學(xué)校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

汪軍

摘要：人事檔案中包含了一個人的政治面貌、工作經(jīng)歷、是否有犯罪記錄等等具體情況，是了解一個人最直接最快捷的方式。學(xué)校管理者應(yīng)該著重考慮如何優(yōu)化人事檔案的管理，使之能更好的順應(yīng)時代的發(fā)展，更加地方便安全。

關(guān)鍵詞 學(xué)校 人事檔案 管理模式 優(yōu)化思考

一份比較完整的人事檔案，基本上就是一個人的人生縮影。學(xué)校里的學(xué)生眾多，每一份檔案都可能關(guān)乎著學(xué)生的前途與命運(yùn)。因此，學(xué)校所肩負(fù)的責(zé)任是很重大的，如何使瑣碎復(fù)雜的學(xué)生檔案變得井井有條，是學(xué)校的管理人員最需要去考慮的問題。由于學(xué)生檔案的重要性不言而喻，怎么去優(yōu)化學(xué)生檔案的管理方式也是教育工作者值得去深思的問題。另外，學(xué)校里又存著關(guān)于教師和職工的檔案，對教師檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)也是至關(guān)重要的。

1人事檔案的特點(diǎn)

1.1機(jī)密性

學(xué)校教職工檔案以及學(xué)生檔案包含眾多牽扯到個人行為作風(fēng)的正確和過失的保密內(nèi)容，并且有的檔案還涉及一些重要的真實(shí)事件和舉報(bào)他人的相關(guān)內(nèi)容，這些內(nèi)容可能會與國家的安危和社會的和諧有關(guān)，因此，人事檔案具有機(jī)密性的特點(diǎn)，所有人都不能隨意查看和泄露其中材料里的任何內(nèi)容，檔案是需要正規(guī)機(jī)構(gòu)保存的，即便是自己想看自己的檔案也是違法的行為。

1.2流動性

人事檔案是跟隨著本人一起流動的。當(dāng)這個人在上學(xué)讀書時，檔案就被保存在學(xué)校里，有學(xué)校專門人員進(jìn)行保管和填寫。當(dāng)這個人大學(xué)畢業(yè)了，步入工作崗位，就由所在單位進(jìn)行保管和填充。無論人去了哪里，檔案就應(yīng)該隨著該人去到哪里，這就是人事檔案所具備的流動性特點(diǎn)。

2當(dāng)前學(xué)校的人事檔案出現(xiàn)的漏洞

2.1教職工的檔案信息不夠全面

檔案的建立不是一蹴而就的，它需要各個階段不斷的填充。但是在上學(xué)讀書的階段，學(xué)生的檔案總是不太詳細(xì)，甚至是應(yīng)付了事。某些學(xué)校認(rèn)為，學(xué)生的檔案不是特別重要，教師和學(xué)生都不夠重視，甚至還會讓學(xué)生自己填寫其中的內(nèi)容。最終導(dǎo)致小學(xué)和中學(xué)階段的個人信息不夠全面，出現(xiàn)了許多漏洞。隨著學(xué)生大學(xué)畢業(yè)，步入社會，開始找工作時，常常會因?yàn)樯蠈W(xué)時的檔案信息不全，帶來許許多多不可避免的麻煩，為今后的職業(yè)生涯帶來一定的阻礙。對于事業(yè)單位或者學(xué)習(xí)調(diào)取教職工的信息帶來諸多的不便，影響個人的職業(yè)發(fā)展和前途命運(yùn)。

2.2人事檔案的填寫和保存方式過于傳統(tǒng)

另外一個很重要的問題是人事檔案的填寫和保存方式跟不上時代，過于傳統(tǒng)和老套。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國的社會經(jīng)濟(jì)得到迅速的發(fā)展，高科技產(chǎn)品層出不窮，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也日益豐富。但是，反觀如今的公立和民辦學(xué)校，仍然沿用古老的填寫和保存方法。并且，隨著經(jīng)濟(jì)越來越好，學(xué)校招聘更多的教師和職工，招收更多的學(xué)生，導(dǎo)致人事文檔也會在無形之間增多，給整理和保存的工作人員帶來更大的工作壓力，僅僅只依靠人工整理和保存就會浪費(fèi)很多時間，也會出現(xiàn)許多差錯，導(dǎo)致人事文檔出現(xiàn)一些想象不到的問題。

2.3人事檔案保存比較困難

首先要明確的一點(diǎn)是：現(xiàn)在人們使用的人事文檔基本上都是紙質(zhì)的，稍微保存不當(dāng)就可能會出現(xiàn)損失，甚至出現(xiàn)難以挽救的局面。例如：連降暴雨使得辦公室進(jìn)水導(dǎo)致文件被水淹沒。或者沒有采取措施導(dǎo)致文件被蟲子老鼠之類的動物啃掉一部分。亦或者辦公室突然失火，造成文檔被大火燒毀。并且人事文檔的補(bǔ)救方式非常麻煩，需要去小學(xué)、初中、高中、大學(xué)以及工作過的所有用人單位一一地進(jìn)行補(bǔ)辦，勞神費(fèi)力，還不一定能夠使文檔完整且準(zhǔn)確。

3人事檔案的管理如何進(jìn)行優(yōu)化

3.1對人事文檔的填寫與歸檔工作提高重視

正如上文中一直強(qiáng)調(diào)的那樣，人事文檔對每個人來說都是非常重要的，其代表著到現(xiàn)在為止全部的人生履歷。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)就要以身作則，在思想上加強(qiáng)重視，定期印發(fā)一些宣傳文件或者召開會議，以具體的事例來說明文檔的重要性。對于填寫教職工文檔的領(lǐng)導(dǎo)和填寫學(xué)生檔案的教師一定要寫的詳細(xì)具體，實(shí)事求是并且要有全面性。歸檔的工作人員要及時收集好填充完的文檔，并且認(rèn)真存檔。要嚴(yán)格保障人事文檔的安全性，不隨意借閱，即使是學(xué)校上層領(lǐng)導(dǎo)要看也要做好記錄，按時歸還檔案。歸還時要仔細(xì)檢查，為每個學(xué)生和教職工負(fù)責(zé)任。

3.2制定完善的人事文檔管理體系

古人云：“沒有規(guī)矩不成方圓。”在這個文明的社會，人們一直遵守著社會制定的規(guī)則。國有國法，家有家規(guī)，那么學(xué)校也應(yīng)該對人事文檔制定一套完善詳細(xì)的管理規(guī)則體系。首先，要制定具體的分類方法。專業(yè)人員要列好規(guī)矩：及學(xué)生按班級和年級分類，檔案具體應(yīng)該放在哪里;教職工的檔案又該存放在何處。并且要求保管檔案的人員在具體的時間內(nèi)收集好文檔并且準(zhǔn)確的歸檔。最重要的是，考慮到文檔的材料大多都是紙質(zhì)的，需要將這些人事檔案存放在安全的地方——沒有明火，沒有老鼠和蟲，不會進(jìn)水等等符合存放條件的地方。

3.3人事檔案在創(chuàng)立和存檔上進(jìn)行改革

人事文檔基本上是存放在一個密閉的紙袋中，其自身材料又是紙質(zhì)的，因此不好保存。又因?yàn)闄n案具有流動性的特點(diǎn)，很容易在交接時丟失，而去補(bǔ)檔案又是一件繁瑣并且麻煩的事情，因此，應(yīng)該對文檔的填寫和保存進(jìn)行創(chuàng)新和改革。例如：當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)非常發(fā)達(dá)，可以在網(wǎng)上創(chuàng)建檔案進(jìn)行每個階段的填寫，并且采取先進(jìn)化的設(shè)備進(jìn)行存檔。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的方式不僅僅會使人事文檔更具安全性不會受到外界因素的影響，最大程度的保護(hù)文檔，免受天災(zāi)人禍的摧殘，而且方便學(xué)校和其他用人單位的調(diào)走和保存，最大程度的避免了補(bǔ)檔案的麻煩，使之流動性更強(qiáng)，更加安全方便，也更加符合社會的趨勢。

參考文獻(xiàn)

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