文書檔案管理信息的電子化應用分析

保俊偉

【摘 要】文書檔案管理信息工作是一項十分重要的工作，文書檔案是記錄和保存社會發展狀況的主要形式之一。隨著社會經濟的發展與網絡科技技術的普及，文書檔案管理的電子化是順應時代的發展潮流，文書檔案利用電子化的手段，使文書檔案的管理工作與原先相比較而言，信息更加的準確無誤。文書檔案管理信息的電子化具有一定的優越性，而在社會發展中也存在一定的問題需要我們解決。

【關鍵詞】文書

文書檔案管理信息的電子化是社會發展的必然趨勢。文書檔案管理的工作作為檔案管理工作的一個重要組成部分，文書檔案管理工作的電子化應用，有助于提高檔案管理工作的工作效率。本篇文章，主要是從文書檔案管理信息的電子化對于當今社會以及對檔案管理工作的意義入手，闡述分析文書檔案管理信息的電子化存在的問題，對文書檔案管理信息的電子化的應用策略進行探討，以便于提高文書檔案管理信息工作的質量和效率。

一、文書檔案管理信息電子化的意義

檔案管理工作主要是分為兩個部分，一個是檔案信息的收集，另一個就是當檔案信息的保存。電子化的文書檔案管理便于實現資源上的共享以及存儲，提高了檔案管理工作的效率。

（一）提升工作效率

電子化的手段在文書檔案管理中的應用，利用當今的科學技術手段，通過互聯網就可以輕而易舉的獲得信息，有效的拓寬了文書檔案的信息來源，降低工作人員的工作難度，電子化的檔案辦公對信息獲取具有準確性、收集的信息涵蓋范圍廣，節約了文書檔案管理的工作成本，在文書檔案管理工作中，節約了紙張的使用，響應政府的號召節約資源的同時還能夠提升文書檔案管理工作的速度。文書檔案工作本身工作量十分的大，人工操作往往會出現失誤。文書檔案管理工作運用電子化可以系統科學的對檔案管理進行分類保存。總之文書檔案管理工作中運用電子化信息技術手段在很大的程度上可以提升檔案管理的工作效率。

（二）提高檔案管理的安全

在傳統的檔案管理中，通常都是用紙質進行保管，這種文書檔案的管理對環境的要求相當的高，注意防止外部環境對紙質檔案進行侵蝕，造成文書檔案的丟失，對檔案工作帶來影響。另外一方面，文書檔案管理工作人員有的時候會因為粗心大意也會造成答案管理的工作出現紕漏，造成檔案管理工作的安全問題的出現。最后，文書檔案管理工作還能夠實現網絡資源的共享。

二、文書檔案管理信息電子化的問題

文書檔案管理工作的電子化應用有利于提高文書檔案管理工作的安全性。電子化的引用，雖然在大多數的工作中給工作人員帶來了數不清的便利，但在運用電子化的文書檔案管理工作中也會出現不確定的因素，對文書檔案工作存在著一定的危害。

（一）電子設施不完善

文書檔案信息管理電子化已經成為檔案管理工作中的重要組成部分，也是順應社會的發展趨勢。為了讓文書檔案信息管理電子化更好地滿足社會的發展需要，就對電子化的文書檔案管理電子設備要求更高。完善電子設備有利于文書檔案管理工作的效率的提高。

（二）文書檔案管理機構不健全

在當今的文書檔案管理信息電子化的過程中還需要建立一套完善的管理機構，單單是一個部門是不能夠對晚熟檔案管理工作做到面面俱到，還需要對整個檔案管理部門共同的努力建設。例如。如今的網絡黑客以及對信息的攔截現象的發生，網絡黑客經過科技手段植入病毒獲取信息，導致電腦出現故障，信息被盜取，侵犯合法權益，這些問題僅僅依靠文書檔案管理不能夠解決。因此，要建立一套完善的機構體制，避免這種現象的發生，假使有類似現象發生我們也不至于束手無措。

（三）文書檔案管理人員的專業素質低

隨著文書檔案信息管理的電子化的應用對文書檔案管理的工作人員的專業素質要求也就越來越高。如今的文書檔案信息管理工作不僅僅是依靠紙質來進行，還要借用一定的電子設備。這就要求檔案的工作人員熟練的使用電子設備，具備較高的專業素質。但是目前我國的檔案管理工作者普遍的專業素質不夠硬，甚至有的工作人員還不具備檔案管理工作的專業知識。

（四）文書檔案管理電子化的軟硬件的通用性存在問題

雖然如今的網絡科技發展進步速度迅速，但是網絡在通用性的方面還是存在一定的困難的。由于不同單位組織機構對文書檔案管理工作中使用的電子設備不同，就存在著設備不相容的問題，比如，兩種計算機的型號、規格等硬件方面存在差異性，在檔案管理工作的使用中軟件的應用也就會存在不同的差異，由于很難做到每個單位的檔案管理工作中的辦公設備的通用，也就會造成對檔案的利用和管理上出現不想符合的現象，這就使文書檔案信息管理工作對信息的收集與整理上需要工作人員耗費大量的精力，還降低了文書檔案信息管理電子化應用的工作效率。

三、檔案管理信息電子化應用的策略

（一）完善人員培養機制

針對文書檔案管理工作人員專業素質夠不夠強，甚至有的檔案工作人員根本不具備檔案工作的基本條件的現象，提高現有的檔案管理工作者的工作能力水，建立培養檔案管理人員在電子化應用方面的培訓機制。對于以后引進的檔案工作者注重引進高素質的人才。

（二）提高檔案管理安全水平

在隨著科技的發展之下，電子化的文書檔案管理的安全性問題也就越來越暴露，這就需要提高檔案管理的安全水平的提高。首先，要提高檔案管理工作人員的安全意識，防止文書檔案信息的外流，全面提高檔案管理工作質量。其次，還要引進完善的網絡安全系統，檔案管理工作者要加強安全防護軟件的安裝與更新的工作，設置屏蔽防火墻系統，對網絡上的信息進行過濾，對不安全的網絡進行及時有效的攔截。

（三）對文書檔案電子化進行創新

文書檔案的管理工作主要就是檔案信息的收集與整理。在檔案進行收集與整理的過程中，檔案工作人員要注意對檔案工作進行創新，以便于文書檔案的電子版的完整與集中的保管。實現文書檔案電子化的利用率最大化。電子化的文書檔案依賴于如今的網絡科技才得以實現，具有一定的依賴性。對文書檔案的備份管理也要進行創新，有利于增強文書檔案管理的電子化水平。

（四）提升文書檔案電子化管理意識

文書檔案信息管理的工作是一項十分重要的工作，單位組織領導與工作者都要增強檔案管理工作的重要性。首先，單位領導提升工作意識，認識到檔案管理工作具有的現實意義與價值，把檔案工作作為重點工作之一。其次，工作者也要提升文書檔案信息電子化的重要性，要對工作認真負責。提升文書檔案電子化管理意識，促進文書檔案信息電子化在日常中的積極建設作用。在文書檔案信息管理的電子化應用中工作者還應當建立一套備用的電子數據系統，防止意外的出現。文書檔案的工作者要培養定期將電子化的文書檔案信息進行備份的習慣，儲存備份到不同的電子設備之中，這樣可以有效的防止在特殊情況下文書檔案管理信息的丟失現象。

四、結束語

綜上所述，我們通過對文書檔案信息管理的電子化分析可知，文書檔案信息的電子化具備著許多傳統文書檔案管理中所不具備的優點，但是同樣的，隨著社會的發展與進步文書檔案信息管理的電子化存在著各種各樣的問題。但是文書檔案信息管理的電子化是時代的要求，也是社會發展的必然趨勢。在當前的網絡信息化技發展與普及的背景之下，文書檔案電子化的應用要充分利用先進的網絡電子設備和科學技術，在新時代之下實現自己的價值。

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