高職院校離退休檔案信息化管理的探討

楊艷麗 張海東

[摘? ? 要] 隨著我國經濟和社會的不斷進步，高職院校離退休人員逐年增加，而離退休人員的檔案管理也面臨新的問題。如何提高高職院校離退休工作人員的檔案管理水平，建立完善的離退休人員檔案管理制度，是信息時代離退休管理工作科學化和規范化的重要內容。

[關鍵詞] 高職院校;離退休人員;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 13. 061

[中圖分類號] G271? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）13- 0143- 03

0? ? ? 引? ? 言

信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類信息相關的各種行為相結合的一種技術。使用該技術后，可以極大地提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術支持。

檔案管理信息化是指在檔案管理活動中，全面應用電子信息技術，并由國家行政管理部門進行統一組織規劃的過程。檔案信息化管理是一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

隨著信息化迅速發展，如何改變高職院校離退休檔案的傳統管理模式，建立數字化、信息化的檔案管理模式，進一步改進離退休檔案管理工作，對提升離退休檔案管理的準確性和及時性，提高離退休檔案信息的利用效率，創新高職院校離退休管理工作，改進高職院校離退休管理服務工作具有重要意義。

1? ? ? 高職院校離退休檔案管理存在的問題

1.1? ?高職院校對離退休檔案信息化管理缺乏足夠重視

隨著國家對電子檔案管理工作的重視，要求電子檔案管理在符合滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性的管理要求的同時，應進一步達到功能完善、適度前瞻。目前，離退休人員檔案管理信息化已成為檔案管理工作的重要組成部分。而高職院校對離退休檔案信息化管理認識不夠充分，對檔案信息化管理模式缺乏系統的深入研究，普遍認為離退休檔案管理僅僅是輔助性工作，其基本功能只是被動接受離退休人員檔案，提供相應地保管措施，從而忽視了離退休檔案管理工作的潛在價值。同時，對高職院校離退休檔案管理工作的評價體系集中在檔案的信息保存的有效性、安全性方面，不重視信息資源價值的開發，并且錯誤地認為檔案信息化管理只是將相應地紙質檔案通過各種手段轉變為電子檔案，忽視了離退休檔案管理信息化對高職院校發展的積極作用，導致離退休檔案信息化建設發展緩慢。

1.2? ?高職院校離退休檔案管理制度不健全

隨著高職院校離退休人員數量的逐年增長，檔案信息化管理已成為學院離退休管理工作的一項重要職能。隨著老齡化社會進程的加劇，離退休人員相關的各類薪資信息、醫療保險、養老保險、黨組織關系轉接及各類社區活動等都需要完善高效的信息管理手段進行歸納、整理。只有具備完善的離退休檔案管理制度，才能更好地提高離退休人員管理的效率和質量。檔案管理制度不健全，管理效率低下，信息化管理缺乏體制配套，發展受到局限，嚴重影響了高職院校離退休管理工作的服務水平和資料管理，不利于離退休部門檔案資料的保存和利用。

1.3? ?高職院校離退休檔案管方式方法落后

當前，高職院校離退休檔案信息化管理主要依靠原始的紙質檔案的歸納、整理，但對數字化檔案管理缺乏明確認識，沒有建立相應的電子化檔案管理制度，導致檔案內容不夠完整和全面，缺乏完善的電子檔案交接流程，電子版檔案移交比較混亂，影響離退休人員檔案的完整度和精準度。在離退休檔案信息化操作過程中，信息的采編、收錄、增加、修改等工作，沒有明確崗位，專人負責。在實際應用過程中，未建立嚴格的檔案使用制度，沒有嚴格規定檔案借閱、復制的要求，工作人員權責不明晰，經常出現將檔案信息透露給無關人員，人為造成信息泄露，違反檔案工作紀律，使檔案管理工作陷入被動局面。

1.4? ?高職院校離退休檔案建設標準化程度低

檔案管理信息化的終極目標是實現檔案信息在互聯網上共享，方便利用。實現檔案信息化，必須要先建立檔案信息化標準。不建立檔案系統信息化的統一標準，就不可能實現檔案數字化和信息化。高職院校離退休檔案信息化建設方面缺乏統一化、標準化、規范化意識。檔案信息化建設的基本目標是實現檔案數字化信息的無損生成、快捷傳遞、永久保存、使用共享等安全管控。當前高職院校離退休檔案信息化標準建設滯后，電子文檔的歸檔存在問題。受眾多因素的影響及條件限制，使得高職院校檔案信息發展進程比較緩慢，學院離退休管理部門還未采用專業的檔案管理數據庫，這使得在實際工作中離退休檔案信息化流程停滯不前，極大地降低了工作效率。沒有完善的離退休檔案數據庫，檔案管理模式陳舊，無法進行檔案信息的查詢及檢索。隨著高職院里退休人員的逐年增多，產生了大量的離退休人員檔案原始資料，然而這些資料無法及時進行電子化而兼容到離退休檔案管理信息系統中，造成了查詢、檢索的不便，無法感受到信息化給離退休工作帶來的便利。

1.5? ?高職院校離退休檔案信息化管理基礎建設薄弱

軟件和硬件設備是高職院校離退休檔案管理信息化發展的基礎，也是高職院校離退休檔案信息化管理的具體體現。當前學院離退休管理部門沒有配備專門的檔案辦公、整理、閱覽用房和檔案庫房。硬件方面雖然配備了計算機、一體機等基礎辦公設施，但高性能服務器、快速掃描儀等專用器材添置仍然不能滿足需求，老舊設備升級不及時。高職院校網絡系統、檔案數字化設備落后，缺乏相關專門軟件管理系統，不能夠滿足離退休檔案信息化管理的要求，基層設施配備嚴重落后。

1.6? ?高職院校離退休檔案管理人員綜合素質不足

檔案管理人員的管理觀念和綜合能力是離退休檔案管理信息化的根本基礎。隨著高職院校離退休人員的數量逐年增多，檔案利用率加大，同時離退休管理部門工作人員數量少，檔案管理信息化專業水平低，使檔案管理工作面臨著越來越多的問題。首先是思想認識不夠：高職院校離退休部門工作人員的管理觀念比較落后，認為數字化管理方式使用起來不方便，技術難學，對于使用各類軟件管理系統采取消極抵抗的態度;其次，相關管理人員不具備先進的管理觀念，沒有接受過正規培訓，使得離退休檔案信息化管理停滯于原始紙質檔案管理水平;第三，由于離退休管理工作量的逐年增加，離退休管理工作人員期待值和主動性不高，對工作職責的理解也局限于傳統的照章辦事、因循守舊;此外，部分離退休管理工作人員檔案素質不足，缺乏積極主動的學習態度，習慣采取邊干邊學的方式，逐漸積累經驗，缺乏系統性的培訓。

因此，檔案信息化管理既需要政治素質好的檔案管理人員，也需要掌握網絡通訊和自動化等現代信息技術的專業人員。但受高職院校傳統體制、編制的影響，離退休管理部門難以配備受過檔案專業培訓的人來管理檔案工作。

2? ? ? 完善高職院校離退休人員檔案管理的對策

2.1? ?加強高職院校離退休檔案的管理意識

隨著信息化技術的不斷發展，高職院校離退休檔案管理工作過程中也將不斷面臨新的挑戰。目前高職院校離退休檔案管理的主要矛盾是管理工作還停留在原先發展水平，與時代發展中檔案管理工作不斷增長的需求不相適應。傳統的紙質檔案管理工作方式已難以達到新時代發展中檔案信息化管理的實際需求，對離退休檔案管理改革勢在必行。高職院校離退休管理部門要確實提高對檔案管理信息化的認知水平，加強對離退休人員檔案管理的力度，從而帶動離退休管理部門對檔案管理信息化的重視。加強高職院校和個人對離退休檔案管理信息化的認知，可以促進離退休人員不斷學習和提高個人的檔案管理水平，為學院離退休檔案信息化工作提供有力的保障。

2.2? ?建立完善的高職院校離退休檔案管理制度

高職院校離退休檔案管理的內容包括健全管理制度和完善監督制度，并且符合信息化建設要求的標準規范。科學合理的高職院校檔案信息化管理體制，是離退休部門開展各項工作的基本保障。檔案管理制度內容應包含對離退休工作及人員相關檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交、借閱等多個方面。離退休人員的檔案存檔分電子版和紙質版兩種方式，以便查找及歸類。檔案信息化管理應當符合真實性、有效性、時效性的管理要求，數據應當收集齊全，電子版應當保持原貌納入檔案管理信息化系統并統一管理保存。

2.3? ?豐富高職院校離退休檔案管理方式方法

進一步完善高職院校退休人員檔案交接制度。一是離退休管理部門在學院各單位工作人員退休時，通過相關管理部門獲得該人員的個人材料，并通過退休人員本人填寫《退休人員個人情況登記表》，豐富學院退休人員個人的相關材料及家庭狀況、住址和聯系方式，以便退休人員離開工作崗位后，仍能和原單位保持聯系。二是離退休管理部門設專人負責離退休人員檔案數據庫的管理和維護，確保數據庫資料完整無差錯，方便隨時更新、及時查找及增減離退休人員資料。三是離退休檔案借閱、歸還、復制都應有完整記錄，方便及時歸檔，避免檔案出現丟失及信息泄露。四是電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性的管理要求。通過信息化的管理方式，進一步提升高職院校離退休人員檔案管理的精準度，確保離退休管理服務工作效率，有效保障離退休人員應該享有的生活質量和標準。

2.4? ?推動高職院校離退休檔案管理信息化管理建設

構建高職院校離退休檔案信息化管理，并不是要摒棄傳統的檔案管理模式，而是由傳統的以紙質檔案保管為主，逐漸過渡到數字檔案管理和軟件應用為主的管理模式和工作方式。在信息化管理模式下，既要保質保量管理好紙質檔案，又要采取信息化手段提供檔案的服務利用。信息化管理模式和紙質檔案管理模式相比，紙質檔案的真實性更強，安全性更高，管理流程也相對簡單。但是，紙質檔案不能滿足工作需求的弊端也十分明顯，主要體現在紙質檔案空間占有率高，損耗大，閱讀效率低，檔案遺失率高，檔案備份困難，無法實現信息數據的分析和利用等方面，需要通過信息化的管理模式來彌補。

高職院校離退休檔案信息化管理工作，通過建立完善的學院離退休人員檔案數據庫，加強檔案管理工作和信息化技術的融合。高職院校離退休人員的個人信息除了有完整的紙質材料，還應建立完整的電子版檔案在離退休人員總數據庫內存檔，包括工作期間的個人資料及退休后的健康醫療、興趣愛好及家庭情況，力爭實現檔案管理信息化。通過信息化手段不但能降低離退休管理人員的工作負擔，提高工作效率，還能讓查閱檔案的人高效快速地獲取信息。對離退休檔案管理可以按照慣例需求靈活排序、提取信息。備份時使用電子存儲設備即可，隨時存檔隨時備份，節省空間，操控靈活，提高檔案管理水平。突破高職院校離退休實體檔案管理封閉被動的局限，通過信息化手段實現檔案信息共享和數據分析，為科學決策提供可靠依據。

2.5? ?改善高職院校離退休檔案管理軟硬件設施水平

隨著科學技術的進步，儀器設備更新速度逐漸加快。相對于其他業務部門，離退休管理工作更應該明確業務重點，在確保信息安全的前提下，針對老舊設備進行升級，充分利用現有辦公設施，規范統一各部門各區域系統信息應用，做到信息同步、標準一致，方便離退休檔案信息的維護和更新，同時應設立各級軟件使用權限，確保檔案管理的保密性和安全性。盡管檔案管理網絡的設計、完善及推廣過程存在各類不確定因素，但作為離退休檔案管理方法的唯一出路，我們必須緊跟網絡時代的信息變革步伐，推動辦公信息化、自動化，實現高職院校間離退休檔案管理的信息同步統一的長遠目標。

2.6? ?提升高職院校離退休檔案管理人員的專業素質

一個合格的檔案管理人員除應具備熟練使用計算機、檔案管理軟件的能力，還需要理解檔案管理規范、對檔案信息價值有獨到的見解并具備一定的知識更新能力。高職院校離退休部門檔案管理人員應當進一步加強相關專業知識、技能的培訓，改變傳統的檔案管理模式，具備多元化、開放化與先進化的檔案管理理念，全面提高現有離退休人員檔案數據的利用效率及質量。為了提高學院離退休檔案管理人員的業務水平，定期給予檔案管理的信息化培訓，加快和完善離退休管理部門檔案管理的信息化建設。因此，加強高職院校離退休人員檔案管理隊伍建設，需要加強管理人員的引進和培養，促進院校離退休人員檔案管理部門的工作更有成效。

3? ? ? 結? ? 語

總之，高職院校離退休檔案管理信息化是離退休管理工作的大勢所趨。隨著高職院校退休人員的逐年遞增，離退休人員檔案管理的重要性日益凸顯，通過數字化管理手段，將離退休人員檔案資源轉化為信息資源，服務于離退休人員管理，有利于提高工作效率，提升離退休檔案管理規范化水平，為高職院校離退休管理工作的發展奠定良好的基礎。

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