信息管理促進醫院風險防控

文/劉妍君 林瓊菁

完善的信息管理系統，對醫院內部監督、內部控制、風險防控、廉政建設起著重要的作用。

黨的十九大對提高保障和改善民生水平，加強和創新社會治理提出了更高的要求，提出“實施健康中國戰略”。會議要求“深化醫藥衛生體制改革，全面建立中國特色基本醫療衛生制度、醫療保障制度和優質高效的醫療衛生服務體系，健全現代醫院管理制度”。國務院辦公廳關于建立現代醫院管理制度的指導意見（國辦發〔2017〕67號）中要求健全信息管理制度，強化醫院信息系統標準化和規范化建設，完善財務運行、成本核算、內部審計、廉潔風險防控等功能。

要建立健全現代醫院管理制度，應在學習和借鑒海內外先進管理經驗的同時，切實結合中國大陸醫藥衛生體制實際，提出可實施可推廣的改善建議。

臺灣長庚紀念醫院（以下簡稱“長庚紀念醫院”）具有40多年的成功經營經驗，對大陸醫院管理制度改革具有重要的借鑒價值。長庚紀念醫院具備完善的信息管理系統，對醫院內部監督、內部控制、風險防控、廉政建設起著重要的作用。作者以分析長庚紀念醫院“四把鑰匙”信息管理系統為切入點，運用質量管理工具——品管圈，探討加強醫院采購管理信息系統運行時效的具體方法。同時，提出對信息系統改善及廉政風險防控的工作建議，為醫院建立和完善現代醫院管理制度提供借鑒。

品管圈精細化

長庚模式的“四把鑰匙”是對醫院采購及供應工作的有效管控。“四把鑰匙”是指采購、供應、會計、出納四項職能分設在四個不同的部門。各部門負責職權范圍內的工作，上下游有效銜接并相互監督制約，實現最大程度的規范管理流程。長庚信息管理系統包括采購系統、物資管理系統、固定資產管理系統、會計系統等多個管理模塊。各管理模塊之間通過流程對接和數據串聯實現全程聯動追蹤，支撐職能部門有效發揮“四把鑰匙”功能（如圖1所示）。

圖1 長庚模式“四把鑰匙”運行簡圖

品管圈（Quality Control Circle，簡稱QCC），是由日本石川馨博士于1962年所創，由相同、相近或互補的工作人員自發組成6人左右的小圈團體（又稱QC小組）。小組全體合作、集思廣益，按照一定的活動程序來解決工作現場、管理、文化等方面所發生的問題及課題。實施程序主要包括主題選定、計劃擬定、現狀把握、目標設定、解析與對策擬定、對策實施與檢討、效果確認、標準化、討論與改進、成果資料整理等。作 者通過組織來自“四把鑰匙”的業務部門（采購、供應、會計、出納）、信息系統管理部門、監督部門（紀檢、審計、行風）的工作人員組成QC小組，針對提高“四把鑰匙”運行效率的問題，開展了調查研究和問題改善。

QC小組發現，會計部門在付款時，頻繁出現付款表單不齊、環節缺失情況，導致延遲付款，運行效率降低?！八陌谚€匙”相關部門雖有日常業務溝通，但缺乏全流程梳理上下游聯系及運行效果。監督部門也難以開展系統全面的監督檢查。

小組認為，通過分析“四把鑰匙”異常情況，梳理線上線下各業務流程及上下游銜接，制定異常問題解決方案，可以縮短付款周期，提升運行效率，從而有效擠壓流程中的尋租空間和時間，促使“四把鑰匙”更好地發揮監督制約功能，進而降低廉政問題發生風險。

品管圈定義異常點為從請購開始至付款結束，流程中的環節超過該環節正常時長的異常情況。QC小組以某實際運用“四把鑰匙”管理的三級醫院，某月請購案件作為樣本數據，排查請購至訂購超30天、訂購至收料超30天、收料至發料超15天、發料至寄送超30天、寄送至付款超90天發生數共5種異常情形計算異常點數。異常發生率為一個月內，啟動非常備請購案件最終發生付款所有異常點數除以當月非常備請購總件數，即平均每個請購案件所包含異常點數。效果確認階段以改善后異常發生率為比對數據。

臺灣長庚紀念醫院具有40多年的成功經營經驗。長庚模式的“四把鑰匙”是對醫院采購及供應工作的有效管控?！八陌谚€匙”是指采購、供應、會計、出納四項職能分設在四個不同的部門。

破異常點壁壘

QC小組統計了2017年某月所有非常備請購成功案件共68件，排查符合異常點的情形共109個。小組計算各類型異常點所占百分比及累計百分比，忽略訂購日至收料日異常情況（占比7.34%），改善重點為前92.66%的各事項異常情況。改善前異常發生率現況值為1.60，即一個請購案件對應1.60個異常點，運用品管圈的手法計算改善目標值為：現況值-（現況值×改善重點×圈能力）=1.60-（1.60×92.66%×60.10%）=0.71，得出目標改善幅度約55.63%。

小組針對各項問題進行解析，得到人、機、法、環四大類8個方面的原因，經過要因選定、真因驗證各品管圈環節，確定4項真因5項對策。包括開展對各科室固定資產管理人員開單傳簽流程培訓教育；執行合同審核全流程線上作業，審核經辦部門、經辦人員、送達日期、處理時效均實時監控，且增加用印上傳系統管控點，實現會計處實時查看經濟往來類合同；完善檢驗、領料等作業系統逐級跟催功能，如以每7日作為遞增條件，通過郵件或OA形式跟催請購人員及上級主管；完善固定資產增加單線上傳簽功能，避免丟失責任界定不清楚，取消線下傳簽流程，提高效率等。

小組經過PDCA（戴明環）實施改善對策，統計2018年某月所有非常備請購成功案件共79件。還排查了符合異常點情形，致使其付款進度緩慢的異常點共83個。改善后異常發生率為1.05，即一個請購案件對應1.05個異常點，目標達成率61.80%，進步率34%。可以看出，發料至寄送、收料至發料、寄送至付款的異常點數量有了明顯降低，異常點數較改善前明顯降低，改善效果較好。

跟催警示并舉

醫院可以運用品管圈模式，通過提高信息管理系統運行時效，改善醫院廉政風險防控效力。以下具體對策可供醫院管理者參考。

首先，合同審核全流程線上操作，實現合同審核全流程上線。審核經辦部門、經辦人員、送達日期、處理時效、用印版本上傳均應可線上查看和實時監控，責任人及問題原因都可跟蹤。相關部門應建立跟催系統，自動逐級逐日通知及跟催請購人員、經辦人員及上級主管辦理流程作業，可有效解決運行效率低、監督制約弱的問題。

第二，現代醫院新型廉政風險防控體系的建立，是優化現代醫院管理架構，加強醫院全面從嚴治黨和黨風廉政建設工作的重要內容。在日常工作中，管理者可以信息管理系統為切入點，提高信息系統流程迅速響應、無縫銜接效能。從而促使各環節業務更精準地發揮功能和履行責任，實現有效的廉政風險防控。

另外，醫院還應深化廉政文化宣傳教育。醫院通過有計劃的人員培訓、經常性的警示教育、針對性的法治宣傳等方式，提升自查自糾和內部監督檢查的氛圍，提高風險部門人員自身防范意識，提高其發現問題、改善問題的主動性。同時，紀檢部門、行風部門等監督責任部門應深入開展對風險領域的全流程全覆蓋監督檢查。主管部門注重抓早抓小，防微杜漸，有效促進公立醫院廉政風險防控能力的全面提高，多部門聯動促進醫院健康有序發展，共同為實施“健康中國”戰略添磚加瓦。