提高認識，掌握技術，全面做好檔案管理工作

李燕

摘要：本文強調檔案管理人員必須樹立科學發展觀，提高認識，掌握技術，才能做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;科學發展觀;新技術

一、從觀念入手，解決好對檔案管理工作的認識問題

在改革開放和市場經濟環境下，如何使檔案管理工作主動為黨的中心工作服務，必須對檔案管理工作重新加以認識，要進一步解放思想，克服已有的思想定式，大膽樹立創新意識，力爭在不斷發展變化的新形勢下努力尋求和確立檔案管理工作的路徑和辦法，堅持與時俱進。當前，我國的改革開放取得四十年偉大成就的基礎上，經濟突飛猛進，社會和科學進步飛快發展，要使我們的檔案管理工作直接為經濟建設和社會發展服務，不論是文明城市建設，還是鄉村全面實現小康，還有企業發展，這些都需要大量的服務工作，包括我們檔案管理工作能夠直接為之服務，要求我們要進一步解放思想，從思想觀念上樹立堅定的科學發展觀，敢于破除舊觀念，從思想認識來一個飛躍。要結合實踐，充分認識經濟社會發展對檔案管理工作提出的新要求，敢于大膽排除工作中的一切干擾和障礙，在求真務實的過程中，振奮精神，把握規律，增強開拓創新意識，使檔案管理工作扎實前進，實現科學發展。

應當看到，檔案工作具有社會性和開放性，它可以做為政府、機關和各單位科學決策實現工作高效的輔助工作，在開展政治、經濟、思想、文化教育等各項活動中是生動的教材，是推動兩個文明建設的手段，做為檔案資源也是一種社會生產力，做好檔案工作，發揮好檔案的服務中心作用，有利于提高執政黨的執政能力。因為這項工作不僅可以為領導決策和各項管理工作服務，同時也為各企業單位和公民切身利益服務，為促進生產、科學研究、知識創新提供良好的有效服務。這里包括民生檔案，長期積累大量與群眾利益密切相關的內容，如能加以科學理解和有效利用，對于保護人民群眾的合法利益，化解各種矛盾和紛爭、維護社會安定團結都會起到積極的推動作用。

二、掌握新技術，在檔案管理工作中發揮好計算機作用

1、努力做好檔案文件整理工作。文件整理是在登記編號基礎上，按相應順序把文件號、責任人、標題、文號、形成時間、主題詞等及時錄入微機，使文件原件與所存文件內容相同，形成對應關系，這樣登錄完畢文件就會發給各部門閱辦，并定期回收閱辦完的文件，再按件號順序裝入卷盒，在卷盒脊背打上編號、年度號和盒內文件起止號，在此基礎上再用微機軟件進行分類，模擬人工分類將類別下面的目錄條的內容參照時間順序打印出來。這樣，整理工作在文件登錄次年裝訂、裝盒過程中就將完成。

2、利用好微機。由于微機通過檢索已經把有關方面內容，如文件號，形成時間及主題詞等，包括正文在內等信息輸入微機，同時也能將符合需求的文件調出，因此使用者可以利用微機就能達到查閱目的，還可將自己需要的內容打印出來。需要什么文件原件，只要根據編號，就可將所需文件調出，查閱，文件調出不僅速度快，而且相當準確。為了對使用者方便起見，可在綜合檔案館建立一個網站，通過信息上網，從信息時代的需求就可以看出其價值如何。這種結合檔案館建立網站可以接收到開放檔案，尤其是政策法規等檔案信息，利用者只要有一臺聯網微機接收，其中不受時間、地點的限制，接收的方式簡便而且靈活。還可以設立銀行賬戶，根據某些需要有償服務的內容，按規定標準由利用者匯入該銀行后再提供服務。注意在檔案移交過程，應將錄入微機的東西制成光盤，在本單位留存的基礎上，再送一式兩式光盤裝盒后原件一起移交給檔案館。這種在光盤上進行查閱原件，對單位一般情況下都能滿足，如有需要利用原件，只要及時與檔案館聯系即可查閱到。

三、針對現代企業電子文件的出現，檔案管理必然采取新的模式

現在企業檔案管理實行雙軌制，即紙制檔案與電子檔案共同存在，兩種檔案管理有異、同。其共性是電子檔案也具有檔案的一般特性和功能，其差異是電子檔案在管理上與紙制檔案管理是不同的。當然這種不同也不能是馬上實現電子檔案會一統天下，同時紙質檔案也不上很快全部退出歷史平臺，盡管電子檔案屬于一種新生事物的出現，且具有強大的生命力，它對檔案工作影響也不會完全取締紙質檔案，二者將會長期并存，雙軌運行。今后只有隨著經濟和社會的發展及科學技術的進步，勢必會有越來越多的電子檔案取代紙質檔案，進而逐步實現檔案管理現代化。當然這個過程還需要一定時間。具體分析主要有以下幾點表現：

1、電子檔案有利于遠程傳遞和數據共享。當前國際互聯網和輔助管理軟件日益成熟，尤其是文件檔案的電子光盤化滿足了供應商與業主之間文件的遠程傳遞問題，這種傳遞如同打電話一般。舉例說明：一份百頁A4標準的紙張文件從北京利用特快到深圳要兩天的特快專遞，而利用遠程網絡專線系統運作只需5分鐘，如果利用因特網電子郵件系統只需幾秒就夠了，可見神速之快。

2、檔案存放量可以逐漸減少紙質檔案。這種存量減少的做法有許多優越性，不僅為企業節省不少行政開支，也節省了存放資料的空間、設備，又可減少檔案管理人員的相應配置。省人、省工又省錢。

3、電子檔案可以滿足用戶的不同需要。這種滿足表現在科技文件的使用上最為明顯。實現科技文件檔案電子化以后，企業的技術人員就能根據設計或現實需要，利用微機就可以對原設計圖紙更新進行編輯和修改，這就省去了二次繪圖的重復勞動，節省了工時，提高了工效，從而真正體現了電子檔案一次信息可多次享用的特殊功能。

綜上所述，實現檔案事業的全面協調和可持續發展，是一個科學的歷史過程，不能急于求成，必須堅持科學發展觀，堅持統籌兼顧的原則，要將此落實到檔案發展的各個環節中去，才能利于檔案事業的健康發展，所以，在新的工作中，我們檔案管理人員需要抓好部門檔案系統內部的各項工作，又要搞好檔案系統與外部方面的聯系;既要抓好傳統的檔案基礎業務工作，也要搞好檔案工作為國家工作大局的各項服務工作;既要充分利用和開發檔案信息資源，又要保護好檔案管理和利用中的各種秘密和私人隱私。在檔案管理工作中，我們要運用現代科技手段保護好傳統的檔案，要尊重檔案的形成規律，保管好原有基礎，要保留并發揮傳統檔案的統治功能，又要運用數字化、網絡化等手段對之系統地開發和利用。總之，要從經濟發展和科技進步的實際出發，結合本系統本單位檔案工作的具體情況開展管理工作，努力實現檔案事業的健康、協調和可持續發展。