高校學院黨政辦公室工作特點與管理舉措探索

楊克儉 史振華

摘要：辦公室是單位行政的中心和樞紐，其工作效率和目標達成度從側面反映了組織的狀態。本文總結了辦公室事務的四種類型，即：日常事務類、突發事務類、長事務流程類、瑣碎雜事類，并從實踐的角度，以面向教師、學生、黨政事務三個維度對辦公室工作進行二次劃分，探索性提出了高校黨政辦公室管理的工作舉措。

關鍵詞：高校；黨政辦公室；管理舉措

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）23-0007-02

無論是國家行政機關，還是事業單位或企業，都設有行政辦公室機構。高校是以人才培養為根本目標，同時以科研、社會服務為并重責任的組織機構。學院作為高校的二級機構，直接面向教學與科研的第一線，其黨政辦公室工作的承上啟下作用尤為重要。從筆者所在的高校黨政辦公室角度看，既要協調黨委工作，又要協調學院行政工作；既要服務教師，又要服務學生。而一個合格的辦公室員工的重要素質就體現在能夠于紛繁復雜的任務中，抓住重點，梳理頭緒，使工作有條不紊地向前推進。

作為單位行政的中心和樞紐，學院辦公室的工作效率和目標達成度從側面反映了學院運行狀態的有序性和精神風貌。然而現實中，辦公室工作往往面臨著任務繁重與資源（包括人員）不足的雙重壓力，以至于辦公室常常陷入無休止的加班趕任務的狀態。由此導致工作人員長期處于高度的壓力之下，并且工作效率下降，工作質量欠佳。針對這一現實問題，筆者從自身的實踐感觸出發，提出了應對高校黨政辦公室工作特點的管理舉措，以供同行參考。

一、辦公室工作的特點與分類

學院黨政辦公室工作雖然事無巨細，種類繁多，但是仔細歸類，仍然可以總結出其特征。一般說來，辦公室工作可以歸為以下幾類。

1.日常事務類。這類事務是日常性的工作，具有重復性、常規性的特點。例如，學院黨政班子的每周例會、辦公室每周工作布置會、檢查會等。從時間特點看，這類事務的特點是具有典型的周期性重復，且占據時間均不會太長。從優先級看，這類事務屬于常規優先級，可以有充分的準備時間。

2.突發事務類。這類事務如同名字一樣，是屬于突發的情況，具有突然性、緊急性的特點。例如，某實驗室突然發生盜竊、某職工突發急病等。從時間特點看，這類事務往往隨時可能發生，無法預知，有時可能占據時間很短，轉為常規的雜事；有時又可能需要花費相當長的時間，從而轉為一個長事務。從優先級看，這類事務往往具有較高的優先級，需要緊急處置。在對該事務充分了解后，才能將其歸為其他的事務類型進行處置。因此，往往要求辦公室需要在平時工作中做好各種預案工作，以免在突發情況下慌亂處置。

3.長事務流程類。所謂的長事務，是指占據時間較長，而這類事務往往具有明顯的流程性特征。例如，每年年終的學院工作總結，首先需要布置各個部門準備，再收集來自各個部門的總結材料，然后進行匯總，最后報領導審核。在此過程中，如果某個環節出現問題，就可能會形成處理流程上的循環，影響整個流程最終完成。從時間特點看，這類事務短則幾天，長則數周，甚至數月；從資源占用看，往往需要多個部門的密切配合；從優先級看，這類事務優先級較低，往往只需要按照流程和程序，按部就班執行即可。

4.瑣碎雜事類。此類事務是除以上事務外的其他類事務。它們既像日常事務一樣，占據時間不長，又不像日常事務類一樣具有明顯的重復性規律，從而可以預測和準備；既像突發事務一樣具有突發性和偶然性，又不像突發事務一樣具有緊急性。因此，這類事務通常具有占據時間短，卻又突然和偶發的特點，它們的優先級通常不高，但是遲滯不處理的話，有可能積少成多成為辦公室事務的障礙。

表1總結了四類辦公室事務的特點，并從5個維度進行了比較。值得一提的是，現實中一個特定的事務往往很難對其精確歸類。以上各種事務可能互相包含，在適當的條件下甚至可以相互轉化。比如，日常事務類中，往往包含著一些雜事事務；一些突發事務一旦弄清楚其突發的原因后，可能轉化為常規的事務，也可能轉化為長事務類型；而雜事也有可能就是一個長事務的一個分支，也有可能轉化為一個今后的日常事務，等等。因此，從占據時間長短、占用資源多少、優先級高低等多維角度看，以上事務之間存在一定的模糊邊界，同時也存在互相轉換的可能性。

二、針對性舉措

辦公室的事務間邊界模糊，往往很難用一種既定的策略統一應對，導致現實中往往對個案依據經驗進行處理。這樣導致辦公室工作的個體差異性尤為突出，經常會出現個人工作能力強的部門工作成效好，部門負責人組織能力強的工作業績特出，而反之則差的情況。因此有必要對辦公室工作進行共性總結，以尋找其規律性，降低對個體的強依賴性。

針對高校工作的目標特點，可以從面向教師、學生，以及黨政事務的維度對辦公室工作進行二次劃分，結合前述的辦公室工作的5個維度特性，提出以下管理新舉措。

1.面向教師的服務。教師是學院工作的核心支持力和生力軍。教師的工作主要圍繞授課、科研、個人發展等方面展開，學院辦公室的工作也應該配合教師在這三方面提供服務。由于教師有自身的組織支撐，如以系、研究所、中心等為支撐的組織單元。因此，辦公室的工作應該起到“膠水”的作用，協調學院與教師組織單元的關系，從學院層面為教師解決支撐單元無法解決的后顧之憂。面向教師的服務以日常事務與瑣事雜事類居多。如前分析，日常事務的規律性較強，因此辦公室應該制定針對性的制度，將事務工作規范化，使老師們通曉學院的政策，降低對個人的依賴性。教師的瑣事雜事往往較為急迫，應該置為優先的位置，避免對教師的工作造成影響。

2.面向學生的服務。由于學院對學生配備有專門的輔導員，因此，辦公室對學生的服務工作主要通過輔導員完成。面向學生的服務工作，一方面需要圍繞人才培養的主線，為學生工作提供各種便利的條件，另一方面則要調動學生的自治能力，并在辦公室提供給學生一定的輔助崗位，為學生創造實踐的機會。學生工作存在寒暑假的明顯時間特征，因此，可以將一些與學生工作有關的長事務類工作安排在假期進行，以集中各種資源達成目標。同時，也可以發動學生參與其中，以鍛煉待人接物和組織協調的綜合能力。學生工作的另一個特點是隨時準備應對突發事件。因此，辦公室應該針對突發事件的類型，做好各種預案，在事發時積極配合學院領導和輔導員開展工作，以最短的時間和最好的結果完成處理，維持學院的穩定與和諧。

3.面向黨政事務的服務。學院辦公室的黨政事務服務是工作的重點。一方面要落實學校的各種任務在學院一級得到貫徹落實，另一方面要做好黨政領導的服務工作，為領導提供決策的輔助材料，并貫徹領導的意圖，確保在學院的實施。面向黨政事務的服務要求辦公人員具有較強的政策觀念，同時具有較好的個人素養。因此，辦公室應將對人員的培養和培訓作為工作的一部分，利用高校具備寒暑假的特點，安排職工進行分批輪訓，搞好能力儲備。

三、總結

本文通過對辦公室事務性質的分析，總結出辦公室工作具有責任重大和事務繁雜的特點。這些事務總體看，可以劃分為四類，即：日常事務類、突發事務類、長事務類、瑣碎雜事類。針對高校學院黨政辦公室工作的特點，本文從實踐的角度，以面向教師、學生，以及黨政事務3個維度對辦公室工作進行二次劃分，結合辦公室工作的5個維度特性，提出辦公室管理的新舉措。

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