技術(shù)服務(wù)項目文件控制管理與策略

王鈞

【摘 要】技術(shù)服務(wù)項目周期短、業(yè)主要求高和設(shè)計任務(wù)緊，按期交付項目文件是實現(xiàn)項目順利驗收的重要條件，我們應(yīng)重視文檔管理對推進(jìn)項目進(jìn)程和保障產(chǎn)品質(zhì)量所發(fā)揮的積極作用。論文從合同管理、建立項目文檔管理制度、文件歸檔進(jìn)度控制和質(zhì)量控制四個方面，闡述了從業(yè)務(wù)前端加強文件源頭控制，以及項目全過程的文件進(jìn)度控制與質(zhì)量管理等有效的方法和策略。

【Abstract】 Technical service projects have the characteristics of short cycle， high requirements of owners and tight design tasks. The on time delivery of project documents is an important condition for the successful acceptance of projects. We should attach importance to the positive role of document management in promoting project progress and ensuring product quality. Starting from the four aspects of contract management， establishment of project document management system， document filing progress control and quality control， this paper elaborates effective methods and strategies to strengthen document source control from the front end of the business， and document progress control and quality management in the whole process of the project.

【關(guān)鍵詞】核電廠;技術(shù)服務(wù)項目;項目文件;前端控制

【Keywords】nuclear power plant; technical service projects; project document; front control

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）04-0045-03

1 引言

技術(shù)服務(wù)項目是指為核電廠、核化工、核設(shè)施退役和乏燃料后處理等項目提供的技術(shù)支持與服務(wù)工作，其特點主要表現(xiàn)為周期短、業(yè)主要求高和設(shè)計任務(wù)緊，同期開展的項目數(shù)量大，專業(yè)多，工作接口復(fù)雜，項目文件管控難度大，因此，要實現(xiàn)項目順利驗收，確保項目文件保質(zhì)保量按期交付業(yè)主，應(yīng)重視文檔控制管理對推進(jìn)項目進(jìn)程和保障產(chǎn)品質(zhì)量所發(fā)揮的積極作用。

在中國核電工程有限公司業(yè)務(wù)文檔一體化和文檔全生命周期管理原則和指導(dǎo)思想下，項目文檔工作應(yīng)摒棄過去被動接收文件的管理模式，主動介入項目前期各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，及時協(xié)調(diào)業(yè)主建立項目專用的通信渠道，確保內(nèi)外部工作接口順暢以及項目信函、資料分發(fā)流轉(zhuǎn)及時準(zhǔn)確高效，并通過程序規(guī)定項目參與方對文件歸檔質(zhì)量和進(jìn)度的職責(zé)范圍和管理要求，統(tǒng)一文件發(fā)布?xì)w檔流程，執(zhí)行項目全過程的文件控制與管理，從而保證文件資料記錄在項目全過程按照科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)生成和流轉(zhuǎn)，為項目建設(shè)活動的實施與持續(xù)改進(jìn)提供最佳的方法和途徑。

2 技術(shù)服務(wù)項目文件控制管理的必要性

2.1 項目文件是項目活動全過程的重要見證

項目文件是反映項目建設(shè)全貌的真實記錄，除了交付業(yè)主的成果文件外，還包括在項目策劃、合同簽訂、任務(wù)/計劃下達(dá)、項目實施、完工驗收、支付結(jié)算和考核評價全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件資料。它們是項目各個階段、各項業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗的積累，為優(yōu)化項目管理，實現(xiàn)項目的進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和成本控制等目標(biāo)奠定了基礎(chǔ);它們還是項目結(jié)算或違約索賠的重要依據(jù)和憑證，在維護(hù)施工方合法權(quán)益、推進(jìn)項目驗收等方面起著不容忽視的作用。

2.2 文件控制管理是促進(jìn)項目順利實施的有力保障

從項目業(yè)務(wù)進(jìn)程維度來看，設(shè)計文件的出版任務(wù)非常緊迫，要保證項目進(jìn)度按計劃執(zhí)行，項目文檔管理部門應(yīng)重視對項目前期與業(yè)主的往來信函、各單位備忘錄、各工種互提資料，以及專業(yè)部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的管理文件進(jìn)行及時收集、分發(fā)、保存等文件控制管理工作，這些文件資料不僅是項目管理者了解項目進(jìn)度、解決存在的問題和快速做出重大決策的管理依據(jù)，也是項目文件編制者進(jìn)行設(shè)計分析、輸入必不可少的重要材料。

從文檔一體化進(jìn)程維度來看，項目產(chǎn)品質(zhì)量要得到有效控制和保證，文檔管理工作應(yīng)主動介入文件源頭，組織各專業(yè)部門梳理、識別產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中具有保存價值的各類文字、圖表和聲像等全部文件，明確項目參與方的工作職責(zé)和范圍，對項目全過程有價值的文件從編號、格式、編制、審批、發(fā)布、分發(fā)、存檔、更改和作廢等環(huán)節(jié)實施控制，以保證項目文件的時效性、準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，從而達(dá)到提高項目產(chǎn)品歸檔質(zhì)量和項目成果順利交付業(yè)主驗收的目的。

2.3 技術(shù)服務(wù)項目文件管理和控制難度大

首先，通信渠道編碼規(guī)則不統(tǒng)一。技術(shù)服務(wù)項目對外通信一般遵循業(yè)主單位原有的通信渠道編碼體系，信函管理較被動;再加之每家業(yè)主單位通信規(guī)則各不相同，甚至有的單位會根據(jù)項目規(guī)模或機組堆型的不同采用不同模式的通信規(guī)則，從項目管理的角度來看，多家單位多種通信渠道并存的管理模式不利于項目標(biāo)準(zhǔn)化管理和文函快速分發(fā)流轉(zhuǎn)。

其次，工作接口多，文件分發(fā)流轉(zhuǎn)時間長。參與項目文件編制的設(shè)計單位主要有七家，其中有兩家分公司的成品文件要通過EMS郵寄到項目部文檔，故對于異地提交文件的單位，其交接方式和要求不同于總部各家設(shè)計院，文件問題處理難度較大。文件內(nèi)部流轉(zhuǎn)審查批準(zhǔn)環(huán)節(jié)，延長了項目文件歸檔到公司文檔、交付給業(yè)主的進(jìn)程;對于周期短的項目，文檔員需在五天內(nèi)完成登記、分發(fā)、存檔、數(shù)字化加工和交付業(yè)主等一系列工作，任務(wù)非常重，對文件控制管理水平要求高。

第三，核電堆型種類多，如M310+、華龍一號、VVER、CANDU和AP1000等，不同堆型電站的文件編碼體系和標(biāo)準(zhǔn)各不同。為了保證歸檔文件屬性標(biāo)識準(zhǔn)確、格式規(guī)范，項目參與方需在文件產(chǎn)生、分發(fā)、歸檔各環(huán)節(jié)投入大量人力對其把關(guān)。

第四，同時開展項目的數(shù)量多，任務(wù)等級、類別不同，受委托改造的深度和廣度影響，不同項目產(chǎn)生的文件數(shù)量和種類也不同。

第五，專業(yè)性極強。核電工程建設(shè)工藝龐雜，涉及堆工、電氣、儀控、機械、給排水、暖通、建筑、結(jié)構(gòu)、氣體、通信、布置、焊接、同位素、定期試驗等幾十個專業(yè)工種，設(shè)計輸入常常依賴各工種互提資料后進(jìn)行，對項目文件的設(shè)計輸入進(jìn)程有一定的制約和影響[1]。

3 技術(shù)服務(wù)項目文件控制的策略和方法

3.1 納入合同管理

合同文本是項目執(zhí)行的法律依據(jù)，是項目建設(shè)單位約束項目承接單位按期交付合格產(chǎn)品的最有效措施，項目文檔作為項目管理的一部分應(yīng)參與招標(biāo)、投標(biāo)文件及合同文本有關(guān)文件資料提交條款的編制與審查工作;文件資料條款要明確雙方職責(zé)范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和程序、文件提交時間、內(nèi)容、介質(zhì)和數(shù)量等，是項目文檔開展工作需參照執(zhí)行的重要依據(jù)之一。

在簽署專業(yè)分包合同時還應(yīng)注意文件資料條款內(nèi)容要與上游合同相關(guān)要求保持一致，且各分包單位之間的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也要一致，并把文件交付質(zhì)量和交付進(jìn)度納入合同驗收支付環(huán)節(jié)以確保項目按計劃順利實施。

3.2 建立健全項目文檔管理制度

項目文檔管理制度建立既要遵循國家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和公司文檔管理的要求，又要結(jié)合項目文檔工作實際，推行公司文檔一體化管理指導(dǎo)思想，組織專業(yè)部門梳理、識別業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的項目文件歸檔范圍與保管期限，搭建項目文檔分類與結(jié)構(gòu)，明確接口職責(zé)、規(guī)范管理要求和工作流程，使文檔管理工作開展有章可循、有據(jù)可查。

3.3 項目文件歸檔進(jìn)度控制

項目文件歸檔進(jìn)度控制離不開各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)專業(yè)部門、設(shè)計單位的協(xié)作和支持，只要項目全過程各環(huán)節(jié)進(jìn)度得以控制才能保證項目產(chǎn)品按計劃提交，實現(xiàn)項目順利驗收。

3.3.1 建立順暢的通信渠道

技術(shù)服務(wù)項目通信渠道管理有別于工程總承包項目，項目部同時服務(wù)于多家業(yè)主單位，且同一家單位全年有多個項目開展，信函往來十分頻繁，因此建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一順暢的通信渠道顯得尤為重要。

為了保證同一項目各類文函在系統(tǒng)上及時準(zhǔn)確分發(fā)，確保計劃進(jìn)度跟蹤、文件分類存檔和提供利用，自2017年9月起，實行收文先交由計劃部統(tǒng)一取項目號，再經(jīng)項目文檔登記分發(fā)，這一舉措有助于項目主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)來文輕重緩急快速批文，以及項目經(jīng)理、設(shè)總和設(shè)計經(jīng)理及時知曉所辦項目進(jìn)程。

3.3.2 加強項目文件出版任務(wù)進(jìn)度考核機制

項目文件出版進(jìn)度由計劃部下達(dá)任務(wù)通知單到設(shè)計單位并對執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、預(yù)警和考核，項目文檔配合計劃部在IED清單據(jù)實登記文件的提交日期、存檔日期和交付日期，作為其考核設(shè)計單位和相關(guān)部門任務(wù)執(zhí)行效力的依據(jù)。

為有效督促設(shè)計工作及時執(zhí)行，計劃部要求設(shè)總/設(shè)計經(jīng)理填寫任務(wù)時注明部分設(shè)計文件/圖紙為“考核點”，并將考核點納入技術(shù)服務(wù)板塊對設(shè)計單位JYK考核計分掛鉤，大大提升了項目進(jìn)度管理水平。

3.3.3 優(yōu)化設(shè)計審簽流程，提高項目進(jìn)度

為明晰設(shè)計單位審簽職責(zé)和權(quán)限，提高設(shè)計校審和設(shè)計質(zhì)量評定進(jìn)程，設(shè)計管理部編制了《技術(shù)服務(wù)項目設(shè)計文件審簽規(guī)定》，要求文件的編校審簽、批準(zhǔn)統(tǒng)一由設(shè)計單位按要求完成。由此，改變了過去設(shè)計輸出文件在設(shè)計單位內(nèi)部編校審簽后再交由項目部審簽、批準(zhǔn)等責(zé)任邊界不清晰、流程繁冗重復(fù)的問題，大大縮減了設(shè)計審簽流轉(zhuǎn)過程，加快了文件歸檔和交付業(yè)主的進(jìn)程。

3.3.4 提高項目文件歸檔進(jìn)度的措施

為避免文件分發(fā)流轉(zhuǎn)延時影響項目總體進(jìn)度，項目文檔通過程序規(guī)定項目成果文件從任務(wù)下達(dá)、設(shè)計單位提交、歸檔公司文檔到交付業(yè)主的工作職責(zé)、管理要求和流程;在項目前端密切關(guān)注文件出版任務(wù)，及時采集項目信息，如項目號、項目名稱、項目經(jīng)理、承擔(dān)單位、計劃完成時間，提前對項目文件總體進(jìn)度以及項目責(zé)任人做到心中有數(shù);如實記錄文件從接收、分發(fā)、歸檔到交付業(yè)主的日期，作為項目經(jīng)理、計劃工程師跟蹤、督促和考核項目進(jìn)度的依據(jù)。

3.4 項目文件歸檔質(zhì)量控制

項目文件歸檔質(zhì)量由設(shè)計質(zhì)量和表觀質(zhì)量兩部分組成，項目文件從產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)過設(shè)計單位、項目部和公司文檔層層檢查把關(guān)，最終全部符合業(yè)主的項目驗收標(biāo)準(zhǔn)。但在與設(shè)計單位交接檢查文件時發(fā)現(xiàn)存在諸多因素影響文件歸檔進(jìn)度，其中表觀質(zhì)量的文件標(biāo)識錯誤尤為突出，如工程號、圖冊（文件）名稱、內(nèi)部編碼、外部編碼、版次、狀態(tài)、密級、子項號或系統(tǒng)號和專業(yè)等。

通過對設(shè)計單位的設(shè)計輸出、設(shè)計文件審簽等程序?qū)W習(xí)了解，設(shè)計單位自身具備健全的文件審簽制度和人力配置，由于文件表觀質(zhì)量是對工程建設(shè)影響極小的圖面格式、文件標(biāo)識等易辨識修正的內(nèi)容，由編制者自校、校對者校核;另一方面，為保證設(shè)計質(zhì)量，將大量人力投入到設(shè)計內(nèi)容質(zhì)量的審核、審定上，僅設(shè)置兩級校審，究其原因主要是由文件編校環(huán)節(jié)疏忽。

為避免因圖面質(zhì)量不合格退回設(shè)計單位整改，影響后續(xù)文件歸檔、送印、數(shù)字化加工等工作，項目文檔梳理了各單位相應(yīng)職責(zé)，歸納常見的質(zhì)量錯誤并形成檢查列表，并將文件提交要求、文件質(zhì)量要求以及工作流程固化到程序里，使文檔員處理文件快速準(zhǔn)確又得心應(yīng)手。同時設(shè)計管理部組織設(shè)計單位進(jìn)行不定期的文件圖紙標(biāo)識相關(guān)培訓(xùn)，加強文件檢查質(zhì)量問題統(tǒng)計和定期反饋機制。

4 結(jié)論

技術(shù)服務(wù)項目文件控制管理工作是一項長期持續(xù)的工作，在項目文檔管理實踐中，通過合同管理、建立健全項目文檔管理制度、文件歸檔進(jìn)度控制和文件歸檔質(zhì)量控制四個方面的控制管理和策略，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)前端文件形成源頭的管理控制，使項目文件在項目全過程中按照科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生發(fā)布、分發(fā)流轉(zhuǎn)、整理歸檔、保管利用和交付處置的管理運作，從現(xiàn)實意義上看，有利于按期保質(zhì)保量地實現(xiàn)項目順利驗收，獲得經(jīng)濟(jì)效益;從長遠(yuǎn)意義來看，項目文件的利用和經(jīng)驗積累有利于促進(jìn)項目技術(shù)優(yōu)化和改進(jìn)，拓展技術(shù)服務(wù)市場。

【參考文獻(xiàn)】

【1】喬飛. 引入“三大控制”管理核電項目文檔的探索與實踐 [J].浙江檔案，2017（06）：64.