，山東省數據大廳在山東省檔案館建成啟用。山東省數據大廳是省政府辦公廳、省檔案館和省大數據局在省檔案館政府公開信息查閱中心基礎上改造升級建設的，以“智繪山東、數造未來”為主題，整合共享全省政務信息資源，為各級各部門政務服務應用和輔助決策提供大數據支撐，為人民群眾查閱和利用政府公開信息提供全新的信息化服務平臺，強化了數據就是檔案的意識，開辟了檔案工作與大數據融合發展的新思路。可以說，檔案信息實現電子化能夠提高檔案管理工作的效率，但同時也會帶來無法預料的安全隱患，造成信息泄露、篡改或者丟失。因此，作為人民群眾的醫療保障系統也要建立起完善、合理的網絡安全管理體系，最大化地維護互聯網電子系統的安全，切實有效地保護檔案信息。

2 信息化檔案管理的必要性

2.1 信息化管理檔案是社會的必然趨勢

近年來，我國醫保行業也日益實現信息集中化管理，這對于提升醫保事業的工作效率有著積極的推動作用。信息化技術的運用，能夠提升信息化檢索功能，和過去人工查找檔案的效率相比，更具快捷性[1]。可以說，信息化管理檔案是社會的必然趨勢。

數字化的檔案管理模式必然會成為醫保事業信息發展的目標，同時也是社會發展和競爭的核心資料來源，利用網絡信息的高效性和便于管理性的特點將自身服務水平快速提升，為用戶提供更加便捷快速的服務。

2.2 檔案管理采用信息化建設的作用

信息時代，信息化管理給醫保檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。隨著外界條件和環境的變化，檔案管理內部的需求也隨之發生相應變化。立足于當前信息化建設的整體力度，我們要在新的發展時期，始終保持開拓進取的精神，以醫保檔案為例，將信息管理融入醫保服務單位的檔案信息管理工作中，有利于檔案管理全面實現信息化建設。

醫保檔案信息作為醫保行業發展的重要工作內容，是提高服務的核心力量[2]。因此，我們要積極運用現代化的手段來提升檔案資料的質量，強化檔案資料的管理，更好地解決檔案管理工作中的各種問題。

3 信息化建設提升檔案管理水平的措施

3.1 結合其他系統實現檔案管理信息化建設

良好的信息來源和信息管理系統，是全面深入開展檔案管理信息化的前提條件。隨著信息化管理水平的不斷提高和完善，檔案信息管理將會日益完善和全面。可以說，檔案管理信息化不是一個獨立部門就能完成的，離不開多個系統的配合和溝通，需要加強多部門之間的信息交流，以保證信息管理系統的可行性。

3.2 利用電子技術為檔案信息管理提供技術保障

電子文件指的是在數字設備和環境中生成的文件資料，以數碼的形式存儲在磁帶、光盤等載體中，可以依靠計算機等數字設備進行處理和閱讀，同時也可以通過互聯網技術進行文件傳輸與發送。電子文件也是檔案學的一個組成部分，這是由于電子文件是在計算的環境之下建立的，與計算機、網絡信息技術等其他學科會有交叉的區域出現。在電子文件的研究過程中，會運用到計算機技術、網絡安全技術、密碼學基礎等知識，這些知識是電子檔案管理工作開展過程中不可或缺的一部分。在網絡安全隱患的環境下，使用電子技術來為電子檔案提供安全保證，是信息時代急需解決的一個重要問題。計算機技術在檔案的管理過程中具有非常特殊的作用，能夠讓電子檔案的管理更加智能化、數字化和簡易化。需要將計算機技術高效處理信息的能力在檔案管理中進行使用，在電子檔案管理工作中，需要把已經輸入進去的檔案信息數據通過智能分類系統來進行分類整理，再由檔案管理中的內網聯合，讓文件信息在系統里可以實現信息共享和交換，突破檔案信息使用的局限性，加快檔案管理工作的進程[3]。智能網絡檢索技術和檔案數字化技術可以為電子檔案管理工作提供技術保障，讓電子數據能夠實現高效傳播，從而更好地實現資源共享，提高檔案的使用價值，滿足用戶需求。

3.3 加強電子檔案安全的基礎設施建設

推進檔案管理信息化的過程中，軟硬件設施的優化組合是一項基礎工作。只有基礎設備到位才能保證檔案網絡的完善，這就需要借助高端的服務器和計算機設備，只有硬件設施得到了改善才能更好地依托先進的技術加強電子檔案工作的安全性，從而改善服務條件，促使檔案管理工作更加的標準、規范、高效[4]。在加強電子檔案安全的基礎設施建設工作中，需要從以下幾個方面入手：一是檔案管理部門加大資金的投入，對基礎設施進行改造，在具備相應完善的條件之后，使檔案部門配備檔案信息化建設所需要設備，以及可以和高端計算機技術相適應的服務器、計算機、打印機等必要設備，并且要不斷更新和完善檔案管理軟件和防護殺毒軟件;二是引進先進技術，構建分類明確的檔案數據庫，設置防火墻，在保證電子檔案網絡安全管理的同時，使檔案信息在不同階段的使用和共享能夠更加快捷、安全;三是更好地推進文書檔案、圖書資料、人事財務檔案、工程技術檔案的一體化，實現資源的優化配置;四是相應部門應積極地參與和推動電子政務的建設，建立多層次的網絡平臺，使信息的利用范圍和渠道更加廣泛。

3.4 完善檔案信息數據庫的建設和管理

檔案管理部門一定要立足于當前國家相應的資料和文件，認真貫徹落實檔案信息化管理工作，利用文件資料的價值來確定數字信息的收錄內容、管理時間。在開展信息化建設的過程中，檔案管理部門要加強和信息管理機構的溝通和合作，完善信息系統的發展，將數據信息做好歸檔管理。此外，還要保證在信息化建設中的服務質量。可以說，信息化的應用對檔案服務工作產生了積極的推動作用，我們一定要加強對檔案管理工作的高度重視，滿足當前行業的經營需求，做好檔案資料的分類和管理，確保信息檔案的網絡安全。值得注意的是，檔案管理部門也要加強信息安全的重視，成立專門的信息管理安全機構，保證信息技術和檔案管理的全面行，完善網絡傳輸過程，保證檔案數據庫的安全。

3.5 加大檔案管理人才儲備和培養力度

電子檔案網絡安全的發展與先進技術人才有著密不可分的關系。對于電子檔案的安全需要，相關技術性人才儲備非常重要。因此，在檔案信息化建設過程中，就需要不斷地引進相關的技術人才，加強人才技術培訓力度。目前，我國的檔案管理專業人員較少而且在技術培訓方面缺少力度，若要提升檔案信息化水平，就必須對相關的工作人員定期進行培訓，把檔案基礎知識和相關網絡管理信息技術結合起來，不斷提升相關人員的業務知識水平，讓其掌握熟練的操作技能。同時，加強技術性人才的引進，樹立正確的用人觀念，打造一支創新型專業技術隊伍，為檔案信息安全化的建設保駕護航。

4 結語

在今后的工作中，我們要立足于大數據時代的功能和作用，建好檔案中心，構件一個完善的檔案管理體系，實現檔案管理與信息技術的良好結合，更好地融入電子政務建設當中，積極推動電子檔案集約化、規范化管理和應用，為加快數字山東、數字政府建設做出應有的貢獻。

【參考文獻】

【1】冷艷.信息時代如何做好檔案管理工作[J].中國高新技術企業，2015（23） ：22-25.

【2】白文紅. 加強互聯網時代檔案管理工作的思考[J]. 人才資源開發， 2015（14）：142-143.

【3】高麗晶.信息時代下檔案管理工作的創新解析[J].中外企業家， 2018（36）：46-48.

【4】淺談信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].王世紅.辦公室業務，2018（02） ：111.