新技術環境下檔案編研工作探析

吳志杰

摘要：基于新技術環境下檔案編研工作素材廣泛化、編研手段技術化、編研成果形式豐富化和利用途徑多樣化的特點，本文利用文獻調研法和矛盾分析法歸納出檔案編研工作存在的四對主要矛盾。結合新技術環境發展趨勢，本文提出未來編研工作應以滿足內部需求為基礎，主動迎合社會需求；積極運用新技術，構建一體化檔案編研平臺；整合編研力量，建立共建共享編研工作模式；建立融合線上、線下與移動端的全空間宣傳利用體系。

關鍵詞：新技術環境檔案編研合作編研一體化檔案編研平臺全空間宣傳利用體系

自2014年起，“大數據”“數字經濟”“數字中國”等詞先后首次被寫入《政府工作報告》，2019年《政府工作報告》更指出：“促進新興產業加快發展。深化大數據、人工智能等研發應用。”[1]這意味著以大數據、云計算、人工智能、物聯網、區塊鏈等為代表的新一代信息技術及其應用即將鋪陳開來。在新技術環境下，檔案事業正從“紙與鐵”的時代加速邁入“數與網”的互聯網時代，[2]檔案管理對象及其空間也正從“模擬態”“數字態”向“數據態”轉變[3]。對于檔案編研工作來說，新技術環境影響了編研工作的思路，改變了編研工作的方式與手段，為編研工作帶來新挑戰。

一、新技術環境下檔案編研工作的特點

（一）檔案編研素材廣泛化

在新技術環境下，編研素材來源日益廣泛，檔案部門既能借助互聯網、數據庫、微博、公眾號等獲取網絡資源，還能從政府數據共享交換平臺、企業數據倉庫、業務系統等平臺獲得較為權威的政務或業務信息資源。同時，編研素材來源廣泛化也使得編研素材類型隨之多樣化，例如，傳統載體資料、電子文檔、圖像、音頻以及視頻等都成為可供編研的素材。

（二）檔案編研手段技術化

在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出的“檔案管理信息化”發展目標引領下，檔案部門正在深化檔案編研工作的技術應用。例如，通過檔案管理系統或專門的編研工具實現編研選題、素材檢索、加工整合和考訂出版等工作的技術化轉變。

（三）編研成果形式豐富化

在新技術環境下，檔案編研成果形式表現出豐富多樣的特點，既能夠單獨以文字、照片、音視頻等形式展示，又能夠融合圖、文、聲、像等為一體。例如，招商局檔案館圍繞“中國近現代經濟發展歷程”與“中國近現代企業發展史”兩個主題，采用數字編研技術，在其官網上出版了“百年招商局”“蛇口鳴奏曲”“激情年代”等大量視頻編研成果以及《招商局史》《招商局與深圳》和《招商局與中國企業史研究》等一系列電子圖書編研成果。[4]

（四）編研利用途徑多樣化

檔案編研手段的技術化為檔案編研成果的傳播提供更加多樣的途徑。從檔案編研成果的利用途徑來看，直接到館利用，通過網站、網頁、數據庫等PC端利用與移動端利用的共存將是未來編研成果利用的主要特點。

二、檔案編研工作現存的主要矛盾

（一）編研素材來源豐富與編研選題單一之間的矛盾

目前并未形成與豐富的編研素材來源相匹配的編研創新選題，許多檔案編研選題仍局限在大事記、組織沿革、文件和政策匯編等傳統編研形式，未能滿足現實利用需求。究其原因，一方面檔案編研力量投入不足；另一方面檔案編研人員工作思路狹隘保守也可能導致編研選題難以迎合需求。

（二）新技術日益成熟與技術應用不充分之間的矛盾

以“大智物移云”為代表的新技術在政策、資本以及大規模實踐的共同驅動下日趨成熟。反觀檔案編研工作，一方面，雖然大多數檔案部門已經利用一些新技術開展檔案編研工作，但是整體上仍局限于淺層次的應用。[5]例如，一些檔案部門僅僅是將傳統編研成果數字化后上傳到網站或其他設備上進行利用。另一方面，事實上，根據文獻調研結果，除江蘇省電力公司[6]外，國內應用新技術來進行檔案編研的案例并不多見[7]。

（三）成果要求高效、及時與編研力量欠缺之間的矛盾

在新技術環境下，用戶檔案利用需求的多樣性和易變性特征要求檔案編研人員要在合適的時間及時地將編研成果提供給用戶。然而，檔案編研工作是一項系統性、長期性的工程，從確定選題到最終出版時間周期一般較長，需要大量時間和精力，這就與新技術環境下檔案編研成果的高效、及時性要求相悖。更進一步，由于檔案部門館藏資源快速增加，檔案編研隊伍建設和資源投入較為不足，也會影響編研工作的效率，使得編研成果要求高效、及時與編研力量欠缺之間的矛盾更為突出[8]。

（四）成果利用需求增加與宣傳利用不足之間的矛盾

實踐中，由于宣傳力度不到位、服務意識欠缺以及利用手段落后等因素，導致一些編研成果未能有效滿足廣泛的用戶利用需求，主要表現在：

1.從編研成果的服務對象來看，一些檔案部門容易忽略編研成果產生的社會效益，僅僅面向內部用戶進行服務，未能提供面向公眾的利用渠道。

2.從編研成果的推廣展示來看，很多檔案部門對外宣傳與傳播工作不積極，僅在一些常規性的館內展示結束后，就將編研成果束之高閣，人為限制了編研成果的利用途徑，造成公眾難以了解成果內容。

三、檔案編研工作的提升改進策略

（一）以滿足內部需求為基礎，主動迎合社會需求

在新技術環境下，檔案編研工作需要轉變編研思路，在滿足內部需求的基礎上，主動關注社會公眾的編研需求。

1.把握社會熱點，選擇契合時代需求、對大眾有實用意義的主題進行編研。新技術環境下的檔案編研工作必須立足于社會生活以及廣大公眾的實際需求。例如，主動將檔案內容與當下公眾感興趣的話題相結合，通過公眾喜聞樂見的各種形式編研出版，以聚焦公眾視點。

2.立足社會痛點問題，充分發揮檔案編研成果的資政作用[9]。針對一些意識形態、經濟生活以及環境生態等領域的問題，檔案編研工作者應該將館藏資源優勢、編研專業優勢和新技術優勢結合起來，及時提供可靠、精準的檔案支持服務。例如，檔案部門應該深化國史黨史研究，積極開展相關檔案編研工作，以反駁形形色色的歷史虛無主義言論[10]。

（二）積極運用新技術，構建一體化檔案編研平臺

檔案編研工作應全方位應用各種新技術，實現“以機器為主、人工為輔”的檔案編研手段轉變，最終構建一體化檔案編研工作平臺。從現有編研工作流程來看，一體化檔案編研平臺可能涉及的技術及其功能包括：

1.編研模板設計技術。從技術角度看，大事記、組織沿革史、統計數字匯集、專題概要等均可通過計算機配置成固定的初始化模板。基于這些模板，檔案編研工作者可以對不同的編研素材進一步加工、處理和整合，繼而形成最終編研成果。

2.編研選題推薦技術。在用戶允許的前提下，利用大數據等技術對用戶日志和用戶利用行為等信息進行分析與挖掘，獲得用戶隱性利用需求，結合館（室）藏資源情況，自動生成、推薦編研選題，供檔案編研人員進行參考。

3.智能抽取與檢索技術。智能抽取技術關注編研素材語義層面的內容，能夠快速挖掘出素材中的相關編研主題內容，提升編研效率[11]。智能檢索技術既可以直接檢索出與檢索詞相關的縮略詞、同義詞等的內容，又能夠根據用戶的檢索記錄和瀏覽偏好等，自動提供檢索建議，并將檢索結果進行消歧處理，按照用戶需求排列輸出。

4.可視化技術。“讀圖時代”公眾更樂于通過圖片、視頻以及虛擬現實等一系列直觀形式消化、吸收知識。檔案編研人員也應該迎合時代趨勢，將檔案編研成果以視頻、三維立體等直觀形式展示，增加編研成果的吸引力。

（三）整合編研力量，建立共建共享編研工作模式

考慮到檔案資源的指數增長和編研素材類型的復雜多樣，新技術環境下我國檔案編研工作需要在健全相關法律法規的背景下，鼓勵檔案編研工作整合社會力量，走向開放化、多元化，實現共建共享的編研工作模式。

1.從合作對象看，由于社會專業化分工不斷細化，檔案編研人員難以掌握各個領域的知識，所以需要改變過去單兵作戰、閉門造車的工作方法，通過與所定選題涉及的相關部門之間的合作實現不同部門之間優勢互補，以提升編研成果的深度[12]。例如，在資政性編研工作中應該多與黨史部門合作；在地方文化建設性編研工作中應該多加強與史志部門的聯系；在經濟建設性編研工作中既要引入企業編研力量，又要積極與政府相關主管部門合作等。

2.從合作方式看，首先，鼓勵采用“走出去”的合作方式，檔案部門應通過舉辦學術研討會、學術沙龍等邀請相關領域專家、學者共同參與編研，形成“編”“研”為一體的高質量成果。其次，嘗試探索“引進來”的合作方式，即檔案部門應積極開放館藏，吸引廣大公眾，通過眾包方式實現檔案編研[13]。

3.從成果知識產權角度講，由于新技術環境下信息的復制和傳播難以控制，檔案部門必須對擬公開和交流的編研素材進行嚴格的審核，避免涉密或敏感檔案內容遭到泄露。此外，在合作編研或者眾包編研過程中，一定要明確知識產權的歸屬問題，避免在署名、共享時產生問題[14]。

（四）建立融合線下、線上與移動端的全空間宣傳利用體系

互聯網與移動互聯網已經滲入到社會生活的方方面面，成為人類不可替代的生活方式。對于檔案編研宣傳工作來說，應該順應用戶利用習慣的特點，因勢利導，建立融合線下、線上與移動端的全空間宣傳利用體系，拓展檔案編研成果的利用渠道。

1.線下層面，在保證出版物渠道穩定的情況下，可以采用舉辦專題編研成果展覽、主動向公眾贈送編研成果以及與電視欄目進行合作，聯合出品檔案編研成果節目等渠道來宣傳檔案編研成果。

2.線上層面，不僅要做好網站編研成果展示、編研專題庫建設，通過流量較大的論壇、博客、網站等宣傳編研成果，還要以數字出版的方式擴展宣傳利用渠道。

3.移動端層面，一方面需要加強在微信、微博、知乎、豆瓣、QQ等熱門App中對編研成果的宣傳推廣，另一方面可以在一些短視頻App上上傳和分享視頻編研成果，增加宣傳與利用渠道。

四、小結

檔案編研工作是檔案開發利用的重要形式，是發揮檔案文化服務功能、資政育人功能的主要途徑，也是體現檔案價值的重要手段。新技術環境給檔案編研工作提出了新的要求，同時也給檔案編研工作帶來了新的發展機遇。檔案工作者應面向現階段檔案編研工作的主要矛盾，通過轉變編研理念、革新編研技術、整合編研力量、建立全空間宣利用體系等策略來實現檔案編研工作的信息化轉變。

參考文獻：

[1]中國政府網.政府工作報告（文字實錄）——2019年3月5日在第十三屆全國人民代表大會第二次會議上[EB/OL].（2019-03-05）[2019-03-06].http：// www.gov.cn/zhuanti/2019qglh/2019lhzfgzbg/index. htm.

[2]李明華.著力提升服務能力深化“三個體系”建設大力推進新形勢下檔案館工作——在全國檔案館工作會議上的講話[J].中國檔案，2016（11）：14-21.

[3]錢毅.技術變遷環境下檔案對象管理空間演化初探[J].檔案學通訊，2018（2）：10-14.

[4]招商局歷史博物館.招商局史研究[EB/OL].[2019-03-01]. http：//1872.cmhk.com/index.html.

[5]彭插三.檔案編研信息化及管理體系構建[J].檔案學研究，2017（S2）：27-32.

[6]王永梅，張穎.應用大數據技術開展編研工作[J].檔案與建設，2015（12）：73-76.

[7]李宏偉.淺談信息時代的檔案編研與開發利用[J].檔案學研究，2017（S2）：64-66.

[8]張小麗，龐晨.檔案編研工作助推檔案文化建設的思考[J].北京檔案，2018（8）：41-42.

[9]胡衛國.文化自信——檔案編研開發的新實踐新思考[J].檔案與建設，2018（11）：13-17.

[10]王玉璘.檔案要為加強話語權提供有力支撐[EB/OL].（2018-03-09）[2019-03-15].http：//www.saac. gov.cn/news/2018-03/09/content_226783.htm.

[11]張倩.檔案信息智能檢索技術的創新應用研究[J].北京檔案，2018（12）：23-25.

[12]張小飛，曹航.新媒體視角下的檔案信息資源開發理念創新[J].北京檔案，2018（9）：40-43.

[13]劉芮，張麗華.基于眾包模式的檔案編研工作構建分析[J].北京檔案，2017（12）：27-29.

[14]賈聰聰，周耀林.網絡環境下企業電子檔案編研問題與對策[J].檔案與建設，2016（5）：16-19.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院