淺析天然氣管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的問(wèn)題與對(duì)策

田博匯

【摘 要】工程檔案是工程項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收全過(guò)程中產(chǎn)生的具有利用價(jià)值的文字、圖紙、聲像、光盤(pán)等不同載體形式的檔案資料，是工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估和日后維護(hù)的重要依據(jù)。但在工程項(xiàng)目檔案管理與實(shí)踐中存在著諸多問(wèn)題，導(dǎo)致工程檔案收集不完整、內(nèi)容不準(zhǔn)確、歸檔質(zhì)量不高。針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，論文從建設(shè)單位檔案員視角給出了一些改進(jìn)的措施和建議。

【Abstract】Engineering archives are different carrier forms of archival materials， such as text， drawings， audio-visual images， CD-ROMs and so on， which are produced in the whole process of project examination and approval， investigation and design， construction and completion and acceptance. It is an important basis for project quality evaluation and future maintenance. However， there are many problems in the management and practice of engineering project archives， which lead to incomplete collection of engineering archives， inaccurate content and low archiving quality. In view of this kind of problems， this paper puts forward some improvement measures and suggestions from the perspective of the archivists of the construction unit.

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目;檔案管理;檔案員

【Keywords】engineering project; archives management; archivists

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）04-0034-02

1 引言

工程檔案是在工程項(xiàng)目的建設(shè)活動(dòng)中直接形成的，真實(shí)記載和反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估和日后維護(hù)的重要依據(jù)[1]。本文主要以天然氣管道工程項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案）管理為例，從建設(shè)單位檔案員視角探析工程檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)思考，提出建議。

2 管道工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中存在的問(wèn)題

2.1 工程檔案的前端控制力度不足

檔案員在工程檔案歸檔過(guò)程中，不能清楚認(rèn)識(shí)到自身的作用和價(jià)值，認(rèn)為工程檔案歸檔工作是整個(gè)工程項(xiàng)目完成之后才應(yīng)該進(jìn)行的工作，沒(méi)有較早地介入工程項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)工程檔案的形成沒(méi)有進(jìn)行前端控制，往往工程做完了才后知后覺(jué)，對(duì)工程檔案的收集工作具有一定的被動(dòng)性，受牽制于施工單位、設(shè)計(jì)單位甚至過(guò)分依賴(lài)監(jiān)理單位監(jiān)督，導(dǎo)致工程檔案歸檔質(zhì)量不高、歸檔文件內(nèi)容欠缺。

2.2 檔案員因?qū)I(yè)限制難以對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控

建設(shè)單位檔案員多數(shù)情況下不懂工程，在檢查工程項(xiàng)目歸檔文件時(shí)不能對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控，如因不熟悉施工工序，無(wú)法判別施工記錄文件的完整性，對(duì)施工表格記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確更是難以判定。如果在施工過(guò)程中，監(jiān)理單位未能履行好監(jiān)理職責(zé)，建設(shè)單位相關(guān)專(zhuān)業(yè)工程師未能及時(shí)督促施工單位完成施工記錄并定期查驗(yàn)，光憑檔案員將難以對(duì)歸檔文件范圍及內(nèi)容進(jìn)行把控，導(dǎo)致工程檔案不能較好地反映出整個(gè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。

2.3 歸檔工作具有滯后性

工程檔案收集工作貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目始終，檔案員須從項(xiàng)目立項(xiàng)、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工直到竣工驗(yàn)收各個(gè)階段跟蹤工程檔案資料形成情況，并及時(shí)做好歸檔收集工作。但在實(shí)際操作過(guò)程中，因施工單位先搶工，后補(bǔ)施工記錄的行為屢禁不止，承包商文控管理不嚴(yán)等原因，導(dǎo)致項(xiàng)目承包單位拖交工程資料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，工程檔案收集難度加大，歸檔工作滯后。

2.4 存在竣工檔案未移交城建檔案館現(xiàn)象

《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2號(hào)）中明確規(guī)定：“省以下各級(jí)政府投資主管部門(mén)組織驗(yàn)收的項(xiàng)目，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。凡在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員應(yīng)包括項(xiàng)目所在地的城建檔案接收單位。”城建檔案館接收的城建檔案范圍包括給水、排水、供氣、供電、電信、工業(yè)輸送、軍事管線(xiàn)等地下管線(xiàn)建設(shè)工程檔案;且建設(shè)單位有義務(wù)按照城建檔案館規(guī)定的期限（如工程竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)）向檔案館移交竣工檔案。但在實(shí)際操作過(guò)程中，天然氣管道項(xiàng)目多數(shù)情況下是由建設(shè)單位（投資單位）負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)的，項(xiàng)目的竣工檔案對(duì)建設(shè)單位來(lái)說(shuō)無(wú)疑是至關(guān)重要的，考慮某些重要的文件原件只有一份，若移交給城建檔案館，不僅利用不便，還可能影響管道運(yùn)維工作，加之檔案驗(yàn)收是由檔案行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織，在通過(guò)檔案主管部門(mén)組織的檔案驗(yàn)收后，工程項(xiàng)目即可滿(mǎn)足竣工驗(yàn)收的條件，故一些單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后便自留項(xiàng)目竣工檔案進(jìn)行保管和利用，不再向城建檔案館移交，此類(lèi)行為一定程度阻礙了城市地下管線(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建。

3 關(guān)于管道工程項(xiàng)目檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)工程檔案管理前端控制

①檔案員提早熟悉項(xiàng)目，做好準(zhǔn)備工作。想要管理好工程項(xiàng)目檔案，建設(shè)單位檔案員必須在工程項(xiàng)目開(kāi)始之前就介入整個(gè)項(xiàng)目檔案的管理，檔案員應(yīng)提前熟悉工程項(xiàng)目劃分管理辦法，明確工程項(xiàng)目單項(xiàng)工程、單位工程劃分，還要清楚每個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生的歸檔文件內(nèi)容，并做好工程檔案管理相關(guān)準(zhǔn)備工作。②完善工程檔案管理制度。完善的工程檔案管理制度是開(kāi)展工程檔案管理的基礎(chǔ)，工程項(xiàng)目開(kāi)始前應(yīng)制定完善的工程檔案管理制度，包括但不僅限于《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》《工程檔案分類(lèi)說(shuō)明》《竣工資料編制規(guī)定》等。③檔案管理納入合同條款，實(shí)行前端控制。將工程檔案管理納入合同條款，在施工招投標(biāo)合同中明確以下幾點(diǎn)要求：一是承包商文檔管理經(jīng)理應(yīng)列為項(xiàng)目實(shí)施關(guān)鍵管理人員，具備相應(yīng)從業(yè)管理資格，并受合同中關(guān)鍵人員擅自更換違約條款的約束。二是實(shí)行里程碑付款的合同，增設(shè)“竣工文件全部移交”付款里程碑點(diǎn)，已完整移交竣工文件作為支付此里程碑付款的條件。三是對(duì)承包商未按照規(guī)定的工作進(jìn)度表提交相關(guān)竣工文件的行為，應(yīng)在合同中設(shè)置違約處罰條款。④加強(qiáng)承包商入場(chǎng)前檔案培訓(xùn)。建設(shè)單位檔案員應(yīng)加強(qiáng)承包商入場(chǎng)前檔案培訓(xùn)，在項(xiàng)目人員正式入場(chǎng)前召集各參建單位文控、資料員進(jìn)行培訓(xùn)，交待竣工資料編制的方法規(guī)范，施工、監(jiān)理表格制作注意事項(xiàng)，竣工資料移交應(yīng)滿(mǎn)足的要求等。項(xiàng)目開(kāi)始前，應(yīng)組建檔案人員聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，將各參見(jiàn)單位文控及資料員登記造冊(cè)，并建立檢查與監(jiān)督機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展。

3.2 多途徑提升檔案員檔案管理及工程管理素質(zhì)

①主動(dòng)學(xué)習(xí)工程管理相關(guān)知識(shí)，深入施工現(xiàn)場(chǎng)。建設(shè)單位檔案員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)工程管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，除檔案管理知識(shí)外，還需熟悉工程項(xiàng)目施工流程，明確施工記錄表格種類(lèi)，了解施工記錄內(nèi)容。②拓寬培訓(xùn)渠道，掌握檔案管理知識(shí)。檔案員應(yīng)通過(guò)多種渠道了解掌握工程檔案管理知識(shí)及檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。渠道一是參加國(guó)家檔案局舉辦的工程項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)課程;二是參加上級(jí)公司舉辦的檔案培訓(xùn)課程;三是前往其他項(xiàng)目公司參觀(guān)調(diào)研，獲取檔案管理工作先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等。檔案員只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，才能在工程檔案管理過(guò)程中有的放矢。

3.3 制定有效措施杜絕檔案資料拖交現(xiàn)象

①加強(qiáng)參建單位聯(lián)動(dòng)，有效管理工程檔案。建設(shè)單位在組織管理工程檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)參建單位聯(lián)動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理單位、施工單位資料員工作積極性，統(tǒng)籌管理參建單位資料員，設(shè)置檔案工作匯報(bào)程序，制定相關(guān)內(nèi)審及檢查表格。建設(shè)單位檔案員要聯(lián)合監(jiān)理定期抽查施工單位施工記錄，并形成檢查記錄實(shí)時(shí)備案，檢查周期應(yīng)予以固化，確有檢查不合格的情況發(fā)生時(shí)，要及時(shí)發(fā)出檔案資料整改通知書(shū)，并限期整改，確保施工文件形成的及時(shí)性、完整性。②確實(shí)履行合同違約處罰條款。將工程檔案管理納入合同條款后，應(yīng)確實(shí)嚴(yán)格履行合同違約處罰條款，通過(guò)罰款等措施約束承包商拖交相關(guān)竣工文件的行為，處罰的執(zhí)行力度不能過(guò)于寬松，更不能礙于情面不予處罰。

3.4 樹(shù)立正確檔案移交觀(guān)念

建設(shè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員應(yīng)樹(shù)立正確的檔案移交觀(guān)念，天然氣管道項(xiàng)目工程檔案是市政工程檔案的一種門(mén)類(lèi)，可對(duì)城市日后規(guī)劃發(fā)展提供參考依據(jù)，建設(shè)單位應(yīng)該在項(xiàng)目通過(guò)檔案驗(yàn)收后，將工程檔案原件移交當(dāng)?shù)爻墙n案館保管，為不影響管道運(yùn)營(yíng)，可自留復(fù)印件。只有如此，工程檔案才能發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值，造福子孫后代。

4 結(jié)語(yǔ)

天然氣管道工程項(xiàng)目檔案的管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要一環(huán)，項(xiàng)目建設(shè)單位檔案員必須在項(xiàng)目進(jìn)程的各個(gè)階段充分發(fā)揮好監(jiān)督指導(dǎo)作用，對(duì)工程檔案管理進(jìn)行前段控制、過(guò)程控制并做好檔案驗(yàn)收和移交工作。檔案員要做到既懂檔案又懂工程，要將檔案管理貫穿于整個(gè)工程管理過(guò)程中并全程參與。只有這樣，工程檔案才能成為工程項(xiàng)目的真實(shí)寫(xiě)照，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

【1】馮漢國(guó).工程文件與工程檔案實(shí)務(wù)[M].北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2012.