淺議博物館資料室向館內信息情報中心轉型之路

陳潔

摘 要：博物館資料室工作是博物館業務工作的重要組成部分，承擔著為各部門及時提供可靠信息的任務。隨著博物館事業的發展，資料室從藏書中心（或查閱中心）轉化成信息情報中心是必然趨勢。文章著力于博物館資料室的業務與資料中心兩大特性，從信息征集和利用兩個角度切入，探索其向館內信息情報中心的轉型之路。

關鍵詞：博物館資料室;信息情報中心;信息征集;信息利用

隨著近年來文博事業的穩定發展，各地博物館陸續設立專門為本館業務服務的圖書館、資料室等專業機構。隨之，專項款額、專業人員、相關設備的陸續到位為博物館資料室工作的規范化、專業化提供了基礎條件，圖書資料工作的重要性也日益顯現出來。

然而，博物館長期把收藏作為資料室的主要工作指標，常常忽視了所藏資料的利用問題。為適應文博事業發展的需要，博物館資料室的職能要實現由重“藏”到重“用”的轉變。另外，信息時代帶來了如信息來源在內容和形式上的多樣化、信息數量的激增、信息更迭周期的大大縮短等各方面的變化。適應大環境的變化，跟上時代發展步伐，把握信息時代帶來的機遇，成為博物館資料室的一個重要任務。從這個角度來說，從藏書中心到資料查閱中心，再到信息情報中心的發展歷程，是博物館資料室發展的必然趨勢。資料室如何最大限度地滿足博物館業務建設和專業人員科學研究的需要，成功轉型為館內信息情報中心，成了大多數博物館資料室所面臨的重大課題。

1 博物館資料室發展現狀

博物館是收藏文物和標本，進行科學研究和宣傳教育的一個特殊的文化事業機構，具有非盈利性質。資料室是機構內部專門設立的，為該機構提供儲存、查閱、信息服務等功能的內部組織。博物館資料室工作是博物館業務工作的重要組成部分，同時也必然受到博物館工作屬性的影響和制約，這就決定了其與社會上的公共圖書館、一般企業資料室相比有所不同。一方面，從其資料內容來講，博物館資料收藏具有專業性，學術特性明顯，以積累歷史文化信息為主;另一方面，從服務管理角度來說，其服務具有單一性和封閉性。

結合博物館的業務特點以及資料室的信息服務特質，可以將博物館資料室理解為“提供為藏品、陳列和群教工作服務的信息資料（包括紙質資料、電子化資料等），承擔著為各個部門及時提供準確可靠的信息任務”的博物館內部組織機構。由于其涉及到博物館核心業務工作，所以在一定程度上反映了這個博物館的學術水平、陳列展覽和群眾教育水平。“藏書中心—查閱中心—信息情報中心”正好描述了目前博物館資料室發展三個階段：

階段一：藏書中心。博物館資料室首先是館內藏書的主要場所，這是資料室存在的最基礎狀態，也是最低級階段。以收藏一些與業務相關的書籍為主，信息極少被利用。

階段二：查閱中心。隨著服務和信息利用的意識逐步加強，在實際工作或科研過程中遇到問題時，資料室能成為資料查閱的一個服務點。此時的資料室僅處于被動利用的階段，現實中大部分資料室均處于此階段。

階段三：信息情報中心。此階段的資料室主動提供信息情報，合理建設信息格局，成為館內信息情報中心。這是目前絕大部分博物館資料室的發展方向。隨著角色的轉變，資料室將在支持博物館業務發展方面發揮越發重要的作用，其館內地位也將得以提升。

當下，大部分資料室處于查閱中心階段，還有少部分仍停留在最初級的藏書中心階段。在實際的圖書資料工作中，文獻資料先由資料管理員編寫目錄，按門科分類，寫好分類卡后上架，實行閉架借閱。業務人員一次借書活動的完成，要經歷查找目錄、管理員進書庫查找、借閱登記等環節。這是傳統的“為人找書，為書找人”的被動式服務，從管理角度看，這仍是一種以收藏為主的管理方式。室內文獻信息資料的利用率偏低，造成資源浪費。

筆者嘗試通過文獻調研、兄弟單位業務人員訪談等方式作進一步了解，發現在日常工作中少有博物館能對圖書資料工作給與足夠重視，絕大多數博物館圖書資料室仍停留在較為初級的發展階段。圖書資料管理工作中存在諸多需要解決的問題，主要表現在：資料收集缺乏針對性，難以滿足博物館工作人員的查詢需要;受傳統思想影響，缺乏對資料信息資源的主動開發意識;資料整理手段落后，且查詢的資料缺乏系統性;工作人員素質跟不上業務開展需求，難以適應定題服務工作的需要;圖書資料建設經費偏少，資料、設備落后，利用率低等。

2 博物館信息情報中心的核心任務

圖書資料管理工作與博物館最基本的業務工作密切相關，是反映博物館的陳列展覽、宣傳教育和學術研究水平的重要因素之一。要找準信息情報中心的轉型之法，做好圖書資料管理工作，關鍵是準確把握其工作特點。

博物館資料室首先是文博系統內的資料存儲利用中心，其信息資料的內容與博物館業務緊密相關，其信息的收集、布局和利用均圍繞著博物館業務進行。作為資料室，其應當聚集所在機構所需要的信息內容。因此，要成功轉型為信息情報中心，博物館資料室就要保障信息征集的高效性，且盡可能提高信息利用效率。

2.1 保障信息征集的高效性

發揮信息情報作用的前提是信息構建。博物館信息資料的構建方式有征集購買、館際交換、學術交流、接收捐贈、收集于日常工作與相關文化活動中形成的具有收藏利用價值的文獻資料等。由于館際交換、學術交流等信息收集方式與業務本身關系密切，所以本文主要在此探討征集購買方式的效率問題。

2.1.1 錨定合理的征集范圍，此為信息征集第一步

以廣州博物館為例，資料室發出擬定征集清單指令，進而產生兩條工作路線：一為以滿足業務需求為中心，二為以滿足整體信息布局需求為中心。由于博物館的科研、展覽、文化傳播等各項工作的開展需要有相應充分的知識儲備支撐，資料室信息構建要與博物館業務工作緊密相連，最直接的方式就是由其服務對象即業務人員提出信息需求，此為路線一。此外，征集信息還須考慮是否滿足整體信息布局需要。簡單舉例，新館建設是近年廣州博物館其中一項重要工作，那么建筑類、空間設計類、展覽類的信息資料必不可少。對于一個綜合性歷史博物館，設計與展覽方面的信息與人才儲備是有一定基礎的，然而建筑類的信息儲備則鳳毛麟角，相關人才儲備也是剛剛起步。因此，僅通過業務人員提出征集要求無疑是遠遠不足的，此時便要求資料室站在全館整體工作及戰略布局的角度來確定征集范圍，此為路線二。兩條路線結合最終產生可作為實際征集工作依據的信息征集清單。

2.1.2 結合工作實際，準確把握用戶的信息需求

根據實際工作情況，大致可將用戶信息需求分為以下三類：

第一類，務實類信息需求。在實際科研項目、工作任務中遇到難以解決的問題時便產生了此類信息需求。此類需求往往以某個工作任務、項目為周期產生。

第二類，學術類信息需求。此類需求主要產生于對自身工作研究領域有較敏銳觸覺、較強烈求知求新欲望的人群中，此類信息需求目的明確，往往在各自工作研究領域有一定程度的積累與造詣。學術期刊便是學術類信息的典型例子。

第三類，其他信息需求，如求知類、消遣類信息需求等。求知類信息需求主要產生于對某項工作并不具備基礎知識儲備的人群;消遣類信息需求主要產生于為豐富課余知識或工作之余放松身心的人群。這些信息需求的共同點是閱讀目的并不明確，需要借助檢索工具或工作人員的引導和介紹。

2.1.3 與信息源有效合作

博物館資料室信息源類型主要有出版社、實體書店、大專院校、研究機構、業界專家、政府機構、學術研討會、互聯網等。資料室的收藏有主有次，不可能面面俱到，所以要根據各類信息源的特點因地制宜地發揮各信息源的優勢。要準確、迅速地收集有效信息，必須對各類信息源的征集效率有所了解：

①當所需信息集中于某個出版商時，選定該相關出版商作為合作信息源是高效的。

②當信息來源于互聯網且不集中于某長期、穩定合作的信息源時，應選用互聯網作為合作信息源，提升信息內容的豐富度以及保證其與時代的緊密相連。此時要注意時效性，主要是由于互聯網為信息更新迭代最為迅速的地方之一，除卻專門的文博系統網點，一般的互聯網供應商（如當當、京東等）是難以維系同一信息的長期存在的（實際表現為缺貨等）。

③當信息不集中于某長期、穩定合作的信息源，且從互聯網無法獲取時，建議到實體店進行信息征集，但要注意該過程中的時間成本和資金成本（一般實體店的標價要比直接與出版商合作或網上直營略高）。

④要開拓思路，善于利用其他渠道。例如，積極與其他文博單位建立合作網絡，促進館際交流，達到資源共享;立足本館的服務和研究領域，主動和大專院校、研究機構、業界專家建立聯系，了解把握最新的學術動態、研究成果及出版行情等。

2.2 提高信息利用的效率

若保證信息征集效率為資料室成為博物館信息情報中心奠定了基礎，那么提高信息利用效率則是資料室成為信息情報中心的主要任務。征集結果的及時反饋是提高信息利用效率的第一步。主動且及時地把信息征集結果反饋給用戶，能推動資料室從“被動查閱”到“主動提供信息”角色的轉變。信息成果的整合、發布與分享，則是提高信息利用效率的更高要求。

首先，要對信息成果類型進行了解。信息成果多種多樣，以一次文獻為基礎，通過分析、綜合、提煉等方式加工產生的都是信息成果，如簡單的讀后感、書評、學術論文、索引、百科全書、辭典等。從文獻加工角度看，二次文獻、三次文獻是典型的信息整合成果。對所征集的資料信息進行加工、提煉和整合，從而得到便于管理和利用一次文獻的信息檢索工具，反饋給用戶，有利于提高信息利用的效率。

其次，要掌握各類信息分享手段。信息化、數字化時代的今天，突破傳統而低效的管理和服務模式很有必要。移動互聯網的介入，對提高信息利用效率有重要意義。計算機信息化管理有儲存量大、速度快、便于管理等特點，既為我們及時、快捷處理信息提供了條件，又提高了圖書資料的利用率。由于移動互聯網突破了時間與空間的限制，進一步拓寬了信息利用的界限，一方面可以快速而準確地協助我們查詢到所需的信息，另一方面則更加充分地實現了資源共享，達到事半功倍的效果。微信公眾號是移動互聯網的一個典型例子：通過經營資料室公眾號，與用戶進行溝通，收集用戶意見，發布信息內容與信息活動的各環節情況，再通過用戶之間的共享（如朋友圈）實現資源利用的優化，信息利用效率有了質的提升。

3 結論

本文探討的核心內容——博物館資料室如何轉型為館內信息情報中心，是圍繞著資料室本身屬性開展的。一方面，其具備文博行業特性，與一般企業資料室不同，有著重要的業務特色;另一方面，其又肩負資料室本身的職責，要為所服務機構提供有效的信息資料。因此，資料室必須完成“聚焦核心業務信息，實現信息的充分利用”這一核心任務。該任務又可分解為兩大部分：“準確”而“迅速”地收集信息和實現信息的有效利用。

從信息征集角度來說，由資料室或業務人員發出征集需求，其功效、信息有效性的判斷標準以及實際操作方式與效果都是有所不同的。因此，要注意協調各類資源在兩條征集路線上的分配，更要注意結合不同信息源的特點開展工作。不管從哪條征集思路出發，都需要最終與現有信息布局相匹配。其中最基礎的工作便是復核資料庫存情況，避免資源的重復、無效建設。

完成了有效的信息征集后，信息利用的效率成為了資料室實現信息情報功能的主要風向標。及時反饋征集結果是高效利用信息資源的第一步。此外，整合信息資源、編輯檢索工具、分享各類信息成果，都能達到較大提高信息資源利用效率的效果。

博物館資料室作為博物館內信息資料的存儲和利用中心，肩負著為主要業務活動提供信息支持的重要任務。要實現信息情報中心的成功轉型，博物館資料室要做好信息收集與信息利用兩大工作，全方位、主動而高效地為信息用戶提供信息情報支持。從藏書中心、查閱中心成功轉型為信息情報中心，是時代發展、社會文化事業與文博事業發展的必然要求，也是各館資料室自身發展的重大突破。■

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